A videoconferência se tornou uma parte integral das operações empresariais, especialmente em setores como a consultoria, onde interações regulares com os clientes são fundamentais. As empresas de consultoria frequentemente utilizam ferramentas de videoconferência para diversos propósitos, como reuniões internas, consultas com clientes, sessões de treinamento e atualizações de projetos.
TWRT é uma consultoria pioneira sediada no Brasil, dedicada a revolucionar os processos de trabalho para empresas de todos os tamanhos e setores por meio da implementação do Planview AdaptiveWork. Sua vasta experiência e soluções inovadoras posicionaram a TWRT como líder na otimização da gestão de trabalho em diversos mercados.
A Necessidade de um Assistente IA de Reuniões
Uma das questões que levou a TWRT à procura de uma solução como a MeetGeek se relaciona com o fato de suas demos de Vendas durarem cerca de uma hora, o que frequentemente as tornava cansativas e fazia com que fosse desafiante lembrar todos os pontos especificamente discutidos.
Compartilhar essas longas gravações com stakeholders externos também era difícil devido às políticas de segurança da empresa. Por isso, buscaram uma solução que facilitasse a disseminação e consulta de detalhes específicos de suas reuniões por meio de gravações e transcrição de anotações. A MeetGeek simplificou muito esse processo, permitindo que o conteúdo das reuniões fosse sintetizado e compartilhado de forma mais eficaz.
Desafios Antes da MeetGeek
Antes da implementação da MeetGeek, resumir as informações apresentadas durante as reuniões, especialmente em demonstrações, acabava tomando demasiado tempo que era necessário para outras tarefas mais relevantes.
Dificultava que sua equipe capturasse e organizasse com eficiência detalhes essenciais para compartilhar não só com seus clientes mas também internamente.
Implementação em Diferentes Departamentos
A MeetGeek é amplamente utilizada em seus departamentos de Vendas e Implementação de Projetos. Ela desempenha um papel crucial tanto nas interações com os clientes como na gestão interna de projetos e se adapta aos diferentes requisitos destas equipes.
Os templates de reuniões personalizáveis lhes permitiram criar suas próprias agendas e atas de reunião em função dos tipos de videoconferência (ex: demonstração de produto, follow-up de implementação de projeto, etc). Através da customização dos templates da MeetGeek, puderam inclusive adicionar palavras-chave específicas a cada tipo de reunião para que fossem registradas em os sumários automáticos.
Resultados Alcançados com a MeetGeek
Desde a integração da MeetGeek nos processos da TWRT, a acessibilidade e a síntese do conteúdo das reuniões melhoraram notavelmente. Essa melhoria facilitou para sua equipe entender as ações necessárias, levando a um aumento da produtividade. Além disso, os clientes manifestaram seu contentamento em receber resumos detalhados das conversas, o que melhorou sua experiência e satisfação geral.
Algo que a TWRT achou diferenciado na MeetGeek foi a elevada precisão de transcrição de voz em Português, que vinha sendo um dos aspetos negativos apontados em outras soluções.
Impacto nas Operações de Negócio
A disponibilidade das gravações proporcionou aos clientes um acesso mais fácil ao conteúdo das reuniões, melhorando sua visibilidade e agilizando os processos. Por exemplo, os clientes demonstraram interesse em ter as gravações e os resumos detalhados para que eles próprios possam acompanhar com maior facilidade e detalhe seus projetos.
Thomas Weinstien, é Sócio Administrador da TWRT e ele explica que é ótimo poder relembrar uma reunião, revisitar partes específicas para esclarecer dúvidas e transmitir e absorver mais conhecimento sem perder nenhum detalhe.
Transformação nas Práticas de Trabalho
A TWRT não tem dúvidas de que a MeetGeek transformou suas práticas de trabalho ao garantir uma documentação completa das reuniões tanto para seus clientes como para a equipe. Esse registro permitiu que todos verificassem o que foi discutido, garantindo clareza e alinhamento em todos seus projetos, algo essencial para qualquer empresa de consultoria.
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A TWRT vai continuar a crescer e nós continuaremos a desenvolver o nosso produto para que possa continuar a dar resposta às necessidades de nossos clientes.
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