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Effizientes Arbeiten im Homeoffice ist heute unerlässlich. Entdecken Sie einige Kniffe, die Ihr Unternehmen noch heute umsetzen kann.
COVID-19 hat eine der dringendsten Anforderungen für Teams weltweit verdeutlicht: die Notwendigkeit, auch aus der Ferne effizient zu arbeiten. Dies hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen Talente aus allen Teilen der Welt einstellen.
Marken und Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, sich an die Arbeit im Homeoffice anzupassen. Personalverantwortliche und Teamleiter wissen manchmal nicht, wie sie die Abläufe optimal gestalten sollen. Dabei sorgen reibungslose Workflows dafür, dass Teammitglieder effizienter arbeiten. Mitarbeiter haben sich als 77 % produktiver erwiesen, wenn sie im Homeoffice statt im Büro arbeiten – was teilweise auch auf den Einsatz von Software zur Überwachung von Remote-Mitarbeiternzurückzuführen ist.
Um ein globales Remote-Team aufzubauen, müssen Sie natürlich die richtigen Tools für die virtuelle Zusammenarbeit auswählen und gezielt nach Talenten suchen, die perfekt zu Ihren Vorhaben passen.
Manager von Remote-Teams müssen ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen. Endlose Meetings und eine klare Kommunikation der Anforderungen mögen bei der Arbeit aus der Ferne oberste Priorität haben, doch es gehört noch deutlich mehr dazu.
Manager von Remote-Teams sollten produktivitätssteigernde Vertriebstools, E-Mail-Marketing- und Marketing-Automatisierungstools zur Prozessoptimierung sowie eine interne Kommunikationsstrategie, Projektmanagement-Tools zur mühelosen Aufgabenprotokollierung und Pläne nutzen, die es Teams ermöglichen, so effizient wie möglich zu arbeiten.
Remote-Teams benötigen eine Vielzahl an Tools, um den Überblick zu behalten und produktiv zu arbeiten. Slack und GSuite sind natürlich ideal für die virtuelle Kommunikation. Sie decken jedoch nicht alle Aspekte der Remote-Arbeit ab – und jeder Teilbereich eines Remote-Teams benötigt spezifische Werkzeuge, um effizient arbeiten zu können.
Der erste Schritt besteht also darin, Ziele und Prozesse festzulegen und zu definieren, wie Ihr Team zusammenarbeiten soll.
Danach sollten Sie in Systeme für die Dateifreigabe und Aufgabenverwaltung investieren. So ist alles an einem zentralen Ort verfügbar, und das Aufgaben-Tool benachrichtigt alle Beteiligten bei Friständerungen oder neuen Aufgaben, die erledigt werden müssen.
Hier sind vier Beispiele für solche Tools:
Stellen Sie sicher, dass diese Systeme eine Kommentarfunktion unterstützen. Dies ist ein entscheidender Faktor. Ihre Teams müssen die gesamte Historie nachvollziehen können, um zu verstehen, wie ein bestimmtes Ergebnis zustande gekommen ist.
Zudem benötigen Sie eine Messaging-App, um Dinge bei Bedarf schnell und unkompliziert zu klären. Das macht den Unterschied zwischen endlosen Telefonaten und der schnellen Erläuterung eines kleinen Details mit minimalem Aufwand. Schließlich dienen Instant-Messaging-Dienste nicht nur der Klärung von Fragen. Manchmal bewirkt ein einfaches „Wie geht es dir?“ Wunder für den Teamzusammenhalt.
Zu den geeigneten Messaging-Tools gehören beispielsweise:
Investieren Sie in die interne Kommunikation durch team-spezifische Newsletter, um Neuigkeiten zu teilen und gute Leistungen Ihres Teams zu würdigen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder Ihres Unternehmens informiert werden. Hierfür sollten Sie sich nach Anbietern für Massen-E-Mails und E-Mail-Automatisierungstools umsehen, die Ihnen helfen, alle Prozesse zu optimieren.
Ein solcher Schritt stärkt zudem Ihre Glaubwürdigkeit als Führungskraft und vermittelt Ihrem Team das Gefühl von Eigenverantwortung, das die meisten Remote-Mitarbeiter sehr schätzen. Auf diese Weise würdigen Sie Erfolge, was die Arbeitsmoral und die Zusammenarbeit im Team nachhaltig fördert.
Um jedoch Erfolge feiern und ein Gemeinschaftsgefühl schaffen zu können, müssen Sie Ihre Remote-Teammitglieder erst einmal richtig kennenlernen.
Was uns zu unserem zweiten Punkt für den Aufbau eines erstklassigen Remote-Teams führt.
Ein großer Nachteil der Remote-Arbeit ist, dass man seine Kollegen und Teammitglieder nicht persönlich kennenlernt. Dies kann leicht zu unangenehmen Situationen führen, wie etwa einer gewissen Befangenheit oder sogar der Unfähigkeit, eine einzigartige Team- oder Unternehmenskultur zu entwickeln.
Zudem kann es zu unklarer Kommunikation kommen – insbesondere bei Videokonferenzen oder virtuellen Brainstorming-Sitzungen. Stärken Sie den Zusammenhalt im Team, indem Sie Veranstaltungen organisieren, die Ihr Team weiterbringen.
Sie können zum Beispiel einen Onboarding-Prozess für Ihre Remote-Mitarbeiter erstellen, indem Sie alle benötigten Ressourcen teilen und diese bei jedem neuen Call besprechen. Erstellen Sie unbedingt Anleitungen für neue Mitarbeiter, die die Funktionen Ihres Produkts umfassend präsentieren.
Sollen Ihre neuen Designer Ihren aktuellen Logo-Maker nutzen und Ihre Texter mit einem Markennamen-Generatorarbeiten? Lassen Sie neue Mitarbeiter diese Tools testen und Ihnen ihre ehrliche Meinung zu Ihren Werkzeugen und Prozessen mitteilen.
Identifizieren Sie in der Kennenlernphase die Stärken und Schwächen der neuen Mitarbeiter, indem Sie ihre Fragen notieren. Finden Sie heraus, warum diese Fragen aufkommen – liegt ein Problem in Ihrem Onboarding-Prozess vor oder ist das Teammitglied einfach nur neugierig? Ermöglichen Sie es anderen, die Fragen zu beantworten oder bei Bedarf Unterstützung zu leisten.
Bitten Sie nach jeder Schulung um Feedback. Ein neuer Mitarbeiter hat vielleicht eine Perspektive, die Ihren langjährigen Teammitgliedern entgangen ist. Außerdem sammeln Sie so Pluspunkte für Ihre Kommunikationsfähigkeiten.
Bleiben Sie regelmäßig mit Ihren neuen Mitarbeitern in Kontakt und kommunizieren Sie klar und deutlich, welche Aufgaben und Kompetenzen das Team hat. Erklären Sie außerdem genau, wie Ihre Teammitglieder Sie erreichen können und wie sie bei anstehenden Aufgaben vorgehen sollten.
All diese Szenarien erfordern Videokonferenz-Tools mit erweiterten Funktionen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten alle Fragen während eines Calls von Hand notieren? Dabei gehen leicht Informationen verloren. Investieren Sie daher in einen KI-Meeting-Assistenten wie MeetGeek, um sicherzustellen, dass alle Informationen an einem Ort gebündelt sind.
Sie benötigen Daten zu Meeting-Zusammenfassungen, Fragebögen, Highlights und Fragen aus Schulungen. Ein KI-Meeting-Assistent kann diese Prozesse für Sie optimieren und sich in andere Kollaborations-Tools integrieren.
Gleichzeitig sollten Sie auch für etwas Spaß sorgen. Das gegenseitige Kennenlernen kann virtuelle Hausführungen, das Vorstellen von Haustieren oder sogar geplante Kaffeepausen umfassen. Auch Online-Spiele können dazugehören und sind eine fantastische Möglichkeit, die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu erkennen – und letztlich einen starken Teamzusammenhalt aufzubauen und die Unternehmenskultur zu fördern.
Kommunikation ist der wichtigste Aspekt in Remote-Teams. Das gilt auch für Ihre Kommunikationssäulen. Die Erstellung eines Styleguides, der markenkonform ist und mit dem Tonfall Ihrer Marke harmoniert, kann das Vertrauen in Ihre Marke stärken.
Wenn Sie Ihre Content-Säulen nutzen und Ihren Tonfall an den jeweiligen Lead und die Plattform anpassen, werden Sie Ihre Strategien besser verstehen. Auf diese Weise verbessern Sie Ihre Keyword-Strategie, identifizieren die SEO-Tools , mit denen Ihr Remote-Team am besten arbeiten kann, und erstellen Inhalte, die genau ins Schwarze treffen.
Als Team kommunizieren Sie intern vielleicht informell, aber Sie müssen denselben Marken-Tonfall wahren , wenn Sie Inhalte für Ihre Marke erstellen. Wenn Sie also Ihre Daten verwalten, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Erkenntnisse an Ihr Remote-Team weitergeben.
Content-Säulen zeigen Ihrem Team genau, welchen Marken-Tonfall es verwenden muss und wie es diesen an die jeweilige Zielgruppe anpasst. Sie sind zudem ein praktisches Werkzeug für Ihre Support- und Vertriebsteams. Sie vermitteln Einheitlichkeit und ermöglichen einen überzeugenden Austausch, der eine authentische, geschlossene Marke präsentiert.
Content-Autoren, Designer und Community-Manager müssen die Content- und Kommunikationssäulen kennen, sie klar verstehen und bei Bedarf sowohl online als auch intern danach kommunizieren können.
Ein Projektmanagement-Tool wäre in diesem Fall ideal. So müssen Sie nicht unzählige Dateien durchsuchen und können jederzeit auf bestimmte Projekte und Zeitpunkte zurückgreifen, um den Kommunikationsbedarf für den jeweiligen Fall zu erläutern.
Profi-Tipp: Eine unterhaltsame und einfache Methode, um Ihrem Remote-Team Ihre Inhalts- und Kommunikationspfeiler zu vermitteln und neue Mitglieder einzuarbeiten, wäre es, einen Business-Podcast zu erstellen. Auf diese Weise können sich Teammitglieder in ihrem eigenen Tempo weiterbilden, und erfahrenere Mitarbeiter haben ein Archiv, auf das sie bei Unklarheiten zurückgreifen können.
Bei der Einstellung von Remote-Teams ist Klarheit unerlässlich. Unklare Aufgabenbereiche fördern weder die Eigenverantwortung der Mitarbeiter noch das Vertrauen der Führungskraft.
Halten Sie die Grundregeln, die Sie mit Ihrem Team vereinbaren, schriftlich fest und kommunizieren Sie Ihre Anforderungen klar. Nutzen Sie eine Software für elektronische Signaturen, damit die Nutzer diese unterzeichnen können, ohne ihren Arbeitsplatz verlassen zu müssen. So weiß jeder genau, was seine Aufgaben sind und wo die Grenzen der Flexibilität liegen.
Vergessen Sie natürlich nicht, bei einem solchen Schritt um Feedback zu bitten. Was für Sie als Führungskraft sinnvoll erscheint, muss für Ihr Team nicht unbedingt nachvollziehbar sein oder könnte sogar als Mikromanagement oder Versuch wahrgenommen werden, jedes Teammitglied einzeln zu kontrollieren. Sie müssen die Produktivität des gesamten Teams sicherstellen, anstatt jeden Teil Ihres Marketingplans im Detail zu überwachen.
Und hier kommt das Vertrauen ins Spiel. Es ist entscheidend, Ihren Mitarbeitern genauso zu vertrauen, wie sie Ihnen vertrauen. Ein wenig Anerkennung bewirkt oft Wunder – zeigen Sie diese also auch dann, wenn es nicht unbedingt nötig scheint. Pflegen Sie eine Politik der offenen Tür und stehen Sie für alle Fragen zur Verfügung. In Zeiten der „Great Resignation“ können Sie es sich schließlich nicht leisten, Teammitglieder zu verlieren, die über sich hinauswachsen und die nötigen Ergebnisse liefern.
Schaffen Sie eine Remote-Kultur, der Ihre Teammitglieder gerne angehören.
Stellen Sie außerdem sicher, dass jede Regel, die Sie aufstellen, einen sehr wichtigen Aspekt berücksichtigt: die Zeitverschiebung. Wenn Sie zum Beispiel alle Online-Meetings um die Mittagszeit Ortszeit, seien Sie so flexibel wie möglich, um alle Teammitglieder einzubeziehen.
Eine Kalender-App wäre in diesem Fall nützlich, oder sogar eine komplette Umstellung der Zeitzonen. Schließlich ist es nicht gerade schön, Entscheidungen nur über Umwege zu erfahren, anstatt Teil des Entscheidungsprozesses zu sein.
Eine weitere Lösung für das Problem wäre es, den genauen Zeitpunkt in verschiedenen Zeitzonen zu finden, an dem alle – oder zumindest die meisten – Teammitglieder online und für Anrufe verfügbar sein können. Geben Sie ihnen so viel Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten wie möglich – das ist nur fair, solange jeder Verantwortung für seine Arbeit übernimmt und ein starkes Gefühl der Eigenverantwortung mitbringt.
Dieses Vertrauen ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre Ressourcen zu verwalten , wie sie es für richtig halten, und ihre Zeit und ihr Talent bestmöglich einzusetzen. Schließlich sind sie die Meister ihrer Zeit und ihrer Projekte, was bedeutet, dass sie in solchen Szenarien das bestmögliche Ergebnis anstreben werden.
Und für die Zeiten, in denen sich Zeitzonen einfach nicht synchronisieren lassen, können Sie in Tools investieren, die Notizen festhalten, wichtige Informationen hervorheben und Zusammenfassungen erstellen, wie oben erwähnt.
Natürlich nützt all das nichts, wenn Sie nicht die richtigen Talente für die Stelle einstellen. Investieren Sie in Menschen, die fantastische Remote-Teammitglieder wären. Manche erbringen einfach nicht die Leistung, die sie sollten, wenn sie remote arbeiten.
Andererseits gibt es Teammitglieder, die im Homeoffice fantastische Arbeit leisten, in einem geschäftigen Büro jedoch schnell den Überblick verlieren.
Als Führungskraft besteht Ihre Hauptaufgabe darin, die richtige Person für Ihr Remote-Team zu finden. Schließlich gibt es heute keine Ausreden mehr. Da Sie weltweit rekrutieren können, steht Ihnen die ganze Welt offen – und die besten Talente sind da draußen nur einen Klick entfernt.
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