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Eine gute Planung und Moderation von Meetings sorgt dafür, dass Teambesprechungen inklusiv, kollaborativ und effektiv sind, was wiederum die Problemlösung fördert und Raum für neue Ideen schafft.
Fördern Team-Meetings Ergebnisse und Zusammenarbeit oder sind sie reine Zeitverschwendung? Meetings haben oft einen schlechten Ruf, da viele von ihnen unnötig und unproduktiv sind. Viele Mitarbeiter kämpfen mit aufeinanderfolgenden Terminen, die ihnen kaum Zeit für ihre eigentliche Arbeit lassen.
Einige Unternehmen gehen sogar so weit, meetingfreie Tage einzuführen oder zu beziffern, wie viel Meetings kosten, um deren Anzahl zu reduzieren.
Eine gute Planung und Moderation machen Team-Meetings inklusiv, kollaborativ und effektiv. Dies führt zur Lösung von Problemen, zur Entwicklung neuer Ideen sowie zu engagierten, vernetzten und zufriedenen Teams.
In diesem Artikel betrachten wir die wichtigsten Strategien, die Ihnen helfen, inklusive, kollaborative und effektive Meetings zu planen und zu moderieren.
Wir alle kennen Meetings, in denen eine Person das Wort an sich reißt und die meiste Zeit spricht. Oder Meetings, in denen zwei Teilnehmer eine Diskussion führen, während alle anderen nur zuhören müssen. Solche Meetings sind für niemanden eine produktive Zeitnutzung.
Inklusive Meetings bieten gleiche und ausgewogene Möglichkeiten zur Teilhabe. Ein Meeting ist inklusiv, wenn sich eine diverse Gruppe von Menschen gehört, geschätzt und respektiert fühlt, während sie in einem effektiv geplanten Meetingzusammenarbeitet. Jeder kann einen Beitrag leisten, alle Stimmen können gehört werden und jede Meinung hat das gleiche Gewicht.
Es ist bekannt, dass diverse Unternehmen ihre weniger diversen Wettbewerber übertreffen. Inklusive Meetings tragen zur Vielfalt an Stimmen, Meinungen und Ideen bei. Mitarbeiter fühlen sich gehört und wertgeschätzt, während das Team und letztlich das Unternehmen von der Vielfalt der Ideen und Perspektiven profitieren. Zufriedene und engagierte Mitarbeiter bedeuten zudem eine höhere Mitarbeiterbindung und geringere Kosten bei der Talentakquise.
Der erste und wichtigste Schritt zu einem effektiven Meeting ist die Frage, ob es überhaupt notwendig ist. Viele Meetings könnten genauso gut eine E-Mail oder ein kurzes Gespräch von fünf Minuten sein.
Wenn ein Meeting tatsächlich erforderlich ist, sollten Sie es so inklusiv wie möglich gestalten. Das bedeutet, Format und Inhalte so zu wählen, dass sie den Fähigkeiten und Persönlichkeiten der Teilnehmenden gerecht werden und alle gleichermaßen profitieren. So schaffen Sie faire Bedingungen für alle.
In Anbetracht der Tatsache, dass effektive Meetings immer eine Agenda benötigen, ist es erstaunlich, wie viele ohne eine solche stattfinden. Manche Fach- und Führungskräfte nehmen gar nicht erst an einem Meeting teil, wenn keine Agenda vorliegt. Das ist verständlich, denn ein Meeting ohne Agenda ist meist reine Zeitverschwendung.
Inklusive Meetings beginnen mit einer inklusiven, kollaborativen Agenda. Halten Sie es einfach: Die Agenda kann aus wenigen Stichpunkten in der Meeting-Einladung bestehen. Wichtig ist, sie vorab mit den Teilnehmenden zu teilen, deren Input und Feedback einzuholen und einen Zeitplan zu erstellen , der die Verfügbarkeit aller berücksichtigt. So fühlt sich jeder einbezogen und kann von Anfang an einen Beitrag leisten.
Gehen Sie die Agenda vor dem Meeting durch und finalisieren Sie diese. Achten Sie auf eine klare Struktur, damit das Meeting reibungslos abläuft, und planen Sie ausreichend Zeit für jeden Tagesordnungspunkt sowie für Fragen am Ende ein.
Versenden Sie nach dem Meeting ein Protokoll auf Basis der Agenda, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Das Mitschreiben und Ausformulieren von Protokollen kostet Zeit und Mühe. Nutzen Sie moderne Technik – verwenden Sie einen KI-Meeting-Assistenten für die automatische Protokollierung.
Das Ziel eines inklusiven und kollaborativen Meetings ist es, einen einladenden Raum zu schaffen, in dem sich jeder sicher, wahrgenommen und gehört fühlt. Wenn die Erwartungen an die Gruppe zu Beginn klar kommuniziert werden, können die Teilnehmer darauf vertrauen, dass sie sich offen äußern können.
Grundregeln helfen dabei, Verhaltensweisen zu steuern, derer sich die Teilnehmer möglicherweise nicht bewusst sind, wie etwa Unpünktlichkeit, zu langes Reden oder Unterbrechungen. Beginnen Sie das Meeting mit klaren Richtlinien und Erwartungen – oder noch besser: Erstellen Sie einen „Meeting-Leitfaden“.
Darin sollte erläutert werden, wie sich die Teilnehmer gegenüber dem Gastgeber und untereinander verhalten sollen und was als inakzeptables Verhalten gilt. Hosten Sie dieses Dokument auf einer sicheren und vertrauenswürdigen Website (wie sie von Only Domainsangeboten werden), auf die Ihr Team jederzeit zugreifen kann.
Direkt in die Tagesordnung einzusteigen scheint zwar das zu sein, was ein produktives Meeting erfordert, doch dabei verpasst man die Gelegenheit, eine menschliche Verbindung zum Team aufzubauen.
Dies ist besonders wichtig, da in einem Meeting oft unterschiedliche Spezialisten aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenkommen. In einem typischen Go-to-Market-Meeting treffen beispielsweise ein für die Werbung verantwortlicher Brand Manager, ein Softwareentwickler, der einen In-App-Launch unterstützt, und ein technischer Leiter, der für Anrufe in der Warteschleife Lösungen zuständig ist, aufeinander.
Um das Eis zu brechen und den Einstieg in das Meeting zu erleichtern, kann der Moderator eine kurze Vorstellungsrunde mit etwas Smalltalk einleiten. Dies sorgt meist für eine lockere Atmosphäre, sodass sich selbst zurückhaltende Teilnehmer wohl dabei fühlen, mit dem eigentlichen Meeting zu beginnen.
Inklusive Meetings zeichnen sich durch eine gute Moderation aus. Der Moderator ist dafür verantwortlich, das Meeting zu leiten, den Zeitplan einzuhalten und die notwendige Unterstützung sowie Informationen und Ressourcen bereitzustellen, damit die Teilnehmer die in der Agenda festgelegten Ziele erreichen können.
Entscheidend ist, dass gute Moderatoren auch wissen, wie man ein inklusives und kollaboratives Umfeld schafft. Sie berücksichtigen, dass verschiedene Teammitglieder Informationen unterschiedlich aufnehmen und verarbeiten. Ein guter Moderator weiß, wie man die richtigen Fragen stellt, aktiv zuhört, Zeit zum Verarbeiten von Informationen gibt, Feedback einholt und Konflikte effektiv löst.
Der Boom der Remote-Arbeit nach der Pandemie hat zu einer neuen Herausforderung geführt: virtuelle oder hybride Meetings. Bei diesen Formaten gibt es zusätzliche Aspekte zu beachten, wie etwa die richtige technische Ausstattung, beispielsweise durch cloudbasierte Telefonie. Physische Sicherheit wurde ebenfalls zu einem wichtigen Thema, da Unternehmen Maßnahmen ergriffen haben, um Remote-Mitarbeiter und sensible Daten, auf die aus dem Homeoffice zugegriffen wird, zu schützen. Insgesamt gelten jedoch dieselben Grundprinzipien: effiziente Planung und effektive Moderation, die Pflege menschlicher Beziehungen und die Gewährleistung, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, seine Ideen und sein Feedback offen und sicher einzubringen.
Erfolgreiche Unternehmen schaffen eine Unternehmenskultur, die auf psychologischer Sicherheit basiert. Ein psychologisch sicherer Arbeitsplatz ist ein Umfeld, in dem sich Mitarbeiter sicher fühlen, verletzlich zu sein, ihre Ideen, Gedanken und Bedenken zu teilen und sich frei zu äußern.
Psychologische Sicherheit bringt viele Vorteile mit sich. Sie fördert das Engagement der Mitarbeiter, stärkt eine kollaborative und inklusive Kultur und trägt maßgeblich zum Wohlbefinden der Mitarbeiter bei.
Meetings spiegeln die Unternehmenskultur wider. Um Ihre Meetings inklusiver zu gestalten, sollte psychologische Sicherheit Ihr oberstes Ziel sein.
Egal, ob Ihre Meeting-Teilnehmer Softwareentwickler sind oder Marketingexperten, die an einer neuen Social-Media-Kampagne arbeiten: Es ist entscheidend, einen sicheren, fördernden und stärkenden Raum für den Austausch zu bieten.
Wir sind alle unterschiedlich, und genau diese Vielfalt macht uns kreativ, innovativ und letztlich erfolgreich. Wir alle denken, verarbeiten Informationen, sehen Dinge und bringen uns auf unterschiedliche Weise ein. Diese Unterschiede zu verstehen und zu berücksichtigen, ist der Schlüssel, um die vielfältigen Ideen und Perspektiven Ihres Teams voll zu entfalten.
Inklusive und kollaborative Meetings bieten allen Teilnehmenden gleiche Chancen, stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl und fördern psychologische Sicherheit. Vertrauen und psychologische Sicherheit sind entscheidend dafür, dass sich Ihre Mitarbeitenden ermutigt fühlen, ihre Ideen einzubringen und Risiken einzugehen.
Inklusion und Zusammenarbeit sollten jedoch nicht nur auf Team-Meetings beschränkt bleiben. Idealerweise durchdringen sie Ihre Unternehmenskultur und prägen die tägliche Interaktion auf allen Ebenen. Wie wir oben gesehen haben, bringt der Aufbau einer inklusiven und kollaborativen Kultur vielfältige Vorteile für das Unternehmen mit sich.
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