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Les réunions d'équipe aident-elles à générer des résultats et à promouvoir la collaboration, ou sont-elles une perte de temps ? Les réunions ont mauvaise réputation parce que beaucoup d'entre elles sont inutiles et improductives. De nombreux employés luttent avec des réunions successives, ne leur laissant presque aucun temps pour faire le travail réel.
Certaines entreprises vont même jusqu'à créer des jours sans réunions ou à quantifier combien coûtent les réunions afin de réduire leur nombre.
Une bonne planification et facilitation des réunions sont ce qui rend les réunions d'équipe inclusives, collaboratives et efficaces, conduisant à la résolution de problèmes, à la génération de nouvelles idées et à des équipes engagées, connectées et heureuses.
Dans cet article, nous examinons les stratégies clés pour vous aider à planifier et faciliter des réunions inclusives, collaboratives et efficaces.
Quels Sont les Avantages des Réunions Inclusives ?
Nous avons tous participé à une réunion où une personne prend le contrôle et finit par parler la plupart du temps. Ou une réunion où deux participants ont une discussion tandis que tous les autres doivent écouter. Des réunions comme celle-ci ne sont pas une utilisation productive du temps de quelqu'un.
Les réunions inclusives offrent des opportunités égales et équilibrées de participation. Une réunion est inclusive si un groupe diversifié de personnes se sent toutes entendues, valorisées et respectées en collaborant dans une réunion efficacement planifiée. Chacun peut contribuer, toutes les voix peuvent être entendues, et chaque opinion a le même poids.
Il est connu que les entreprises diversifiées surpassent leurs concurrents moins diversifiés. Les réunions inclusives contribuent à la diversité des voix, des opinions et des idées. Les employés se sentent entendus et valorisés, tandis que l'équipe et finalement l'entreprise bénéficient de la diversité des idées et des perspectives.
Le Guide en Cinq Étapes pour des Réunions Inclusives et Collaboratives
La première et la plus essentielle étape pour une réunion efficace est de vous demander si vous en avez réellement besoin. Il y a beaucoup de réunions qui auraient pu être un e-mail ou une discussion de cinq minutes.
Si vous devez tenir une réunion, vous voudrez la rendre aussi inclusive que possible. Cela implique de créer un format et un contenu qui correspondent aux capacités et aux personnalités des participants pour assurer que tout le monde en bénéficie à égalité. Voici comment vous pouvez égaliser les conditions.
1. Collaborer sur un Ordre du Jour
Considérant que les réunions efficaces ont toujours un ordre du jour, c'est incroyable combien de réunions se font sans un. Certains professionnels et hommes d'affaires n'assisteront même pas à une réunion s'il n'y a pas d'ordre du jour.
Les réunions inclusives commencent par un ordre du jour inclusif et collaboratif. Essayez de garder les choses simples : l'ordre du jour lui-même peut être seulement quelques points clés dans une invitation à réunion. La clé est de le partager avec les participants au préalable, d'obtenir leurs commentaires, et de créer un calendrier principal qui s'adapte à la disponibilité de chacun.
Examinez et finalisez l'ordre du jour avant la réunion. Assurez-vous qu'il est bien structuré et que vous allouez suffisamment de temps pour chaque point et les questions à la fin.
Une fois la réunion terminée, envoyez les procès-verbaux basés sur l'ordre du jour. Prendre des notes et les éditer en procès-verbaux prend du temps. La technologie peut aider – utilisez un assistant IA pour les réunions pour prendre automatiquement des notes.
2. Établir des Règles de Base
L'objectif d'une réunion inclusive et collaborative est de créer un espace accueillant où chacun se sent en sécurité, vu et entendu. Lorsque les attentes du groupe sont clairement énoncées au départ, les participants peuvent faire confiance au fait qu'ils seront en sécurité pour partager ouvertement.
Les règles de base aident à gérer les comportements dont les participants pourraient ne pas être conscients, comme arriver en retard, parler trop ou interrompre. Commencez la réunion en établissant des lignes directrices et des attentes claires – ou, mieux encore, créez un « guide de réunion ».
Celui-ci devrait expliquer comment les participants sont censés se comporter envers l'hôte et les uns envers les autres, et ce qui constitue un comportement inacceptable. Hébergez ce document sur un site Web sécurisé et réputé (comme ceux fournis par Only Domains) auquel votre équipe peut accéder.
3. Favoriser les Connexions Humaines
Sauter directement à l'ordre du jour semble être ce qu'une réunion productive exige, mais cela signifie manquer une opportunité de se connecter avec l'équipe au niveau humain.
C'est particulièrement important car dans une réunion vous pouvez avoir des spécialistes diversifiés de différents domaines de l'entreprise. Par exemple, dans une réunion d'entrée sur le marché, vous pouvez avoir un gestionnaire de marque, un ingénieur logiciel et un gestionnaire technique en charge des solutions de mise en file d'attente des appels.
Pour briser la glace, le facilitateur peut faire le tour de la salle avec de petites conversations. Le rire et les sourires s'ensuivent généralement, et même les plus introvertis des participants devraient se sentir à l'aise.
4. Faciliter la Réunion Correctement
Les réunions inclusives sont des réunions bien facilitées. Un facilitateur de réunion est responsable de guider la réunion, de s'assurer qu'elle reste sur la bonne voie, et de fournir le soutien, l'information et les ressources nécessaires.
Les bons facilitateurs savent également créer un environnement inclusif et collaboratif. Ils apprécient que les différents membres de l'équipe traitent les informations différemment. Un bon facilitateur sait poser les bonnes questions, écouter activement, donner l'occasion de digérer les informations et gérer efficacement les conflits.
L'explosion des réunions à distance après la pandémie a conduit à un nouveau défi : les réunions virtuelles ou hybrides. Pour ces réunions, il y a des considérations supplémentaires, comme obtenir la bonne technologie, par exemple, avec l'appel basé sur le cloud. La sécurité physique est aussi devenue une préoccupation. Globalement, les mêmes principes clés s'appliquent : planification efficace, facilitation efficace, connexions humaines, et s'assurer que chaque participant peut partager ses idées.
5. Cultiver la Sécurité Psychologique
Les entreprises réussies créent une culture de travail basée sur la sécurité psychologique. Un environnement de travail psychologiquement sûr est un environnement où les employés se sentent en sécurité pour être vulnérables, partager leurs idées et s'exprimer librement.
La sécurité psychologique promeut l'engagement des employés, favorise une culture collaborative et inclusive, et contribue fortement au bien-être des employés.
Les réunions sont le reflet de la culture de l'entreprise. Pour rendre vos réunions inclusives, faites de la sécurité psychologique votre objectif principal.
Que les participants soient des ingénieurs logiciels ou des responsables marketing, fournir un espace sûr, nourrissant et autonomisant pour parler est vital.
Débloquez des Idées et des Perspectives Diversifiées
Nous sommes tous différents, et notre diversité est ce qui nous rend créatifs, innovants et réussis. Nous pensons, traitons les informations et contribuons tous différemment. Comprendre et tenir compte de ces différences est essentiel pour débloquer les idées et perspectives diversifiées de votre équipe.
Les réunions inclusives et collaboratives offrent des opportunités égales de participation, construisent un sentiment de connexion et d'appartenance, et promeuvent la sécurité psychologique. La confiance et la sécurité psychologique sont essentielles pour que vos employés se sentent encouragés à exprimer leurs idées.
L'inclusivité et la collaboration ne devraient pas être réservées exclusivement aux réunions d'équipe. Comme nous l'avons vu, construire une culture inclusive et collaborative apporte de multiples avantages à l'entreprise.
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