Cómo facilitar reuniones inclusivas y colaborativas

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¿Las reuniones de equipo ayudan a impulsar los resultados y promover la colaboración, o son una pérdida de tiempo? Las reuniones tienen mala reputación porque muchas de ellas son innecesarias e improductivas. Muchos empleados tienen dificultades con las reuniones consecutivas, lo que les deja casi sin tiempo para hacer su trabajo real.

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Algunas empresas llegan incluso a crear días sin reuniones o cuantificarlos cuánto cuestan las reuniones con el fin de reducir su número.

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Una buena planificación y facilitación de reuniones es lo que hace que las reuniones de equipo sean inclusivas, colaborativas y eficaces, lo que lleva a la resolución de problemas, a la generación de nuevas ideas y a equipos comprometidos, conectados y felices.

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En este artículo, analizamos las estrategias clave para ayudarlo a planificar y facilitar reuniones inclusivas, colaborativas y eficaces.

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¿Cuáles son los beneficios de las reuniones inclusivas?

Todos hemos estado en una reunión en la que una persona toma el relevo y termina hablando la mayor parte del tiempo. O una reunión en la que dos participantes discuten mientras todos los demás tienen que escuchar. Reuniones como esta no suponen un uso productivo del tiempo de nadie.

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Las reuniones inclusivas brindan oportunidades de participación equitativas y equilibradas. Una reunión es inclusiva si un grupo diverso de personas se sienten escuchadas, valoradas y respetadas mientras colaboran en una reunión planificada de manera efectiva. Todos pueden contribuir, se pueden escuchar todas las voces y cada opinión tiene el mismo peso.

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Se sabe que empresas diversas superan a sus competidores menos diversos. Las reuniones inclusivas contribuyen a la diversidad de voces, opiniones e ideas. Los empleados se sienten escuchados y valorados, mientras que el equipo y, en última instancia, la empresa, se benefician de la diversidad de ideas y perspectivas. Los empleados felices y comprometidos también se traducen en una mayor retención del talento y menores costos de adquisición de talento.

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La guía de cinco pasos para reuniones inclusivas y colaborativas

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El primer paso, y el más importante, para una reunión eficaz es preguntarse si es necesario celebrarla. Hay muchas reuniones que podrían haber sido un correo electrónico o una conversación de cinco minutos.

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Si necesitas celebrar una reunión, querrás que sea lo más inclusiva posible. Esto implica crear un formato y un contenido que se adapten a las capacidades y personalidades de los participantes para garantizar que todos se beneficien en igual medida. Así es como puedes nivelar el campo de juego.

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1. Colabore en una agenda

Teniendo en cuenta que las reuniones eficaces siempre tienen una agenda, es impresionante cuántas reuniones se llevan a cabo sin una. Algunos profesionales y empresarios ni siquiera asistirán a una reunión si no hay un orden del día. Es comprensible, porque es probable que una reunión sin orden del día sea una pérdida de tiempo.

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Las reuniones inclusivas comienzan con un enfoque inclusivo, agenda colaborativa. Intente simplificar las cosas: la agenda en sí misma puede incluir solo un par de viñetas en una invitación a una reunión. La clave es compartirla con los participantes de la reunión de antemano, obtener sus opiniones y comentarios, y crear un cronograma maestro que se adapta a la disponibilidad de todos. De esta manera, todos se sienten involucrados y pueden contribuir desde el principio.

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Revisa y finaliza la agenda antes de la reunión. Asegúrese de que esté bien estructurada, lo que ayudará a que la reunión fluya correctamente, y de que dedica suficiente tiempo a cada punto del orden del día y a las preguntas finales.

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Una vez finalizada la reunión, envía las actas basadas en la agenda para que todos estén en sintonía. Tomar notas y editarlas en actas requiere tiempo y esfuerzo. La tecnología puede ayudar: utilice un Asistente de reuniones con IA para tomar notas automáticamente.

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2. Establecer reglas básicas

El objetivo de una reunión inclusiva y colaborativa es crear un espacio acogedor donde todos se sientan seguros, vistos y escuchados. Cuando las expectativas del grupo se establecen claramente desde el principio, los participantes de la reunión pueden confiar en que estarán seguros de poder compartirlas abiertamente.

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Las reglas básicas ayudan a controlar los comportamientos de los que los participantes tal vez no se den cuenta, como llegar tarde, hablar demasiado o interrumpir. Comience la reunión estableciendo pautas y expectativas claras o, mejor aún, considere la posibilidad de crear una «guía de reuniones».

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Esto debería explicar cómo se espera que los participantes de la reunión se comporten tanto con el anfitrión como entre sí, y qué constituye un comportamiento inaceptable. Aloje este documento en un sitio web seguro y de buena reputación (como los proporcionados por Solo dominios) a los que su equipo puede acceder siempre que lo necesite.

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3. Fomentar las conexiones humanas

Pasar directamente a la agenda de la reunión parece ser lo que reunión productiva requiere, pero significa perder la oportunidad de conectar con el equipo a nivel humano.

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Esto es particularmente importante porque en una reunión es posible que haya diversos especialistas de diferentes áreas de la empresa. Por ejemplo, en una reunión normal de lanzamiento al mercado, es posible que un gerente de marca se encargue de la publicidad, un ingeniero de software se encargue del lanzamiento de una aplicación y un director técnico se encargue de llamada en cola soluciones.

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Para romper el hielo y facilitar la participación de todos en la reunión, el facilitador puede recorrer la sala dando una pequeña charla. Por lo general, habrá risas y risas, e incluso los participantes más introvertidos deberían sentirse cómodos al empezar la reunión propiamente dicha.

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4. Facilite bien la reunión

Las reuniones inclusivas son reuniones bien facilitadas. El facilitador de la reunión es responsable de guiar la reunión, garantizar que se mantenga en el buen camino y proporcionar el apoyo, la información y los recursos necesarios para que los participantes de la reunión puedan lograr los resultados establecidos en la agenda.

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Fundamentalmente, los buenos facilitadores también saben cómo crear un entorno inclusivo y colaborativo. Aprecian que los diferentes miembros del equipo aprendan y procesen la información de manera diferente. Un buen facilitador sabe cómo hacer las preguntas correctas, escuchar de manera proactiva, dar la oportunidad de digerir la información, proporcionar comentarios y gestionar los conflictos de manera eficaz.

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La explosión del trabajo remoto tras la pandemia generó un nuevo desafío: las reuniones virtuales o híbridas. Para estas reuniones, hay que tener en cuenta otras consideraciones, como disponer de la tecnología adecuada, por ejemplo, con llamadas basadas en la nube. Sin embargo, en general, se aplican los mismos principios clave: una planificación eficiente y una facilitación eficaz, fomentar las conexiones humanas y garantizar que todos los participantes tengan la oportunidad de compartir sus ideas y comentarios de forma abierta y segura.

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5. Fomentar la seguridad psicológica

Las empresas exitosas crean una cultura laboral basada en la seguridad psicológica. Un lugar de trabajo psicológicamente seguro es un entorno en el que los empleados se sienten seguros de ser vulnerables, compartir sus ideas, pensamientos e inquietudes y expresarse libremente.

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La seguridad psicológica aporta muchos beneficios. Promueve el compromiso de los empleados, fomenta una cultura colaborativa e inclusiva y contribuye en gran medida al bienestar de los empleados.

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Las reuniones son un reflejo de la cultura de la empresa. Para que sus reuniones sean inclusivas, haga de la seguridad psicológica su objetivo principal.

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Ya sea que los participantes de su reunión sean ingenieros de software o especialistas en marketing que participan en una nueva campaña en las redes sociales, es vital proporcionar un espacio seguro, enriquecedor y alentador para hablar.

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Descubra diversas ideas y perspectivas

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Todos somos diferentes y nuestra diversidad es lo que nos hace creativos, innovadores y, en última instancia, exitosos. Todos pensamos, procesamos la información, vemos las cosas y contribuimos de manera diferente. Comprender y tener en cuenta estas diferencias es esencial para aprovechar las diversas ideas y perspectivas de su equipo.

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Las reuniones inclusivas y colaborativas brindan oportunidades equitativas y equilibradas de participación, crean un sentido de conexión y pertenencia y promueven la seguridad psicológica. La confianza y la seguridad psicológica son fundamentales para que sus empleados se sientan alentados a expresar sus ideas y asumir riesgos.

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Sin embargo, la inclusividad y la colaboración no deberían reservarse exclusivamente a las reuniones de equipo. Es de esperar que impregnen la cultura de su empresa y se reflejen en las interacciones diarias en todos los niveles. Como hemos visto anteriormente, construir una sociedad inclusiva y cultura colaborativa aporta múltiples beneficios a la empresa.