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In einer Welt, in der Remote-Arbeit und zahlreiche virtuelle Meetings zum Alltag gehören, ergreifen Unternehmen Maßnahmen, um die Effizienz ihrer Besprechungszeiten zu maximieren.
SocialBee wurde im Juni 2016 als kleines Startup gegründet und ist eine Plattform für Content-Sharing, der weltweit über 17.000 Unternehmen vertrauen. Startups, Unternehmer, Coaches, Freiberufler, Agenturen und kleine Unternehmen jeder Art nutzen SocialBee, um ihre Inhalte ganz einfach auf verschiedenen Social-Media-Plattformen zu veröffentlichen.
Neben dem Tool selbst bietet SocialBee auch Concierge-Services an. Alle Arten von Social-Media-Beiträgen und Content-Marketing-Materialien werden von Profis gestaltet, die ihr Fachwissen und ihre Kreativität einbringen, um Leads zu gewinnen, das Engagement zu steigern und das Wachstum ihrer Kunden zu fördern. Als Bonus ist es ein tolles Team von über 80 Leuten, mit denen die Zusammenarbeit Spaß macht.
Ovi erfuhr zum ersten Mal durch das Founder Institute, eines der renommiertesten Business-Accelerator-Programme der Welt, von Meetgeek.
🐝 Ovi: „In einer Zeit, in der virtuelle Meetings zum Zeitgeist gehören, hat mich ein Tool, das Besprechungen und die Zusammenarbeit aus der Ferne erleichtert, sofort angesprochen.“
Wie viele andere Unternehmen war auch SocialBee aufgrund der Pandemie gezwungen, den Betrieb ins Internet zu verlagern. Sie stellten von persönlicher Kommunikation und Meetings, bei denen die meisten Leute im selben Raum waren, auf ein vollständig remote arbeitendes Team um. Das brachte einige Probleme mit sich.
Von Anfang an nahm die Anzahl der Meetings ohne persönliche Treffen deutlich zu. Infolgedessen bestand eine der größten Sorgen darin, dass die Mitarbeiter zu viel Zeit in Besprechungen verbringen würden, die für sie persönlich entweder belanglos oder irrelevant sind.
Ein weiteres Problem betraf Aufgaben und deren Umsetzung. Alle in Meetings beschlossenen Maßnahmen mussten klar dokumentiert und den richtigen Personen zugewiesen werden, da sie sonst nicht weiterverfolgt wurden. Dies war ein zeitaufwendiger Prozess, bei dem zudem immer ein gewisses Fehlerrisiko hinsichtlich der Genauigkeit der Informationen bestand.
Schließlich mussten die in den Meetings besprochenen Informationen an Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, sowie an andere relevante Parteien weitergegeben werden. Auch diese Informationsvermittlung kostete wertvolle produktive Arbeitszeit.
Auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Prozesse zu verbessern und Meetings effizienter zu gestalten, entschied sich SocialBee für den KI-Assistenten Meetgeek.
Neben den nützlichen Funktionen war es vor allem die einfache Bedienung, die Ovi von der Nutzung eines virtuellen Assistenten überzeugte. Es waren weder eine spezielle Implementierung noch Schulungen für das Team erforderlich. Stattdessen konnten sie einfach ihre bevorzugten Projektmanagement- und Kollaborationstools (Zoom, Outlook-Kalender usw.) verknüpfen und die Software sofort nutzen.
🐝 Ovi: „Sobald man es eingerichtet hat, muss man nichts weiter tun; die App arbeitet einfach im Hintergrund. Es ist, als hätte man seinen eigenen persönlichen Assistenten, der an Meetings teilnimmt, Notizen macht und andere nach dem Meeting über die Diskussion auf dem Laufenden hält.“
Ein weiterer Pluspunkt war die Tatsache, dass Meetgeek für jedes Teammitglied erschwinglich ist. Sowohl in Bezug auf die finanziellen Kosten als auch auf den Zeitaufwand hält Ovi es für eine hervorragende Wahl für sein Unternehmen.
Durch den Einsatz eines KI-Assistenten spart SocialBee etwa 20 % der gesamten Meetingzeit ein, was die Produktivität innerhalb des Teams erheblich steigert.
🐝 Ovi: „Wir investieren diese Zeit im Grunde in andere produktive Aktivitäten.“
Diese gewonnene Effizienz setzt sich aus verschiedenen Verbesserungsbereichen zusammen:
Der KI-Assistent nimmt automatisch an jedem Meeting teil, um es aufzuzeichnen und Notizen zu machen. Bei privaten Meetings und persönlichen Gesprächen, die nicht geschäftsrelevant sind, lässt sich Meetgeek einfach ausschalten. Meistens nutzt SocialBee das Tool jedoch, um die Diskussionen zu erleichtern.
Die App stellt für jedes Meeting eine Aufzeichnung und ein Transkript bereit, was den Wissensaustausch im Nachhinein erleichtert. Wenn jemand während eines Meetings feststellt, dass ein Kollege an der Diskussion hätte teilnehmen sollen, kann er ihn einfach einladen, sich die Aufzeichnung anzusehen oder das Meeting-Transkript zu lesen.
Jetzt nehmen weniger Leute an Meetings teil und niemand muss mehr befürchten, wichtige Informationen zu verpassen. Die Mitarbeiter müssen Meetings nicht mehr priorisieren, nur weil sie im Kalender stehen. Stattdessen haben sie die Möglichkeit, sich in ihrem eigenen Tempo zu informieren. Personen, die nicht direkt in die Themen involviert sind, können sich einfach auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren und ihren Input später einbringen.
Wenn jemand schnell auf den neuesten Stand kommen muss, kann er die Meeting-Zusammenfassung durchsehen, ohne sich das gesamte Gespräch anhören zu müssen.
🐝 Ovi: Manchmal möchte man an einem Meeting teilnehmen, aber der Terminkalender lässt es nicht zu. Jetzt kann ich mir die Aufzeichnung einfach in meiner Freizeit ansehen und meinen Kollegen zuhören. Ich kann das Tempo erhöhen oder, wenn ich wenig Zeit habe, direkt zu den Highlights springen.
Wenn ich zum Beispiel ein Produktmeeting mit unserem CTO habe und unsere Entwickler über Entscheidungen und Funktionen informieren muss, kann ich ganz einfach nur die relevanten Informationen teilen.
Was mir an Meetgeek besonders gefällt, ist, dass ich mich voll auf das Meeting konzentrieren kann, ohne den natürlichen Gesprächsfluss für Notizen unterbrechen zu müssen.“
Automatisierte Notizen und Aufgaben sorgen dafür, dass niemand mehr wichtige Details vergisst. Die Teilnehmer bleiben voll bei der Sache, ohne sich alles mitschreiben zu müssen. Über Sprachbefehle lassen sich wichtige Aufgaben festhalten und bedeutende Gesprächspassagen markieren.
Nachdem Ovi Meetgeek als täglichen Helfer bei SocialBee im Einsatz hatte, empfiehlt er die Software jedem, der viele Meetings hat – insbesondere für Videokonferenzen auf Zoom oder ähnlichen Plattformen.
🐝 Ovi: „Meetgeek ist großartig, sowohl für interne Meetings als auch für Kundengespräche. Es ermöglicht professionelles Arbeiten und spart Zeit. Es gibt keinen Raum für Unklarheiten darüber, was beschlossen wurde, was besonders bei Kundenterminen wertvoll ist. Bei Bedarf kann man die Aufzeichnung an die Beteiligten senden und so Unstimmigkeiten ausräumen.
Jeder, der tägliche oder wöchentliche Meetings hat, kann davon profitieren.“
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