Comment SocialBee a réduit son temps de réunion de 20% avec MeetGeek

🍯 La Ruche SocialBee
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Créée en juin 2016 en tant que petite startup, SocialBee est une plateforme de partage de contenu de confiance pour plus de 17 000 entreprises dans le monde. Les startups, entrepreneurs, coachs, indépendants, agences et toutes sortes de petites entreprises utilisent SocialBee pour publier facilement leur contenu sur diverses plateformes de médias sociaux.

En plus de l'outil lui-même, SocialBee offre également des services de conciergerie. Tous les types de publications de médias sociaux et de matériaux de marketing de contenu sont conçus par des professionnels qui apportent leur expertise et leur créativité pour attirer des prospects, augmenter l'engagement et assurer la croissance de leurs clients. En bonus, c'est aussi une équipe amusante de 80+ personnes avec qui travailler.

Premier Contact avec Meetgeek

Ovi a d'abord entendu parler de Meetgeek grâce à Institut Founder, l'un des programmes d'accélération d'entreprises les plus prestigieux au monde.

🐝 Ovi: "À une époque où les réunions virtuelles sont devenues l'essence du temps, un outil qui facilite les réunions et le travail d'équipe à distance a immédiatement attiré mon attention."

Les Principaux Défis chez SocialBee

Comme beaucoup d'autres entreprises, en raison de la pandémie, SocialBee a dû transférer ses opérations en ligne. Ils sont passés de la communication en personne et des réunions où la plupart des gens étaient présents dans la même salle, à une équipe entièrement à distance. Cela a soulevé quelques problèmes.

Dès le départ, sans interactions face à face, le nombre de réunions a augmenté considérablement. Par conséquent, l'une des principales préoccupations était que les gens finissent par passer trop de temps dans des réunions qui sont soit sans conséquence, soit non pertinentes pour eux personnellement.

Un autre problème concernait les tâches et le suivi. Toute action décidée lors de réunions devait être clairement documentée et assignée aux bonnes personnes, sinon il n'y avait pas de suivi. C'était un processus chronophage et il y avait toujours une marge d'erreur sur la précision des informations.

Enfin, les informations discutées lors des réunions devaient être communiquées aux collègues qui n'ont pas pu y assister et à d'autres parties pertinentes. La diffusion des informations prenait également du temps sur leurs heures de travail productif.

La Décision d'Utiliser l'Application

À la recherche de moyens d'améliorer leur processus et de rendre les réunions plus efficaces, SocialBee s'est tourné vers l'assistant IA Meetgeek.

Outre les fonctionnalités utiles, ce qui a décidé Ovi à utiliser un assistant virtuel était la facilité d'utilisation. Il n'y avait pas besoin de mise en œuvre spéciale ou de formation pour l'équipe. Au lieu de cela, ils pouvaient simplement connecter leurs outils de gestion de projet et de collaboration préférés (Zoom, Outlook Calendar, etc.) et commencer à utiliser le logiciel.

🐝 Ovi: "Une fois que vous l'avez configuré, vous n'avez rien d'autre à faire, l'application fonctionne simplement en arrière-plan. C'est comme avoir votre propre assistant personnel qui participe aux réunions, prend des notes et tient les autres informés de votre discussion après la fin de la réunion."

Un autre point en sa faveur était le fait que Meetgeek est abordable pour tout membre de l'équipe. Tant en termes de coûts financiers qu'd'investissement en temps, Ovi considère que c'est un excellent choix pour son entreprise.

Comment un Assistant de Réunion Virtuel Améliore le Travail chez SocialBee

En utilisant un assistant IA, SocialBee économise environ 20% du temps collectif des réunions, augmentant considérablement la productivité au sein de l'équipe.

🐝 Ovi: "Nous réinvestissons essentiellement ce temps dans d'autres activités productives."

Cette efficacité accrue est composée de plusieurs domaines d'amélioration tels que:

• Les gens sont plus concentrés sur la conversation réelle, dans les réunions d'équipe ou dans les appels clients, au lieu de s'inquiéter des détails manqués ou de prendre des notes.
• Ils passent moins de temps à écrire et produisent des procès-verbaux plus précis.
• Les informations de réunion sont partagées pour tenir les autres au courant. Cela conduit à moins de personnes participant réellement à la réunion.
• Les gens regardent un résumé de la réunion au lieu de devoir se débriéfer mutuellement.
• Ils passent moins de temps à se souvenir de ce qui a été discuté et à se demander mutuellement un rafraîchissement.
• Ils enregistrent une fois et réutilisent les sessions de connaissances dans toute l'équipe.

L'assistant IA rejoint automatiquement toute réunion pour enregistrer et prendre des notes. Pour les réunions privées et les conversations personnelles qui ne sont pas pertinentes pour l'entreprise, Meetgeek peut être facilement désactivé. Mais pour la plupart, SocialBee lui permet de faciliter ses discussions.

L'application fournit un enregistrement et une transcription pour chaque réunion, ce qui facilite le partage des connaissances par la suite. Si quelqu'un réalise lors d'une réunion que l'un de ses collègues aurait dû faire partie de la discussion, il peut facilement l'inviter à regarder l'enregistrement ou à lire la transcription de la réunion.

Maintenant, moins de personnes assistent aux réunions et il n'y a pas de crainte de manquer des informations importantes. Les gens n'ont plus besoin de prioriser les réunions simplement parce qu'elles sont énumérées dans un calendrier. Au lieu de cela, ils ont la chance de rattraper à leur rythme. Les parties qui ne sont pas directement impliquées dans les sujets peuvent simplement se concentrer sur leurs propres tâches et fournir leur contribution ultérieurement.

Si quelqu'un a besoin de rattraper rapidement les dernières informations, il peut examiner le résumé de la réunion sans écouter l'intégralité de la conversation.

🐝 Ovi: "Parfois, vous voulez faire partie d'une réunion, mais votre emploi du temps ne le permet pas. Maintenant, je peux simplement regarder l'enregistrement à mon moment libre et écouter mes collègues. Je peux aussi l'accélérer ou si je n'ai pas le temps ou passer aux points forts.

Par exemple, quand j'ai une réunion produit avec notre CTO et que je dois informer nos développeurs des décisions et des fonctionnalités, je peux facilement partager uniquement les informations pertinentes.

Ce que j'aime vraiment dans Meetgeek, c'est qu'il me permet de rester concentré sur la réunion sans interrompre le flux naturel de la conversation pour prendre des notes."

Les notes automatisées et éléments d'action font en sorte que les gens ne peuvent plus oublier les détails importants. Les participants restent concentrés sur la réunion sans avoir à noter les choses. Ils peuvent utiliser des commandes vocales pour enregistrer les tâches importantes et mettre en évidence les parties significatives de la conversation.

Pourquoi SocialBee Recommande Meetgeek

Après l'expérience d'utiliser Meetgeek comme assistant quotidien pour SocialBee, Ovi recommande le logiciel à quiconque a de nombreuses réunions, en particulier pour les vidéoconférences sur Zoom ou d'autres plateformes similaires.

🐝 Ovi: "Meetgeek est excellent pour les réunions internes et les discussions avec les clients. Cela vous permet d'être professionnel et d'économiser du temps. Il n'y a pas de place pour l'incertitude concernant ce qui a été décidé, ce qui est particulièrement précieux pour les réunions avec les clients. Chaque fois que cela est nécessaire, vous pouvez envoyer l'enregistrement à vos parties prenantes et régler un différend.

Quiconque a des réunions quotidiennes ou hebdomadaires peut en tirer parti."

Êtes-vous prêt à trouver une meilleure façon de partager les connaissances et réduire le temps de réunion? Commencez gratuitement ici.