Cómo SocialBee redujo el tiempo de sus reuniones en un 20% con MeetGeek

🍯 La colmena de SocialBee
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Creada en junio de 2016 como una pequeña empresa emergente, SocialBee es una plataforma para compartir contenido en la que confían más de 17 000 empresas de todo el mundo. Empresas emergentes, emprendedores, entrenadores, autónomos, agencias y todo tipo de pequeñas empresas utilizan SocialBee para publicar fácilmente su contenido en varias plataformas de redes sociales.

Además de la herramienta en sí, SocialBee también ofrece servicios de conserjería. Todos los tipos de publicaciones en redes sociales y materiales de marketing de contenidos están diseñados por profesionales que aportan su experiencia y creatividad para atraer clientes potenciales, aumentar la participación y hacer crecer a sus clientes. Como beneficio adicional, también son un divertido equipo de más de 80 personas con las que trabajar.

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Primer contacto con MeetGeek

Ovi se enteró por primera vez de Meetgeek a través de Instituto Fundador, uno de los programas de aceleración empresarial más prestigiosos del mundo.

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🐝 Aquí: «En una época en la que las reuniones virtuales se han convertido en el espíritu de la época, me llamó inmediatamente la atención una herramienta que facilita las reuniones y el trabajo en equipo a distancia».

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Principales desafíos en SocialBee

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Como muchas otras empresas, debido a la pandemia, SocialBee se vio obligada a trasladar sus operaciones a Internet. Pasaron de la comunicación y las reuniones presenciales, en las que la mayoría de las personas estaban presentes en la misma sala, a un equipo totalmente remoto. Esto planteó algunos problemas.

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Desde el principio, sin interacciones cara a cara, el número de reuniones creció significativamente. Como resultado, una de las principales preocupaciones era que las personas acabaran dedicando demasiado tiempo a reuniones que no tuvieran importancia o fueran irrelevantes para ellas personalmente.

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Otro problema tenía que ver con las tareas y el seguimiento. Cualquier acción que se decidiera sobre la base de las reuniones debía escribirse con claridad y asignarse a las personas adecuadas; de lo contrario, no habría seguimiento. Este proceso llevaba mucho tiempo y siempre había un margen de error en cuanto a la precisión de la información.

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Por último, la información discutida en las reuniones tenía que comunicarse a los colegas que no podían asistir y a otras partes relevantes. La difusión de información también les quitaba tiempo libre de sus productivas horas de trabajo.

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La decisión de usar la aplicación

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En busca de formas de mejorar su proceso y hacer que las reuniones sean más eficientes, SocialBee recurrió al asistente de IA de Meetgeek.

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Además de las funciones útiles, lo que motivó a Ovi a la hora de usar un asistente virtual fue la facilidad de uso. No hubo necesidad de una implementación o capacitación especial para el equipo. En su lugar, podían simplemente conectar sus herramientas preferidas de colaboración y gestión de proyectos (Zoom, Outlook Calendar, etc.) y empezar a utilizar el software.

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🐝 Ovi: «Una vez que la configuras, no tienes que hacer nada más, la aplicación solo funciona en segundo plano. Es como tener tu propio asistente personal que participa en las reuniones, toma notas y mantiene a otras personas informadas sobre el debate una vez finalizada la reunión».

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Otro punto a su favor fue el hecho de que Meetgeek es asequible para cualquier miembro del equipo. Tanto en lo que respecta a los costos financieros como a la inversión de tiempo, Ovi considera que es una excelente opción para su empresa.

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Cómo un asistente de reuniones virtual mejora el trabajo en SocialBee

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Al usar un asistente de inteligencia artificial, SocialBee ahorra alrededor del 20% del tiempo de las reuniones colectivas, lo que aumenta significativamente la productividad dentro del equipo.

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🐝 Ovi: «Básicamente estamos reinvirtiendo este tiempo en otras actividades productivas».

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Esta eficiencia ganada se compone de múltiples áreas de mejora, tales como:

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• Las personas se centran más en la conversación real, en las reuniones de equipo o en las llamadas de los clientes, en lugar de preocuparse por perder detalles o tomar notas.
• Dedican menos tiempo a escribir y a producir actas más precisas.
• La información de las reuniones se comparte para mantener a los demás informados. Esto hace que menos personas asistan realmente a la reunión.
• Las personas ven un resumen de la reunión en lugar de tener que interrogarse mutuamente.
• Pasan menos tiempo recordando lo que se discutió y pidiéndose una actualización.
• Graban una vez y reutilizan las sesiones de conocimiento en todo el equipo.

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El asistente de IA se une automáticamente a cualquier reunión para grabar y tomar notas. Para reuniones privadas y conversaciones personales que no son relevantes para la empresa, Meetgeek se puede desactivar fácilmente. Pero lo mejor de todo es que SocialBee permite facilitar sus discusiones.

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La aplicación proporciona una grabación y una transcripción de cada reunión, lo que facilita el intercambio de conocimientos después. Si alguien se da cuenta durante una reunión de que uno de sus colegas debería haber participado en la conversación, puede invitarlo fácilmente a ver la grabación o leer la transcripción de la reunión.

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Ahora, menos personas asisten a las reuniones y no hay miedo a perderse información importante. Las personas ya no tienen que priorizar las reuniones solo porque figuran en un calendario. En cambio, tienen la oportunidad de ponerse al día a su propio ritmo. Las partes que no están directamente involucradas en los temas pueden simplemente centrarse en sus propias tareas y aportar su opinión más adelante.

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Si alguien necesita ponerse al día rápidamente con la información más reciente, puede revisar el resumen de la reunión sin escuchar toda la conversación.

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🐝 Aquí: «A veces quieres ser parte de una reunión, pero tu agenda no lo permite. Ahora solo puedo ver la grabación en mi tiempo libre y escuchar a mis colegas. También puedo acelerar la grabación o, si no tengo tiempo, saltarme a los momentos más destacados.

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Por ejemplo, cuando tengo una reunión sobre un producto con nuestro director de tecnología y tengo que informar a nuestros desarrolladores sobre las decisiones y las funciones, puedo compartir fácilmente solo la información relevante.

Lo que más me gusta de Meetgeek es que me permite concentrarme en la reunión sin interrumpir el flujo natural de la conversación para tomar notas».

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Notas automatizadas y elementos de acción haz que las personas ya no puedan olvidar detalles importantes. Los participantes se concentran en la reunión sin tener que escribir nada. Pueden usar comandos de voz para guardar tareas importantes y resaltar partes significativas de la conversación.

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Por qué SocialBee recomienda Meetgeek

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Tras la experiencia de usar Meetgeek como ayuda diaria para SocialBee, Ovi recomienda el software a cualquier persona que tenga muchas reuniones, especialmente para videoconferencias en Zoom u otras plataformas similares.

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🐝 Aquí: «Meetgeek es ideal tanto para las reuniones internas como para las conversaciones con los clientes. Te permite ser profesional y ahorrar tiempo. No hay lugar para la incertidumbre con respecto a lo que se ha decidido, lo que es especialmente valioso para las reuniones con los clientes. Siempre que sea necesario, puede enviar la grabación a las partes interesadas y resolver una disputa.

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Cualquiera que tenga reuniones diarias o semanales puede hacer uso de esto».

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¿Estás listo para encontrar una mejor manera de compartir conocimientos y reducir el tiempo de reunión? Empieza gratis aquí.

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