So führen Sie professionelle Interviewnotizen [+ Vorlage für Interviewnotizen]

Kurz gefasst: Recruiter verbringen zwei Drittel ihrer Zeit mit Vorstellungsgesprächen, weshalb eine faire und präzise Bewertung unerlässlich ist. Führen Sie methodisch Notizen und automatisieren Sie den Prozess, um Kandidaten objektiv zu bewerten, einfach zu vergleichen und die beste Wahl zu treffen.

Untersuchungen zeigen, dass Recruiter zwei Drittel ihrer Zeit für den Interviewprozess aufwenden. Doch selbst wenn einige Kandidaten sofort herausstechen, ist es wichtig, alle Bewerber gleich zu behandeln. 

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Es kann jedoch schwierig sein, sich an die Aussagen jedes Einzelnen zu erinnern, wenn man in kurzer Zeit viele Menschen trifft.

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In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie methodisch Notizen bei Vorstellungsgesprächen machen, um Kandidaten fair zu bewerten, sie einfach zu vergleichen und die ideale Besetzung für die Stelle zu finden.

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Was sind Interview-Notizen?

Interview-Notizen sind Ihre schriftlichen Aufzeichnungen während eines Vorstellungsgesprächs, um festzuhalten, was der Kandidat gesagt hat und welchen Eindruck er hinterlassen hat. Sie helfen Ihnen dabei, Fähigkeiten, Erfahrungen und Antworten auf Ihre Fragen nachzuvollziehen.

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Sie können sowohl Fakten, wie den Bildungsweg oder den beruflichen Werdegang, als auch Ihre Einschätzung zur Kommunikationsweise oder zur Teamfähigkeit festhalten.

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Diese Notizen erleichtern den Vergleich von Kandidaten, sorgen für Fairness und Konsistenz und helfen Ihnen, Ihre Einstellungsentscheidung bei Rückfragen zu begründen. Zudem sind sie eine wertvolle Gedächtnisstütze für den weiteren Verlauf des Auswahlprozesses.‍

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Sollte man während eines Interviews Notizen machen?

Ja, Notizen während des Gesprächs sind eine kluge Methode, um den Überblick über Kandidaten zu behalten und fundiertere Einstellungsentscheidungen zu treffen. Sie helfen Ihnen, organisiert zu bleiben, Bewerber fair zu vergleichen und keine wichtigen Details zu übersehen. Zudem erleichtern sie es, die richtige Person für die Stelle zu finden.

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Hier erfahren Sie, warum Interview-Notizen wichtig sind und wobei sie helfen:

• Gedächtnisstütze nach dem Interview
• Sorgen Sie für Konsistenz bei der Kandidatenbewertung
• Handeln Sie fair und sichern Sie sich rechtlich ab

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A. Frischen Sie Ihr Gedächtnis auf

Auch wenn Sie glauben, sich an alles zu erinnern, ist es schwierig, jede Antwort und jeden Eindruck von jedem Kandidaten im Kopf zu behalten, besonders wenn Sie mehrere Personen interviewen. 

Notizen helfen Ihnen dabei, den Überblick über Qualifikationen, Ihre eigenen Gedanken und die Qualität der Antworten auf Ihre Fragen zu behalten. Wenn die Entscheidung ansteht, erleichtern Ihnen Ihre Notizen den Vergleich erheblich.

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B. Bleiben Sie bei der Bewertung konsistent

Das Anfertigen von Interviewnotizen hilft Ihnen, bei jedem Kandidaten konsistent und fair zu bleiben. Dinge schriftlich festzuhalten macht es einfacher, sich an das Wesentliche zu erinnern, und sorgt dafür, dass das gesamte Einstellungsteam an einem Strang zieht. 

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Außerdem hilft das Teilen Ihrer Notizen dabei, Voreingenommenheit zu reduzieren und den Prozess professionell zu gestalten. Und wenn Kandidaten um Feedback bitten, ermöglichen Ihnen gute Notizen klare und durchdachte Antworten, was nicht nur respektvoll ist, sondern ihnen auch bei ihrer weiteren Entwicklung helfen kann.

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C. Handeln Sie fair und sichern Sie sich rechtlich ab

Detaillierte Notizen belegen, dass Ihre Entscheidungen auf Fakten und nicht auf persönlichen Meinungen basieren. Sollte jemand Ihre Entscheidung infrage stellen oder Sie der Voreingenommenheit beschuldigen, können Ihre Notizen klar darlegen, wie Sie die richtige Person ausgewählt haben.

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Sie können Ihre Notizen auch nutzen, um Entscheidungen gegenüber Vorgesetzten oder Stakeholdern zu rechtfertigen, was den Prozess transparenter und bei Bedarf leichter verteidigbar macht.

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‍Was sollten Interviewnotizen enthalten?

Ihre Interviewnotizen sollten sich auf die wichtigsten Informationen über den Kandidaten konzentrieren – also auf die Punkte, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob die Person gut zur Stelle passt.

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Das sollten Ihre Notizen enthalten:

• Grundlegende Informationen zum Vorstellungsgespräch: Datum, Uhrzeit und Ort.
• Die wichtigsten Antworten des Kandidaten, einschließlich relevanter Fähigkeiten, Erfahrungen und genannter Beispiele.
• Beobachtungen zum Verhalten oder zur Art und Weise, wie der Kandidat auf Fragen reagiert hat.
• Mögliche Warnsignale oder Bedenken, die mit dem Einstellungsteam besprochen werden sollten.‍

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Wie sehen gute Interview-Notizen aus?

Auch wenn jeder seine eigene Art hat, sich Notizen zu machen, gibt es einige bewährte Methoden, die jeder befolgen sollte, um die Notizen nützlich und professionell zu gestalten.

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Das macht gute Interview-Notizen aus:

• Prägnant: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte zur Qualifikation des Kandidaten. Fassen Sie sich kurz, aber bleiben Sie so detailliert, dass Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
• Klar und leserlich: Schreiben Sie Ihre Notizen so auf, dass sie auch später leicht zu lesen und zu verstehen sind.
• Objektiv und relevant: Beschränken Sie sich auf berufsbezogene Fakten. Vermeiden Sie persönliche Meinungen oder irrelevante Details, wie Kommentare zum Aussehen, Alter, Geschlecht oder andere diskriminierende Anmerkungen, da dies unprofessionell und möglicherweise rechtswidrig ist.‍

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Was sind die besten Tools für Notizen während eines Vorstellungsgesprächs?

Bevor wir uns den Tipps zum Notieren widmen, lohnt es sich, die Tools zu kennen, die den Prozess erleichtern können. Hier sind einige der besten Optionen für Ihre Interview-Notizen:

• Stift und Papier: Handschriftliche Notizen auf einem ausgedruckten Bewertungsbogen sind nach wie vor eine gute Wahl, besonders bei persönlichen Vorstellungsgesprächen. Achten Sie lediglich darauf, dass Ihre Notizen leserlich sind und dem richtigen Kandidaten zugeordnet werden können.
• Laptop oder Computer: Viele Recruiter tippen ihre Notizen lieber, da dies schneller geht und die spätere Organisation erleichtert. Speichern Sie Ihre Notizen immer in einem separaten Dokument und sichern Sie diese regelmäßig, um Datenverlust zu vermeiden.
• KI-Notiztool oder Meeting-Assistent: Wenn Sie sich während des Gesprächs lieber voll auf den Kandidaten konzentrieren möchten, kann ein virtueller Assistent wie MeetGeek diese Aufgabe für Sie übernehmen.

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MeetGeek ist ein KI-gestützter Meeting-Assistent, der detaillierte Interview-Notizen automatisch erstellt. Er zeichnet Ihre Gespräche eigenständig auf, transkribiert alles mit hoher Genauigkeit und hebt die wichtigsten Momente für Sie hervor – etwa die bisherige Erfahrung des Kandidaten, wichtige Erfolge, Gehaltsvorstellungen usw. Zudem erhalten Sie übersichtliche, umfassende Notizen, die Sie einfach mit Managern oder Ihrem Team teilen können.

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Besonders hilfreich ist bei MeetGeek die Möglichkeit, Ihre vergangenen Interviews per Chat abzufragen und so schnell Erkenntnisse über Ihre Kandidaten zu gewinnen. 

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Sie können zum Beispiel fragen: „Vergleiche die Kandidaten aus meinen letzten Auswahlgesprächen und sage mir, wer von ihnen über mehr Erfahrung in der Verwaltung von Social-Media-Accounts verfügt“, und erhalten eine Liste der Kandidaten, mit denen Sie gesprochen haben, zusammen mit den wichtigsten Punkten zu deren Social-Media-Erfahrung. 

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Sie können den KI-Chat auch nutzen, um Informationen über mehrere Kandidaten gleichzeitig zusammenzutragen. So lassen sich Daten schneller auswerten und Ihr Hiring Manager effizienter auf den neuesten Stand bringen.

Außerdem lässt es sich direkt in Ihr Bewerbermanagementsystem (ATS) oder Tools wie Slack integrieren und speichert alle Ihre Videoaufzeichnungen und Notizen an einem zentralen Ort. 

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Das Beste daran? Die Chrome-Erweiterung für Besprechungsnotizen von MeetGeek ermöglicht es Ihnen, Interviews aus Google Meet, MS Teams, Zoom, Webex, Discordusw. direkt über Ihren Browser aufzuzeichnen und zu transkribieren.

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Es gibt auch einen kostenlosen Plan zum Ausprobieren, eine mobile App für persönliche Interviews sowie eine durchsuchbare Meeting-Bibliothek, damit Sie stets den Überblick behalten.

Wenn Sie sich die manuelle Mitschrift sparen und dennoch hochwertige, teilbare Interviewnotizen erhalten möchten, die den Einstellungsprozess beschleunigen, sollten Sie sich MeetGeek unbedingt ansehen. 

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Noch nicht ganz überzeugt? Das sagen unsere Nutzer über uns: „MeetGeek nimmt einem die Arbeit ab. Die Zusammenfassungen sind präzise, und Führungskräfte können sie bei Bedarf anpassen, aber die Plattform spart ihnen enorm viel Zeit.“ — Sophie Cotton, Chief Customer Officer, Newstel.

Sie bevorzugen bei Vorstellungsgesprächen immer noch Stift und Papier? Hier sind Tipps, die Ihnen dabei helfen können.

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Die besten Tipps für bessere Notizen während eines Vorstellungsgesprächs:

1. Erstellen Sie vorab eine Struktur
2. Verwenden Sie Schlüsselbegriffe und Kürzel, um die Antworten der Kandidaten zusammenzufassen
3. Scheuen Sie sich nicht, den Gesprächspartner um eine Wiederholung zu bitten
4. Stellen Sie Fragen, um Lücken zu füllen
5. Achten Sie auf nonverbale Signale
6. Halten Sie alle relevanten Details fest, auch wenn Sie nicht explizit danach gefragt haben
7. Priorisieren Sie das Zuhören gegenüber dem Schreiben oder Tippen
8. Gehen Sie die Notizen so bald wie möglich nach dem Gespräch durch
9. Helfen Sie Managern mit Ihren Notizen dabei, die besten Einstellungsentscheidungen zu treffen

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Tipp 1: Erstellen Sie vorab eine Struktur für das Vorstellungsgespräch

Planen Sie den Ablauf des Gesprächs bereits im Vorfeld. Definieren Sie zunächst Ihre Ziele und die erwarteten Ergebnisse, damit Sie das Gespräch effektiver steuern können.

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Sobald die Ziele klar sind, erstellen Sie einige strukturierte Vorlagen für das Interview, die die wichtigsten Fähigkeiten oder Eigenschaften abdecken, die Sie bewerten möchten. Dies hilft dabei, den Prozess organisiert zu halten und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Fragen vergessen.

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Aktualisieren Sie außerdem Ihren Interview-Scorecard-Bogen, um die für die Stelle entscheidenden Qualifikationen abzubilden. So können Sie Kandidaten fair bewerten und Ihre Notizen für hilfreiche Kommentare und Beobachtungen nutzen.

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Wenn mehrere Interviewer beteiligt sind, besprechen Sie den Ablauf vorab. Dies erleichtert eine konsistente Bewertung aller Bewerber und hilft dabei, die passende Person für die Stellenbeschreibung auszuwählen.‍

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Tipp Nr. 2: Verwenden Sie Schlüsselbegriffe oder Kürzel, um die Antworten der Kandidaten zusammenzufassen 

Um während des Gesprächs Zeit zu sparen, können Sie kurze Codes oder Abkürzungen für häufig genannte Punkte verwenden. So können Sie schnelle Notizen machen, ohne den Fokus auf das Gespräch zu verlieren.

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Sie könnten zum Beispiel „FE“ für Führungserfahrung, „PLK“ für Problemlösungskompetenzoder „TK“ für Teamfähigkeitnotieren. Das macht Ihre Aufzeichnungen schneller und später leichter lesbar, während alle wichtigen Details erhalten bleiben.

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PROFI-TIPP: Wenn Sie ein KI-Meeting-Assistent für Ihre Notizen. Sie können diese Codes sogar als Schlüsselwörter festlegen, damit das Tool sie für Sie hervorhebt. So sind Ihre Notizen strukturierter und genau auf das zugeschnitten, was für Sie am wichtigsten ist.

Tipp 3: Scheuen Sie sich nicht, den Gesprächspartner um eine Wiederholung zu bitten 

Es ist völlig normal, dass es einem etwas unangenehm ist, einen Kandidaten zu bitten, etwas zu wiederholen, aber die meisten Menschen klären Missverständnisse gerne auf. Fragen Sie einfach höflich nach, damit Sie präzise Notizen machen können.

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Dies ist bei virtuellen Vorstellungsgesprächen über Zoom, Google Meetoder Microsoft Teams, wo es zu Audioproblemen oder Verzögerungen kommen kann, sogar noch wichtiger. Nachzufragen ist völlig in Ordnung, da es Ihnen hilft, die Antworten vollständig zu verstehen und zu notieren. 

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Außerdem hilft es Ihnen, sich die Informationen besser einzuprägen, wenn Sie sie später noch einmal durchgehen.

Tipp 4: Stellen Sie Fragen, um Lücken zu schließen

Wenn ein Kandidat eine unklare Antwort gibt oder etwas auslässt, scheuen Sie sich nicht, nachzuhaken. Das hilft Ihnen dabei, ein vollständiges Bild davon zu bekommen, ob die Person gut auf die Stelle passt.

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Darüber hinaus zeigt es, dass Sie aufmerksam sind und sich wirklich für das interessieren, was Ihr Gegenüber zu sagen hat. Durch aktives Engagement wirkt das Gespräch natürlicher und Sie erhalten fundiertere Informationen für Ihre Notizen.

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Tipp 5: Achten Sie auf nonverbale Signale

Kandidaten sagen viel, ohne ein Wort zu verlieren. Einer Studie der University of Texaszufolge machen nonverbale Signale etwa 55 % der Kommunikation während eines Vorstellungsgesprächs aus. 

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Achten Sie auf Dinge wie Blickkontakt, Mimik und Körpersprache. Daran lässt sich erkennen, ob jemand selbstbewusst und engagiert ist oder sich bei bestimmten Themen vielleicht unwohl fühlt.

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Wenn sich jemand beispielsweise vorbeugt, nickt oder Blickkontakt hält, deutet das meist auf Interesse hin. Unruhe oder das Vermeiden von Blickkontakt kann hingegen auf Nervosität oder Unsicherheit hindeuten. Wenn Sie diese Beobachtungen in Ihren Gesamteindruck einfließen lassen, erhalten Sie ein umfassenderes Bild der Person, das über das rein Gesagte hinausgeht.

Damit Sie sich voll und ganz auf die Antworten konzentrieren und nonverbale Signale wahrnehmen können, empfiehlt sich der Einsatz eines KI-Meeting-Assistenten , der die Notizen für Sie übernimmt.

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Profi-Tipp: Wenn die Körpersprache nicht zu dem passt, was gesagt wird, sollten Sie das nicht ignorieren. Stellen Sie eine behutsame Rückfrage wie „Könnten Sie mir dazu noch etwas mehr erzählen?“ oder „Gibt es noch etwas, das Sie ergänzen möchten?“. So lassen sich wichtige Details aufdecken, die Ihnen sonst vielleicht entgangen wären.

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Tipp 6: Halten Sie alle relevanten Details fest, auch wenn Sie nicht explizit danach gefragt haben

Manchmal geben Bewerber nützliche Informationen preis, nach denen Sie gar nicht gefragt haben – achten Sie darauf und notieren Sie sich diese. Wenn Sie Kandidaten frei sprechen lassen, kommen oft Fähigkeiten, Erfahrungen oder Persönlichkeitsmerkmale zum Vorschein, die Ihnen bei der späteren Entscheidung helfen.

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Ebenso wichtig ist es, Bereiche zu notieren, in denen der Kandidat noch Verbesserungsbedarf hat, wie etwa Erfahrungslücken oder unklare Antworten.

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Profi-Tipp: Wenn der Kandidat etwas Interessantes erwähnt, wie ein Software-Tool oder einen Kurs, stellen Sie gezielte Rückfragen, um Ihre Notizen mit konkreten Details zu ergänzen.‍

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Tipp Nr. 7: Zuhören geht vor Schreiben oder Tippen

Laut Indeeddauert ein durchschnittliches Vorstellungsgespräch über eine Stunde. In dieser Zeit verliert man sich leicht darin, alles mitschreiben zu wollen, doch Ihr Hauptaugenmerk sollte auf aktivem Zuhören liegen. 

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Wenn Sie zu viel Zeit mit Tippen verbringen, entgehen Ihnen möglicherweise Tonfall, Körpersprache oder andere wichtige Details, und der Kandidat könnte den Eindruck gewinnen, dass Sie nicht aufmerksam sind.

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PROFI-TIPP: Um konzentriert zu bleiben und das Zuhören mit dem Mitschreiben in Einklang zu bringen, notieren Sie sich am besten nur die wichtigsten Punkte und Eindrücke. Sie können auch einen KI-Meeting-Assistenten wie MeetGeek nutzen, um das gesamte Gespräch für Sie aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen. So können Sie sich voll und ganz auf den Kandidaten konzentrieren, ohne Angst haben zu müssen, etwas zu verpassen.‍

Deshalb schwören Kunden wie Newstel auf MeetGeek: Es spart ihnen über 40 Stunden pro Woche – fast so, als hätten sie einen zusätzlichen Vollzeitmitarbeiter im Team. Anstatt Zeit mit dem Schreiben von Notizen zu verbringen, nutzt ihr Team MeetGeek, um Meetings automatisch zu transkribieren, übersichtliche Zusammenfassungen zu erstellen und die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Dank einsatzbereiter Vorlagen und einfacher Freigabemöglichkeiten sparen sie zudem Zeit, bleiben organisiert und halten alle auf dem gleichen Stand.

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Tipp 8: Gehen Sie Ihre Notizen so schnell wie möglich nach dem Gespräch durch

Gehen Sie Ihre Notizen direkt nach dem Gespräch durch, solange die Eindrücke noch frisch sind. Ergänzen Sie fehlende Details oder klären Sie Punkte, die später unklar sein könnten.

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Wenn Sie in einem Recruiting-Team arbeiten, führen Sie alle Notizen in einem Dokument zusammen. Das erleichtert den Vergleich der Kandidaten, hilft dabei, Muster zu erkennen und den Entscheidungsprozess zu optimieren.

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Mit der Zeit werden Sie herausfinden, welche Art von Notizen für Sie am besten funktioniert und Ihnen hilft, fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Tipp 9: Unterstützen Sie Führungskräfte mit Ihren Notizen bei der optimalen Einstellungsentscheidung

Effektive Notizen helfen Interviewern und Personalverantwortlichen dabei, eine faire und fundierte Wahl zu treffen. Bleiben Sie sachlich und stützen Sie sich ausschließlich auf das, was der Kandidat gesagt oder getan hat – vermeiden Sie persönliche Meinungen oder irrelevante Details.

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Wenn Ihnen Bedenken auffallen oder Bereiche, die weiter geprüft werden müssen, halten Sie auch diese fest. Ihre Notizen helfen bei der Entscheidung, ob ein Kandidat in die nächste Runde kommt, ein Angebot erhält oder ob weitere Gespräche erforderlich sind.

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Die Aufzeichnung von Interviews kann Führungskräften zudem mehr Kontext bieten und dem gesamten Team helfen, eine Entscheidung mit Sicherheit zu treffen.

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Vorlage für Interview-Notizen 

Benötigen Sie noch etwas Unterstützung bei der Optimierung Ihres Notizprozesses? Kein Problem! Wir haben eine Vorlage für Vorstellungsgespräche erstellt, die Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Schauen Sie sie sich hier an!

Profi-Tipps für die Nutzung dieser Vorlage:

• Füllen Sie die Vorlage während oder unmittelbar nach dem Gespräch aus, damit die Informationen frisch bleiben.
• Fügen Sie alle relevanten und wichtigen Informationen hinzu.
• Achten Sie auf eine professionelle und sachliche Ausdrucksweise.
• Verwenden Sie zur besseren Übersicht Aufzählungspunkte.
• Lassen Sie ausreichend Platz für zusätzliche Anmerkungen.
• Wenn Sie KI-Tools wie MeetGeek verwenden, können Sie hier auch Transkripte und Zusammenfassungen anhängen.
• Speichern Sie die Unterlagen immer in einem freigegebenen Ordner oder im Bewerbermanagementsystem (ATS), damit andere Interviewer sie problemlos einsehen können.

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‍Häufig gestellte Fragen

1. Wie können HR-Teams Vorstellungsgespräche effizient aufzeichnen und analysieren?

HR-Teams können Vorstellungsgespräche effizient aufzeichnen und analysieren durch KI-Notiz-Tools wie MeetGeek. Diese Plattformen erfassen, transkribieren und markieren automatisch die wichtigsten Momente Ihrer Vorstellungsgespräche und internen Meetings. Integrationen mit Videoplattformen optimieren Arbeitsabläufe und ermöglichen eine schnelle Überprüfung, Kennzeichnung und Weitergabe von Erkenntnissen an die Personalverantwortlichen.

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2. Gibt es ein KI-Tool, das Notizen bei Vorstellungsgesprächen automatisiert?

Ja, Tools wie MeetGeek können die Notizen bei Vorstellungsgesprächen für Sie übernehmen. Sie nehmen am Meeting teil, zeichnen alles auf, transkribieren es und extrahieren automatisch die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben. 

Das spart Ihnen enorm viel Zeit und hilft Ihnen, sich auf das Gespräch zu konzentrieren, anstatt auf den Computerbildschirm oder Ihren Notizblock zu starren.

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3. Sollte ich Vorstellungsgespräche aufzeichnen und mich auf Transkripte verlassen, anstatt mir Notizen zu machen?

Interviews aufzuzeichnen und Transkripte zu nutzen ist ein kluger Schachzug, besonders wenn Sie voll bei der Sache bleiben wollen, ohne etwas zu verpassen. 

Informieren Sie den Kandidaten lediglich darüber, dass Sie ein Aufnahmegerät verwenden. Sie können sich natürlich weiterhin kurze Eindrücke oder Rückfragen notieren, aber mit einem Transkript lassen sich die Inhalte später viel einfacher auswerten und teilen, ohne dass Sie sich Sorgen machen müssen, Details zu übersehen.

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Starten Sie mit KI-gestützten Interview-Notizen von MeetGeek! 

Mehrere Kandidaten für eine wichtige Stelle zu interviewen und sich anschließend an die Details jedes Gesprächs zu erinnern, ist keine leichte Aufgabe. Gute Interview-Notizen helfen Ihnen dabei, die entscheidenden Details und Erkenntnisse zu jedem Bewerber festzuhalten, was den Vergleich und fundierte Entscheidungen im Nachhinein deutlich erleichtert. 

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Sind Sie bereit für einen effizienteren Rekrutierungsprozess? Um den gesamten Ablauf zu optimieren und KI-generierte Zusammenfassungen sowie Notizen zu erhalten, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind, testen Sie MeetGeek kostenlos – glauben Sie uns, Sie werden nie wieder zu Ihren eigenen Notizen zurückkehren wollen!