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Cómo tomar notas de entrevista como un profesional [+ Plantilla de notas de entrevista]
Domina el arte de tomar notas en las entrevistas para mejorar tus habilidades y capturar detalles cruciales. ¡Obtén aquí los consejos de expertos que necesitas para mejorar el rendimiento de tus entrevistas!
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Fuente de la imagen: Drazen Zigic en Freepik
Las notas de las entrevistas son una herramienta esencial para los reclutadores que buscan cubrir los puestos disponibles con los mejores talentos.
Si bien algunos candidatos se destacan por sus calificaciones y personalidad desde el principio, debes proporcionar a todos los candidatos las mismas oportunidades para conseguir el puesto. Sin embargo, hacer un seguimiento de cada proceso de entrevista puede ser una tarea abrumadora, especialmente cuando hay varios candidatos involucrados.
Si quieres aprender a tomar notas de entrevistas que puedan ayudarte a evaluar y clasificar eficazmente a los candidatos para hacer una selección bien informada, ¡sigue leyendo!
¿Qué son las notas de entrevista?
Las notas de las entrevistas son registros escritos tomados durante las entrevistas de trabajo. Estas notas capturan información importante sobre el candidato, incluidas sus calificaciones, habilidades, experiencia y respuestas a las preguntas de la entrevista.
Pueden incluir tanto observaciones objetivas, como las habilidades técnicas o los antecedentes educativos, como impresiones subjetivas, como el estilo de comunicación o la adecuación cultural.
Las notas de las entrevistas sirven como herramientas de referencia para que los gerentes de contratación evalúen a los candidatos en función de los requisitos del trabajo y para informarlos decisiones durante el proceso de selección. Ayudan a garantizar la coherencia, la equidad y la precisión en el proceso de contratación y proporcionan un registro documentado para fines legales o de referencia futuros, si es necesario.
¿Debe tomar notas durante una entrevista?
La toma de notas durante las entrevistas garantiza que los reclutadores no confundan a los candidatos ni pasen por alto aspectos críticos al tomar una decisión de contratación que redunde en beneficio de su empresa. Además, les ayuda a encontrar a la persona adecuada para cada puesto vacante. Pero eso no es todo.
Estas son las notas de la entrevista que pueden ayudarte:
- Ayuda a refrescar tu memoria
- Aumente la coherencia en las evaluaciones
- Crear un sentido de equidad y brindar protección legal
A. Ayuda a refrescar tu memoria
Incluso si tienes una memoria excepcional, es poco probable que recuerdes cada respuesta que escuches de cada candidato.
Las notas de las entrevistas no solo sirven como una herramienta útil para recordar las calificaciones de cada candidato, sino que también te permiten anotar tus impresiones y evaluar qué tan bien respondió cada candidato a las preguntas.
Cuando llega el momento de evaluar y tomar una decisión, estas notas tienen un valor incalculable para comparar a los candidatos y determinar quién pasará el corte.
B. Aumentar la coherencia en las evaluaciones
Como gerente de contratación, debe poder comparar a los candidatos en igualdad de condiciones. Tomar notas durante una entrevista te permite ser coherente en tus criterios de evaluación al hacer un seguimiento del mismo conjunto de requisitos para cada candidato.
Además, las notas de la entrevista se pueden compartir con otros miembros del equipo de contratación, lo que garantiza que todos los miembros del equipo evalúen a los candidatos de la misma manera, lo que reduce la probabilidad de que los prejuicios o las preferencias personales influyan en el proceso de evaluación.
Además de eso, las notas detalladas le permiten dar comentarios detallados y constructivos a los candidatos que los soliciten, lo que puede mejorar su desempeño futuro y, al mismo tiempo, demostrar su profesionalismo.
C. Crear un sentido de equidad y brindar protección legal
Las notas de la entrevista pueden garantizar que decisiones de contratación se basan en el mérito y no en factores subjetivos, ya que reducen la posibilidad de olvidar o recordar mal detalles importantes.
Además, permiten a los gerentes justificar sus decisiones ante otras partes interesadas involucradas en el proceso de contratación.
Al presentar sus recomendaciones o justificaciones, los gerentes de contratación pueden hacer referencia a ejemplos o comentarios específicos realizados por los candidatos durante la entrevista, lo que hace que el proceso de toma de decisiones sea transparente y justo para todas las partes involucradas.
Además de eso, si alguna vez te acusan de parcialidad en tu proceso de contratación, estas notas pueden demostrar las calificaciones y fortalezas específicas de cada candidato, destacando lo que determinó tu decisión final de contratación.
Qué incluir en las notas de la entrevista
Sus notas deben resaltar las respuestas relevantes del candidato y cualquier detalle que pueda influir en su idoneidad para el puesto.
Esto es lo que debes incluir en las notas de la entrevista:
- Detalles clave sobre la entrevista en sí, como la fecha, la hora y el lugar
- Respuestas específicas del candidato, como las habilidades relevantes o las responsabilidades laborales anteriores
- Cualquier observación que hagas basada en sus respuestas
- Posibles banderas rojas, etc.
Qué aspecto tienen las excelentes notas de entrevista
Si bien el proceso de toma de notas de la entrevista debe personalizarse para que se ajuste a los requisitos de cada empresa, hay algunas cualidades que todas las buenas notas de entrevista tienen en común, y a continuación analizaremos las más importantes.
Estas son algunas de las mejores prácticas para las notas de las entrevistas:
✔ Son concisos: Las notas de la entrevista deben concentrarse en los aspectos más críticos relacionados con las calificaciones del candidato, por lo que debe ser breve y excluir la información que no sea necesaria para el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, debes mantenerlas lo suficientemente completas como para tener una imagen clara del candidato
✔ Son legibles: Las notas de la entrevista deben centrarse en los aspectos relevantes relacionados con las calificaciones del candidato, por lo que debe ser breve y excluir la información que no sea necesaria para el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, debes mantenerlas lo suficientemente completas como para tener una imagen clara del candidato.
✔ Son objetivos y pertinentes: Las notas de la entrevista deben centrarse en el trabajo específico en cuestión y en si el candidato reúne los requisitos para ello. Evite incluir sesgos personales o cualquier cosa que no esté relacionada con el trabajo, como notas sobre la apariencia, la edad, la raza, el género, el estado de discapacidad, etc. de una persona, ya que esto puede considerarse irrelevante en el mejor de los casos o discriminatorio e ilegal en el peor.
Herramientas que pueden simplificar la toma de notas en las entrevistas
Antes de compartir nuestros valiosos consejos para tomar notas en las entrevistas, necesitarás equiparte con algunas herramientas para simplificar todo el proceso.
Estas son las herramientas que necesitas para tomar notas de la entrevista:
- Lápiz y papel: La toma manual de notas en un formulario de evaluación independiente sigue siendo el método preferido para tomar notas en las entrevistas, a pesar de ser más lento en comparación con el uso de una computadora. Además, al escribir notas, debes tener cuidado para asegurarte de que sean precisas y estén correctamente asociadas a su candidato correspondiente.
- Computadora portátil o portátil: Muchos entrevistadores encuentran que usar una computadora portátil para grabar notas durante las entrevistas es conveniente y eficiente. Recuerde siempre guardar las notas de su computadora en un documento separado con regularidad para evitar cualquier posible pérdida.
- Notas de la entrevista del asistente de reuniones virtual para IA: Si quieres saltarte por completo el proceso de toma de notas, pero aun así confiar en las notas exhaustivas de las entrevistas para tomar decisiones de contratación informadas, un asistente de reuniones virtual como Conoce a Geek puede ser lo que necesita para agilizar todo el proceso.
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Esto es lo que tomador de notas virtual like MeetGeek puede ayudarte con:
- Grabación automática de reuniones: La grabación automática en vídeo de las entrevistas debería ser la opción predeterminada, especialmente porque pulsar el botón de grabación para cada reunión o entrevista virtual puede resultar poco realista rápidamente.
- Transcripción precisa: Si puedes entenderlo, también puede hacerlo MeetGeek. Nuestros algoritmos especiales de PNL garantizan que obtenga lo mejor entrevista transcripciones al alcance de su mano.
- Detección de información práctica y aspectos destacados: Ya no es necesario revisar horas de grabaciones o transcripciones cuando el tomador de notas basado en la IA toma notas automáticamente y identifica y categoriza momentos importantes de tus entrevistas de forma intuitiva y personalizable.
- Funciones de IA: MeetGeek genera notas y resúmenes automatizados con inteligencia artificial de sus entrevistas que puede compartir fácilmente con los gerentes o los miembros relevantes de los equipos de contratación.
- Analítica: La contratación consiste en tener acceso a notas completas y su interpretación, por lo que es una herramienta que puede analizar las conversaciones con los candidatos a un puesto de trabajo y proporcionar información precisa información sobre reuniones es imprescindible.
- Integraciones con otras herramientas: Con MeetGeek, puede exportar automáticamente las notas de IA de sus entrevistas a su sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o espacio de trabajo compartido.
- Repositorio de reuniones: Convierta sus esfuerzos de contratación en un proceso cohesivo haciendo que MeetGeek organice las notas y grabaciones de entrevistas de MS Teams, Google Meet y Zoom en un solo lugar.
- Plan gratuito: Un asistente de reuniones virtual no es una solución única para todos, y esta es exactamente la razón por la que MeetGeek ofrece un plan gratuito que puede utilizar más adelante mejorar según sea necesario.
- Aplicación móvil: MeetGeek ofrece un aplicación móvil que amplía su funcionalidad al mundo real para que también puedas obtener notas basadas en inteligencia artificial para cada entrevista presencial.
Los mejores consejos para mejorar el proceso de toma de notas durante una entrevista de trabajo
Hemos preparado 9 consejos para ayudarte con el proceso de toma de notas para tu próxima ronda de entrevistas.
A continuación, te explicamos cómo tomar mejores notas en las entrevistas:
- Crea una estructura por adelantado
- Use frases clave y códigos para resumir las respuestas del candidato
- No tengas miedo de pedirle al orador que repita lo que dice
- Haga preguntas para llenar los espacios en blanco
- Presta atención a las señales no verbales
- Capture todos los detalles relevantes, incluso si no los solicitó específicamente
- Prioriza escuchar antes que escribir o escribir
- Revisa las notas lo antes posible después de la entrevista
- Ayude a los gerentes a tomar las mejores decisiones de contratación a través de sus notas
Consejo #1: Crea una estructura de entrevistas por adelantado
Planifica cómo quieres que avance la entrevista. Comience por definir claramente los objetivos y los resultados deseados de la entrevista para dirigir la conversación de manera adecuada.
Solo después de eso, puede crear algunas plantillas de entrevistas estructuradas para cubrir todas las áreas o competencias esenciales que debe evaluar. Esto proporciona un enfoque sistemático y ayuda a evitar perder información importante.
No olvides personalizar tu tarjeta de puntuación de la entrevista en consecuencia, para que pueda evaluar a los candidatos en función de clasificaciones específicas y utilizar las notas para añadir comentarios y observaciones relevantes.
Este enfoque combinado mejora el proceso de contratación y garantiza que todos los candidatos sean evaluados de manera justa.
Consejo #2: Usa frases o códigos clave para resumir las respuestas del candidato
Ahorre tiempo durante las entrevistas mediante el uso de códigos o abreviaturas para los temas que se mencionan con frecuencia. Esto le permite anotar rápidamente las cosas importantes mientras se mantiene al día con la conversación.
Por ejemplo, puedes usar abreviaturas para frases comunes como «experiencia gerencial» (ME), «habilidades de resolución de problemas» (PSS) o «habilidades de trabajo en equipo» (TS). Esto agilizará el proceso de toma de notas y garantizará que capture todos los detalles esenciales sin sacrificar el valioso tiempo de interacción con el candidato.
Si usa un asistente de reuniones para tomar notas, registre estas frases o códigos como palabras clave para facilitar la extracción después de la entrevista. Esto también personalizará las notas de la entrevista de acuerdo con sus necesidades o preferencias.
Consejo #3: No tengas miedo de pedirle al orador que repita lo que dice
En ciertos escenarios de entrevista, puede resultar incómodo pedirle a alguien que repita lo dicho. Sin embargo, en la mayoría de los casos, las personas están dispuestas a repetir lo que dijeron para que puedas grabarlo con precisión. Todo lo que necesita hacer es pedir cortésmente una aclaración.
Esto es especialmente importante en las entrevistas remotas realizadas en plataformas como Zoom, Google Meet, o Equipos de Microsoft, donde pueden producirse retrasos en el sonido o problemas técnicos. Pedirle a la otra persona que repita lo que dice durante una videollamada no se considera poco profesional, ya que ayuda a entender la información correctamente y a tomar notas en consecuencia.
Escuchar la respuesta de un candidato por segunda vez también puede mejorar la retención de la información, especialmente si se combina con la toma de notas.
Consejo #4: Haga preguntas para llenar los espacios en blanco
Hacer preguntas durante la entrevista tiene dos propósitos importantes. En primer lugar, le permite recopilar la información necesaria sobre la capacidad de un candidato para cubrir el puesto y le ayuda a aclarar cualquier declaración vaga del entrevistado, de modo que sus notas sean precisas.
En segundo lugar, demuestra su interés genuino en la persona y el proceso de la entrevista, establece una conexión significativa y demuestra su atención y deseo de aprender lo más posible.
Consejo #5: Presta atención a las señales no verbales
Al realizar entrevistas, preste atención a señales no verbales como el contacto visual, las expresiones faciales y el lenguaje corporal, ya que pueden proporcionar información valiosa y mejorar la calidad de las notas de la entrevista.
Estas señales también pueden indicar las habilidades de comunicación, el nivel de interés y la participación del entrevistado en la conversación. Las señales de atención, como inclinarse hacia adelante, asentir con la cabeza o mantener el contacto visual, muestran que el entrevistado participa activamente.
Por otro lado, las señales de desinterés, como estar inquieto o evitar el contacto visual, pueden sugerir que ciertos temas necesitan más aclaraciones o ajustes.
Las señales no verbales también pueden ayudarte a entender las emociones y actitudes del entrevistado hacia temas o preguntas específicos. La incorporación de estas observaciones en tus notas puede añadir profundidad y contexto a las respuestas del entrevistado.
Manténgase alerta y evite las distracciones mediante el uso de un asistente de reuniones para tomar notas. De esta manera, podrás concentrarte completamente en la conversación y en las señales no verbales.
CONSEJO PROFESIONAL: Si observas una discrepancia entre las señales verbales y no verbales del entrevistado, usa indicaciones o preguntas de sondeo para explorar más a fondo. Preguntar si hay algo más que le gustaría añadir o si se siente incómodo hablando de un tema determinado puede ayudar a descubrir ideas más profundas.
Consejo #6: Capture todos los detalles relevantes, incluso si no preguntó específicamente sobre ellos
Al tomar notas, debes capturar cualquier detalle importante que surja de forma natural durante la conversación. Presta atención a la información adicional ofrecida voluntariamente por el candidato. Los candidatos suelen compartir información clave que podría ser útil, incluso si no les preguntaste específicamente al respecto.
Si el candidato comparte una historia o un ejemplo que destaque sus habilidades o experiencia, escríbalo. Estas anécdotas pueden servirte como referencias valiosas a la hora de tomar la decisión final sobre a quién contratar o cuando hables del candidato con otros miembros de tu equipo.
Sin embargo, si bien es importante registrar las fortalezas del candidato, no olvides registrar cualquier área en la que el candidato necesite desarrollarse, como las brechas de conocimiento, la falta de experiencia o cualquier inquietud planteada durante la entrevista.
CONSEJO PROFESIONAL: Si el candidato aborda un tema sobre el que no le preguntaste específicamente, no dudes en hacerle preguntas de seguimiento. Por ejemplo, si menciona brevemente su experiencia con una herramienta de software específica, pídele que analice su dominio o cualquier logro notable relacionado con esa herramienta. Si mencionan que han tomado algún curso relevante, pídeles que den más detalles.
Consejo #7: Prioriza la escucha por encima de la escritura o la escritura
Cuando tomes notas, recuerda que debes concentrarte en la otra persona, no solo en escribir las respuestas del candidato. Si bien es tentador tratar de capturar cada palabra, hacerlo puede hacer que pierdas matices importantes en su respuesta.
Para agravar el problema, si no puedes mantener el contacto visual, los candidatos pueden asumir rápidamente que no te interesa lo que tienen que decir y, a partir de ahí, la entrevista solo irá cuesta abajo.
Intente equilibrar la escucha y la escritura grabando los puntos clave en lugar de intentar documentarlo todo. Debes dedicar la mayor parte de tu tiempo a escuchar activamente y a formarte una impresión general del candidato.
La escucha activa puede convertirse en un juego de niños con un asistente de reuniones virtual como Conoce a Geek, que graba, transcribe, resume y analiza automáticamente sus entrevistas.
De esta manera, puede tomar solo unas pocas notas en lugar de pasar la mayor parte de la entrevista escribiendo todas las respuestas textualmente.
Consejo #8: Revise las notas lo antes posible después de la entrevista
Después de la entrevista, tómate un tiempo para ampliar tus notas antes de olvidar cualquier información importante. Esto evitará que se sienta apurado y le permitirá capturar toda la información relevante. O mejor aún, contrate a un asistente de reuniones como Conoce a Geek para ayudarlo a recordar todos los detalles compartidos por un candidato, incluso semanas después de la entrevista.
Si tienes un equipo de contratación, consolidar las notas de todos en un solo documento puede ser beneficioso. Te permite comparar a los candidatos de manera más eficiente, ver cómo los demás interpretaron sus respuestas e identificar cualquier patrón en tus reacciones. Este documento consolidado también puede servir de base para el debate a la hora de seleccionar al candidato que coincida perfectamente con la descripción del puesto.
A medida que adquiera experiencia tomando notas de entrevistas, desarrollará su propio sistema para que el proceso sea más eficiente. Reflexiona sobre qué partes de tus notas han sido más útiles para tomar decisiones de contratación y considera qué información adicional podría mejorar tu proceso de toma de decisiones.
Consejo #9: Ayude a los gerentes a tomar las mejores decisiones de contratación a través de sus notas
Si eres un reclutador, es tu responsabilidad ayudar a los gerentes y otros miembros del equipo involucrados en la toma de decisiones proporcionándoles información objetiva, precisa y perspicaz.
Evite el lenguaje subjetivo y base sus evaluaciones en las palabras y el comportamiento reales del candidato durante la entrevista. Incluye cualquier inquietud o reserva específica que puedas tener.
De esta manera, tus notas pueden ser recomendaciones valiosas para los próximos pasos, como realizar entrevistas adicionales o extender una oferta. Si aún tienes dudas o si el flujo de candidatos es demasiado abundante, grabar las entrevistas puede dar a los gerentes una idea más clara de cómo deben proceder.
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