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Las notas de entrevista son una herramienta esencial para los reclutadores que buscan cubrir sus vacantes con el mejor talento.
Si bien algunos candidatos se destacan por sus calificaciones y personalidad desde el principio, debes darles a todos las mismas oportunidades de conseguir el puesto. Sin embargo, llevar el registro de cada entrevista puede ser una tarea abrumadora, sobre todo cuando hay varios candidatos.
Si quieres aprender a tomar notas de entrevista que te ayuden a evaluar y clasificar a los candidatos con eficacia para tomar una decisión bien fundamentada, ¡sigue leyendo!
¿Qué son las notas de entrevista?
Las notas de entrevista son los apuntes que se toman por escrito durante una entrevista de trabajo. Recogen información importante sobre el candidato, como sus calificaciones, habilidades, experiencia y respuestas a las preguntas de la entrevista.
Pueden incluir tanto observaciones objetivas (las habilidades técnicas o la formación académica) como impresiones subjetivas (el estilo de comunicación o el encaje cultural).
Las notas de entrevista sirven de referencia para que los gerentes de contratación evalúen a los candidatos según los requisitos del puesto y fundamenten sus decisiones durante el proceso de selección. Ayudan a garantizar la coherencia, la equidad y la precisión en el proceso de contratación y dejan un registro documentado para fines legales o para consultas futuras, si hace falta.
¿Debes tomar notas durante una entrevista?
Tomar notas durante las entrevistas evita que los reclutadores confundan a los candidatos o pasen por alto aspectos clave al tomar una decisión de contratación que beneficie a su empresa. Además, les ayuda a encontrar a la persona adecuada para cada puesto vacante. Pero eso no es todo.
Así es como las notas de entrevista pueden ayudarte:
- Te ayudan a refrescar la memoria
- Aumentan la coherencia de las evaluaciones
- Crean una sensación de equidad y brindan protección legal
A. Te ayudan a refrescar la memoria
Aunque tengas una memoria excepcional, es poco probable que recuerdes todas las respuestas de cada candidato.
Las notas de entrevista no solo son útiles para recordar las calificaciones de cada candidato, sino que también te permiten registrar tus impresiones y evaluar qué tan bien respondió cada uno a las preguntas.
Cuando llega el momento de evaluar y decidir, estas notas resultan invaluables para comparar a los candidatos y determinar quién pasa el corte.
B. Aumentan la coherencia de las evaluaciones
Como gerente de contratación, debes poder comparar a los candidatos en igualdad de condiciones. Tomar notas durante una entrevista te permite mantener criterios de evaluación coherentes, porque revisas los mismos requisitos con cada candidato.
Además, las notas de entrevista se pueden compartir con el resto del equipo de contratación, de modo que todos evalúen a los candidatos de la misma manera y se reduzca la probabilidad de que los prejuicios o las preferencias personales influyan en la evaluación.
Por si fuera poco, unas notas detalladas te permiten dar retroalimentación precisa y constructiva a los candidatos que la soliciten, lo que puede mejorar su desempeño futuro y, de paso, demuestra tu profesionalismo.
C. Crean una sensación de equidad y brindan protección legal
Las notas de entrevista pueden garantizar que las decisiones de contratación se basen en el mérito y no en factores subjetivos, ya que reducen la posibilidad de olvidar o recordar mal detalles importantes.
Además, permiten a los gerentes justificar sus decisiones ante las demás personas que participan en el proceso de contratación.
Al presentar sus recomendaciones o justificaciones, los gerentes de contratación pueden citar ejemplos o comentarios concretos de los candidatos durante la entrevista, lo que vuelve la toma de decisiones transparente y justa para todos los involucrados.
Y si alguna vez te acusan de parcialidad en tu proceso de contratación, estas notas pueden demostrar las calificaciones y fortalezas concretas de cada candidato y dejar claro qué determinó tu decisión final.
Qué incluir en las notas de entrevista
Tus notas deben resaltar las respuestas relevantes del candidato y cualquier detalle que pueda influir en su idoneidad para el puesto.
Esto es lo que debes incluir en tus notas de entrevista:
- Detalles clave sobre la entrevista en sí, como la fecha, la hora y el lugar
- Respuestas específicas del candidato, como las habilidades relevantes o las responsabilidades laborales anteriores
- Cualquier observación que hagas a partir de sus respuestas
- Posibles señales de alerta, etc.
Cómo son unas excelentes notas de entrevista
Aunque la forma de tomar notas debe adaptarse a los requisitos de cada empresa, todas las buenas notas de entrevista tienen algunas cualidades en común, y a continuación repasamos las más importantes.
Estas son algunas buenas prácticas para las notas de entrevista:
✔ Son concisas: Las notas de entrevista deben concentrarse en los aspectos más importantes de las calificaciones del candidato, así que sé breve y deja fuera la información que no haga falta para tomar la decisión. Aun así, deben ser lo bastante completas como para darte una imagen clara del candidato.
✔ Son claras y legibles: Escribe tus notas de forma que resulten fáciles de leer y de entender más adelante.
✔ Son objetivas y pertinentes: Las notas de entrevista deben centrarse en el puesto concreto y en si el candidato reúne los requisitos para ocuparlo. Evita incluir sesgos personales o cualquier cosa ajena al trabajo, como comentarios sobre la apariencia, la edad, la raza, el género, la discapacidad, etc., de una persona, ya que esto puede considerarse irrelevante en el mejor de los casos, o discriminatorio e ilegal en el peor.
Herramientas que pueden simplificar la toma de notas en las entrevistas
Antes de compartirte nuestros valiosos consejos para tomar notas en las entrevistas, conviene que te equipes con algunas herramientas que simplifican todo el proceso.
Estas son las herramientas que necesitas para tomar notas de entrevista:
- Lápiz y papel: Tomar notas a mano en un formulario de evaluación aparte sigue siendo el método preferido en las entrevistas, aunque es más lento que usar una computadora. Además, al escribir, debes cuidar que las notas sean precisas y queden asociadas al candidato correcto.
- Computadora portátil o laptop: A muchos entrevistadores les resulta cómodo y eficiente usar una computadora portátil para registrar notas durante las entrevistas. Recuerda guardar siempre tus notas en un documento aparte y con regularidad para no perder nada.
- Notas de entrevista generadas por un asistente de reuniones virtual con IA: Si quieres olvidarte por completo de tomar notas, pero seguir contando con notas de entrevista exhaustivas para tomar decisiones de contratación informadas, un asistente de reuniones virtual como MeetGeek puede ser justo lo que necesitas para agilizar todo el proceso.
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Esto es lo que un tomador de notas virtual como MeetGeek puede hacer por ti:
- Grabación automática de reuniones: Grabar las entrevistas en video de forma automática debería ser la opción predeterminada, sobre todo porque presionar el botón de grabar en cada reunión o entrevista virtual pronto se vuelve poco práctico.
- Transcripción precisa: Si tú puedes entenderlo, MeetGeek también. Nuestros algoritmos especiales de PLN te garantizan las mejores transcripciones de entrevistas al alcance de tu mano.
- Detección de información clave y momentos destacados: Ya no hace falta revisar horas de grabaciones o transcripciones cuando el tomador de notas con IA toma notas automáticamente e identifica y categoriza los momentos importantes de tus entrevistas de forma intuitiva y personalizable.
- Funciones de IA: MeetGeek genera con inteligencia artificial notas y resúmenes automáticos de tus entrevistas, que puedes compartir fácilmente con los gerentes o con los miembros del equipo de contratación que corresponda.
- Analítica: Contratar bien depende de tener acceso a notas completas y a su interpretación, por lo que resulta imprescindible una herramienta capaz de analizar las conversaciones con los candidatos a un puesto y ofrecer información precisa sobre las reuniones.
- Integraciones con otras herramientas: Con MeetGeek puedes exportar automáticamente las notas de IA de tus entrevistas a tu sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o a tu espacio de trabajo compartido.
- Repositorio de reuniones: Convierte tu trabajo de contratación en un proceso coherente dejando que MeetGeek organice las notas y grabaciones de entrevistas de MS Teams, Google Meet y Zoom en un solo lugar.
- Plan gratuito: No existe un asistente de reuniones virtual que sirva igual para todos, y justo por eso MeetGeek ofrece un plan gratuito que más adelante puedes mejorar según lo necesites.
- Aplicación móvil: MeetGeek ofrece una aplicación móvil que extiende sus funciones al mundo real para que también obtengas notas generadas con inteligencia artificial de cada entrevista presencial.
Los mejores consejos para mejorar tu toma de notas durante una entrevista de trabajo
Preparamos 9 consejos para ayudarte a tomar notas en tu próxima ronda de entrevistas.
A continuación, te explicamos cómo tomar mejores notas en las entrevistas:
- Crea una estructura con anticipación
- Usa frases clave y códigos para resumir las respuestas del candidato
- No tengas miedo de pedirle a la otra persona que repita lo que dijo
- Haz preguntas para llenar los vacíos
- Presta atención a las señales no verbales
- Registra todos los detalles relevantes, aunque no hayas preguntado por ellos
- Prioriza escuchar antes que escribir a mano o teclear
- Revisa las notas lo antes posible después de la entrevista
- Ayuda a los gerentes a tomar las mejores decisiones de contratación con tus notas
Consejo #1: Crea una estructura de entrevista con anticipación
Planifica cómo quieres que se desarrolle la entrevista. Empieza por definir con claridad sus objetivos y los resultados que esperas, para dirigir la conversación de manera adecuada.
Solo entonces podrás crear algunas plantillas de entrevista estructurada que cubran todas las áreas o competencias esenciales que debes evaluar. Así trabajas de forma sistemática y evitas perder información importante.
No olvides adaptar también tu tarjeta de puntuación de la entrevista, para que puedas evaluar a los candidatos con escalas de calificación específicas y usar las notas para añadir comentarios y observaciones relevantes.
Este enfoque combinado mejora el proceso de contratación y garantiza que todos los candidatos sean evaluados de manera justa.
Consejo #2: Usa frases clave y códigos para resumir las respuestas del candidato
Ahorra tiempo durante las entrevistas usando códigos o abreviaturas para los temas que se mencionan con frecuencia. Así puedes anotar rápido lo importante sin perder el hilo de la conversación.
Por ejemplo, puedes usar abreviaturas para frases comunes como «experiencia gerencial» (ME), «habilidades de resolución de problemas» (PSS) o «habilidades de trabajo en equipo» (TS). Esto agilizará la toma de notas y te permitirá registrar todos los detalles esenciales sin sacrificar el valioso tiempo de interacción con el candidato.
Si usas un asistente de reuniones para tomar notas, registra estas frases o códigos como palabras clave para encontrarlos fácilmente después de la entrevista. Así también adaptarás las notas de la entrevista a tus necesidades o preferencias.
Consejo #3: No tengas miedo de pedirle a la otra persona que repita lo que dijo
En ciertas entrevistas puede resultar incómodo pedirle a alguien que repita lo que dijo. Sin embargo, en la mayoría de los casos la gente está dispuesta a repetirlo para que puedas anotarlo con precisión. Solo tienes que pedir una aclaración con amabilidad.
Esto es especialmente importante en las entrevistas remotas realizadas en plataformas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams, donde pueden producirse retrasos en el sonido o problemas técnicos. Pedirle a la otra persona que repita lo que dice durante una videollamada no se considera poco profesional, ya que ayuda a entender bien la información y a anotarla correctamente.
Escuchar la respuesta de un candidato por segunda vez también ayuda a retener mejor la información, sobre todo si al mismo tiempo tomas notas.
Consejo #4: Haz preguntas para llenar los vacíos
Hacer preguntas durante la entrevista cumple dos propósitos importantes. En primer lugar, te permite reunir la información necesaria sobre la capacidad del candidato para ocupar el puesto y te ayuda a aclarar cualquier afirmación vaga del entrevistado, de modo que tus notas sean precisas.
En segundo lugar, demuestra tu interés genuino en la persona y en la entrevista, crea una conexión real y deja ver tu atención y tus ganas de saber lo más posible.
Consejo #5: Presta atención a las señales no verbales
Al realizar entrevistas, presta atención a las señales no verbales, como el contacto visual, las expresiones faciales y el lenguaje corporal, ya que pueden aportar información valiosa y mejorar la calidad de tus notas de entrevista.
Estas señales también pueden indicar las habilidades de comunicación, el nivel de interés y la participación del entrevistado en la conversación. Las señales de atención, como inclinarse hacia adelante, asentir con la cabeza o mantener el contacto visual, muestran que el entrevistado participa activamente.
Por otro lado, las señales de desinterés, como estar inquieto o evitar el contacto visual, pueden sugerir que ciertos temas necesitan más aclaraciones o ajustes.
Las señales no verbales también pueden ayudarte a entender las emociones y actitudes del entrevistado hacia temas o preguntas específicos. Incorporar estas observaciones a tus notas puede dar profundidad y contexto a las respuestas del entrevistado.
Mantente alerta y evita las distracciones usando un asistente de reuniones para tomar notas. De esta manera, podrás concentrarte completamente en la conversación y en las señales no verbales.
CONSEJO DE EXPERTO: Si observas una discrepancia entre las señales verbales y no verbales del entrevistado, usa pistas o preguntas de sondeo para indagar más a fondo. Preguntarle si hay algo más que quiera añadir o si le incomoda hablar de un tema determinado puede ayudarte a descubrir información más profunda.
Consejo #6: Registra todos los detalles relevantes, aunque no hayas preguntado por ellos
Al tomar notas, debes registrar cualquier detalle importante que surja de forma natural durante la conversación. Presta atención a la información adicional que el candidato ofrezca por iniciativa propia. Los candidatos suelen compartir información clave que podría ser útil, aunque no les hayas preguntado por ella.
Si el candidato comparte una historia o un ejemplo que destaque sus habilidades o experiencia, anótalo. Estas anécdotas pueden servirte como referencias valiosas a la hora de tomar la decisión final sobre a quién contratar o cuando hables del candidato con otros miembros de tu equipo.
Ahora bien, aunque es importante registrar las fortalezas del candidato, no olvides anotar también las áreas en las que necesita desarrollarse, como lagunas de conocimiento, falta de experiencia o cualquier inquietud que haya surgido durante la entrevista.
CONSEJO DE EXPERTO: Si el candidato aborda un tema sobre el que no le preguntaste específicamente, no dudes en hacerle preguntas de seguimiento. Por ejemplo, si menciona brevemente su experiencia con una herramienta de software específica, pídele que te hable de su nivel de dominio o de algún logro notable relacionado con esa herramienta. Si menciona que tomó algún curso relevante, pídele más detalles.
Consejo #7: Prioriza escuchar antes que escribir a mano o teclear
Cuando tomes notas, recuerda que debes concentrarte en la otra persona, no solo en escribir sus respuestas. Aunque es tentador tratar de registrar cada palabra, eso puede hacer que se te escapen matices importantes de su respuesta.
Para colmo, si no mantienes el contacto visual, los candidatos pueden concluir enseguida que no te interesa lo que tienen que decir y, a partir de ahí, la entrevista solo irá de mal en peor.
Procura equilibrar la escucha y la escritura anotando los puntos clave en lugar de intentar documentarlo todo. Debes dedicar la mayor parte de tu tiempo a escuchar activamente y a formarte una impresión general del candidato.
La escucha activa puede convertirse en un juego de niños con un asistente de reuniones virtual como MeetGeek, que graba, transcribe, resume y analiza automáticamente tus entrevistas.
De esta manera, puedes tomar solo unas cuantas notas en lugar de pasar la mayor parte de la entrevista escribiendo todas las respuestas palabra por palabra.
Consejo #8: Revisa las notas lo antes posible después de la entrevista
Después de la entrevista, tómate un tiempo para ampliar tus notas antes de olvidar cualquier información importante. Así no trabajarás con prisa y podrás registrar toda la información relevante. O mejor aún, usa un asistente de reuniones como MeetGeek para que te ayude a recordar todos los detalles que compartió un candidato, incluso semanas después de la entrevista.
Si tienes un equipo de contratación, reunir las notas de todos en un solo documento puede ser muy útil. Te permite comparar a los candidatos de manera más eficiente, ver cómo los demás interpretaron sus respuestas e identificar cualquier patrón en tus reacciones. Este documento consolidado también puede servir de base para el debate a la hora de seleccionar al candidato que encaje a la perfección con la descripción del puesto.
A medida que adquieras experiencia tomando notas de entrevista, desarrollarás tu propio sistema para que el proceso sea más eficiente. Reflexiona sobre qué partes de tus notas han sido más útiles para tomar decisiones de contratación y considera qué información adicional podría mejorar tu proceso de toma de decisiones.
Consejo #9: Ayuda a los gerentes a tomar las mejores decisiones de contratación con tus notas
Si eres reclutador, es tu responsabilidad ayudar a los gerentes y a los demás miembros del equipo que participan en la decisión dándoles información objetiva, precisa y reveladora.
Evita el lenguaje subjetivo y basa tus evaluaciones en lo que el candidato realmente dijo e hizo durante la entrevista. Incluye cualquier inquietud o reserva específica que puedas tener.
De esta manera, tus notas pueden servir como recomendaciones valiosas para los siguientes pasos, como hacer entrevistas adicionales o presentar una oferta. Si aún tienes dudas o si hay demasiados candidatos, grabar las entrevistas puede dar a los gerentes una idea más clara de cómo deben proceder.
Plantilla para notas de entrevista
¿Necesitas más tiempo para perfeccionar tu forma de tomar notas de entrevista? ¡No te preocupes! Preparamos una plantilla de entrevista de trabajo que puedes personalizar según tus necesidades. ¡Échale un vistazo a continuación!
| Nombre del candidato: Puesto al que se postula: Fecha de la entrevista: Entrevistadores: 1. Presentación y trayectoria Breve presentación del candidato:(Incluye un resumen de la trayectoria del candidato, su formación y cualquier experiencia destacada que haya mencionado durante la entrevista.) Primeras impresiones:(Anota tus primeras impresiones del candidato, incluidos su estilo de comunicación, su profesionalismo y cualquier cualidad que destaque.) 2. Experiencia y habilidades del candidato Experiencia laboral relevante:(Detalla las experiencias laborales del candidato que sean relevantes para el puesto al que se postula. Incluye cargos específicos, responsabilidades, logros o el desempeño del candidato en puestos anteriores.) Habilidades técnicas:(Enumera las habilidades técnicas o herramientas que el candidato domina, en especial las que son fundamentales para el puesto.) Habilidades blandas:(Registra las habilidades blandas del candidato, como el trabajo en equipo, la resolución de problemas, la adaptabilidad y la capacidad de comunicación.) 3. Preguntas específicas del puesto Pregunta 1:(Incluye la pregunta concreta que hiciste y un resumen de la respuesta del candidato. Anota cualquier fortaleza, debilidad o aporte original.) Pregunta 2:(Repite la estructura para cada pregunta específica del puesto que hagas durante la entrevista, con un breve resumen de las respuestas del candidato.) Pregunta 3: 4. Encaje cultural Afinidad con los valores de la empresa:(Evalúa qué tan bien encajan los valores, el estilo de trabajo y la personalidad del candidato con la cultura de la empresa. Incluye ejemplos de la entrevista.) Colaboración en equipo:(Anota la experiencia del candidato y qué tan cómodo se siente con el trabajo en equipo y la colaboración, así como su capacidad para trabajar en un entorno diverso.) 5. Preguntas del candidato Preguntas que hizo el candidato:(Enumera las preguntas que el candidato hizo durante la entrevista. Esto puede darte una idea de su interés en el puesto y en la empresa.) Calidad de las preguntas:(Evalúa la pertinencia y la profundidad de las preguntas del candidato. Esto puede reflejar su nivel de preparación y su curiosidad por el puesto.) 6. Conclusiones Fortalezas:(Resume las principales fortalezas del candidato y cómo se ajustan a los requisitos del puesto.) Áreas de mejora:(Identifica posibles áreas de mejora o inquietudes a partir de la entrevista.) Impresión general:(Haz una valoración general del candidato e indica si lo recomendarías para la siguiente etapa del proceso de contratación.) Próximos pasos:(Anota las acciones de seguimiento, como entrevistas adicionales, verificación de referencias o comentarios que debas enviar.) Comentarios adicionales:(Incluye cualquier otra nota u observación relevante que no haya encajado en las categorías anteriores.) Calificación de la entrevista (opcional):(En una escala del 1 al 10, califica el desempeño general del candidato en la entrevista.) |
Esta plantilla está diseñada para tomar notas completas de una entrevista, lo que te ayudará a evaluar las habilidades de los candidatos de manera más eficaz y a garantizar un proceso de contratación riguroso.
¡Empieza a tomar notas de entrevista con la IA de MeetGeek!
Entrevistar a varios candidatos para un puesto importante y esforzarse por recordar los detalles de cada entrevista no es tarea fácil. Unas buenas notas de entrevista te permiten registrar detalles e impresiones importantes sobre cada candidato, lo que facilita compararlos y tomar decisiones informadas más adelante.
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