Cómo MyVA360 ahorró 40 horas al mes en la toma de minutos

^{Cortesia de MyVA360.com}

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¿Cuándo fue la última vez que dio un paso atrás para evaluar el proceso de toma de notas durante sus reuniones? Si bien tomar notas en las reuniones es una obviedad para la mayoría, completar esa tarea de manera eficaz es un desafío común al que se enfrentan los empleados, y es posible que las empresas tengan que pagar el precio por ello.

MyVA 360 ayuda a las personas de todo el mundo a administrar sus negocios sin la carga de tareas administrativas y tareas repetitivas. Sus asistentes virtuales utilice una variedad de plataformas para ayudar a los clientes con la gestión de proyectos, la asistencia ejecutiva, las tareas diarias como la organización de reuniones, la investigación y la comunicación, las redes sociales e incluso el diseño.

Hablamos con Robyn de Villiers, directora de operaciones de MyVA360, sobre por qué las empresas necesitan cambiar la forma en que toman notas en las reuniones y la forma en que utilizan MeetGeek para lograr productividad y ahorrar tiempo.

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Cómo MyVA360 actualizó su juego de toma de notas con MeetGeek

Como empresa remota, MyVA360 depende en gran medida de las reuniones virtuales para permitir una comunicación adecuada tanto entre su equipo como con los clientes. La implementación de herramientas como MeetGeek les permite trabajar como un equipo cohesionado, a pesar de que los miembros del equipo trabajen desde diferentes rincones del mundo.

Según Robyn, en un mundo tan acelerado, tiene sentido subcontratar cualquier tarea mundana que puedas. Como ser humano con un conjunto único de habilidades, puedes concentrarte en las cosas en las que eres bueno y que quizás solo tú puedas hacer.

MeetGeek es una solución muy sencilla para resolver un buen número de problemas.

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¿Por qué MyVA360 cambió la forma en que tomaban notas?

Si bien todavía hay personas que optan por tomar notas manuscritas durante las reuniones, en reuniones colaborativas, ese enfoque puede volverse ineficaz rápidamente. Robyn explicó: Somos una empresa remota, todo lo que hacemos es remoto y estamos en todo el mundo. Por eso tenemos reuniones virtuales todo el tiempo.

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Esto llevó a MyVA360 a buscar una herramienta que pudiera guardar todos sus registros de conversación, de modo que pudieran beneficiarse de esto en dos frentes:

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• Internamente, para que el equipo esté en sintonía y transmita la información sin problemas
• Externamente, para la gestión de las relaciones con los clientes.

Para optimizar sus procesos y alcanzar sus objetivos, comenzaron a usar MeetGeek, una solución sencilla.

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¿Cómo utilizan MeetGeek los empleados de MyVA360 para lograr sus objetivos?

El éxito de un equipo que trabaja de forma remota depende de muchos factores: habilidades de comunicación, habilidades de gestión del tiempo y dominio de la tecnología, por nombrar algunos. Robyn nos proporcionó información valiosa sobre cómo MyVA360 aprovecha MeetGeek:

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1. Internamente

MyVA360 entiende que cuando los miembros del equipo trabajan de forma remota e independiente, a menudo se pierden algunos detalles importantes:

'A veces no puedes llegar a tiempo a una reunión y pedirle a alguien que comparta las notas de la parte que te perdiste simplemente no funciona. Cada persona que participa en una reunión aborda los temas desde un ángulo diferente y los interpreta de manera diferente. MeetGeek se erige como un gran punto de referencia. Sobre todo porque está a nuestro lado en cada reunión».

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En términos de gestión del tiempo, tener un asistente de reuniones virtual también ahorra mucho tiempo: No quiero necesariamente leer las notas de toda una reunión, por lo que con este enfoque, sé los puntos clave que voy a leer y puedo buscarlos directamente.

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Dado que MyVA360 amplía constantemente su equipo de asistentes virtuales, la grabación de sus reuniones desempeña un papel importante en el proceso de entrenamiento: Al capacitar a un asistente virtual, necesitamos ver cómo trata a los clientes. Con MeetGeek, puedo entrar y ver sus llamadas y puedo ver su lenguaje corporal y las palabras que eligen.

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2. Externamente

Durante las reuniones, las personas hablan muy rápido, por lo que si el tema que estás discutiendo requiere una concentración real, tomar notas rápidamente se convierte en una distracción. Estás demasiado ocupado intentando escribir lo que dice la otra persona en lugar de pensar dos pasos más adelante, cosa que tenemos que hacer, en palabras de Robyn.

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Además, tener la grabación en vídeo de la reunión, así como su transcripción, ayuda a MyVA360 a mejorar significativamente la gestión de las relaciones con los clientes: Hay reuniones particulares con clientes en las que, para evitar ser una mosca contra la pared, vuelvo a una reunión anterior que tuvo un VA para poder hacer referencia a cómo fue la interacción. Si un cliente tiene alguna pregunta sobre algo que se dijo o hizo en una reunión, puedo echarle un vistazo.

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Además, en el caso de un cambio de VA, tener grabadas todas las reuniones anteriores desempeña un papel importante, ya que permite que el nuevo VA se ponga al día en poco tiempo, lo que ayuda a garantizar que el cliente esté satisfecho con sus servicios.

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¿Qué resultados específicos ha obtenido MyVA360 con MeetGeek?

Desde la integración de MeetGeek en su trabajo diario, MyVA360 ha obtenido varios resultados positivos:

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• Mejora de la precisión en las comunicaciones de trabajo
• Mejor gestión del tiempo
• Mayor atención a los detalles
• Mayor profesionalismo.

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Hacer que todo el equipo rinda cuentas es una excelente manera de mantener las cosas en marcha y, como dice Robyn, Es parte de la naturaleza humana que, si grabas algo que se puede guardar y referenciar, a menudo rindes mejor.

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MyVA360 nos proporcionó algunas pruebas contundentes que demuestran el éxito de nuestra colaboración: en términos de gestión del tiempo, los miembros de nuestro equipo (en promedio) se ahorran 40 horas al mes dedicando minutos... lo que equivale a toda una semana laboral. Durante ese tiempo, pueden concentrarse y colaborar mejor durante las reuniones.

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¿Cómo anticipa MyVA360 su expansión con MeetGeek?

MyVA360 continúa expandiéndose y cada día se registran más usuarios en todo el mundo. Esto implica que su base de asistentes virtuales también está creciendo. Y MeetGeek es parte de su plan de expansión:

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Cuanto más grande sea la empresa, más tendremos que confiar en MeetGeek. La racionalización de nuestros procesos nos ayudará a ser más eficientes, aumentar el nivel de responsabilidad de todo el equipo y mejorar el rendimiento.

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Las reuniones son la columna vertebral de las operaciones diarias de MyVA360 y, con MeetGeek, se pueden grabar, transcribir, analizar y resumir automáticamente para que puedan centrarse en brindar valor a sus clientes.

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¿Algún consejo para otras empresas que estén considerando nuestra solución?

Robyn recomienda MeetGeek a las empresas que confían en las reuniones para mantener su motor en marcha, especialmente en un entorno tan acelerado:

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Si hay una herramienta como MeetGeek que te va a ahorrar tiempo, especialmente cuando se trata de algo que no es necesariamente estimulante, úsala.

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¡Cambie su forma de tomar notas antes de su próxima reunión!

Nos entusiasma ver cómo MyVA360 seguirá expandiendo su negocio con MeetGeek a su lado.

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Si has estado buscando la herramienta perfecta que te ayude a mantenerte al día, prueba MeetGeek gratis ¡para ver cómo tener un asistente de reuniones virtual con IA cambiará la forma en que tomas notas en las reuniones!