Wie myVA360 mit MeetGeek 40 Stunden im Monat Spart

^{Mit freundlicher Genehmigung von myVA360.com}

Die Virtual-Assistant-Agentur myVA360 spart pro Teammitglied rund 40 Stunden im Monat, seit sie ihre Meetings mit MeetGeek automatisch dokumentiert, statt von Hand mitzuschreiben. Wie gut die Protokollführung im Team gelingt, entscheidet für viele Unternehmen darüber, ob Wissen erhalten bleibt oder zwischen zwei Terminen verloren geht.

Für die meisten Teams gehört das Mitschreiben zwar zum Alltag, doch es gut zu machen ist eine echte Herausforderung, und die Kosten dafür tragen am Ende die Unternehmen. Die Virtual-Assistant-Agentur myVA360 mit ihren spezialisierten Assistenzen hilft Menschen weltweit dabei, ihr Geschäft ohne den Ballast wiederkehrender Aufgaben zu führen, von Projektmanagement über Terminplanung und Recherche bis hin zu Social Media und Design.

Wir haben mit Robyn de Villiers gesprochen, Chief Operations Officer bei myVA360, warum Unternehmen ihre Art der Protokollführung überdenken sollten und wie das Team MeetGeek nutzt, um Meetings automatisch aufzeichnen und transkribieren zu lassen und dabei Zeit zu sparen.

Wie myVA360 Seine Protokollführung mit MeetGeek Verbessert Hat

Als Remote-Unternehmen ist myVA360 stark auf virtuelle Meetings angewiesen, um die Kommunikation im Team und mit Kunden am Laufen zu halten. Tools wie MeetGeek helfen dem Team, als geschlossene Einheit zu arbeiten, obwohl die Mitglieder über die ganze Welt verteilt sind.

Laut Robyn ist es in einer so schnelllebigen Welt sinnvoll, jede eintönige Aufgabe auszulagern, die man auslagern kann. Als Mensch mit einzigartigen Fähigkeiten kann man sich stattdessen auf das konzentrieren, was man gut kann und vielleicht nur man selbst leisten kann. MeetGeek ist eine sehr einfache Lösung für gleich mehrere Probleme.

Warum Hat myVA360 die Art der Protokollführung Geändert?

Manche Menschen greifen im Meeting noch immer zu handschriftlichen Notizen. In stark kollaborativen Besprechungen wird dieser Ansatz jedoch schnell ineffizient. Robyn erklärt: „Wir sind ein Remote-Unternehmen, alles, was wir tun, passiert remote, und wir sind über die ganze Welt verteilt. Deshalb haben wir ständig virtuelle Meetings.“

Das brachte myVA360 dazu, unter den besten Apps für Meeting-Notizen nach einem Tool zu suchen, das alle Gesprächsaufzeichnungen sichert, damit das Team gleich zweifach davon profitiert:

• intern, um alle auf denselben Stand zu bringen und Informationen nahtlos weiterzugeben
• extern, für die Pflege der Kundenbeziehungen.

Um ihre Prozesse zu optimieren und ihre Ziele zu erreichen, setzt myVA360 auf MeetGeek und nutzt dabei automatische Zusammenfassungen jedes Meetings als einfachen Einstieg.

Wie Nutzt myVA360 MeetGeek im Arbeitsalltag?

Der Erfolg eines verteilten Teams hängt von vielen Faktoren ab, unter anderem von Kommunikationsstärke, Zeitmanagement und dem sicheren Umgang mit Technik. Robyn hat uns wertvolle Einblicke gegeben, wie myVA360 MeetGeek einsetzt.

Intern: Ein Verlässlicher Referenzpunkt für das Team

myVA360 weiß, dass bei remote und eigenständig arbeitenden Teammitgliedern schnell wichtige Details verloren gehen:

„Manchmal schafft man es nicht rechtzeitig zu einem Meeting, und jemanden zu bitten, die Notizen aus dem verpassten Teil zu teilen, funktioniert einfach nicht. Jede Person in einem Meeting geht Themen aus einem anderen Blickwinkel an und interpretiert sie anders. MeetGeek ist ein hervorragender Referenzpunkt, gerade weil es bei jedem einzelnen Meeting mit dabei ist.“

Auch beim Zeitmanagement spart ein virtueller Meeting-Assistent viel Zeit: „Ich möchte nicht unbedingt die Notizen eines ganzen Meetings durchlesen. Mit diesem Ansatz kenne ich die wichtigsten Punkte, die ich lesen werde, und kann direkt danach suchen.“

Da myVA360 sein Team an virtuellen Assistenzen laufend erweitert, spielt das Aufzeichnen der Meetings eine wichtige Rolle im Coaching. Über Meeting-Insights und Gesprächsanalysen kann Robyn die Einarbeitung gezielt begleiten:

„Wenn wir eine virtuelle Assistenz einarbeiten, müssen wir sehen, wie sie mit Kunden umgeht. Mit MeetGeek kann ich mir ihre Calls ansehen und sowohl ihre Körpersprache als auch ihre Wortwahl beobachten.“

Extern: Bessere Beziehungen zu Kunden

In Meetings „sprechen die Leute sehr schnell. Wenn das Thema also echte Konzentration erfordert, wird das Mitschreiben schnell zur Ablenkung. Man ist zu sehr damit beschäftigt, aufzuschreiben, was das Gegenüber sagt, statt zwei Schritte vorauszudenken, was wir aber tun müssen“, so Robyn.

Gerade im Account-Management und in der Kundenbetreuung hilft es myVA360, dass Meetings als Videoaufzeichnung und als Transkript vorliegen:

„Es gibt bestimmte Kundentermine, bei denen ich, um nicht als unbeteiligter Beobachter im Raum zu sitzen, auf ein früheres Meeting einer Assistenz zurückgreife, um nachzuvollziehen, wie das Gespräch verlaufen ist. Wenn ein Kunde eine Frage zu etwas hat, das in einem Meeting gesagt oder getan wurde, kann ich es mir ansehen.“

Kommt es zu einem Wechsel der Assistenz, sind alle bisherigen Aufzeichnungen ebenfalls Gold wert: Die neue Assistenz ist in kürzester Zeit eingearbeitet, und der Kunde bleibt durchgehend zufrieden.

Welche Ergebnisse Hat myVA360 mit MeetGeek Erzielt?

Seit MeetGeek fester Bestandteil des Arbeitsalltags ist, verzeichnet myVA360 mehrere positive Effekte:

• präzisere Arbeitskommunikation
• besseres Zeitmanagement
• mehr Aufmerksamkeit für Details
• höhere Professionalität.

Das gesamte Team in der Verantwortung zu halten, hält die Dinge in Bewegung. Robyn bringt es auf den Punkt: „Es liegt in der menschlichen Natur, dass man oft bessere Leistung bringt, wenn etwas aufgezeichnet wird, das man aufbewahren und heranziehen kann.“

myVA360 hat uns konkrete Zahlen genannt, die den Erfolg der Zusammenarbeit belegen. Beim Zeitmanagement gilt: „Unsere Teammitglieder sparen sich im Schnitt 40 Stunden Protokollführung pro Monat, das entspricht einer ganzen Arbeitswoche.“ In dieser Zeit können sie sich in Meetings deutlich besser konzentrieren und zusammenarbeiten.

Wie Plant myVA360 die Expansion mit MeetGeek?

myVA360 wächst weiter, täglich melden sich weltweit neue Nutzer an. Damit wächst auch die Basis an virtuellen Assistenzen, und MeetGeek ist Teil des Expansionsplans:

„Je größer das Unternehmen wird, desto mehr werden wir auf MeetGeek angewiesen sein. Schlankere Prozesse helfen uns, effizienter zu werden, die Verbindlichkeit im gesamten Team zu erhöhen und die Leistung zu verbessern.“

Meetings sind das Rückgrat des Arbeitsalltags von myVA360. Mit MeetGeek werden sie automatisch aufgezeichnet, transkribiert, ausgewertet und zusammengefasst, sodass sich das Team ganz auf den Mehrwert für seine Kunden konzentrieren kann.

Welchen Rat Gibt myVA360 Anderen Unternehmen?

Robyn empfiehlt MeetGeek allen Unternehmen, die auf Meetings angewiesen sind, um ihren Motor am Laufen zu halten, besonders in einem so schnelllebigen Umfeld:

„Wenn es ein Tool wie MeetGeek gibt, das einem Zeit spart, gerade bei etwas, das nicht unbedingt anregend ist, dann sollte man es nutzen.“

Das Wichtigste in Kürze

• myVA360 spart pro Teammitglied im Schnitt 40 Stunden Protokollführung pro Monat, das entspricht einer ganzen Arbeitswoche.
• Automatische Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung halten das über die Welt verteilte Team auf demselben Stand.
• Aufgezeichnete Calls dienen zugleich der Einarbeitung neuer Assistenzen und der Pflege von Kundenbeziehungen.
• Robyn de Villiers, COO, rät, jede eintönige Aufgabe wie das reine Mitschreiben an ein Tool auszulagern.

Wenn Sie Ihrem Team eine ganze Arbeitswoche im Monat zurückgeben möchten, übernehmen KI-gestützte Besprechungsprotokolle das Mitschreiben, während sich alle auf das Gespräch konzentrieren.

MeetGeek Kostenlos Testen

Häufige Fragen

Wie Dokumentiert myVA360 Seine Meetings mit MeetGeek?

myVA360 lässt jedes Meeting von MeetGeek automatisch aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen. So entsteht ein strukturiertes Protokoll dessen, was besprochen, entschieden und als Aufgabe vereinbart wurde, ohne dass jemand mitschreiben muss, und das Team kann Absprachen später jederzeit nachvollziehen.

Wie Kann KI die Protokollführung Übernehmen?

Eine KI-gestützte Lösung wie MeetGeek nimmt das Meeting auf, transkribiert es und erstellt automatisch eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten und Aufgaben. So entsteht ein durchsuchbarer Referenzpunkt, ohne dass jemand mitschreiben muss.

Lohnt sich MeetGeek für Kleine Teams?

Ja. Auch kleine, verteilte Teams gewinnen Zeit zurück, weil Notizen, Zusammenfassungen und Aufgaben automatisch entstehen. Der kostenlose Tarif bietet 3 Stunden Transkription pro Monat und unterstützt über 100 Sprachen.

Ändern Sie Ihre Protokollführung vor dem Nächsten Meeting

Wir sind gespannt, wie myVA360 sein Geschäft mit MeetGeek an seiner Seite weiter ausbaut. Wie ein weiteres Team seine Meetings mit MeetGeek skaliert, zeigt die Fallstudie von Left Lane.

Falls Sie schon länger nach dem passenden Tool suchen, um in Meetings nichts mehr zu verpassen, probieren Sie MeetGeek aus und erleben Sie, wie ein virtueller KI-Meeting-Assistent Ihre Art der Protokollführung verändert.