Comment myVA360 a économisé 40 heures par mois sur la prise de notes

^{Avec la permission de MyVA360.com}

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Quand avez-vous pris du recul pour la dernière fois pour évaluer le processus de prise de notes lors de vos réunions ? Bien que la prise de notes lors des réunions soit une évidence pour la plupart des employés, mener à bien cette tâche de manière efficace est un défi courant auquel les employés sont confrontés, et les entreprises peuvent avoir à en payer le prix.

mYVA 360 aide les gens du monde entier à gérer leurs entreprises sans le fardeau des tâches administratives et des tâches répétitives. Leur assistants virtuels utilisent diverses plateformes pour aider les clients dans la gestion de projet, l'assistance exécutive, les tâches quotidiennes telles que l'organisation de réunions, la recherche et la communication, les réseaux sociaux et même la conception.

Nous nous sommes entretenus avec Robyn de Villiers, directrice des opérations chez MyVA360, pour savoir pourquoi les entreprises doivent modifier leur façon de prendre des notes lors des réunions et comment elles utilisent MeetGeek pour gagner en productivité et gagner du temps.

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Comment MyVA360 a amélioré son jeu de prise de notes avec MeetGeek

En tant qu'entreprise à distance, MyVA360 s'appuie largement sur les réunions virtuelles pour permettre une communication adéquate au sein de son équipe et avec les clients. La mise en œuvre d'outils tels que MeetGeek leur permet de fonctionner comme une équipe soudée, même si les membres de l'équipe travaillent aux quatre coins du monde.

Selon Robyn, dans un monde aussi rapide, il est logique d'externaliser toutes les tâches banales possibles. En tant qu'être humain doté de compétences uniques, vous pouvez plutôt vous concentrer sur les choses dans lesquelles vous êtes doué, et peut-être que vous êtes le seul à pouvoir faire.

MeetGeek est une solution très simple pour résoudre de nombreux problèmes.

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Pourquoi MyVA360 a-t-il changé sa façon de prendre des notes ?

Bien que certaines personnes choisissent encore de prendre des notes manuscrites lors des réunions, réunions collaboratives, cette approche peut rapidement devenir inefficace. Robyn a expliqué : Nous sommes une entreprise à distance, tout ce que nous faisons se fait à distance et nous sommes présents dans le monde entier. Nous avons donc des réunions virtuelles en permanence.

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Cela a incité MyVA360 à rechercher un outil capable de conserver tous ses enregistrements conversationnels, afin d'en bénéficier sur deux fronts :

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• En interne, pour mettre l'équipe sur la même longueur d'onde et transmettre les informations de manière fluide
• En externe, pour la gestion de la relation client.

Pour optimiser leurs processus et atteindre leurs objectifs, ils ont commencé à utiliser MeetGeek, une solution simple.

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Comment les employés de MyVA360 utilisent-ils MeetGeek pour atteindre leurs objectifs ?

Le succès d'une équipe qui travaille à distance dépend de nombreux facteurs : compétences en communication, capacités de gestion du temps et maîtrise de la technologie, pour n'en nommer que quelques-uns. Robyn nous a fourni quelques informations précieuses sur la manière dont MyVA360 tire parti de MeetGeek :

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1. En interne

MyVA360 comprend que lorsqu'il s'agit de membres de l'équipe qui travaillent à distance et de manière indépendante, certains détails importants sont souvent perdus :

'Parfois, vous n'arrivez pas à vous rendre à temps à une réunion et demander à quelqu'un de partager les notes de la partie que vous avez manquée ne fonctionne tout simplement pas. Chaque participant à une réunion aborde les problèmes sous un angle différent et les interprète différemment. MeetGeek est un excellent point de référence. D'autant plus qu'il siège à nos côtés à chaque réunion ».

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En termes de gestion du temps, avoir un assistant de réunion virtuel permet également de gagner beaucoup de temps : Je n'ai pas nécessairement envie de lire les notes d'une réunion en entier. Grâce à cette approche, je connais les points clés que je vais lire et je peux les rechercher directement.

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MyVA360 élargissant constamment son équipe d'assistants virtuels, l'enregistrement de ses réunions joue un rôle important dans le processus de coaching : Lors de la formation d'un assistant virtuel, nous devons voir comment il traite les clients. Avec MeetGeek, je peux entrer et regarder leurs appels, et je peux voir leur langage corporel ainsi que leur choix de mots.

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2. À l'extérieur

Au cours des réunions, les gens parlent très vite, donc si le sujet dont vous discutez nécessite une réelle concentration, prendre des notes devient rapidement une source de distraction. Vous êtes trop occupé à essayer d'écrire ce que dit l'autre personne au lieu de penser deux pas à l'avance, ce que nous devons faire, selon les mots de Robyn.

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De plus, l'enregistrement vidéo de la réunion, ainsi que sa transcription, permettent à myVA360 d'améliorer de manière significative la gestion de la relation client : Lors de certaines réunions avec des clients, afin d'éviter d'être mal à l'aise, je reviens à une réunion précédente avec un assistant virtuel, afin de pouvoir me remémorer le déroulement de l'interaction. Si un client a une question à propos de quelque chose qui a été dit ou fait lors d'une réunion, je peux y jeter un œil.

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De plus, dans le cas d'un changement d'AV, l'enregistrement de toutes les réunions précédentes joue un rôle important, car cela permet au nouvel AV de se mettre au courant en un rien de temps, ce qui contribue à garantir que le client est satisfait de ses services.

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Quels sont les résultats spécifiques que MyVA360 a obtenus avec MeetGeek ?

Depuis l'intégration de MeetGeek à son travail quotidien, MyVA360 a obtenu plusieurs résultats positifs :

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• Précision accrue des communications de travail
• Meilleure gestion du temps
• Une attention accrue portée aux détails
• Professionnalisme accru.

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Responsabiliser l'ensemble de l'équipe est un excellent moyen de faire avancer les choses et, comme le dit Robyn, c'est dans la nature humaine que si vous enregistrez quelque chose qui peut être conservé et référencé, vous obtenez souvent de meilleurs résultats.

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MyVA360 nous a fourni des preuves tangibles du succès de notre collaboration : en termes de gestion du temps, les membres de notre équipe sont épargnés (en moyenne) 40 heures par mois à prendre des minutes... ce qui équivaut à une semaine de travail complète. Pendant cette période, ils sont mieux à même de se concentrer et de collaborer lors des réunions.

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Comment MyVA360 prévoit-elle son expansion avec MeetGeek ?

MyVA360 continue de se développer et de plus en plus d'utilisateurs s'inscrivent chaque jour dans le monde entier. Cela implique que leur base d'assistants virtuels augmente également. Et MeetGeek fait partie de leur plan d'expansion :

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Plus l'entreprise grandit, plus nous devrons compter sur MeetGeek. La rationalisation de nos processus nous aidera à être plus efficaces, à accroître le niveau de responsabilité de l'ensemble de l'équipe et à améliorer les performances.

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Les réunions constituent l'épine dorsale des opérations quotidiennes de MyVA360 et, grâce à MeetGeek, elles peuvent être automatiquement enregistrées, transcrites, analysées et résumées afin que l'entreprise puisse se concentrer sur la valeur ajoutée apportée à ses clients.

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Avez-vous des conseils à donner aux autres entreprises qui envisagent notre solution ?

Robyn recommande MeetGeek aux entreprises qui comptent sur les réunions pour maintenir leur moteur en marche, en particulier dans un environnement aussi dynamique :

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S'il existe un outil comme MeetGeek qui peut vous faire gagner du temps, en particulier lorsqu'il s'agit de quelque chose qui n'est pas nécessairement stimulant, utilisez-le.

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Changez votre façon de prendre des notes avant votre prochaine réunion !

Nous sommes impatients de voir comment MyVA360 va continuer à développer ses activités avec MeetGeek à ses côtés.

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Si vous êtes à la recherche de l'outil idéal pour vous aider à rester au top de votre forme, essayez MeetGeek gratuitement pour découvrir comment le fait de disposer d'un assistant de réunion virtuel basé sur l'IA changera la façon dont vous prenez des notes lors des réunions !

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