Carta de engajamento do cliente: visão geral, formato e amostra

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O que é uma carta de engajamento do cliente?

Uma carta de engajamento do cliente é um documento legal que define a relação entre uma organização profissional e um cliente. Ele descreve as funções e responsabilidades de cada parte, as taxas, os acordos de cobrança e outros detalhes relevantes relacionados ao contrato. Este documento é usado em vários campos, incluindo serviços contábeis e jurídicos.

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Por que as cartas de noivado são importantes?

As cartas de compromisso permitem que as partes envolvidas em um acordo identifiquem e entendam adequadamente seus direitos e obrigações. Isso ajuda a garantir que: a. os clientes recebam os serviços de que necessitam e b. você compreenda claramente as expectativas que seu cliente tem de você.

Aqui estão as principais vantagens de usar cartas de noivado:

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A. Eles são juridicamente vinculativos

B. Eles ajudam a definir expectativas

C. Eles evitam mal-entendidos

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Vamos examinar mais de perto cada um desses benefícios!

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A. Eles são juridicamente vinculativos

Depois que ambas as partes assinam a carta de contratação do cliente, o documento se torna juridicamente vinculativo. Se uma das partes não cumprir as obrigações estipuladas na carta, a outra parte poderá tomar medidas legais para fazer cumprir o contrato. Isso pode incluir a busca de indenização, a rescisão do contrato ou outros recursos, conforme descrito no contrato. Para garantir que seus ativos sejam protegidos de qualquer ação legal possível, é importante registre sua empresa como LLC.

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B. Eles ajudam a definir expectativas

As cartas de contratação do cliente ajudam a definir expectativas ao declarar claramente os serviços profissionais que as duas partes concordaram, quanto custarão e quando será a data de conclusão do trabalho.

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C. Eles evitam mal-entendidos

As cartas de engajamento do cliente também representam uma estrutura de como as partes se comunicarão e resolverão quaisquer disputas que possam surgir.

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Mal-entendidos podem ocorrer a qualquer momento durante a comunicação com o cliente. É por isso que você precisa de tudo o que acontece durante as reuniões com clientes por escrito. O MeetGeek pode ajudá-lo com isso. Nosso assistente de reunião virtual que grava, transcreve, analisa e resume automaticamente suas reuniões, para que você possa se concentrar adequadamente em seus clientes!

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Formato de carta de compromisso

Embora você deva adaptar sua carta de compromisso à sua situação e necessidades específicas, existem alguns elementos obrigatórios em qualquer boa carta de compromisso:

1. Identificação
2. Detalhes do serviço
3. Responsabilidades de cada parte
4. Período de contratação e data de término
5. Padrões profissionais
6. Estrutura de taxas, pagamento de retenção e outros custos
7. Confirmação dos termos
8. Assinatura do cliente.

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Veja como integrar cada um deles com sucesso na carta de noivado definitiva!

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1. Identificação

Como o nome sugere, a cláusula de identificação indica a identidade dos indivíduos envolvidos no acordo. Esse item geralmente inclui o nome legal completo, endereço e informações de contato de cada parte contratante. Além disso, você deve mencionar informações como número de identificação fiscal, número de registro da empresa ou outras informações de identificação.

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2. Detalhes do serviço

As cartas de contratação devem descrever de forma precisa e abrangente não apenas quais são os serviços que as partes concordaram, mas também quaisquer detalhes específicos que considerem necessários.

Se os serviços que você ou sua empresa fornecem forem mais complexos, considere dividi-los em seções menores. Isso permite que você e seu cliente identifiquem facilmente o que é cada parte do processo e o que a conclusão bem-sucedida de cada etapa implica.

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Se você estiver fornecendo vários serviços que o cliente comprou separadamente, não se esqueça de indicar a descrição de cada serviço.

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DICA PROFISSIONAL: Considere incluir uma provisão de fluência de escopo. Se o cliente solicitar serviços adicionais ou o escopo do projeto mudar à medida que o projeto avança, isso poderá evitar disputas entre você e seu cliente.

3. Responsabilidades de cada parte

Lembre-se de que suas responsabilidades não se limitam aos serviços que você fornece, mas também à forma como você os presta. Inclua todos os aspectos relevantes sobre a comunicação com seu cliente (via e-mail, telefone, face a face), com que frequência você precisa atualizá-los, etc.

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FATO: As cartas de noivado são acordos unilaterais, com apenas uma parte fazendo uma promessa à outra, mas ambas as partes devem aceitar e assinar a carta para que ela seja válida. Isso não significa que o cliente não tenha obrigações com o provedor, mas que o prestador de serviços é quem entrega o trabalho.

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4. Padrões profissionais

Ao redigir uma nova carta de contratação, sempre inclua todos os padrões profissionais e códigos de conduta aplicáveis que você seguirá durante a vigência do contrato. Certifique-se de incluir todos os detalhes sobre confidencialidade e proteção de dados nesta seção.

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5. Estrutura de taxas, pagamento de retenção e outros custos

Descreva a estrutura de taxas para o contrato. Isso deve incluir as tarifas totais em pés ou por hora e quaisquer cobranças adicionais de itens como despesas diretas.

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Inclua todos os detalhes sobre o pagamento de retenção, se aplicável. Especifique o valor total da retenção, o cronograma de pagamento e quaisquer termos e condições associados ao pagamento da retenção.

Certifique-se de incluir também quaisquer outros custos associados aos itens de contratação, como despesas de viagem, taxas de arquivamento ou quaisquer outros custos legais.

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6. Período de engajamento e data de término

Indique claramente as datas de início e conclusão do contrato, juntamente com quaisquer outros termos ou condições. Para definir as expectativas corretas e reduzir a responsabilidade, seja o mais específico possível. Indique o dia, mês e ano em que você concluirá seu trabalho.

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7. Disposições de resolução de disputas

Inclua uma cláusula que limite sua responsabilidade especificando o valor máximo da responsabilidade. Esta cláusula também deve deixar claro que você não é responsável por quaisquer danos consequentes resultantes dos serviços prestados. Além disso, declare que o cliente é responsável por quaisquer custos ou danos decorrentes da violação do contrato por parte do cliente.

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DICA PROFISSIONAL: Considere incluir cláusulas dedicadas à limitação da confidencialidade, uma isenção de quaisquer garantias implícitas e quaisquer disposições sobre possíveis conflitos de interesse.

8. Confirmação dos termos

Esta seção deve confirmar que o cliente compreende todo o conteúdo da carta de contratação. Reserve um tempo para explicar aos seus clientes as implicações comerciais e legais de todas as disposições do documento de uma forma que faça sentido para eles.

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9. Assinatura do cliente

Forneça uma linha de assinatura no final do documento. Isso indica onde o cliente deve assinar e a data da assinatura. Se aplicável, inclua também o título do cliente e certifique-se de assinar a carta de contratação.

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FATO: As cartas de noivado não precisam ser feitas em duplicata. Cabe às partes envolvidas decidir se precisam ter cópias duplicadas da carta de contratação.

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A carta de não engajamento

Se você quiser rejeitar formalmente uma oferta para firmar um contrato ou acordo, considere enviar uma carta de não contratação.

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Ele descreve os motivos pelos quais os termos do contrato não são aceitáveis e serve para rejeitar a oferta em sua totalidade. É um documento importante, pois fornece um registro da rejeição e dos motivos pelos quais a oferta foi recusada.

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Exemplo de carta de noivado

Aqui está um exemplo de formato de carta de noivado para serviços profissionais para ajudá-lo a criar vários modelos de carta de noivado e estar preparado para qualquer situação!

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EXEMPLO DE CARTA DE ENGAJAMENTO DO CLIENTE

Esta carta de contratação descreve os serviços que forneceremos, nossas responsabilidades e os termos e condições deste contrato.

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I. IDENTIFICAÇÃO: A seguinte Carta de Contratação (“Carta”), datada de [mm/dd/aaaa], foi solicitada por [NOME] [INFORMAÇÕES DE CONTATO], (“Cliente”) e concorda em contratar o Prestador de Serviços: [NOME] [INFORMAÇÕES DE CONTATO] (“Provedor de Serviços”).

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II. DETALHES DOS SERVIÇOS: O provedor de serviços deve fornecer os próximos [SERVIÇOS E RESPONSABILIDADES] (“Serviços”).

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• Faremos todos os esforços razoáveis para concluir o projeto em tempo hábil e da melhor maneira possível [DESCREVA QUAISQUER PADRÕES PROFISSIONAIS APLICÁVEIS].

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III. ESTRUTURA DE TAXAS:

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1. QUANTIDADE

Pelos Serviços prestados, o Cliente pagará $ [VALOR] /hora/valor total.

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2. RETENTOR 

Como parte desta Carta, o Cliente concorda com um pagamento de retenção que consiste em $ [VALOR] devido e pagável em [DATA]. O pagamento de retenção é reembolsável/não reembolsável.

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3. CUSTOS ADICIONAIS

Além disso, o Cliente pode ser cobrado por quaisquer recursos, registros ou quaisquer outros custos direta ou indiretamente relacionados aos Serviços.

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IV. PERÍODO DE CONTRATAÇÃO E DATA DE TÉRMINO: O pagamento é devido em [DATA] na íntegra. Se o projeto não for concluído até a data acordada, forneceremos um reembolso total da taxa do projeto.

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V. RESOLUÇÃO DE DISPUTAS

O prestador de serviços não é responsável por quaisquer danos consequentes resultantes dos serviços descritos nesta Carta.

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Quaisquer custos ou danos incorridos como resultado da violação do contrato pelo Cliente serão suportados integralmente pelo Cliente.

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VI. CONFIRMAÇÃO DOS TERMOS: EM TESTEMUNHO DO QUE, o Cliente e o Prestador de Serviços concordam com os termos e condições incluídos neste documento.

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VII. ASSINATURA

Assinatura do cliente [ASSINATURA] Data [mm/dd/aaaa]

Assinatura do provedor de serviços [ASSINATURA] Data [mm/dd/aaaa]

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