Carta de compromiso con el cliente: descripción general, formato y muestra

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¿Qué es una carta de compromiso con el cliente?

Una carta de compromiso con el cliente es un documento legal que define la relación entre una organización profesional y un cliente. Describe las funciones y responsabilidades de cada parte, las tarifas, los arreglos de facturación y otros detalles relevantes relacionados con la contratación. Este documento se utiliza en muchos campos, incluidos los servicios legales y contables.

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¿Por qué son importantes las cartas de compromiso?

Las cartas de compromiso permiten a las partes involucradas en un acuerdo identificar y comprender adecuadamente sus derechos y obligaciones. Esto ayuda a garantizar que: a. los clientes reciban los servicios que necesitan y b. usted comprenda claramente las expectativas que el cliente tiene de usted.

Estas son las principales ventajas de usar cartas de compromiso:

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A. Son legalmente vinculantes

B. Ayudan a establecer expectativas

C. Previenen los malentendidos

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¡Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de estos beneficios!

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A. Son legalmente vinculantes

Una vez que ambas partes firman la carta de compromiso con el cliente, el documento pasa a ser legalmente vinculante. Si alguna de las partes no cumple con las obligaciones estipuladas en la carta, la otra parte puede emprender acciones legales para hacer cumplir el acuerdo. Esto podría incluir solicitar una indemnización por daños y perjuicios, rescindir el acuerdo u otros recursos según lo descrito en el acuerdo. Para garantizar que sus activos estén protegidos contra cualquier posible acción legal, es importante registre su negocio como una LLC.

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B. Ayudan a establecer expectativas

Las cartas de compromiso con los clientes ayudan a establecer expectativas al indicar claramente los servicios profesionales que las dos partes han acordado, cuánto costarán y cuándo es la fecha de finalización del trabajo.

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C. Previenen los malentendidos

Las cartas de compromiso con los clientes también representan un marco para la forma en que las partes se comunicarán y resolverán cualquier disputa que pueda surgir.

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Pueden producirse malentendidos en cualquier momento durante la comunicación con el cliente. Por eso necesitas que todo lo que suceda durante las reuniones con los clientes esté por escrito. MeetGeek puede ayudarte con eso. Nuestro asistente de reuniones virtual que graba, transcribe, analiza y resume automáticamente tus reuniones, ¡para que puedas concentrarte adecuadamente en tus clientes!

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Formato de carta de compromiso

Si bien debes adaptar tu carta de compromiso a tu situación y necesidades particulares, hay algunos elementos obligatorios para cualquier buena carta de compromiso:

1. Identificación
2. Detalles del servicio
3. Responsabilidades de cada parte
4. Periodo de contratación y fecha de finalización
5. Estándares profesionales
6. Estructura de tarifas, pago de retenciones y otros costos
7. Confirmación de condiciones
8. Firma del cliente.

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¡Aquí se explica cómo integrar cada uno de ellos con éxito en la carta de compromiso definitiva!

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1. Identificación

Como sugiere el nombre, la cláusula de identificación establece la identidad de las personas involucradas en el acuerdo. Este elemento generalmente incluye el nombre legal completo, la dirección y la información de contacto de cada parte contratante. Además, debe mencionar información como el número de identificación fiscal, el número de registro de la empresa u otra información de identificación.

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2. Detalles del servicio

Las cartas de compromiso deben describir de manera precisa y exhaustiva no solo cuáles son los servicios que las partes acordaron, sino también cualquier detalle específico que consideren necesario.

Si los servicios que usted o su empresa brindan son más complejos, considere dividirlos en secciones más pequeñas. Esto les permite a usted y a su cliente identificar fácilmente en qué consiste cada parte del proceso y qué implica la finalización exitosa de cada paso.

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Si ofreces varios servicios que el cliente compró por separado, asegúrate de indicar la descripción de cada servicio.

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CONSEJO PROFESIONAL: Considera la posibilidad de incluir una disposición de ampliación del alcance. Si el cliente solicita servicios adicionales o el alcance del proyecto cambia a medida que el proyecto avanza, esto puede evitar disputas entre tú y tu cliente.

3. Responsabilidades de cada parte

Recuerde que sus responsabilidades no se limitan a los servicios que presta, sino también a la forma en que los presta. Incluye todos los aspectos relevantes relacionados con la comunicación con tu cliente (por correo electrónico, por teléfono, cara a cara), con qué frecuencia necesitas actualizarlos, etc.

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REALIDAD: Las cartas de compromiso son acuerdos unilaterales, en los que solo una de las partes hace una promesa a la otra, pero ambas partes deben aceptar y firmar la carta para que sea válida. Esto no significa que el cliente no tenga obligaciones con el proveedor, sino que el proveedor del servicio es quien entrega el trabajo.

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4. Estándares profesionales

Cuando redacte una nueva carta de compromiso, incluya siempre todos los estándares profesionales y códigos de conducta aplicables a los que se adherirá durante la vigencia del acuerdo. Asegúrese de incluir todos los detalles relacionados con la confidencialidad y la protección de datos en esta sección.

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5. Estructura de tarifas, pago de retenciones y otros costos

Describa la estructura de tarifas de la contratación. Esto debe incluir las tarifas totales en pies o por hora y cualquier cargo adicional por partidas tales como los gastos de bolsillo.

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Incluya cualquier detalle relacionado con el pago anticipado, si corresponde. Especifique el importe total del anticipo, el calendario de pagos y los términos y condiciones asociados al pago del anticipo.

Asegúrese de incluir también cualquier otro costo asociado con los elementos del compromiso, como los gastos de viaje, las tarifas de presentación o cualquier otro costo legal.

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6. Período de compromiso y fecha de finalización

Indique claramente las fechas de inicio y finalización del contrato, junto con cualquier otro término o condición. Para establecer las expectativas correctas y reducir la responsabilidad, sea lo más específico posible. Indique el día, el mes y el año en que completará su trabajo.

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7. Disposiciones de resolución de disputas

Incluya una cláusula que limite su responsabilidad especificando la cantidad máxima de responsabilidad. Esta cláusula también debe dejar en claro que usted no es responsable de ningún daño consecuente que resulte de los servicios prestados. Además, indique que el cliente es responsable de los costos o daños en los que incurra como resultado del incumplimiento del compromiso por parte del cliente.

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CONSEJO PROFESIONAL: Considere la posibilidad de incluir cláusulas dedicadas a la limitación de la confidencialidad, una exención de cualquier garantía implícita y cualquier disposición relacionada con posibles conflictos de intereses.

8. Confirmación de los términos

Esta sección debe confirmar que el cliente entiende todo el contenido de la carta de compromiso. Tómese el tiempo para explicar a sus clientes las implicaciones comerciales y legales de todas las disposiciones del documento de una manera que tenga sentido para ellos.

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9. Firma del cliente

Proporcione una línea de firma al final del documento. Esto indica dónde debe firmar el cliente y la fecha de la firma. Si corresponde, incluye también el título del cliente y asegúrate de firmar la carta de compromiso.

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HECHO: No es necesario que las cartas de compromiso se hagan por duplicado. Depende de las partes involucradas decidir si necesitan tener copias duplicadas de la carta de compromiso.

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La carta de no compromiso

Si deseas rechazar formalmente una oferta para celebrar un contrato o acuerdo, considera enviar una carta de no compromiso.

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Describe las razones por las que los términos del acuerdo no son aceptables y sirve para rechazar la oferta en su totalidad. Es un documento importante, ya que proporciona un registro del rechazo y de los motivos por los que se rechazó la oferta.

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Ejemplo de carta de compromiso

¡Aquí tienes un ejemplo de formato de carta de compromiso para servicios profesionales que te ayudará a crear varias plantillas de cartas de compromiso y a prepararte para cualquier situación! Además, incluye un carta de intención dentro de sus plantillas puede aclarar los compromisos preliminares de ambas partes antes de formalizar el compromiso, garantizando la transparencia y la alineación de las expectativas desde el principio.

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EJEMPLO DE CARTA DE COMPROMISO CON EL CLIENTE

Esta carta de compromiso describe los servicios que proporcionaremos, nuestras responsabilidades y los términos y condiciones de este acuerdo.

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I. IDENTIFICACIÓN: [NOMBRE] [INFORMACIÓN DE CONTACTO] («Cliente») solicitó la siguiente carta de compromiso («Carta»), fechada el [dd/mm/aaaa], y acepta contratar al proveedor de servicios: [NOMBRE] [INFORMACIÓN DE CONTACTO] («Proveedor de servicios»).

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II. DETALLES DE LOS SERVICIOS: El proveedor de servicios debe proporcionar los siguientes [SERVICIOS Y RESPONSABILIDADES] («Servicios»).

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• Haremos todos los esfuerzos razonables para completar el proyecto de manera oportuna y lo mejor que podamos [DESCRIBA CUALQUIER NORMA PROFESIONAL APLICABLE].

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III. ESTRUCTURA DE TARIFAS:

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1. CANTIDAD

Por los Servicios prestados, el Cliente pagará $ [MONTO] /hora/importe total.

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2. RETENEDOR 

Como parte de esta carta, el Cliente acepta un pago anticipado que consiste en [MONTO] en $ adeudado y pagadero el [FECHA]. El pago anticipado es reembolsable/no reembolsable.

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3. COSTOS ADICIONALES

Además, se le puede cobrar al Cliente por cualquier recurso, presentación o cualquier otro costo relacionado directa o indirectamente con los Servicios.

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IV. PERÍODO DE COMPROMISO Y FECHA DE FINALIZACIÓN: El pago vence [FECHA] en su totalidad. Si el proyecto no se completa en la fecha acordada, reembolsaremos la totalidad de la cuota del proyecto.

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V. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

El proveedor de servicios no es responsable de ningún daño consecuente que resulte de los servicios descritos en esta carta.

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Cualquier costo o daño incurrido como resultado del incumplimiento del compromiso por parte del Cliente será asumido en su totalidad por el Cliente.

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VI. CONFIRMACIÓN DE CONDICIONES: EN FE DE LO CUAL, el Cliente y el Proveedor de Servicios aceptan los términos y condiciones incluidos en este documento.

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VII. FIRMA

Firma del cliente [FIRMA] Fecha [mm/dd/aaaa]

Fecha de firma [FIRMA] del proveedor de servicios [dd/mm/aaaa]

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