Modelo de reunião individual

O que é uma reunião individual?

Uma reunião individual é uma conversa privada e agendada entre um gerente e um membro da equipe, focada no progresso individual, nos desafios, no feedback e nas metas. É uma ferramenta crucial para construir relacionamentos fortes, promover a comunicação aberta e garantir o alinhamento dentro da equipe. Essas reuniões oferecem um espaço dedicado para discutir o desenvolvimento pessoal, abordar quaisquer preocupações e definir expectativas claras no futuro.

‍

A importância de um modelo de reunião individual

Ter um modelo de reunião individual é importante para manter a consistência e a eficácia nessas discussões. Um formato de reunião individual bem estruturado garante que todos os aspectos críticos, como conquistas, desafios e feedback, sejam abordados, permitindo uma conversa equilibrada e abrangente. Também ajuda na preparação para a reunião, economizando tempo e garantindo que tanto o gerente quanto o membro da equipe se concentrem nos tópicos mais relevantes.

Um modelo de reunião individual pode servir como um guia para estruturar a conversa, ajudando a acompanhar o progresso ao longo do tempo, identificar temas recorrentes e tornar as reuniões mais produtivas. Além disso, incentiva reuniões regulares e significativas de check-in individual, que são essenciais para o engajamento e a satisfação dos funcionários. O uso de um modelo de feedback individual garante que a troca de feedback permaneça estruturada e produtiva, abordando as áreas certas de melhoria de desempenho e desenvolvimento pessoal.

‍

Agenda de reuniões individuais de 30 minutos

1. Introdução (2 minutos)
- Breve recepção e check-in.
- Defina o tom para uma conversa aberta e construtiva.

Conquistas (4 minutos)
- Reconheça as vitórias e os sucessos recentes.
- Discuta as realizações e contribuições desde a última reunião.

Desafios (6 minutos)
- Enfrente os desafios ou obstáculos atuais.
- Explore áreas onde é necessário apoio ou orientação.

Decisões (5 minutos)
- Revise as decisões tomadas durante a reunião.
- Confirme todas as ações e acordos discutidos.
‍
Troca de feedback (6 minutos)
- Forneça e receba feedback construtivo.
- Discuta o desempenho, as áreas de melhoria e o desenvolvimento pessoal.

Gols (5 minutos)
- Analise o progresso das metas atuais.
- Defina ou ajuste metas para o próximo período.

Próximas etapas (1 minuto)
- Descreva itens de ação ou acompanhamentos.
- Defina prazos e expectativas de conclusão.

Fechamento (1 minuto)
- Recapitule os principais pontos discutidos.
- Termine com uma nota positiva, reforçando o compromisso com o desenvolvimento contínuo.

‍

O modelo de reunião individual inclui:

• Agenda pré-preenchida (editável)
  ‍
• Destaques (também conhecidos como tags): #achievements, #challenges, #decisions, #feedback_exchange, #goals, #task
  ‍
• Dicionário personalizado
  ‍
• KPIs da reunião: Próximas etapas claras, clareza de feedback, clareza de metas, engajamento, participação, taxa de conversação, horas extras, etc.

‍

Com que frequência devo ter reuniões individuais? E quem devo convidar?

Para reuniões individuais, é recomendável agendá-las semanalmente ou quinzenalmente. Reuniões individuais regulares com funcionários garantem que tanto o gerente quanto o membro da equipe permaneçam alinhados com as metas, abordem as preocupações imediatamente e mantenham um canal de comunicação claro. No entanto, a frequência pode variar dependendo da função, da carga de trabalho ou da complexidade dos projetos em andamento.

Em termos de participantes, as reuniões individuais são exclusivamente entre o gerente e o membro da equipe. Esse ambiente privado permite conversas mais sinceras sobre desempenho, desenvolvimento pessoal e quaisquer obstáculos que o funcionário possa enfrentar. Para conversas estruturadas e eficazes, use um modelo de discussão individual para manter a reunião focada.

‍

Quanto tempo deve durar uma reunião individual?

A duração ideal para uma reunião individual geralmente é de cerca de 30 minutos. Esse prazo permite uma discussão completa, mas focada, sobre os principais elementos, como conquistas, desafios e metas. Manter a reunião nessa duração garante que ela continue produtiva e respeite o tempo do gerente e do membro da equipe.

‍

Para quais tipos de reuniões posso usar esse modelo?

O modelo de reunião individual é mais adequado para:

• Check-ins entre gerente e funcionário
• Sessões de mentoria ou coaching
• Avaliações de desempenho
• Reuniões de definição de metas e feedback

‍