Repensez votre programme d'intégration des employés: Conseils pratiques + listes de contrôle

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Les responsables des ressources humaines font face à de nombreux défis dans leur travail, l'intégration des employés étant parmi les plus difficiles. La demande de talents est élevée, mais l'offre de candidats qualifiés diminue régulièrement. 

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Pour aggraver les choses, après avoir investi d'innombrables heures à rechercher, identifier, entretenir et recruter le candidat parfait, ils finissent parfois par partir vers de meilleures opportunités dans les 90 premiers jours. Tout le travail acharné consacré au processus de recrutement est gaspillé, et vous êtes de retour à la case départ. 

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Cela nous amène à la question : comment la mise en place d'un processus d'intégration des employés plus structuré peut-elle prévenir ces problèmes ? Lisez cet article jusqu'au bout pour le découvrir !

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Qu'est-ce que le processus d'intégration des employés ?

L'intégration des employés consiste en une série d'étapes soigneusement planifiées conçues pour intégrer facilement les nouveaux employés dans une organisation et les aider à se familiariser avec la structure, les valeurs et les objectifs de l'entreprise.

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La définition précise de l'intégration des employés peut varier selon les organisations. Bien que le processus global soit généralement similaire, la durée spécifique et les tâches impliquées rendent chaque programme d'intégration distinct.

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Certains gestionnaires RH peuvent considérer l'intégration des employés comme simplement compléter la paperasse des nouveaux employés, mais les plus avisés et dédiés ont une compréhension plus large de sa signification. 

L'intégration englobe la période allant de l'offre d'emploi au moment où l'employé commence à exercer efficacement son rôle. Chaque étape au cours de cette période, y compris le programme d'orientation, le plan de formation, l'établissement de métriques de performance et la création d'une boucle de rétroaction, relève de l'intégration.

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Intégration vs. orientation

Lorsque vous avez de nouveaux visages qui se joignent à votre effectif, l'orientation des employés agit comme une présentation chaleureuse de votre entreprise. Elle fournit un aperçu de ce que votre organisation est. 

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En revanche, l'intégration des employés va au-delà de cet événement unique et est un processus complet avec diverses activités (y compris l'orientation) visant à aider les nouveaux employés à devenir des membres accomplis et compétents de votre équipe. 

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Avantages d'avoir un excellent processus d'intégration des employés

Commençons par déterminer les principaux avantages qu'une organisation peut tirer d'un bon programme d'intégration des employés en place !

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A. Acclimater rapidement les nouveaux employés

Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'équipe, vous ne pouvez pas seulement lui donner son badge et le montrer à sa place de parking. Vous devez lui fournir une compréhension approfondie de ce qui est attendu de lui. 

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Leur montrer où chercher de l'aide et des conseils auprès de leurs collègues et responsables, et ce qu'ils peuvent attendre de l'entreprise, aide les nouveaux employés à saisir leurs responsabilités dès le départ.

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B. Raccourcir le délai de productivité

Un processus d'intégration efficace fait une grande différence sur la rapidité avec laquelle votre nouvel employé peut commencer à contribuer efficacement aux projets et aux objectifs de l'équipe.

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Si votre programme est désorganisé ou peu clair, cela ne fera que ralentir les choses. Vos employés finiront par passer un temps précieux au cours des premières semaines à essayer de comprendre ce qu'ils doivent savoir au lieu de foncer. 

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Fournir des matériaux d'intégration complets qui couvrent tous les aspects importants de leur rôle et de votre entreprise les prépare au succès.

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C. Créer des relations percutantes

Idéalement, l'intégration des employés devrait être une opportunité de développer à la fois des connexions professionnelles et personnelles. 

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D'un point de vue professionnel, connecter les nouveaux employés avec les membres de l'équipe qui peuvent les guider les expose à un échange de compétences qui améliorera finalement leurs performances.

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Sur le plan personnel, les programmes d'intégration créent un environnement approprié pour que les nouveaux employés s'alignent sur la culture de l'entreprise et assurent un bon « ajustement » au sein de l'organisation. 

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D. Fournir un soutien et une orientation en début de carrière

Un bon processus d'intégration ouvre la voie à une carrière réussie pour les nouveaux employés et les équipe pour façonner leur avenir au sein de votre entreprise. Il fournit une clarté sur le niveau d'effort et de performance attendu, tout en leur permettant d'établir et de prioriser leurs propres objectifs de développement professionnel. 

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E. Réduire la charge de travail pour les autres équipes

Lorsque les nouveaux employés ont toutes les ressources et tous les outils nécessaires facilement disponibles, cela réduit la pression sur le département RH, car vous n'aurez pas à gérer aussi souvent les demandes individuelles. Cela réduit également la charge de travail pour les collègues qui devraient autrement fournir des clarifications improvisées et une formation en cours d'emploi. 

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Réduire la charge de travail supplémentaire pour les autres membres de l'équipe consiste à rationaliser les processus de partage des connaissances. Un moyen optimal pour y parvenir est d'enregistrer les conversations pertinentes avec les autres membres de l'équipe et de les partager avec les nouveaux employés.

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MeetGeek est un assistant de réunion virtuelle IA intuitif qui enregistre automatiquement, transcrit, résume et analyse vos réunions, afin que vous puissiez partager les connaissances collectives de votre entreprise en seulement quelques clics !

F. Améliorer les taux de rétention des nouveaux employés

Lorsque les organisations ne soutiennent pas et ne guident pas correctement leurs nouveaux employés, adoptant plutôt une mentalité « vous êtes seul », cela peut entraîner un taux de roulement important.

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Les dépenses liées au remplacement d'un employé peuvent atteindre 50 % à 60 % du salaire annuel de l'employé, les coûts totaux allant de 90 % à 200 %. 

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Ces coûts ne comprennent pas les facteurs plus cachés tels que la baisse de la productivité globale, la perte de connaissances spécialisées et le moral affaibli du personnel restant. Mener une enquête sur l'expérience du personnel peut aider à identifier et à résoudre ces problèmes, réduisant le roulement et améliorant la culture de travail.

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G. Promouvoir une culture d'entreprise transparente

Dans un monde parfait, les descriptions de poste devraient s'aligner parfaitement avec leurs rôles respectifs. Cependant, en réalité, certains domaines où les rôles peuvent être un peu flous. 

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C'est là qu'intervient un processus d'intégration bien pensé, vous permettant de résoudre ouvertement et efficacement toute incertitude ou responsabilité peu claire.

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H. Réduire le coût du processus de recrutement 

L'intégration de nouveaux employés peut être assez coûteuse en raison des divers programmes de formation, ressources et tâches administratives impliquées. En moyenne, les entreprises dépensent généralement environ 3 000 $ pour amener chaque nouvel employé à sa pleine productivité.

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L'intégration stratégique va au-delà de la réduction des coûts : elle vous permet de déterminer où distribuer les ressources de l'entreprise pour maximiser la productivité et les performances des nouveaux employés. Elle joue également un rôle important dans l'amélioration des stratégies d'embauche en attirant et en retenant les meilleurs talents.

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12 conseils pour affiner votre processus d'intégration

Nous avons préparé 12 conseils pratiques pour aider votre ensemble de l'équipe RH à affiner son processus d'intégration des employés !

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1. Créer un plan pour votre programme d'intégration

Pour établir un plan cohérent et efficace sur la façon d'intégrer les nouveaux employés, commencez par aborder divers aspects de l'intégration tels que l'administration, la formation et l'alignement culturel et organisationnel :

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• Pour les tâches administratives, considérez quelles informations doivent être collectées auprès des nouveaux employés, comment ils rempliront et soumettront les formulaires, et qui recevra les formulaires.
• En matière de formation, définissez quelles connaissances et compétences l'employé doit posséder, quels outils et ressources il nécessitera, et comment ses performances seront évaluées.
• Concernant l'alignement culturel, planifiez des événements structurés pour présenter les nouveaux employés à l'équipe, considérez comment faciliter l'engagement à la fois structuré et informel, et déterminez qui devrait être impliqué dans ces expériences.
• Pour l'alignement organisationnel, décidez comment inculquer les valeurs de votre organisation aux nouveaux employés, pensez à des moyens de les immerger dans l'organisation, et identifiez qui devrait être impliqué tout au long du processus.

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Une fois que vous avez rassemblé toutes ces informations, vous pouvez créer un parcours d'intégration cohérent pour vos nouveaux employés. Vous pouvez facilement le faire en créant des listes de contrôle d'intégration des employés, qui peuvent se référer à des tâches et exigences majeures pour l'ensemble de l'expérience d'intégration ou se concentrer sur des processus étape par étape plus petits.

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2. Adapter l'expérience d'intégration au nouvel employé 

Chaque département nécessitera une expérience d'intégration et de formation différente, en plus de la paperasse nécessaire, vous devez donc personnaliser le processus d'intégration en fonction des besoins de chaque employé.

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Pour assurer la flexibilité, analysez leurs forces et faiblesses uniques, car cela vous permettra de les soutenir davantage par la suite et d'ajuster vos pratiques d'intégration en temps réel. 

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De plus, envisagez d'inviter les nouveaux employés à personnaliser leur propre expérience d'intégration par le biais d'auto-évaluations, de listes de contrôle et d'enquêtes pour les aider à identifier les domaines spécifiques sur lesquels ils souhaitent se concentrer au cours de leur parcours. 

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3. Clarifier les objectifs à court, moyen et long terme

Chaque nouvel employé doit être conscient des objectifs à court, moyen et long terme. Cela aide à établir des attentes claires, à améliorer les performances et à assurer l'alignement avec les objectifs de l'organisation. Voici quelques façons d'y parvenir :

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A. Objectifs à court terme (quotidien/hebdomadaire)

• Lorsque vous accueillez les nouveaux employés, mettez l'accent sur leurs priorités. Communiquez clairement les projets, responsabilités ou tâches spécifiques sur lesquels ils travailleront au cours de leurs premiers jours ou semaines à la tâche. 
• Divisez ces objectifs en étapes, en fournissant des instructions claires sur la façon de les exécuter. 
• Pour les aider davantage dans leur progression, assignez un mentor qui peut offrir des conseils et du soutien. 
• Menez des vérifications régulières, par le biais de sessions de rétroaction quotidiennes ou hebdomadaires pour discuter de la progression, résoudre les préoccupations et fournir une rétroaction constructive.

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B. Objectifs à moyen terme (mensuel/trimestriel)

• Identifiez les jalons importants ou les projets que les nouveaux employés doivent réaliser au cours de leurs premiers mois. 
• Alignez ces objectifs sur les objectifs de l'équipe ou du département. 
• Définissez des métriques claires, des délais et des attentes pour aider les nouveaux employés à comprendre ce que signifie le succès et comment leurs contributions seront quantifiées. 
• Invitez les nouveaux employés à évaluer régulièrement leurs progrès vers les objectifs à moyen terme. Fournir des outils ou des modèles pour l'auto-réflexion peut aider dans ce processus. 
• Planifiez des discussions mensuelles ou trimestrielles des performances pour examiner les progrès, fournir une rétroaction et apporter les ajustements nécessaires aux objectifs. 

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C. Objectifs à long terme (annuel/progression de carrière)

• Discutez avec les nouveaux employés de leurs aspirations professionnelles dès le début du processus d'intégration pour adapter leurs plans de développement et de croissance d'une manière qui renforcerait l'engagement des employés. 
• Fournissez des informations sur les différents cheminements de carrière disponibles au sein de l'organisation et les étapes nécessaires pour progresser, et collaborez avec les nouveaux employés pour créer un plan de développement qui s'aligne avec leurs objectifs à long terme.
• Planifiez des conversations régulières pour évaluer les progrès vers les objectifs à long terme, offrir des conseils sur les opportunités de développement et apporter les ajustements nécessaires au plan de développement. 

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4. Fournir un accès à votre base de connaissances organisationnelle

Fournir à vos nouveaux employés un accès sans restriction à votre organisation connaissance collective leur permet de gérer des tâches de plus en plus complexes, de trouver des solutions aux problèmes récurrents et d'apprendre les meilleures pratiques et les flux de travail efficaces pour des processus spécifiques. Le partage des connaissances peut également être un moyen efficace d'améliorer la sécurité au travail. S'assurer que le personnel a accès à des guides exploitables, à des protocoles de sécurité et à des conseils soutenus par données d'audit de sécurité physique et numérique aidera les nouveaux employés à éviter de commettre des erreurs dangereuses.

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De plus, ils peuvent explorer ces ressources à leur propre rythme, même quand il n'y a pas de besoin immédiat. Cela les habilite à prendre en charge leur propre apprentissage et développement et les encourage à contribuer eux-mêmes aux connaissances organisationnelles. 

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Voici quelques conseils généraux pour un partage efficace des connaissances :

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• Structurez votre contenu de connaissance de manière logique et intuitive pour assurer une navigation et une accessibilité faciles.
• Assurez-vous que votre contenu de connaissance est complet, ne laissant aucune lacune informelle ou question sans réponse sur le sujet traité.
• Reprenez le contenu de connaissance dans différents formats pour améliorer son efficacité et offrir une commodité aux employés.

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La référence de conversation de MeetGeek vous permet de partager les connaissances organisationnelles avec les nouveaux employés en seulement quelques clics. De cette façon, ils auront accès au contexte complet de votre cadre et vos processus déjà établis. 

5. Configurer l'espace de travail 

Fournissez aux nouveaux employés un bureau bien rangé, une chaise confortable et tout autre élément nécessaire pour leurs postes de travail. Envisagez d'inclure quelques articles de marque d'entreprise, des fournitures de bureau ou même un simple cadeau comme une tasse ou une petite plante pour créer un environnement accueillant. En cas de télétravail, vous pourriez envoyer un paquet de ces articles à leur adresse.

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Demandez tous les appareils et équipements bien à l'avance afin que tout soit prêt le jour de leur arrivée. Assurez-vous que leur ordinateur, téléphone, clavier et souris sont connectés et prêts à l'emploi immédiatement à l'arrivée.

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REMARQUE : Double-vérifiez que leur messagerie de travail est correctement configurée, et collectez leurs identifiants de connexion pour les divers outils et plates-formes dont ils auront besoin pour effectuer leur travail. Contactez les personnes appropriées au sein de votre organisation, comme l'équipe informatique, le gestionnaire des installations et le département de comptabilité, afin qu'ils puissent configurer correctement le nouvel employé dans tous les systèmes pertinents et fournir l'accès nécessaire.

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6. Fournir des opportunités d'apprentissage et de développement

Pour aider les employés à atteindre leur plein potentiel, fournissez des sessions d'apprentissage et de développement adaptées qui abordent les forces et les faiblesses individuelles. Expérimentez avec divers formats comme les matériaux pédagogiques, les ressources attrayantes et les sessions interactives. 

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De plus, encouragez les nouveaux employés à apprendre de leurs pairs et collègues par le biais de projets de groupe, d'activités de renforcement d'équipe et de collaborations interfonctionnelles. Ces expériences peuvent prendre une structure plus formelle, comme des sessions planifiées et guidées, ou peuvent être plus flexibles et spontanées, en fonction des besoins individuels. 

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Indépendamment de l'approche, envisagez de récompenser les employés qui soutiennent vos efforts pour créer une culture d'apprentissage continu. Cela peut inclure des incitatifs pour terminer des certifications supplémentaires, comme prendre test de pratique A+, assister à des ateliers ou participer à des événements pertinents du secteur. L'utilisation d'un outil d'apprentissage électronique peut améliorer ce processus en simplifiant la création de matériel de formation engageant basé sur les vidéos, rendant l'apprentissage plus interactif et accessible.

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7. Surveillez leur progression au fil du temps

Pour améliorer le processus de suivi et la progression des nouveaux employés, envisagez d'employer les méthodes suivantes :

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• Établissez des indicateurs clés de performance (KPIs) qui décrivent les jalons et progrès attendus pour les nouveaux employés. Cela fournira un cadre solide pour mesurer leurs performances objectivement.
• Développez une liste de contrôle complète ou un suivi des jalons spécifiquement conçus pour le processus d'intégration. Mettez à jour régulièrement et documentez leurs progrès pour identifier les domaines d'amélioration ou les lacunes dans leur compréhension et leurs compétences.
• Planifiez des réunions régulières avec les nouveaux employés pour discuter de leurs progrès. Commencez par les accueillir sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire, réduisant progressivement leur fréquence à mesure que les nouveaux employés deviennent plus indépendants et autosuffisants.
• Menez des évaluations de performance formelles à des intervalles spécifiques, comme après les 30/60/90 jours initiaux.
• Demandez les commentaires des responsables et collègues des nouveaux employés pour évaluer leur intégration dans l'équipe et leur capacité à répondre aux exigences de l'emploi. 

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Cette approche multifacette fournira une évaluation complète et équilibrée de leurs performances.

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8. Encourager la socialisation avec les mentors et les autres membres de l'équipe

Même pour les personnes autodisciplinées, il est essentiel qu'elles aient accès à une assistance au besoin. Pour faciliter cela, créez des opportunités pour que les nouveaux employés se socialisent et s'engagent avec leurs collègues de manière à la fois structurée et non structurée.

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Cela pourrait impliquer de travailler avec un coéquipier sur une tâche spécifique, de se connecter avec un département différent pour un projet plus vaste, ou d'avoir des vérifications régulières avec un superviseur. Aidez les nouveaux employés à comprendre que la collaboration n'est pas une option supplémentaire, mais une partie essentielle de leur travail.

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De plus, vous pouvez créer des mentorats pour les nouveaux employés pendant l'intégration. Identifiez les coéquipiers expérimentés qui ont précédemment occupé le même poste, les responsables, les chefs d'équipe ou les personnes responsables d'initiatives spécifiques. De plus, fournir du soutien informatique et technique à des fins de formation peut également contribuer à une expérience d'intégration réussie.

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Configurez des espaces de communication dédiés, comme un canal Slack spécifiquement pour l'assistance à l'intégration, pour promouvoir une orientation et un soutien ciblés pour les nouveaux employés à tout moment.

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9. Intégrer les outils d'automatisation de l'intégration des employés

L'automatisation est obligatoire pour un processus d'intégration des employés moderne. En automatisant les tâches banales, les nouveaux employés peuvent allouer plus de temps et d'énergie à des responsabilités importantes.

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Néanmoins, l'automatisation ne devrait pas remplacer la touche humaine dans l'expérience d'intégration. Son objectif est de faciliter le parcours en permettant aux nouveaux employés de se concentrer sur ce qui compte vraiment tandis que les machines gèrent les tâches de routine.

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Investir dans un bon ensemble d'outils pour optimiser vos processus d'automatisation d'intégration ne devrait pas être négociable. Non seulement vos outils doivent fonctionner magnifiquement par eux-mêmes, mais ils doivent aussi s'intégrer avec succès les uns aux autres. 

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Heureusement, MeetGeek a des intégrations avec tous vos outils et espaces de travail préférés. Des tableaux de travail aux CRM, vous pouvez oublier de devoir les mettre à jour manuellement avec les informations obtenues à partir de vos réunions en ligne ! C'est aussi simple que d'ajouter votre conception de logo pour une expérience de marque complètement intégrée.

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10. Fournir des commentaires ciblés et opportuns

Pour que vos commentaires soient précieux et utiles, gardez-les ciblés et opportuns. 

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En ce qui concerne le ciblage, les commentaires doivent être personnalisés aux attentes de performance de l'individu, améliorant ainsi l'expérience d'intégration. Il doit également tenir compte du contexte pertinent et fournir des suggestions approfondies. Concevez vos commentaires de manière complète, en fournissant suffisamment d'informations pour assurer la clarté.

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En termes d' opportunité, il y a deux façons de fournir des commentaires. Dans certains cas, il est important de fournir une rétroaction immédiate après que le nouvel employé a pris une action spécifique. Cela peut impliquer de reconnaître leur progression ou d'offrir une assistance s'ils ne répondent pas aux attentes.

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Dans d'autres cas, les commentaires doivent être fournis après qu'une certaine période de temps s'est écoulée. Ces instances sont plus formelles et résument généralement les performances globales, l'expérience et la croissance de l'employé, revisitent les objectifs et les objectifs qui ont été fixés plus tôt, et créent un plan pour la progression future de l'employé. Pour rationaliser le processus, l'utilisation d'un logiciel d'examen de performance 360 peut être bénéfique. Il aide à obtenir les commentaires de différentes personnes pour voir ce que la personne fait bien et où elle peut s'améliorer.

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11. Demander des commentaires aux nouveaux employés 

C'est aussi votre devoir de recueillir les commentaires de vos employés nouvellement intégrés, ainsi que d'autres personnes impliquées dans le processus d'intégration.

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Pour recueillir efficacement les commentaires, il est recommandé de demander aux nouveaux employés leurs commentaires à des étapes pertinentes de leur parcours d'intégration. Attendre qu'ils aient pleinement complété une tâche garantit une évaluation plus complète et précise de leur expérience. 

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Le contexte des commentaires souhaités détermine également la méthode et la profondeur de la demande. Pour les expériences plus simples, les enquêtes rapides peuvent fournir des commentaires rapides et efficaces. Cependant, pour les expériences plus complexes et approfondies, des sessions d'enquête plus formelles ou des interactions peuvent être nécessaires.

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12. Améliorer continuellement vos efforts d'intégration

Vos processus d'intégration des employés doivent constamment évoluer et s'améliorer pour améliorer à la fois les expériences individuelles des employés et l'approche globale de l'intégration.

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Pour apporter des améliorations ciblées à vos processus d'intégration, vérifiez les données collectives de performance, les évaluations d'employés qualitatives et les commentaires des employés.

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Évaluez des métriques telles que la satisfaction des employés, le roulement volontaire, la satisfaction des nouveaux employés et les performances pour évaluer l'impact de vos pratiques d'intégration sur l'entreprise dans son ensemble.

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Notez quels employés restent à bord, et envisagez de résoudre tout perte involontaire d'employés à fort potentiel par des améliorations à vos processus d'intégration.

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Que vous apportiez des ajustements mineurs ou des changements importants à votre approche d'intégration, assurez-vous que ces modifications sont documentées dans votre base de connaissances interne. Cela permettra une amélioration continue et garantira que votre équipe suit régulièrement les meilleures pratiques.

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Conseils pour l'intégration à distance 

Même dans les grandes entreprises, les responsables RH ont souvent une charge de travail accablante à gérer. Ils passent une quantité importante de temps à rechercher les bonnes ressources, en particulier dans le contexte du travail à distance ou hybride, et au moment où le processus d'intégration des employés commence, ils sont épuisés. 

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Au lieu d'ajouter à leur épuisement en les obligeant à faire les choses à la manière traditionnelle, automatiser le processus peut réduire considérablement leur charge de travail.

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Un simple outil de flux de travail comme MeetGeek peut automatiser l'ensemble du processus d'intégration des employés du début à la fin. Comment ? Notre assistant virtuel de réunion IA permet à votre département RH de se concentrer sur le processus d'intégration réel, au lieu de passer d'innombrables heures à parcourir des piles de notes d'entrevue, de procès-verbaux de réunion et de dossiers de conversation. L'IA transforme les RH en rationalisant les tâches administratives comme l'intégration, permettant aux professionnels RH d'allouer plus de temps aux initiatives stratégiques et aux efforts d'engagement des employés.

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Voici comment vous pouvez tirer parti de MeetGeek pour votre programme d'intégration virtuelle :

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• Transfert de connaissances efficace : L'assistant peut enregistrer automatiquement toutes les réunions d'intégration et générer des transcriptions précises, afin que les nouveaux employés puissent examiner les discussions et les instructions pour assurer une compréhension claire de leurs rôles, responsabilités et tâches.
• Matériel de référence et d'étude facile: Les réunions enregistrées et les transcriptions servent de dépôt précieux d'informations qui peuvent être consultées pour des clarifications, des rafraîchissements, ou si des détails manqués du processus d'intégration.
• Flexibilité de l'intégration: L'intégration à distance ou hybride nécessite souvent de coordonner les réunions sur différents fuseaux horaires ou de s'adapter aux horaires individuels. Avec notre assistant virtuel de réunion IA, les nouveaux employés peuvent accéder aux enregistrements et aux transcriptions à leur convenance, leur permettant de ne pas manquer des informations importantes même s'ils ne peuvent pas assister à une réunion en direct.
• Examen facile et retour: Les superviseurs et les mentors peuvent examiner les enregistrements des réunions et les transcriptions pour fournir une rétroaction détaillée et des conseils aux nouveaux employés. Cela assure que le processus d'intégration est adapté aux besoins individuels et permet de résoudre les domaines spécifiques d'amélioration.
• Apprentissage continu: À mesure que les nouveaux employés progressent dans leurs rôles, ils peuvent revisiter les réunions enregistrées et les transcriptions pour rafraîchir leurs connaissances ou renforcer leur compréhension. 
• Analyse et perspectives: Les assistants de réunion alimentés par l'IA peuvent fournir des analyses et des perspectives sur l'efficacité des réunions, les niveaux de participation et les sujets fréquemment discutés. Ces informations peuvent être utilisées pour identifier les lacunes potentielles des connaissances dans le processus d'intégration et apporter des améliorations pour les futurs employés.

Liste de contrôle du processus d'intégration des employés

Voici les choses les plus importantes à retenir à chaque étape du processus d'intégration !

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Pré-intégration : premières impressions 

• Complétez la paperasse nécessaire pour le nouvel employé
• Établir des comptes en ligne pour le nouvel employé
• Planifiez des réunions d'introduction avec les collègues clés au cours des premières semaines du début du nouvel employé
• Planifiez une réunion d'intégration RH pour le premier jour du nouvel employé
• Planifiez la première tâche pour le nouvel employé
• Envoyez un e-mail de bienvenue qui inclut les détails de ce à quoi s'attendre, y compris les informations de réunion, et leur heure d'arrivée le premier jour
• Demandez s'ils ont d'autres questions
• Préparez et configurez le bureau, l'équipement et le kit de bienvenue du nouvel employé
• Assurez-vous que le compte de messagerie de l'entreprise est configuré pour le nouvel employé et transférez les invitations régulières des réunions d'équipe à ce sujet
• Rappelez le département de la date de début du nouvel employé par un message
• Ajoutez l'e-mail du nouvel employé aux listes de distribution pertinentes, et incluez son nouveau numéro de téléphone dans les listes de téléphones pertinentes
• Si ce n'est pas déjà fait, ajoutez les détails du nouvel employé au système HRIS

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Intégration le premier jour

• Assurez-vous qu'il y a une personne désignée prête à accueillir et à saluer le nouvel employé à son arrivée au bureau
• Fournissez au nouvel employé une visite complète du bureau et fournissez-lui les informations nécessaires concernant son horaire pour les jours initiaux
• Planifiez une réunion entre le nouvel employé et son superviseur pour les présenter à l'équipe et expliquer leur rôle
• Réservez du temps spécifiquement pour que le nouvel employé complète la paperasse nécessaire
• Arrangez une sortie au déjeuner pour le nouvel employé pour lui permettre de socialiser avec les membres clés de son équipe
• Allouez du temps pour que le nouvel employé configure son nouvel équipement, crée de nouveaux mots de passe, et accède à ses nouveaux comptes
• Menez une session d'intégration formelle avec le département RH, qui couvre les sujets tels que l'inscription aux avantages sociaux, les vacances et les politiques de l'entreprise, la structure organisationnelle de l'entreprise, la culture d'équipe, et un examen de la vision, de la mission et des valeurs de l'entreprise 

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Intégration la première semaine

• Arrangez les réunions de gestion régulière avec votre nouvel employé
• Définissez clairement les objectifs et les objectifs de performance pour les 3/6 premiers mois et l'année.
• Discutez des principaux projets auxquels ils seront impliqués au cours des 3 prochains mois
• Assignez des tâches de travail significatives pour les aider à commencer et à s'engager
• Fournissez une rétroaction rapide sur leurs tâches initiales et définissez les attentes de performance
• Planifiez des réunions d'introduction avec tous les départements de l'entreprise, pas seulement ceux avec lesquels ils travailleront étroitement
• Vérifiez régulièrement avec eux et résolvez les questions qu'ils pourraient avoir

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Intégration pour 30-60-90 jours

• Pour assurer une communication efficace, planifiez les réunions individuelles régulières
• Menez un suivi informel après 30 jours pour résoudre tous les problèmes immédiats, et un autre à 90 jours pour évaluer le progrès global
• Arrangez toute formation interne ou externe requise pour l'emploi
• Demandez les commentaires sur la procédure d'intégration pour l'améliorer pour les futurs employés.

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Améliorez votre processus d'intégration des employés dès aujourd'hui ! 

L'intégration des nouveaux employés n'a plus besoin d'être une lutte. Mais pour rationaliser l'ensemble du processus, vous devez modifier votre optique sur la question et l'aborder d'une perspective plus structurée et stratégique. 

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