Como Criar Itens de Ação Perfeitos + Exemplos

^{Fonte da imagem: wirestock em Freepik}

‍

É provável que você tenha criado itens de ação sem saber em mais de uma ocasião. É um processo simples, certo? Você tem uma tarefa, anota e depois a realiza. No entanto, é surpreendente que quase metade das tarefas em nossas listas de tarefas acabam inacabadas.

‍

Além do problema, no campo do gerenciamento de projetos, criar itens de ação é um processo muito mais exigente, pois é um sistema de várias etapas que requer atenção especial a várias coisas.

‍

Se precisar de ajuda para criar itens de ação perfeitos, leia este artigo, onde ensinamos tudo o que você precisa saber antes de começar a escrever!

‍

O que são itens de ação?

Os itens de ação são tarefas claramente definidas que devem ser concluídas, servindo como blocos de construção para projetos ou objetivos maiores e mais complexos. Cada item de ação recebe um proprietário e um prazo, e o proprietário é responsável por atualizar a equipe sobre o progresso ou quaisquer obstáculos encontrados.

‍

Para entender completamente o conceito de itens de ação, pense em todos os elementos necessários para realizar uma tarefa, desde o e-mail inicial que precisa ser enviado até a entrega final do produto ao cliente.

‍

Por exemplo, no decorrer do seu dia de trabalho, você pode anotar tarefas que precisa resolver depois de participar de reuniões ou receber instruções do seu gerente de projeto. Posteriormente, essas tarefas podem ser transformadas em itens acionáveis.

‍

Por que usar itens de ação?

Considerando que 44% de todos os projetos enfrentando atrasos ou permanecendo inacabados devido à comunicação ineficaz, a necessidade de um sistema confiável se torna óbvia. Os itens de ação fornecem uma solução ao promover comunicação, trabalho em equipe e coordenação eficientes.

Aqui estão os motivos mais importantes pelos quais você precisa deles!

‍

A. Garanta a produtividade da reunião

As reuniões só são eficazes se produzirem resultados. Se os membros da equipe saírem das reuniões confusos sobre as próximas etapas, você está fazendo isso errado. Os itens de ação não apenas fornecem à sua equipe um roteiro para o sucesso do projeto, mas também dão significado e continuidade às reuniões.

‍

Falando de produtividade de reuniões, evite o incômodo de ler infinitas notas de reunião para extrair as informações necessárias para projetar adequadamente seus itens de ação.

‍

Conheça o Geek é seu assistente pessoal de reuniões virtuais com IA que grava, transcreve, resume e analisa automaticamente suas reuniões, para que você nunca perca nada!

‍

A melhor parte? Nosso Destaques da reunião O recurso usa todas as palavras-chave fornecidas para extrair todos os itens de ação e pontos-chave de suas reuniões e os usa para personalizar o resumo da reunião da maneira que melhor lhe convier!

‍

B. Facilitar o gerenciamento de projetos

O gerenciamento eficaz da carga de trabalho da sua equipe permite que você avalie as tarefas contínuas da sua equipe e determine se ela tem a capacidade de lidar com o trabalho adicional.

‍

Para equipes que incluem trabalhadores horistas ou alocam trabalho com base em incrementos de tempo, como projetos de agências, acompanhar o progresso de cada item de ação se torna essencial. Isso permite que você gerencie com eficácia os recursos necessários para projetos futuros ou similares.

‍

C. Atribuir responsabilidade

Quando os itens de ação são visíveis e transparentes para todos os membros da equipe, fica claro quem é responsável por quê. Isso reduz qualquer confusão ou acusações e incentiva as pessoas a se apropriarem de suas ações.

‍

Além disso, os itens de ação fazem com que os membros da equipe busquem ativamente assistência ou esclarecimento quando necessário, já que ninguém gosta de ser a razão pela qual os projetos estagnam.

‍

D. Otimize o acompanhamento do progresso

Dividir um projeto em tarefas menores permite um melhor monitoramento do progresso. Isso ajudará você a avaliar se o projeto está se movendo em direção às metas pretendidas.

‍

Além disso, o rastreamento de itens de ação ajuda a determinar quais tarefas exigem atenção adicional, para que você possa priorizar e ajustar os prazos de acordo.

‍

Três abordagens para escrever itens de ação

Há várias abordagens que você pode escolher ao criar itens de ação. Abaixo, discutimos os mais populares.

‍

1. 3W's: Quem, o quê, quando

A estrutura 3W (Quem, O Que, Quando) é uma das formas mais simples de escrever itens de ação. Aqui estão as regras que você precisará seguir:

‍

• Quem deve ser sempre uma pessoa, você mesmo ou alguém designado para a tarefa
• O que deve sempre começar com um verbo ativo — evite a voz passiva!
• Quando deve sempre ser uma data que indica um prazo para a conclusão da tarefa

‍

Uma das principais vantagens da estrutura 3W é que os itens de ação podem ser escritos como uma única frase. Aqui estão alguns exemplos:

‍

• Liz deve enviar o relatório trimestral de recrutamento até 28 de novembro.
• Anthony agendará uma reunião com a equipe de vendas na quarta-feira, 16 de agosto.
• Peter exportará as últimas 3 reuniões da MeetGeek até nossa próxima reunião.

‍

2. GTD: Fazendo as coisas acontecerem

Embora o sistema de gerenciamento de vida profissional e pessoal do GTD não forneça uma definição específica para itens de ação, ele oferece uma estrutura abrangente para criá-los e implementá-los de forma eficaz.

‍

As cinco etapas do GTD — Capturar, Esclareça, Organizar, Reflita, e Envolva-se — serve como uma estrutura útil para gerenciar itens de ação do início ao fim:

‍

• Durante o Capturar etapa, você reúne todas as informações relevantes relacionadas às suas metas ou projetos. Isso envolve anotar ideias, resumir e-mails e criar listas de tarefas. Algumas dessas ideias acabarão se transformando em itens de ação.
• Na Esclareça estágio, você separa itens de ação de metas, ideias e projetos. É aqui que você atribui atributos específicos aos itens de ação para torná-los acionáveis.
• O Organizar O estágio é onde você categoriza ainda mais os itens de ação com atributos como prioridade, destinatário, datas de vencimento/conclusão e status. Isso ajuda você a organizar e priorizar com eficiência vários itens de ação.
• Durante o Reflita etapa, você revisa e atualiza seu sistema para avaliar o progresso do seu projeto com base em como os itens de ação são concluídos. Você avalia se está concluindo os itens de ação em um dia ou se eles precisam ser divididos em tarefas menores. Você também considera se há algum atributo não utilizado ou subutilizado que possa melhorar a eficiência.
• Na Envolva-se estágio, você age com base na confiança que seu sistema oferece. Com uma lista bem ordenada de itens de ação, você pode prosseguir com eficiência e realizar as tarefas uma por uma.

‍

3. Estrutura S.M.A.R.T.

A estrutura S.M.A.R.T. é frequentemente usada por gerentes de projeto para definir metas e objetivos. Embora as metas em si não sejam itens de ação, usar a abordagem S.M.A.R.T. pode ajudar a delinear seus itens de ação com mais eficiência.

‍

Aqui estão alguns atributos principais a serem considerados ao avaliar seus itens de ação usando os critérios S.M.A.R.T.:

‍

• Especificidade: Defina claramente qual ação específica precisa ser tomada por você ou por outra pessoa.
• Mensurabilidade: Embora nem sempre sejam necessários, os itens de ação geralmente se beneficiam de serem mensuráveis. Por exemplo, em vez de “Acompanhar clientes potenciais”, um item de ação mais mensurável poderia ser “Envie 20 e-mails para clientes potenciais hoje”.
• Atribuição: certifique-se de que cada item de ação possa ser atribuído a alguém. Se um item de ação não puder ser atribuído, ele pode não ser um item de ação verdadeiro.
• Realista: considere a escala de seus itens de ação. Se eles não puderem ser concluídos de forma realista em um dia, eles podem ser mais adequados como projetos compostos por vários itens de ação.
• Limite de tempo: inclua pelo menos um atributo de data, como “Data de vencimento” ou “Data de conclusão”, para estabelecer um cronograma claro para concluir o item de ação.

‍

7 etapas para criar itens de ação perfeitos

Independentemente da abordagem escolhida, aqui estão nossas sete etapas para garantir que você a implementará com sucesso.

‍

Etapa #1: Atribuir um título e um número de rastreamento para seus itens de ação

Cada item de ação deve ter um título claro e conciso que o descreva. Mantenha o título curto, pois você fornecerá mais detalhes na descrição. É uma boa ideia atribuir um número de rastreamento a cada item para facilitar o gerenciamento de tarefas, especialmente se você tiver uma quantidade significativa de itens de ação.

‍

Etapa #2: Estabeleça um nível de prioridade para cada item de ação

Às vezes, os membros da equipe recebem várias tarefas. No entanto, lembre-se de que a multitarefa pode, na verdade, dificultar a produtividade.

‍

Para evitar isso, é aconselhável atribuir níveis de prioridade, como baixa, médio, alto, ou urgente. Isso ajuda os membros da equipe a entender em qual tarefa específica eles precisam se concentrar primeiro, permitindo que gerenciem seu tempo com eficiência e dediquem sua energia às questões mais urgentes.

‍

Etapa #3: Defina prazos para cada item de ação

Ao criar itens de ação, você deve se lembrar de três datas específicas: a data de criação, a data estimada de conclusão e a data real de conclusão. É importante notar que nem todos os itens serão concluídos e alguns podem ser considerados “resolvidos”. Essas são tarefas que se tornaram desnecessárias e não precisam mais ser realizadas.

‍

Para garantir que todos entendam como seu trabalho se encaixa no panorama geral, é uma boa ideia começar a usar ferramentas de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso. Dessa forma, os funcionários poderão ver quanto tempo têm para concluir suas tarefas e entregar as entregas dentro do prazo.

‍

Etapa #4: Divida os itens em subtarefas

Antes de dividir qualquer tarefa complexa em subtarefas, analise minuciosamente o item de ação. Entenda seus requisitos, dependências e resultados esperados. Discuta o assunto com as pessoas presentes na reunião da equipe para reunir suas opiniões e perspectivas.

‍

Em seguida, identifique os principais resultados que precisam ser alcançados por meio do item de ação. Somente depois disso, você pode dividir o item de ação em etapas ou marcos principais.

‍

Essas etapas devem representar os estágios ou fases significativos necessários para concluir o item de ação com êxito. Dê cada passo importante e divida-o ainda mais em subtarefas menores e gerenciáveis. Não se esqueça de adicionar todas as subtarefas ao seu software de gerenciamento de projetos.

‍

Etapa #5: Designe um proprietário da tarefa para seus itens de ação

Atribua cada item de ação a um indivíduo ou equipe em particular para garantir que todos saiam da reunião com uma compreensão clara das próximas etapas. Essa prática não apenas elimina qualquer confusão sobre quem é responsável pelas tarefas do projeto, mas também capacita sua equipe e impulsiona a comunicação do projeto.

‍

Etapa #6: Crie uma breve descrição para cada item de ação

Ao listar itens de ação para funcionários, forneça descrições para cada tarefa. Isso ajuda a estabelecer expectativas claras e garante que os funcionários concluam cada tarefa de forma correta e eficiente.

‍

Uma abordagem útil é incluir uma frase concisa que capture a essência do item de ação. Para projetos complexos, você pode fornecer uma descrição mais abrangente da tarefa. Isso dará aos membros da equipe uma melhor compreensão da tarefa e aumentará sua motivação para concluí-la.

‍

Etapa #7: Adicionar uma seção para obter detalhes específicos

Não se esqueça de fornecer quaisquer informações ou recursos adicionais que o membro da equipe designado possa precisar para concluir a tarefa em tempo hábil. Isso pode incluir anexar documentos ou recursos relevantes para os membros da equipe usarem como referências. Observe que nem todas as tarefas exigirão isso.

‍

Automatize seus itens de ação com a MeetGeek

Criar itens de ação é essencial para o sucesso das reuniões de sua equipe, mas as coisas podem rapidamente se tornar um desafio para reuniões virtuais. Com tantas informações sendo repassadas, lembrar cada detalhe de suas conversas pode ser cansativo.

‍

Felizmente, Conheça o Geek está de costas para você. A MeetGeek não apenas permite que você esqueça de fazer anotações e armazenar manualmente as informações da reunião, mas nosso assistente virtual de reuniões com IA também detecta automaticamente qualquer item de ação por meio de seu Detecção de tarefas recurso.

‍

Isso elimina a necessidade de você escolher quais partes da conversa representam itens de ação e quais pertencem a categorias diferentes.

‍

O melhor de tudo é que você pode configurar fluxos de trabalho para atualizar automaticamente seu espaço de trabalho compartilhado com itens de ação. Dessa forma, todos os membros da equipe (mesmo aqueles que não puderam comparecer) podem estar na mesma página sem nenhum esforço adicional de sua parte.

Exemplos de itens de ação

Preparamos alguns exemplos que você pode usar como inspiração para sua próxima reunião. Confira abaixo!

‍

Itens de ação para sua equipe de marketing

Tarefa 1: Revise as postagens de mídia social para o Facebook

Proprietário da tarefa: Amelia Clarke

Nível de prioridade: Urgente

Data de vencimento: 12/11/23

Descrição da tarefa: Melhore o texto, mude a abordagem para uma mais amigável e revise as hashtags. Atualize os links para links abreviados.

‍

Itens de ação para equipes de vendas

Item de ação 1: Crie um workshop de treinamento de vendas

Proprietário da tarefa: Equipe de vendas

Nível de prioridade: Alto

Data de vencimento: 15/12/24

Descrição da tarefa: Desenvolva um workshop abrangente de treinamento de vendas para melhorar as habilidades e técnicas de vendas da equipe.

Sub-tarefas:

• Aborde tópicos como prospecção, tratamento de objeções, técnicas de fechamento e gerenciamento de relacionamento com o cliente.
• Inclua atividades interativas, exercícios de RPG e estudos de caso da vida real para tornar o treinamento envolvente e prático.
• Coordene com as partes interessadas relevantes, como gerentes de vendas e especialistas no assunto, para garantir que o conteúdo do workshop esteja alinhado às metas e objetivos de vendas da organização.
• Configure o local do workshop, providencie os materiais e recursos necessários e agende as sessões de treinamento.
• Avalie a eficácia do workshop por meio de avaliações pré e pós-treinamento e colete feedback dos participantes para melhoria contínua.

‍

Itens de ação para departamentos de RH

Item de ação 1: Atualizar o manual do funcionário

Proprietário da tarefa: Andrew Harding

Nível de prioridade: Médio

Data de vencimento: 15/12/22

Descrição da tarefa: Revise e revise todas as seções do manual do funcionário para garantir a conformidade com as leis trabalhistas atuais e as políticas da empresa. Atualize todas as informações desatualizadas, adicione novas seções conforme necessário e garanta uma linguagem clara e concisa por toda parte. Obtenha as aprovações necessárias e distribua o manual atualizado para todos os funcionários.

‍

Itens de ação para desenvolvedores de software

Item de ação 1: Otimize o desempenho do software para aplicativos móveis

Proprietário da tarefa: Evan Smith

Nível de prioridade: Alto

Data de vencimento: 12/11/22

Descrição da tarefa: analise o código e identifique áreas para otimização no aplicativo móvel. Implemente mudanças para melhorar o desempenho geral e a experiência do usuário. Teste o aplicativo em vários dispositivos e garanta uma funcionalidade suave. Documente as otimizações feitas para referência futura.

‍

Comece a criar itens de ação perfeitos hoje mesmo!

Você está pronto para abandonar o ciclo vicioso de reuniões improdutivas e começar a escrever itens de ação que trarão resultados? MeetGeek está aqui para você!

‍

Experimente a MeetGeek gratuitamente para automatizar a criação de itens de ação e tirar o máximo proveito de suas reuniões!

‍