Cómo crear objetos de acción impecables + ejemplos

^{Fuente de la imagen: stock de cables en Freepik}

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Lo más probable es que hayas creado objetos de acción sin saberlo en más de una ocasión. Es un proceso sencillo, ¿verdad? Tienes una tarea, la anotas y luego la terminas. Sin embargo, es sorprendente que casi la mitad de las tareas en nuestras listas de tareas pendientes terminan sin terminar.

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Para agravar el problema, en el ámbito de la gestión de proyectos, la creación de elementos de acción es un proceso mucho más exigente, ya que se trata de un sistema de varios pasos que requiere una atención especial en varias cosas.

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Si necesitas ayuda para crear objetos de acción impecables, lee este artículo, ¡donde te enseñamos todo lo que necesitas saber antes de empezar a escribir!

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¿Qué son los elementos de acción?

Los elementos de acción son tareas claramente definidas que deben completarse y que sirven como componentes básicos para proyectos u objetivos más grandes y complejos. A cada elemento de acción se le asigna un propietario y una fecha límite, y el propietario es responsable de informar al equipo sobre el progreso o cualquier obstáculo encontrado.

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Para comprender completamente el concepto de elementos de acción, piense en todos los elementos necesarios para realizar una tarea, desde el correo electrónico inicial que debe enviarse hasta la entrega final del producto al cliente.

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Por ejemplo, a lo largo de tu jornada laboral, puedes anotar las tareas que tienes que abordar después de asistir a las reuniones o recibir instrucciones de tu jefe de proyecto. Estas tareas pueden transformarse más adelante en elementos procesables.

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¿Por qué usar objetos de acción?

Teniendo en cuenta que 44% de todos los proyectos si sufren retrasos o quedan sin terminar debido a una comunicación ineficaz, se hace evidente la necesidad de un sistema fiable. Los elementos de acción proporcionan una solución al promover la comunicación, el trabajo en equipo y la coordinación eficientes.

¡Estas son las razones más importantes por las que los necesita!

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A. Garantizar la productividad de las reuniones

Las reuniones solo son eficaces si arrojan resultados. Si los miembros del equipo abandonan las reuniones confundidos con respecto a sus próximos pasos, lo estás haciendo mal. Los elementos de acción no solo proporcionan a tu equipo una hoja de ruta para el éxito del proyecto, sino que también dan sentido y continuidad a las reuniones.

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Hablando de productividad de reuniones, ahórrese la molestia de revisar interminables notas de reuniones para extraer la información que necesita para diseñar correctamente sus elementos de acción.

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¿La mejor parte? ¿Nuestra? Puntos destacados de la reunión La función utiliza las palabras clave que le proporciones para extraer todos los elementos de acción y puntos clave de tus reuniones, ¡y las usa para personalizar el resumen de la reunión de la manera que más te convenga!

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B. Facilitar la gestión de proyectos

La gestión eficaz de la carga de trabajo de su equipo le permite evaluar las tareas en curso de su equipo y determinar si tienen la capacidad de gestionar el trabajo adicional.

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Para los equipos que se componen de trabajadores por hora o que asignan el trabajo en función de incrementos de tiempo, como los proyectos de las agencias, es esencial hacer un seguimiento del progreso de cada elemento de acción. Esto le permite administrar de manera eficaz los recursos necesarios para proyectos futuros o similares. Para racionalizar aún más la gestión de proyectos y mejorar la planificación de la capacidad, teniendo en cuenta subcontratación del desarrollo de startups puede ser un movimiento estratégico que permita a su empresa aprovechar la experiencia y la tecnología externas para escalar las operaciones de manera eficiente.

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C. Asignar responsabilidades

Cuando los elementos de acción son visibles y transparentes para todos los miembros del equipo, queda claro quién es responsable de qué. Esto reduce cualquier confusión o señalamiento con el dedo y alienta a las personas a asumir la responsabilidad de sus acciones.

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Además, los elementos de acción incitan a los miembros del equipo a buscar activamente ayuda o aclaraciones cuando es necesario, ya que a nadie le gusta ser la razón por la que los proyectos se estancan.

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D. Optimizar el seguimiento del progreso

Dividir un proyecto en tareas más pequeñas permite un mejor seguimiento del progreso. Esto le ayudará a evaluar si el proyecto avanza hacia los objetivos previstos.

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Además, el seguimiento de los elementos de acción le ayuda a determinar qué tareas requieren atención adicional, de modo que puede priorizar y ajustar los plazos en consecuencia.

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Tres enfoques para escribir elementos de acción

Hay varios enfoques entre los que puede elegir al crear elementos de acción. A continuación, analizamos los más populares.

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1. 3W: quién, qué, cuándo

El marco 3W (quién, qué, cuándo) es una de las formas más sencillas de escribir elementos de acción. Estas son las reglas que tendrás que seguir:

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• Quién siempre debe ser una persona, ya sea usted o alguien asignado a la tarea
• Qué siempre debe comenzar con un verbo activo, ¡evite la voz pasiva!
• Cuándo siempre debe ser una fecha que indique una fecha límite para completar la tarea

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Una de las principales ventajas del marco 3W es que los elementos de acción se pueden escribir como una sola oración. Estos son algunos ejemplos:

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• Liz debería enviar el informe trimestral de contratación antes del 28 de noviembre.
• Anthony programará una reunión con el equipo de ventas el miércoles 16 de agosto.
• Peter exportará las últimas 3 reuniones de MeetGeek antes de nuestra próxima reunión.

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2. GTD: Hacer las cosas

Si bien el sistema de gestión de la vida laboral y personal de GTD no proporciona una definición específica de los elementos de acción, ofrece un marco integral para crearlos e implementarlos de manera efectiva.

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Los cinco pasos de GTD — Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexiona, y Participar — sirven como una estructura útil para gestionar los elementos de acción de principio a fin:

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• Durante el Capturar En esta etapa, recopilas toda la información relevante relacionada con tus objetivos o proyectos. Esto implica anotar ideas, resumir correos electrónicos y crear listas de tareas. Algunas de estas ideas eventualmente se convertirán en elementos de acción.
• En el Aclarar En el escenario, separas los elementos de acción de los objetivos, las ideas y los proyectos. Aquí es donde asignas a los elementos de acción atributos específicos para que sean procesables.
• El Organizar La etapa es donde se clasifican aún más los elementos de acción con atributos como la prioridad, el cesionario, las fechas de vencimiento/finalización y el estado. Esto le ayuda a organizar y priorizar de manera eficiente varios elementos de acción.
• Durante el Reflexiona En esta etapa, revisas y actualizas tu sistema para evaluar el progreso de tu proyecto en función de cómo se completan los elementos de acción. Tú evalúas si estás completando las acciones en un día o si es necesario dividirlas en tareas más pequeñas. También tienes en cuenta si hay algún atributo no utilizado o subutilizado que pueda mejorar la eficiencia.
• En el Participar etapa, usted toma medidas en función de la confianza que le brinda su sistema. Con una lista bien ordenada de elementos de acción, puede proceder de manera eficiente y abordar las tareas una por una.

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3. Marco S.M.A.R.T.

Los gerentes de proyectos suelen utilizar el marco S.M.A.R.T. para establecer metas y objetivos. Si bien las metas en sí mismas no son elementos de acción, el uso del enfoque S.M.A.R.T. puede ayudar a delinear los elementos de acción de manera más efectiva.

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Estos son algunos de los atributos clave que debes tener en cuenta al evaluar tus objetos de acción con los criterios S.M.A.R.T.:

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• Especificidad: Defina claramente qué medidas específicas debe tomar usted o alguien más.
• Medibilidad: Si bien no siempre son necesarios, los elementos de acción suelen beneficiarse de ser mensurables. Por ejemplo, en lugar de «Hacer un seguimiento de los clientes potenciales», una medida más medible podría ser «Envía 20 correos electrónicos a los clientes potenciales hoy mismo».
• Asignabilidad: Asegúrese de que cada elemento de acción se pueda asignar a alguien. Si no se puede asignar un elemento de acción, es posible que no sea un elemento de acción real.
• Realista: Considera la escala de tus objetos de acción. Si, de manera realista, no se pueden completar en un día, puede que sean más adecuados como proyectos compuestos por varios elementos de acción.
• Con límite de tiempo: incluye al menos un atributo de fecha, como «Fecha límite» o «Fecha de finalización», para establecer un cronograma claro para completar el elemento de acción.

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7 pasos para crear objetos de acción impecables

Independientemente del enfoque que elija, estos son nuestros siete pasos para garantizar que lo implementará correctamente.

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Paso #1: Asigne un título y un número de seguimiento a sus elementos de acción

Cada elemento de acción debe tener un título claro y conciso que lo describa. Mantén el título breve, ya que proporcionarás más detalles en la descripción. Es una buena idea asignar un número de seguimiento a cada elemento para facilitar la administración de las tareas, especialmente si tienes una cantidad significativa de elementos de acción.

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Paso #2: Establecer un nivel de prioridad para cada elemento de acción

A veces, a los miembros del equipo se les asignan varias tareas. Sin embargo, ten en cuenta que la multitarea en realidad puede obstaculizar la productividad.

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Para evitarlo, es recomendable asignar niveles de prioridad como baja, mediano, alto, o urgente. Esto ayuda a los miembros del equipo a entender en qué tarea específica deben centrarse primero, lo que les permite administrar su tiempo de manera eficiente y dedicar su energía a los problemas más urgentes.

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Paso #3: Establecer fechas límite para cada elemento de acción

Al crear objetos de acción, debes recordar tres fechas específicas: la fecha de creación, la fecha estimada de finalización y la fecha real de finalización. Vale la pena señalar que no todos los objetos se completarán y, en cambio, algunos pueden considerarse «resueltos». Se trata de tareas que se han vuelto innecesarias y que ya no es necesario realizar.

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Para garantizar que todos entiendan cómo su trabajo encaja en el panorama general, es una buena idea empezar a usar herramientas de gestión de proyectos para hacer un seguimiento del progreso. De esta forma, los empleados podrán ver la cantidad de tiempo que tienen para completar sus tareas y entregar las entregas a tiempo.

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Paso #4: Divida los elementos en subtareas

Antes de dividir cualquier tarea compleja en subtareas, analice minuciosamente el elemento de acción. Comprenda sus requisitos, dependencias y resultados esperados. Discútalo con las personas que asistirán a la reunión del equipo para recopilar sus opiniones y puntos de vista.

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Luego, proceda a identificar los entregables clave que deben lograrse a través del elemento de acción. Solo después de eso, puede desglosar el elemento de acción en pasos o hitos principales.

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Estos pasos deben representar las etapas o fases importantes necesarias para completar correctamente el elemento de acción. Da cada paso principal y divídelo en subtareas más pequeñas y manejables. No olvides añadir todas las subtareas a tu software de gestión de proyectos.

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Paso #5: Designe un propietario de la tarea para sus elementos de acción

Asigne cada elemento de acción a una persona o equipo en particular para asegurarse de que todos se despiertan de la reunión con una comprensión clara de los próximos pasos. Esta práctica no solo elimina cualquier confusión sobre quién es responsable de las tareas del proyecto, sino que también empodera al equipo e impulsa la comunicación del proyecto.

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Paso #6: Crea una descripción breve para cada elemento de acción

Al enumerar los elementos de acción para los empleados, proporciona descripciones para cada tarea. Esto ayuda a establecer expectativas claras y garantiza que los empleados completen cada tarea de manera correcta y eficiente.

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Un enfoque útil es incluir una oración concisa que capture la esencia del elemento de acción. Para hacerlo sin problemas, puede utilizar el Acortador de frases AI para llegar rápidamente a una oración dulce pero concisa. Para proyectos complejos, puede proporcionar una descripción más completa de la tarea. Esto permitirá a los miembros del equipo comprender mejor la tarea y aumentar su motivación para completarla.

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Paso #7: Agrega una sección para detalles específicos

No olvides proporcionar cualquier información o recurso adicional que el miembro del equipo asignado pueda necesitar para completar la tarea de manera oportuna. Esto puede incluir adjuntar documentos o recursos relevantes para que los miembros del equipo los usen como referencias. Ten en cuenta que no todas las tareas lo requerirán.

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Automatice sus elementos de acción con MeetGeek

La creación de elementos de acción es esencial para el éxito de las reuniones de equipo, pero las cosas pueden convertirse rápidamente en un desafío para las reuniones virtuales. Con tanta información que se transmite, recordar cada detalle de las conversaciones puede resultar agotador.

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Por suerte, Conoce a Geek te apoya. MeetGeek no solo te permite olvidarte de tomar notas de las reuniones y almacenar manualmente la información de las reuniones, sino que nuestro asistente de reuniones virtual con IA también detecta automáticamente cualquier elemento a tomar en cuenta a través de su Detección de tareas función.

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Esto elimina la necesidad de elegir qué partes de la conversación representan elementos de acción y cuáles pertenecen a diferentes categorías.

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Lo que es aún mejor es que puedes configurar flujos de trabajo para actualizar automáticamente tus espacio de trabajo compartido con elementos de acción. De esta forma, todos los miembros del equipo (incluso los que no pudieron asistir) pueden estar en sintonía sin ningún esfuerzo adicional por tu parte.

Ejemplos de elementos de acción

Hemos preparado algunos ejemplos que puede utilizar como inspiración para su próxima reunión. ¡Échales un vistazo a continuación!

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Elementos de acción para su equipo de marketing

Tarea 1: Revisa las publicaciones de redes sociales para Facebook

Propietario de la tarea: Amelia Clarke

Nivel de prioridad: Urgente

Fecha límite: 11/12/23

Descripción de la tarea: Mejora la redacción, cambia el enfoque por uno más amigable y revisa los hashtags. Actualiza los enlaces para que sean más cortos.

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Elementos de acción para equipos de ventas

Elemento de acción 1: Crea un taller de capacitación en ventas

Propietario de la tarea: Equipo de ventas

Nivel de prioridad: Alto

Fecha límite: 12/15/24

Descripción de la tarea: Desarrolle un taller integral de capacitación en ventas para mejorar las habilidades y técnicas de venta del equipo.

Subtareas:

• Cubra temas como la prospección, la gestión de objeciones, las técnicas de cierre y la gestión de las relaciones con los clientes.
• Incluya actividades interactivas, ejercicios de juego de roles y estudios de casos reales para que la capacitación sea atractiva y práctica.
• Coordine con las partes interesadas pertinentes, como los gerentes de ventas y los expertos en la materia, para garantizar que el contenido del taller se alinee con las metas y objetivos de ventas de la organización.
• Configure el lugar del taller, organice los materiales y recursos necesarios y programe las sesiones de capacitación.
• Evalúe la eficacia del taller mediante evaluaciones previas y posteriores a la capacitación y recopile los comentarios de los participantes para una mejora continua.

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Elementos de acción para los departamentos de recursos humanos

Elemento de acción 1: Actualizar el manual del empleado

Propietario de la tarea: Andrew Harding

Nivel de prioridad: Medio

Fecha límite: 15/12/22

Descripción de la tarea: Revise y revise todas las secciones del manual del empleado para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales actuales y las políticas de la empresa. Actualice la información desactualizada, añada nuevas secciones según sea necesario y asegúrese de que todo esté redactado de forma clara y concisa. Obtenga las aprobaciones necesarias y distribuya el manual actualizado a todos los empleados.

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Elementos de acción para desarrolladores de software

Elemento de acción 1: Optimice el rendimiento del software para aplicaciones móviles

Propietario de la tarea: Evan Smith

Nivel de prioridad: Alto

Fecha límite: 11/12/22

Descripción de la tarea: Analice el código e identifique las áreas de optimización en la aplicación móvil. Implemente cambios para mejorar el rendimiento general y la experiencia del usuario. Pruebe la aplicación en varios dispositivos y asegúrese de que funcione sin problemas. Documente las optimizaciones realizadas para consultarlas en el futuro.

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¡Empieza a crear objetos de acción impecables hoy mismo!

¿Estás listo para abandonar el círculo vicioso de reuniones improductivas y empezar a escribir acciones que generen resultados? ¡MeetGeek está aquí para ti!

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