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Il y a de fortes chances que vous ayez déjà rédigé des points d’action sans le savoir, et plus d’une fois. Le processus est simple, n’est-ce pas ? Vous avez une tâche, vous la notez, puis vous l’accomplissez. Pourtant, il est surprenant de constater que près de la moitié des tâches de nos listes de choses à faire restent inachevées.
Pour ne rien arranger, en gestion de projet, la création de points d’action est un processus bien plus exigeant, car il s’agit d’un système en plusieurs étapes qui demande une attention particulière à plusieurs aspects.
Si vous avez besoin d’aide pour créer des points d’action impeccables, lisez cet article : nous vous y expliquons tout ce qu’il faut savoir avant de commencer à rédiger !
Que Sont les Points d’Action ?
Les points d’action sont des tâches clairement définies qui doivent être accomplies et qui servent de briques de base à des projets ou objectifs plus vastes et plus complexes. Chaque point d’action se voit attribuer un responsable et une échéance, et ce responsable est chargé d’informer l’équipe de l’avancement ou des obstacles rencontrés.
Pour bien saisir le concept de point d’action, pensez à tout ce qui est nécessaire pour accomplir une tâche, du premier e-mail à envoyer jusqu’à la livraison finale du produit au client.
Par exemple, au cours de votre journée de travail, vous notez peut-être des tâches à traiter après avoir assisté à des réunions ou reçu des instructions de votre chef de projet. Ces tâches peuvent ensuite être transformées en points d’action.
Pourquoi Utiliser des Points d’Action ?
Sachant que 44 % des projets prennent du retard ou restent inachevés à cause d’une communication inefficace, le besoin d’un système fiable devient évident. Les points d’action apportent une solution en favorisant une communication, un travail d’équipe et une coordination efficaces.
Voici les principales raisons pour lesquelles vous en avez besoin !
A. Garantir la Productivité des Réunions
Les réunions ne sont efficaces que si elles produisent des résultats. Si les membres de l’équipe quittent une réunion sans savoir quelles sont leurs prochaines étapes, c’est que quelque chose ne va pas. Non seulement les points d’action offrent à votre équipe une feuille de route vers la réussite du projet, mais ils donnent aussi du sens et de la continuité aux réunions.
À propos de productivité des réunions, épargnez-vous la corvée de parcourir d’interminables notes de réunion pour en extraire les informations nécessaires à la bonne conception de vos points d’action.
MeetGeek est votre assistant de réunion virtuel personnel, basé sur l’IA, qui enregistre, transcrit, résume et analyse automatiquement vos réunions, pour que rien ne vous échappe !
Le meilleur dans tout ça ? Notre fonctionnalité Meeting Highlights utilise les mots-clés que vous lui fournissez pour extraire tous les points d’action et les points clés de vos réunions, puis s’en sert pour personnaliser votre résumé de réunion de la façon qui vous convient le mieux !
B. Faciliter la Gestion de Projet
Bien gérer la charge de travail de votre équipe vous permet d’évaluer ses tâches en cours et de déterminer si elle a la capacité de prendre en charge du travail supplémentaire.
Pour les équipes qui comptent des salariés rémunérés à l’heure ou qui répartissent le travail par tranches de temps, comme dans les projets d’agence, le suivi de l’avancement de chaque point d’action devient essentiel. Il vous permet de gérer efficacement les ressources nécessaires aux projets futurs ou similaires. Pour simplifier davantage la gestion de projet et améliorer la planification des capacités, envisager d’externaliser le développement de votre startup peut être un choix stratégique, qui permet à votre entreprise de s’appuyer sur une expertise et des technologies externes pour faire évoluer ses activités efficacement.
C. Attribuer les Responsabilités
Lorsque les points d’action sont visibles et transparents pour tous les membres de l’équipe, chacun sait clairement qui est responsable de quoi. Cela limite la confusion et les accusations mutuelles, et encourage chacun à assumer la responsabilité de ses actions.
De plus, les points d’action incitent les membres de l’équipe à demander activement de l’aide ou des précisions en cas de besoin, car personne n’aime être celui par qui les projets stagnent.
D. Optimiser le Suivi de l’Avancement
Diviser un projet en tâches plus petites permet de mieux suivre son avancement. Vous pourrez ainsi évaluer si le projet progresse vers les objectifs fixés.
En outre, le suivi des points d’action vous aide à repérer les tâches qui demandent une attention supplémentaire, afin de définir les priorités et d’ajuster les échéances en conséquence.
Trois Approches pour Rédiger des Points d’Action
Plusieurs approches s’offrent à vous pour créer des points d’action. Nous présentons ci-dessous les plus répandues.
1. Les 3W : Who, What, When (Qui, Quoi, Quand)
La méthode des 3W (Who, What, When, soit Qui, Quoi, Quand) est l’une des façons les plus simples de rédiger des points d’action. Voici les règles à suivre :
- Qui (Who) doit toujours être une personne, vous-même ou quelqu’un à qui la tâche est attribuée
- Quoi (What) doit toujours commencer par un verbe d’action : évitez la voix passive !
- Quand (When) doit toujours être une date qui indique l’échéance de réalisation de la tâche
L’un des principaux avantages de la méthode des 3W est que les points d’action peuvent tenir en une seule phrase. Voici quelques exemples :
- Liz doit envoyer le rapport trimestriel de recrutement d’ici le 28 novembre.
- Anthony planifiera une réunion avec l’équipe commerciale le mercredi 16 août.
- Peter exportera les 3 dernières réunions de MeetGeek d’ici notre prochaine réunion.
2. GTD : Getting Things Done
Si le système GTD de gestion de la vie professionnelle et personnelle ne donne pas de définition précise des points d’action, il offre un cadre complet pour les créer et les mettre en œuvre efficacement.
Les cinq étapes de GTD, Capturer, Clarifier, Organiser, Réfléchir et Agir, constituent une structure utile pour gérer les points d’action du début à la fin :
- Pendant l’étape Capturer, vous rassemblez toutes les informations pertinentes liées à vos objectifs ou à vos projets. Il s’agit de noter des idées, de résumer des e-mails et de créer des listes de tâches. Certaines de ces idées finiront par devenir des points d’action.
- À l’étape Clarifier, vous distinguez les points d’action des objectifs, des idées et des projets. C’est là que vous donnez aux points d’action des attributs précis pour les rendre réalisables.
- L’étape Organiser consiste à classer plus finement les points d’action à l’aide d’attributs tels que la priorité, la personne responsable, les dates d’échéance et d’exécution, et le statut. Vous pouvez ainsi organiser et hiérarchiser efficacement plusieurs points d’action.
- Pendant l’étape Réfléchir, vous passez en revue et mettez à jour votre système pour évaluer l’avancement de votre projet en fonction de la réalisation des points d’action. Vous vérifiez si vous terminez les points d’action en une journée ou s’ils doivent être découpés en tâches plus petites. Vous vous demandez aussi s’il existe des attributs inutilisés ou sous-exploités qui pourraient améliorer l’efficacité.
- À l’étape Agir, vous passez à l’action en vous appuyant sur la confiance que vous donne votre système. Avec une liste de points d’action bien ordonnée, vous pouvez avancer efficacement et traiter les tâches une par une.
3. La Méthode S.M.A.R.T.
La méthode S.M.A.R.T. est souvent utilisée par les chefs de projet pour fixer des buts et des objectifs. Même si les objectifs ne sont pas en eux-mêmes des points d’action, l’approche S.M.A.R.T. peut vous aider à définir vos points d’action plus efficacement.
Voici quelques attributs clés à prendre en compte pour évaluer vos points d’action selon les critères S.M.A.R.T. :
- Spécifique : définissez clairement l’action précise que vous ou quelqu’un d’autre devez entreprendre.
- Mesurable : même si ce n’est pas toujours nécessaire, les points d’action gagnent souvent à être mesurables. Par exemple, au lieu de « Relancer les prospects », un point d’action plus mesurable pourrait être « Envoyer 20 e-mails à des prospects aujourd’hui ».
- Attribuable : assurez-vous que chaque point d’action peut être attribué à quelqu’un. Si un point d’action ne peut pas être attribué, ce n’est peut-être pas un véritable point d’action.
- Réaliste : tenez compte de l’ampleur de vos points d’action. S’ils ne peuvent pas raisonnablement être terminés en une journée, mieux vaut peut-être en faire des projets composés de plusieurs points d’action.
- Temporellement défini : incluez au moins un attribut de date, par exemple une « date d’échéance » ou une « date d’exécution », afin de fixer un calendrier clair pour la réalisation du point d’action.
7 Étapes pour Créer des Points d’Action Impeccables
Quelle que soit l’approche choisie, voici nos sept étapes pour la mettre en œuvre avec succès.
Étape 1 : Attribuer un Titre et un Numéro de Suivi à Vos Points d’Action
Chaque point d’action doit avoir un titre clair et concis qui le décrit. Le titre doit rester court, puisque vous donnerez plus de détails dans la description. Il est judicieux d’attribuer un numéro de suivi à chaque point pour faciliter la gestion des tâches, surtout si vous avez un grand nombre de points d’action.
Étape 2 : Définir un Niveau de Priorité pour Chaque Point d’Action
Il arrive que les membres de l’équipe se voient attribuer plusieurs tâches. Gardez toutefois à l’esprit que le multitâche peut en réalité nuire à la productivité.
Pour l’éviter, il est conseillé d’attribuer des niveaux de priorité tels que faible, moyenne, élevée ou urgente. Les membres de l’équipe comprennent ainsi sur quelle tâche se concentrer en premier, ce qui leur permet de gérer leur temps efficacement et de consacrer leur énergie aux questions les plus pressantes.
Étape 3 : Fixer une Échéance pour Chaque Point d’Action
Lorsque vous rédigez des points d’action, vous devez retenir trois dates précises : la date de création, la date d’achèvement estimée et la date d’achèvement réelle. Notez que tous les points d’action ne seront pas terminés et que certains pourront plutôt être considérés comme « résolus ». Il s’agit de tâches devenues inutiles, dont il n’est plus nécessaire de s’occuper.
Pour que chacun comprenne comment son travail s’inscrit dans l’ensemble, il est judicieux de commencer à utiliser des outils de gestion de projet pour suivre l’avancement. Les collaborateurs pourront ainsi voir le temps dont ils disposent pour accomplir leurs missions et remettre leurs livrables dans les délais.
Étape 4 : Décomposer les Points d’Action en Sous-Tâches
Avant de décomposer une tâche complexe en sous-tâches, analysez le point d’action en profondeur. Comprenez ses exigences, ses dépendances et les résultats attendus. Discutez-en avec les personnes présentes à la réunion d’équipe pour recueillir leurs contributions et leurs points de vue.
Identifiez ensuite les principaux livrables que le point d’action doit permettre d’obtenir. Ce n’est qu’après cela que vous pourrez décomposer le point d’action en grandes étapes ou en jalons.
Ces étapes doivent correspondre aux phases importantes nécessaires pour mener à bien le point d’action. Reprenez chaque grande étape et décomposez-la à son tour en sous-tâches plus petites et faciles à gérer. N’oubliez pas d’ajouter toutes les sous-tâches à votre logiciel de gestion de projet.
Étape 5 : Désigner un Responsable pour Vos Points d’Action
Attribuez chaque point d’action à une personne ou à une équipe précise, afin que chacun quitte la réunion en sachant clairement quelles sont les prochaines étapes. Non seulement cette pratique élimine toute confusion sur la responsabilité des tâches du projet, mais elle responsabilise aussi votre équipe et améliore la communication autour du projet.
Étape 6 : Rédiger une Courte Description pour Chaque Point d’Action
Lorsque vous dressez la liste des points d’action destinés aux collaborateurs, fournissez une description pour chaque tâche. Cela permet de fixer des attentes claires et garantit que les collaborateurs accomplissent chaque tâche correctement et efficacement.
Une bonne méthode consiste à inclure une phrase concise qui résume l’essentiel du point d’action. Pour y parvenir facilement, vous pouvez utiliser un raccourcisseur de phrases par IA pour obtenir rapidement une phrase à la fois agréable et concise. Pour les projets complexes, vous pouvez fournir une description plus complète de la tâche. Les membres de l’équipe la comprendront mieux et seront plus motivés pour l’accomplir.
Étape 7 : Ajouter une Section pour les Détails Spécifiques
N’oubliez pas de fournir toute information ou ressource supplémentaire dont le membre de l’équipe désigné pourrait avoir besoin pour accomplir la tâche dans les délais. Vous pouvez par exemple joindre des documents ou des ressources utiles qui serviront de référence aux membres de l’équipe. Notez que toutes les tâches ne l’exigent pas.
Automatisez Vos Points d’Action avec MeetGeek
Créer des points d’action est essentiel à la réussite de vos réunions d’équipe, mais les choses peuvent vite se compliquer lors des réunions virtuelles. Avec autant d’informations échangées, se souvenir de chaque détail de vos conversations peut être épuisant.
Heureusement, MeetGeek est là pour vous. Non seulement MeetGeek vous dispense de prendre des notes et de stocker manuellement les informations de vos réunions, mais notre assistant de réunion virtuel basé sur l’IA détecte aussi automatiquement tous les points d’action grâce à sa fonctionnalité Task Detection (détection des tâches).
Vous n’avez donc plus à trier vous-même les parties de la conversation qui constituent des points d’action et celles qui relèvent d’autres catégories.
Mieux encore, vous pouvez configurer des workflows pour mettre à jour automatiquement votre espace de travail partagé avec les points d’action. Ainsi, tous les membres de l’équipe (même ceux qui n’ont pas pu participer) disposent des mêmes informations, sans aucun effort supplémentaire de votre part.
Exemples de Points d’Action
Nous avons préparé quelques exemples dont vous pouvez vous inspirer pour votre prochaine réunion. Découvrez-les ci-dessous !
Points d’Action pour Votre Équipe Marketing
Tâche 1 : Réviser les publications sur les réseaux sociaux pour Facebook
Responsable de la tâche : Amelia Clarke
Niveau de priorité : Urgente
Date d’échéance : 11/12/23
Description de la tâche : Améliorer la formulation, adopter une approche plus conviviale et revoir les hashtags. Remplacer les liens par des liens raccourcis.
Points d’Action pour les Équipes Commerciales
Point d’action 1 : Créer un atelier de formation à la vente
Responsable de la tâche : Équipe commerciale
Niveau de priorité : Élevée
Date d’échéance : 12/15/24
Description de la tâche : Élaborer un atelier complet de formation à la vente pour améliorer les compétences et les techniques de vente de l’équipe.
Sous-tâches :
- Aborder des sujets tels que la prospection, le traitement des objections, les techniques de conclusion et la gestion de la relation client.
- Inclure des activités interactives, des jeux de rôle et des études de cas réels pour rendre la formation stimulante et concrète.
- Se coordonner avec les parties prenantes concernées, comme les responsables commerciaux et les experts du domaine, pour s’assurer que le contenu de l’atelier correspond aux buts et objectifs commerciaux de l’organisation.
- Préparer le lieu de l’atelier, prévoir le matériel et les ressources nécessaires, et planifier les sessions de formation.
- Évaluer l’efficacité de l’atelier au moyen d’évaluations avant et après la formation, et recueillir les retours des participants dans une logique d’amélioration continue.
Points d’Action pour les Services RH
Point d’action 1 : Mettre à jour le manuel du salarié
Responsable de la tâche : Andrew Harding
Niveau de priorité : Moyenne
Date d’échéance : 12/15/22
Description de la tâche : Relire et réviser toutes les sections du manuel du salarié pour garantir leur conformité avec le droit du travail en vigueur et les politiques de l’entreprise. Mettre à jour les informations obsolètes, ajouter de nouvelles sections si nécessaire et veiller à un langage clair et concis dans tout le document. Obtenir les validations nécessaires et distribuer le manuel mis à jour à tous les salariés.
Points d’Action pour les Développeurs de Logiciels
Point d’action 1 : Optimiser les performances logicielles de l’application mobile
Responsable de la tâche : Evan Smith
Niveau de priorité : Élevée
Date d’échéance : 11/12/22
Description de la tâche : Analyser le code et identifier les points à optimiser dans l’application mobile. Mettre en œuvre des modifications pour améliorer les performances globales et l’expérience utilisateur. Tester l’application sur différents appareils et vérifier son bon fonctionnement. Documenter les optimisations réalisées pour référence ultérieure.
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