So fragen Sie nach der Verfügbarkeit für einen Termin – inklusive Beispielen

In unserem schnelllebigen Alltag kann die Koordination von Online-Meetings oft zur Herausforderung werden. Berufliche Anforderungen, private Verpflichtungen und die Terminkalender anderer unter einen Hut zu bringen, erfordert nicht nur Fingerspitzengefühl, sondern auch eine effektive Kommunikation. 

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Die Kunst, nach der Verfügbarkeit einer Person zu fragen, ist mehr als nur eine kurze Nachricht; sie erfordert Verständnis, Respekt und Klarheit. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Terminanfragen richtig formulieren, und geben Ihnen praktische Tipps und Beispiele an die Hand, damit Ihre nächste Terminvereinbarung reibungslos und erfolgreich verläuft. 

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Egal, ob Sie ein lockeres Gespräch oder ein formelles Meeting mit einem potenziellen Geschäftspartner planen – diese Einblicke helfen Ihnen dabei, professionelle und überzeugende Terminanfragen zu verfassen. Fangen wir an.

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Warum Sie vor einem Meeting nach der Verfügbarkeit fragen sollten

Die Organisation eines Meetings erfordert – ob beruflich oder privat – eine strategische Herangehensweise, insbesondere wenn mehrere Personen koordiniert werden müssen. 

Hier sind die wichtigsten Vorteile einer professionellen Terminanfrage:

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A. Respektieren Sie die Meeting-Etikette

Der Grundstein für eine professionelle und höfliche Kommunikation ist der respektvolle Umgang mit der Zeit und den Verpflichtungen anderer. Indem Sie nach der Verfügbarkeit fragen, zeigen Sie, dass Sie den vollen Terminkalender Ihres Gegenübers wertschätzen und bereit sind, sich anzupassen. Dies schafft eine positive und produktive Grundlage für das Meeting.

B. Interesse ermitteln

Die Anfrage nach der Verfügbarkeit ist zudem eine subtile, aber effektive Methode, um das Interesse an einem Meeting einzuschätzen. Eine schnelle und enthusiastische Antwort deutet oft auf echtes Interesse oder Dringlichkeit hin, während eine verzögerte oder unverbindliche Rückmeldung etwas anderes signalisieren könnte. 

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Diese Information kann entscheidend sein, um Meetings zu priorisieren und das erwartete Engagement der Teilnehmer besser einzuschätzen. Zudem ermöglicht es Ihnen, die Agenda des Meetings gezielter auf die Interessen und Bedürfnisse der Teilnehmer abzustimmen und die Sitzung so relevanter und ansprechender zu gestalten.

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C. Zeitmanagement verbessern

Wenn Sie die Verfügbarkeit im Voraus abfragen, können Sie Ihren Zeitplan besser organisieren und die Wahrscheinlichkeit von kurzfristigen Absagen oder Terminverschiebungen verringern. Indem Sie einen für alle passenden Termin finden, erhöhen Sie die Chancen auf eine produktive und ungestörte Sitzung, in der alle Teilnehmer effektiv mitarbeiten können. 

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D. Zusammenarbeit fördern

Die Anfrage nach der Verfügbarkeit für ein Meeting kann die Zusammenarbeit verbessern noch bevor das Gespräch überhaupt beginnt. Es schafft eine kooperative Atmosphäre und zeigt, dass Sie den Beitrag aller Teilnehmer wertschätzen. 

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Diese Vorgehensweise fördert eine offene Kommunikation, stärkt den Teamgeist und baut Vertrauen unter den Teilnehmern auf. Zudem bietet sie die Möglichkeit, potenzielle Konflikte oder Terminüberschneidungen frühzeitig zu erkennen und zu klären, was zu einer stimmigeren und für alle akzeptablen Terminplanung führt.

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Was in eine effektive E-Mail zur Terminanfrage gehört

Das Verfassen einer effektiven E-Mail zur Terminanfrage ist entscheidend für ein reibungsloses und produktives Meeting. Eine ideale E-Mail sollte klar und prägnant sein sowie alle notwendigen Informationen enthalten, damit die Empfänger den Zweck des Meetings verstehen und sich entsprechend vorbereiten können. Bevor wir uns Beispiele für die Terminanfrage ansehen, gehen wir durch, was in der E-Mail enthalten sein sollte.

Das sollte in einer E-Mail zur Terminanfrage enthalten sein: 

• Betreffzeile
• Datum und Uhrzeit des Meetings
• Details zum Meeting
• Ziel des Meetings
• Agenda des Meetings
• Meeting-Link
• CTA- & RSVP-Details
• Signatur

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1. Betreffzeile

Die Betreffzeile sollte direkt und informativ sein, damit der Empfänger sofort den Zweck der E-Mail erkennt. 

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Ein Beispiel wie „Terminanfrage: Besprechung zu Projekt X am [Datum]“ informiert den Empfänger direkt über den Grund und den Zeitpunkt des Treffens. Gut formulierte Betreffzeilen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails wahrgenommen und zeitnah bearbeitet werden.

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2. Datum und Uhrzeit des Meetings

Geben Sie das vorgeschlagene Datum und die Uhrzeit für das Meeting an. Es ist hilfreich, ein paar Optionen anzubieten, damit der Empfänger flexibel wählen kann. Die Angabe der Zeitzone ist besonders bei der Koordination mit Personen an verschiedenen Standorten unerlässlich.

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Wenn Sie um einen Termin bitten, sollten Sie dies klar und respektvoll gegenüber dem Zeitplan Ihres Gegenübers tun. Um den Prozess zu vereinfachen und unnötiges Hin- und Her-Schreiben zu vermeiden, empfiehlt sich der Einsatz von Planungstools wie Calendly. Damit können Sie Ihre freien Zeitfenster teilen, aus denen die Kollegen dann direkt den passenden Termin auswählen können, ohne dass eine ständige Abstimmung erforderlich ist.

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PROFI-TIPP: Für einen reibungslosen Ablauf, nutzen Sie spezielle Apps, die die Terminplanung durch Funktionen wie nahtlose Kalenderintegration und intelligente Zeitvorschläge vereinfachen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Terminanfragen stets eine hohe Öffnungs- und Antwortrate erzielen.

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Wenn Sie kein Drittanbieter-Tool verwenden möchten, reicht eine Formulierung wie: „Ich schlage vor, wir treffen uns entweder am [Datum] um [Uhrzeit] (MEZ) oder am [alternatives Datum] um [Uhrzeit] (MEZ). Bitte lassen Sie mich wissen, welcher Termin Ihnen besser passt.“

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3. Details zum Meeting

Geben Sie einen kurzen Überblick darüber, wo das Meeting stattfindet. Bei einem persönlichen Treffen fügen Sie bitte die Adresse sowie relevante Wegbeschreibungen oder Parkinformationen hinzu. Bei virtuellen Meetings geben Sie die verwendete Plattform an und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugriff darauf haben.

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4. Ziel des Meetings

Formulieren Sie klar das Ziel des Meetings, damit die Teilnehmer dessen Relevanz verstehen und wissen, wie sie dazu beitragen können. Zum Beispiel: „Das Ziel dieses Meetings ist es, die Marketingstrategie für das kommende Quartal zu finalisieren.“

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5. Agenda des Meetings

Eine Meeting-Agenda, die die zu besprechenden Themen auflistet, trägt dazu bei, Meetings produktiv und zielgerichtet zu halten. Sie muss in der ersten E-Mail nicht detailliert sein, aber ein grober Überblick über die wichtigsten Punkte oder Themen hilft den Teilnehmern sehr bei der Vorbereitung.

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6. Meeting-Link

Fügen Sie bei Online-Meetings den Link hinzu, nachdem Sie ihn zuvor überprüft und getestet haben. Es ist zudem hilfreich, grundlegende Tipps zur Fehlerbehebung oder einen Kontakt für technischen Support anzugeben, falls Teilnehmer Probleme beim Zugriff haben. Vergessen Sie nicht, Links zu Präsentationen, Berichten und/oder Flipbooks, die während des Meetings verwendet werden, beizufügen.

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7. Call-to-Action & RSVP-Details

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer klaren Handlungsaufforderung und bitten Sie die Empfänger, ihre Teilnahme zu bestätigen. Geben Sie an, wie und bis wann die Rückmeldung erfolgen soll, und fordern Sie sie auf, alternative Termine vorzuschlagen, falls keiner der vorgeschlagenen Zeiträume passt: „Bitte bestätigen Sie Ihre Verfügbarkeit bis zum [Datum] oder schlagen Sie einen alternativen Termin vor, der besser in Ihren Zeitplan passt.“

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8. Signatur

Schließen Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen Signatur ab, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Position und Ihre Kontaktdaten enthält. Dies wirkt nicht nur professionell, sondern bietet dem Empfänger auch direkt Ihre Kontaktdaten für Rückfragen. Digitale Visitenkarten sind der aktuelle Trend bei E-Mail-Signaturen – nutzen Sie diese Chance. Mit den besten Lösungen für digitale Visitenkarten können Sie eine Funktion zum beidseitigen Austausch von Kontaktdaten integrieren und den Prozess so nahtlos gestalten.

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Beispiele für Terminanfragen

Falls Sie eine Vorlage für eine Terminanfrage in einer bestimmten Situation benötigen, sind Sie hier genau richtig. Lassen Sie sich von diesen 12 Beispielen inspirieren!

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Beispiel 1: Kurzes Meeting mit einem Kollegen vereinbaren

Betreff: Besprechung zu [Projekt X]

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Hallo [Name des Kollegen],

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ich würde mich gerne kurz mit dir zu [spezifisches Thema oder Projektname] abstimmen. Ein kurzes Gespräch hilft uns sicher dabei, offene Punkte direkt zu klären und unsere Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.

Hättest du in nächster Zeit 15 bis 20 Minuten für ein kurzes Meeting? Sag mir einfach Bescheid, wann es dir am besten passt, und ich richte mich gerne nach deinem Zeitplan. Falls es für dich einfacher ist, können wir uns auch gerne virtuell über [Zoom, Microsoft Teams etc.] treffen.

Vielen Dank für deine Zeit. Ich freue mich auf unser Gespräch und darauf, bei diesem Thema enger zusammenzuarbeiten.

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Beste Grüße

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktinformationen]

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Beispiel 2: So bitten Sie um ein Meeting mit Ihrem Vorgesetzten

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Betreff: Bitte um ein Meeting: Beratung und Austausch zu [Projekt/Thema]

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Hallo [Name des Vorgesetzten],

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ich möchte Sie um ein kurzes Meeting bitten, um [spezifisches Projekt oder Thema] zu besprechen. 

Ich arbeite derzeit intensiv an [kurze Beschreibung Ihrer Arbeit oder Ihres Projekts] und bin überzeugt, dass Ihre Unterstützung mir sehr dabei helfen würde, die nächsten Schritte erfolgreich zu meistern. Ihre Einschätzung wäre besonders wertvoll für [nennen Sie spezifische Aspekte oder Entscheidungen, bei denen Sie Rat oder Input benötigen].

Ich bin zeitlich flexibel und richte mich gerne nach Ihrem Terminkalender. Ob persönlich oder virtuell via [Zoom, Microsoft Teams etc.] – ich bin für das Format offen, das Ihnen am besten passt.

Vielen Dank für Ihre Zeit. 

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Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Berufsbezeichnung]

[Ihre Kontaktinformationen]

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Beispiel Nr. 3: So bitten Sie um ein virtuelles Meeting

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Betreff: Anfrage für ein virtuelles Meeting: Zusammenarbeit bei [Projekt/Thema]

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Hallo [Name des Empfängers],

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ich möchte ein virtuelles Meeting vorschlagen, um [spezifisches Projekt oder Thema] zu besprechen. Da wir uns derzeit auf [kurze Erwähnung der Relevanz des Projekts oder Themas] konzentrieren, bin ich überzeugt, dass ein gemeinsamer Austausch unseren Fortschritt maßgeblich voranbringen würde.

Als Plattform schlage ich [Zoom, Microsoft Teams, Google Meet etc.] vor, bin aber offen für Ihre Präferenzen. Hätten Sie Zeit für ein 30-minütiges Gespräch im Zeitraum vom [Zeitraum angeben]? Bitte lassen Sie mich wissen, welcher Termin Ihnen am besten passt, dann werde ich diesen entsprechend einplanen.

Vielen Dank für Ihre Zeit. 

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Beste Grüße

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktinformationen]

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Obwohl virtuelle Meetings ein hohes Maß an Flexibilität bieten, können sie auch Herausforderungen in Bezug auf Engagement, Zusammenarbeit und effektive Kommunikation mit sich bringen. 

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MeetGeekist eine umfassende Plattform zur Meeting-Automatisierung, die eine Reihe innovativer Tools bietet, um virtuelle Meetings zu optimieren und ein produktives sowie ansprechendes Erlebnis für alle Teilnehmer zu gewährleisten.

So hilft Ihnen MeetGeek dabei, Ihre Online-Meetings auf das nächste Level zu heben:

• Automatisierte Meeting-Aufzeichnung und Transkription: Diese Funktion ist besonders hilfreich für Teammitglieder, die nicht live teilnehmen können, da sie die Meeting-Inhalte in ihrem eigenen Tempo nachverfolgen können.
• Erkennung von Kernpunkten und Aufgaben: MeetGeek identifiziert automatisch die wichtigsten Aspekte Ihrer Meetings sowie alle Aufgaben, was die Verbindlichkeit erhöht und die Teamproduktivität steigert.
• Teilbare Meeting-Zusammenfassungen: Die Plattform nutzt KI, um Zusammenfassungen all Ihrer Meetings zu erstellen. So bleiben Teammitglieder auch dann auf dem Laufenden, wenn sie nicht teilnehmen konnten.
• Integration mit Kollaborations-Tools: MeetGeek lässt sich nahtlos in verschiedene Projektmanagement- und Kollaborations-Tools integrieren, wodurch es einfacher wird, Meeting-Entscheidungen und Aufgaben in laufende Projekte und Workflows einzubinden.
• Archiv für Unterhaltungen: Speichern Sie alle Ihre Meetings an einem zentralen Ort und greifen Sie jederzeit darauf zu, um den Überblick über Ihre Besprechungen zu behalten.

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Beispiel Nr. 4: So vereinbaren Sie ein Kundengespräch

Betreff: Vorschlag für ein Kundengespräch: Besprechung der Projektmeilensteine und nächsten Schritte

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[Name des Kunden],

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Im Rahmen unseres laufenden Projekts möchte ich ein Treffen vorschlagen, um die jüngsten Meilensteine zu besprechen und die nächsten Schritte zu planen. 

Ich schlage vor, dass wir uns [Zeitraum einfügen, z. B. „in der kommenden Woche“ oder „zeitnah“] treffen – entweder persönlich in [Büro einfügen] oder virtuell über [Zoom, Microsoft Teams, Google Meet etc.], ganz wie es Ihnen am besten passt.

Während des Treffens möchten wir folgende Punkte behandeln:

1. Überblick über den aktuellen Projektstatus und die jüngsten Erfolge
2. Besprechung etwaiger Herausforderungen oder Bedenken
3. Planung der kommenden Phasen
4. Weitere Themen, die Sie gerne ansprechen möchten

Über diesen Kalenderlink [Link einfügen] können Sie einen für Sie passenden Termin auswählen. Ich werde dann alles Weitere in die Wege leiten.

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Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und ein produktives Gespräch.

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Mit freundlichen Grüßen

[Ihre E-Mail-Signatur]

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Beispiel 5: Anfrage für ein geschäftliches Treffen mit einem potenziellen Kunden

Betreff: Anfrage für ein geschäftliches Treffen: Möglichkeiten der Zusammenarbeit

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Sehr geehrte(r) [Name des Empfängers],

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Ich schreibe Ihnen im Namen von [Your Company Name], um mögliche Kooperationsmöglichkeiten zwischen unseren Unternehmen auszuloten. 

Angesichts der anerkannten Expertise Ihres Unternehmens im Bereich [mention their area of expertise] sind wir davon überzeugt, dass eine Partnerschaft für beide Seiten von großem Nutzen sein könnte.

Gerne würde ich ein Treffen vorschlagen, bei dem wir mögliche Wege der Zusammenarbeit besprechen, Ideen austauschen und ausloten können, wie unsere Unternehmen gemeinsam wachsen und erfolgreich sein können.

Hätten Sie an einem der folgenden Termine Zeit für ein Gespräch: [insert calendar link with multiple available time slots]? Wir richten uns gerne nach Ihrem Zeitplan und können uns bei Ihnen vor Ort, in unseren Räumlichkeiten oder über eine Videokonferenzplattform wie [Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.] treffen – ganz wie es Ihnen am besten passt.

Im Rahmen des Gesprächs möchten wir folgende Punkte behandeln:

• Ein Überblick über unsere jeweiligen Unternehmen und Kernkompetenzen
• Mögliche Bereiche für eine Zusammenarbeit und gemeinsame Projekte
• Nächste Schritte bei beiderseitigem Interesse.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Ich freue mich auf die Möglichkeit einer Zusammenarbeit und auf ein produktives Gespräch.

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Mit freundlichen Grüßen

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

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Beispiel 6: Nach Verfügbarkeit für ein Meeting fragen (für Teammitglieder)

Betreff: Terminplanung für ein Team-Meeting: Bitte um Rückmeldung zu Ihrer Verfügbarkeit

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Da wir bei unseren aktuellen Projekten gut vorankommen, sollten wir uns kurz abstimmen, um die nächsten Schritte zu besprechen. Ich schlage ein Team-Meeting vor, um den aktuellen Stand zu prüfen, Herausforderungen anzugehen und die kommenden Meilensteine zu planen.

Bitte teilt mir mit, welche Termine euch am besten passen. Ich plane ein Meeting von [Dauer, z. B. einer Stunde] für nächste Woche. Sobald ich eure Rückmeldungen habe, werde ich versuchen, einen Termin zu finden, der für die Mehrheit passt. 

Bitte gebt mir bis [spezifische Frist] Bescheid, wann ihr Zeit habt, damit ich den Termin zeitnah festlegen kann.

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[Deine E-Mail-Signatur]

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Beispiel Nr. 7: So fragt man das Team nach Verfügbarkeiten (für Führungskräfte)

Betreff: Planung unseres nächsten Team-Meetings – Bitte um Rückmeldung zu eurer Verfügbarkeit

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Während wir unsere aktuellen Projekte und Initiativen vorantreiben, möchte ich ein kurzes Meeting ansetzen, um den Fortschritt zu besprechen, auf Herausforderungen einzugehen und unsere Strategien für die kommende Zeit abzustimmen. 

Da wir alle unterschiedliche Zeitpläne haben, möchte ich einen Termin finden, der für möglichst viele von uns passt. Bitte antwortet auf diese E-Mail und teilt mir mit, wann ihr nächste Woche Zeit habt. Ich plane ein Meeting von etwa [Dauer, z. B. einer Stunde] ein.

Um ein effizientes Meeting zu gewährleisten, werde ich eine Agenda vorbereiten und euch vorab zukommen lassen. Falls ihr weitere Themen habt, die wir besprechen sollten, könnt ihr mir diese gerne direkt mitteilen.

Bitte gebt mir bis [spezifische Frist, z. B. Ende dieser Woche] Bescheid, wann ihr verfügbar seid, damit wir die Planung zeitnah abschließen können.

Vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung und Ihren anhaltenden Einsatz für unsere gemeinsamen Ziele!

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Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktdaten]

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Beispiel 8: So planen Sie ein Brainstorming-Meeting

Betreff: Einladung zum Brainstorming: Erkundung von [Thema]

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Hallo zusammen,

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im Rahmen unserer Bemühungen, Kreativität und Innovation in unserem Team zu fördern, möchte ich euch herzlich zu einem Brainstorming einladen. Gemeinsam wollen wir neue Ideen und Perspektiven für [spezifisches Projekt oder Thema] entwickeln.

Ich schlage vor, das Meeting am [Datum und Uhrzeit einfügen] abzuhalten. Es wird voraussichtlich etwa [Dauer, z. B. eine Stunde] dauern. Bitte gebt mir kurz Bescheid, ob dieser Termin bei euch passt, oder schlagt gegebenenfalls eine Alternative vor.

Die Agenda für unser Brainstorming sieht wie folgt aus:

• Einführung und Zielsetzung
• Offene Ideensammlung
• Gruppendiskussion und Vertiefung der Ideen
• Zusammenfassung und nächste Schritte

Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme bis zum [Datum] und lassen Sie mich wissen, falls Sie Fragen haben oder weitere Punkte auf die Tagesordnung setzen möchten.

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[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Kontaktinformationen]

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Beispiel 9: So bitten Sie um ein Feedback-Gespräch

Betreff: Anfrage für ein Feedback-Gespräch: Erkenntnisse zu [Projekt/Leistung]

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Hallo [Name des Empfängers],

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im Rahmen unseres kontinuierlichen Strebens nach Verbesserung und Exzellenz möchte ich gerne ein Gespräch mit Ihnen vereinbaren, um Ihr wertvolles Feedback zu [spezifisches Projekt, Leistung oder Bereich] einzuholen.

Ich schlage ein [Dauer, z. B. 30-minütiges] Treffen am 6. Februar vor. Bitte lassen Sie mich wissen, wann es Ihnen zeitlich passt, dann kümmere ich mich um die Organisation. Falls Ihnen ein virtuelles Meeting lieber ist, richte ich gerne einen Termin über [Zoom, Microsoft Teams, Google Meet etc.] ein.

Zur Vorbereitung auf unser Gespräch wäre es hilfreich, wenn Sie sich vorab Gedanken zu folgenden Punkten machen könnten:

• Wesentliche Stärken und Erfolge des Projekts/Teams.
• Bereiche, in denen Verbesserungen oder Änderungen sinnvoll wären.
• Vorschläge für zukünftige Strategien oder Vorgehensweisen.

Ihr Feedback ist für uns sehr wertvoll. Wir werden es sorgfältig prüfen und freuen uns auf einen offenen und konstruktiven Austausch.

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[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktdaten]

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Beispiel Nr. 10: So vereinbaren Sie ein Vorstellungsgespräch mit einem Kandidaten

‍Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch bei [Name Ihres Unternehmens] für die Position als [Stellenbezeichnung]

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Hallo [Name des Kandidaten],

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Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir Sie aufgrund Ihrer Bewerbung und Qualifikationen gerne zu einem Vorstellungsgespräch für die Stelle als [Stellenbezeichnung] bei [Name Ihres Unternehmens] einladen möchten. Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten haben uns überzeugt und wir würden uns freuen, mehr über Sie zu erfahren und die Möglichkeit einer Zusammenarbeit zu besprechen.

Das Gespräch bietet uns die Gelegenheit, mehr über Ihren Werdegang zu erfahren, Ihr Interesse an der Stelle zu besprechen und Ihre Fragen zu unserem Unternehmen und der Position zu beantworten.

Wir schlagen Ihnen folgenden Termin für das Gespräch vor: [Link zum Kalender einfügen]. Bitte lassen Sie uns wissen, ob dieser Termin für Sie passt. Falls nicht, können Sie direkt über den Kalender einen anderen verfügbaren Termin auswählen. 

Das Gespräch wird etwa [Dauer angeben, z. B. eine Stunde] dauern und findet [Format angeben: persönlich in unserem Büro oder virtuell via Zoom, Microsoft Teams, Google Meet etc.] statt.

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Mitarbeit bei [Name Ihres Unternehmens]!

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[Ihre E-Mail-Signatur]

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Beispiel Nr. 11: Einladung eines Referenten zu einer Veranstaltung

Betreff: Einladung als Referent für [Event Name]

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Sehr geehrte(r) [Name des Referenten],

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Mein Name ist [Ihr Name] und ich bin [Ihre Position] bei [Ihre Organisation]. Wir veranstalten [Event Name], das am [Datum] in [Ort/virtuelle Plattform] stattfindet, und es wäre uns eine Ehre, Sie als Hauptredner begrüßen zu dürfen.

[Event Name] ist [kurze Beschreibung der Veranstaltung, ihres Zwecks und der Zielgruppe]. Wir sind überzeugt, dass Ihre Expertise im Bereich [Fachgebiet des Referenten] perfekt zu unserem Veranstaltungsthema passt und eine große Bereicherung für unsere Teilnehmer wäre. 

Gerne würden wir einen Termin vereinbaren, um Ihre Teilnahme im Detail zu besprechen, wie etwa die Schwerpunkte Ihres Vortrags, Reise- und Unterbringungsmodalitäten sowie alle weiteren Anforderungen oder Bedingungen, bei denen wir Sie unterstützen können. 

Wir schlagen folgende Termine für unser Gespräch vor [Link zum Kalender einfügen]. Bitte wählen Sie den Termin aus, der am besten in Ihren Zeitplan passt.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung!

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[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihre Organisation]

[Ihre Kontaktinformationen]

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Beispiel Nr. 12: So bitten Sie um ein Telefonat

Betreff: Anfrage für ein telefonisches Gespräch

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[Name des Empfängers],

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mein Name ist [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung]. Ich schreibe Ihnen, um [kurze Erwähnung des Themas oder Anliegens] zu besprechen, und halte ein kurzes Telefonat für den effizientesten Weg, um dieses Thema zu klären.

Ihre Einschätzung zu diesem Thema ist sehr wertvoll für mich, und ich bin überzeugt, dass ein kurzes Gespräch für beide Seiten gewinnbringend wäre. Ich rechne mit einem Zeitaufwand von nicht mehr als [Dauer angeben, z. B. 10-15 Minuten].

Bitte lassen Sie mich wissen, wann es Ihnen in den nächsten Tagen zeitlich passt. Sobald Sie mir Ihren Wunschtermin nennen, sende ich Ihnen eine Kalendereinladung zur Bestätigung.

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Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Jobbezeichnung]

[Name des Unternehmens/der Abteilung]

[Ihre Kontaktdaten]

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Beispiel Nr. 13: So fragen Sie nach, ob ein Meeting stattfindet

Betreff: Bestätigung für unser bevorstehendes Meeting erbeten

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Hallo [Name],

ich möchte kurz nachfragen, ob unser Termin am [date and time] wie geplant stattfindet. Bitte geben Sie mir kurz Bescheid, ob der Termin bei Ihnen noch passt oder ob sich etwas geändert hat.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Viele Grüße

[Your Name]

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7 Best Practices für E-Mails zur Terminanfrage

Bei der professionellen Kommunikation, insbesondere bei E-Mails zur Terminanfrage, geht es bei der Einhaltung bewährter Methoden nicht nur um Höflichkeit, sondern vor allem um Effektivität. 

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Hier sind einige Tipps, die Sie bei Ihrer nächsten Terminanfrage beachten sollten!

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A. Achten Sie auf die richtige Etikette

Etikette in der E-Mail-Kommunikation bedeutet mehr als nur Höflichkeit. Es geht darum, die Hierarchien und die Unternehmenskultur zu verstehen. Sprechen Sie Empfänger immer angemessen mit Titel oder Nachnamen an, es sei denn, das Duzen ist bei Ihnen üblich. 

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PROFI-TIPP: Wenn Sie um einen Termin bitten, respektieren Sie die Zeit Ihres Gegenübers, indem Sie direkt ein paar Terminvorschläge machen, anstatt die Anfrage völlig offen zu lassen. Das zeigt Wertschätzung für ihre Zeit und bietet gleichzeitig konkrete Optionen.

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B. Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache

Vermeiden Sie Fachjargon oder zu komplexe Formulierungen, die Ihre Nachricht unnötig verkomplizieren könnten. Halten Sie Ihre Sätze kurz und prägnant. Denken Sie daran: Das Ziel ist es, Ihr Anliegen klar und verständlich zu vermitteln, nicht Ihren Wortschatz zur Schau zu stellen.

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C. Bleiben Sie flexibel und üben Sie keinen Druck aus

Auch wenn es wichtig ist, konkrete Terminvorschläge zu machen, sollten Sie immer signalisieren, dass Sie für Anpassungen offen sind. Formulierungen wie „Ich bin zeitlich flexibel“ oder „Schlagen Sie gerne einen Termin vor, der Ihnen am besten passt“ können einen großen Unterschied machen. 

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Vermeiden Sie es, unnötigen Druck oder Dringlichkeit zu erzeugen, sofern dies nicht absolut notwendig ist. Sollten Sie jedoch einmal vor zeitlichen Konflikten stehen, die eine effektive Koordination unmöglich machen, versuchen Sie es mit einer Meeting-Automatisierungsplattform wie MeetGeek.

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MeetGeek nimmt den Druck von Pflichtterminen , indem es Ihre Meetings automatisch aufzeichnet, transkribiert, zusammenfasst und analysiert. So erhalten Sie KI-gestützte Zusammenfassungen, die Sie mit wenigen Klicks mit dem gesamten Team teilen können!

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D. Zeigen Sie Begeisterung und eine positive Einstellung

Ihr Tonfall bestimmt die Stimmung des Meetings. Verwenden Sie eine positive Sprache, um Ihre Begeisterung für das Treffen und die möglichen Ergebnisse zu vermitteln. Formulierungen wie „Ich freue mich auf unser Gespräch“ oder „Ich bin gespannt auf die Möglichkeiten unserer Zusammenarbeit“ können sehr effektiv sein. 

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E. Zeigen Sie Dankbarkeit

Drücken Sie Ihre Wertschätzung dafür aus, dass sich die Person Zeit für Ihre Anfrage nimmt, indem Sie einfach sagen: „Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für dieses Meeting nehmen“ oder „Ich weiß Ihre Zeit und Aufmerksamkeit sehr zu schätzen.“

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F. Seien Sie persönlich

Bleiben Sie professionell, aber scheuen Sie sich nicht, Ihren E-Mails eine persönliche Note zu verleihen. Wenn Sie bereits Kontakt hatten, kann eine kurze, freundliche Bemerkung dazu beitragen, dass Ihre E-Mail persönlicher und weniger formell wirkt. 

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Ein einfacher Satz wie „Ich fand unser letztes Gespräch über [Thema] sehr interessant“ oder „Es war schön, Sie auf der [Veranstaltung] zu sehen“ hilft dabei, eine gute Beziehung aufzubauen und lässt Ihre E-Mail aus der Masse herausstechen.

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G. Auf Professionalität achten

Nicht zuletzt ist Professionalität der Schlüssel. Achten Sie daher nicht nur auf die Sprache und den Tonfall Ihrer E-Mail, sondern auch auf deren Formatierung und Struktur.

Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Signatur mit Ihren Kontaktdaten, achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung und sorgen Sie für ein übersichtliches, gut lesbares Format. Auch wenn diese Aspekte manchmal übersehen werden, können sie einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie Ihre Nachricht wahrgenommen wird.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Fähigkeit, jemanden professionell nach einem Termin zu fragen, von unschätzbarem Wert ist. Denken Sie daran: Die Art und Weise, wie Sie diese Anfragen formulieren, gibt den Ton für das bevorstehende Treffen vor und spiegelt Ihre Professionalität wider.

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Wenn Sie diese Strategien in Ihre zukünftigen Terminanfragen integrieren, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihren Ansatz mit MeetGeek noch weiter zu verbessern. 

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MeetGeek bietet innovative Lösungen, die den Prozess der Terminplanung und -organisation vereinfachen und dafür sorgen, dass die Suche nach einem passenden Zeitpunkt für alle Beteiligten kein Problem mehr darstellt. Setzen Sie auf eine intelligentere Art der Terminabstimmung und verändern Sie noch heute Ihre berufliche Kommunikation.

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