Meeting-Einladung Per E-Mail: 10 Vorlagen und ein Muster

Eine Meeting-Einladung per E-Mail sagt den Eingeladenen, worum es in der Besprechung geht, wann und wo sie stattfindet, was sie vorbereiten sollen und wie sie antworten können. Wenn eine kurze Nachricht mit klarem Betreff diese fünf Punkte abdeckt, können die Eingeladenen in der Regel zusagen, ohne vorher noch einmal nachzufragen.

‍

Unten finden Sie ein ausgefülltes Muster und 10 Vorlagen zum Kopieren, vom wöchentlichen Team-Meeting bis zur Vorstandssitzung und zum Zoom-Call. Nach den Vorlagen folgen Betreffzeilen für jede Art von Meeting, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, Formulierungen für förmliche und lockere Einladungen und ein Prompt, mit dem Sie eine Einladung mit KI entwerfen.

‍

Muster für eine Meeting-Einladung Per E-Mail

Hier sehen Sie eine vollständige Einladung zu einem 45-minütigen internen Meeting, mit allen Angaben:

‍

‍

Dieses Muster beantwortet die fünf Fragen, die jede Einladung klären muss: warum Sie sich treffen, wann, wo, was vorzubereiten ist und wie man antwortet. Die Agenda nennt für jeden Punkt eine verantwortliche Person und eine Dauer. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden zum Schreiben einer Meeting-Agenda.

‍

Welche Vorlage Brauchen Sie für Ihre Einladung?

Suchen Sie Ihr Meeting in der Tabelle und springen Sie direkt zur passenden Vorlage.

‍

Tabelle zuletzt aktualisiert am 23. Oktober 2026.

‍

10 Vorlagen für die Meeting-Einladung Per E-Mail

Wählen Sie die Vorlage, die Ihrem Meeting am nächsten kommt. Ersetzen Sie dann alles in eckigen Klammern und streichen Sie optionale Angaben, die nicht zutreffen. Steht der Termin bereits fest, verwenden Sie den Betreff als Titel des Kalendertermins und übernehmen den Text angepasst in die Beschreibung. Mit Vorlage 3 stimmen Sie erst einen Termin ab, bevor Sie eine Kalendereinladung senden.

‍

1. Einladung zum Team-Meeting

Diese Vorlage passt zu einem regelmäßigen Team-Meeting oder einer einmaligen Besprechung im Team.

‍

‍

2. Einladung zum Einzelgespräch

Nutzen Sie diese Vorlage für das regelmäßige Gespräch mit einer Person aus Ihrem Team oder für ein einmaliges Gespräch mit einer Kollegin oder einem Kollegen.

‍

‍

3. Terminanfrage Per E-Mail An Einen Neuen Kunden

Mit dieser Meeting-Anfrage bitten Sie jemanden außerhalb Ihres Unternehmens um ein erstes Gespräch. Bieten Sie zwei oder drei Termine statt nur einem an, denn Sie kennen den Kalender Ihres Gegenübers nicht.

‍

‍

4. Einladung zum Status-Meeting mit einem Kunden

Für einen regelmäßigen Abstimmungstermin mit einem bestehenden Kunden.

‍

‍

5. Einladung zur Vorstandssitzung

Nutzen Sie diese Vorlage für die förmliche Einladung an die Mitglieder des Vorstands oder eines Ausschusses. Prüfen Sie in Ihrer Satzung, welche Einladungsfrist gilt und was die Einladung enthalten muss. Senden Sie die Sitzungsunterlagen (die Berichte und Papiere, die der Vorstand besprechen wird) gleich mit oder spätestens zu dem Termin, den Sie zusagen.

‍

‍

6. Einladung zum Projektauftakt

Damit bringen Sie das Projektteam und die Stakeholder zum ersten Mal zusammen. Was im Meeting selbst auf die Agenda gehört, erklärt unser Leitfaden zum Kick-off-Meeting für Projekte.

‍

‍

7. Einladung zu Einer Präsentation

Diese Vorlage eignet sich, wenn Sie Arbeitsergebnisse präsentieren und Feedback oder eine Entscheidung von den Teilnehmenden brauchen.

‍

‍

8. Einladung zum Vorstellungsgespräch

Nutzen Sie diese Vorlage, um Bewerberinnen und Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen.

‍

‍

9. Einladung zum Zoom-, Google-Meet- oder Teams-Meeting

Diese Vorlage funktioniert für jeden Videocall. Fügen Sie den vollständigen Link zur Teilnahme ein und ergänzen Sie Meeting-ID, Kenncode oder Einwahlnummer, wenn Ihre Plattform sie bereitstellt. So können alle auch dann teilnehmen, wenn der Link nicht funktioniert.

‍

‍

10. Informelle Einladung Per Nachricht

Für ein kurzes Gespräch mit einer Kollegin oder einem Kollegen, per E-Mail, Slack oder Textnachricht. Eine kurze Nachricht reicht, solange sie Tag, Uhrzeit und Ort enthält.

‍

‍

Betreffzeilen für Meeting-Einladungen

Eine gute Betreffzeile nennt das Meeting und, wenn es hilft, den Tag. Setzen Sie das Thema an den Anfang, damit der Betreff auch dann verständlich bleibt, wenn das Postfach oder das Smartphone ihn abgeschnitten anzeigt. Diese Beispiele decken die häufigsten Arten von Meetings ab:

‍

Tabelle zuletzt aktualisiert am 23. Oktober 2026.

‍

So Schreiben Sie eine Meeting-Einladung: Schritt für Schritt

Wenn keine der Vorlagen passt, schreiben Sie Ihre eigene Einladung in dieser Reihenfolge.

‍

1. Formulieren Sie einen Klaren Betreff

„Budget-Abstimmung Donnerstag, 15 Uhr“ sagt den Empfängern mehr als „Meeting“ oder „Kurze Frage“. Nutzen Sie die Beispiele für Betreffzeilen oben als Ausgangspunkt. Wenn Sie mehrere Varianten vergleichen möchten, können Sie kostenlose Tools zum Testen von Betreffzeilen ausprobieren.

‍

2. Nennen Sie den Anlass in den Ersten Zwei Zeilen

Beginnen Sie mit dem Anlass. Ein Satz genügt: „Wir müssen einen Dienstleister für die Q1-Kampagne auswählen“ oder „Ich hätte gern Ihr Feedback zum neuen Onboarding-Prozess“. Wenn Sie wissen, was am Ende des Meetings stehen soll, nennen Sie es gleich. Mehr dazu finden Sie in unserem Leitfaden zum Festlegen von Meeting-Zielen.

‍

Der Anlass zeigt Ihnen auch, wen Sie einladen sollten. Eine Möglichkeit: Formulieren Sie die Themen als Fragen und laden Sie die Personen ein, die sie beantworten können. Alle anderen können im Anschluss die Notizen bekommen.

‍

3. Ergänzen Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Zeitzone

Schreiben Sie neben dem Datum auch den Wochentag, zum Beispiel „Dienstag, 10. November“, damit niemand im Kalender nachsehen muss, welcher Tag gemeint ist. Nennen Sie Beginn und Ende. Wenn die Teilnehmenden von verschiedenen Orten aus dabei sind, ergänzen Sie die Zeitzone. Ein Meeting-Planer für Zeitzonen hilft Ihnen, einen Termin zu finden, der für alle passt.

‍

Laut MeetGeek-Daten aus dem ersten Halbjahr 2026 endeten 77,8 % der Meetings innerhalb einer Stunde. Richten Sie die Dauer Ihres Meetings nach der Agenda, statt automatisch eine volle Stunde einzuplanen. In Google Kalender können Sie die Standarddauer von Terminen in den Einstellungen ändern. Outlook kann Besprechungen automatisch ein paar Minuten früher beenden oder später beginnen lassen.

‍

4. Erklären Sie, Wo und Wie Man Teilnimmt

Bei einem Präsenztermin nennen Sie Adresse und Raum. Bei einem Videocall fügen Sie den vollständigen Meeting-Link ein und prüfen vor dem Versand, ob er das richtige Meeting öffnet. Ergänzen Sie Meeting-ID, Kenncode oder Einwahlnummer, wenn Ihre Plattform sie Ihnen gibt.

‍

Bei einem hybriden Meeting schreiben Sie dazu, wer vor Ort ist und wer online teilnimmt, damit alle, die online dabei sind, wissen, was sie erwartet. Wenn Sie den Call aus Ihrem Kalender heraus planen, prüfen Sie vor dem Versand, ob der Link zur Videokonferenz hinzugefügt wurde. Mehr dazu in unseren Anleitungen, wie Sie eine Einladung zu einer Teams-Besprechung senden und wie Sie ein Meeting in Google Meet planen.

‍

5. Teilen Sie die Agenda und Geben Sie An, Was Vorzubereiten Ist

Listen Sie die Themen in der Reihenfolge auf, in der Sie sie besprechen. Wenn mehrere Personen präsentieren, schreiben Sie dazu, wer welchen Punkt übernimmt. Verlinken Sie alle Unterlagen, die vorab gelesen werden sollen. Schreiben Sie das auch ausdrücklich dazu: „Bitte lesen Sie vor dem Termin am Donnerstag das zweiseitige Briefing.“ Wenn Agenda oder Hintergrundinformationen lang sind, hängen Sie sie an oder verlinken Sie sie, statt sie in die E-Mail zu kopieren.

‍

Wenn Sie noch keine Agenda haben, finden Sie in unseren Beispielen für Meeting-Agenden fertige Abläufe für Team-, Kunden- und Vorstandsmeetings.

‍

6. Sagen Sie, Wie Man Antworten Soll

Teilen Sie mit, wie Sie eine Antwort erwarten: die Kalendereinladung annehmen, auf die E-Mail antworten oder ein Formular ausfüllen. Bei externen Gästen oder einem förmlichen Meeting nennen Sie eine Frist für die Rückmeldung. Wenn Sie nicht sicher sind, ob der Termin allen passt, bieten Sie eine Alternative an oder fragen Sie die Verfügbarkeit ab, bevor Sie die Einladung senden.

‍

7. Erwähnen Sie die Aufzeichnung und Schließen Sie mit einem Gruß

Wenn Sie das Meeting aufzeichnen oder einen KI-Assistenten für Notizen nutzen möchten, weisen Sie schon in der Einladung darauf hin, nicht erst zu Beginn des Calls. Eine kurze Zeile genügt:

‍

Kurzer Hinweis: Dieses Meeting wird aufgezeichnet, damit alle, die verhindert sind, später auf dem Laufenden sind. Wenn Sie Bedenken haben, sagen Sie mir bitte vor Beginn Bescheid.

‍

In unserem Hilfecenter finden Sie weitere Vorlagen für Hinweise zur Aufzeichnung (auf Englisch). Schließen Sie mit einem Gruß, der zum Ton passt: „Mit freundlichen Grüßen“ bei förmlichen Einladungen, „Viele Grüße“ oder „Beste Grüße“ bei internen. Nach der Grußformel steht im Deutschen kein Komma. Darunter folgen Ihr Name, Ihre Position und Ihre Kontaktdaten.

‍

Kalendereinladung oder E-Mail: Was Sollten Sie Senden?

Bei internen Meetings übernimmt die Kalendereinladung meist die Aufgabe der Einladungs-E-Mail. Google Kalender und Outlook verschicken sie per E-Mail. Der Titel des Termins erscheint als Betreff im Posteingang der Eingeladenen. Der Text, den Sie in eine E-Mail schreiben würden, kommt in die Terminbeschreibung.

‍

Wenn Sie mit einem externen Gast noch keinen Termin vereinbart haben, beginnen Sie mit einer E-Mail, die einige Optionen vorschlägt, wie in Vorlage 3 oben. Sobald der Termin feststeht, senden Sie eine Kalendereinladung mit den Details und dem Link zur Teilnahme. Bei einem festen Serientermin kann die Kalendereinladung allein genügen.

‍

Wenn Sie eine Kalendereinladung senden, gehört jeder Teil Ihrer Nachricht in ein bestimmtes Feld des Termins:

‍

Tabelle zuletzt aktualisiert am 23. Oktober 2026.

‍

Formulierungen für die Einladung zu einem Meeting

Die erste Zeile zeigt, wie förmlich die Einladung ist. Wählen Sie eine Formulierung, die zu Ihrer Beziehung zum Empfänger passt. Bleiben Sie dabei beim Du oder Sie, das Sie auch sonst verwenden.

‍

Tabelle zuletzt aktualisiert am 23. Oktober 2026.

‍

So Entwerfen Sie eine Meeting-Einladung mit KI

ChatGPT, Claude und Gemini entwerfen eine Einladung in Sekunden. Welcher Link gilt, welche Zeitzone und wer teilnimmt, wissen sie aber nur, wenn Sie es ihnen mitteilen. Sonst erfinden sie womöglich Details. Geben Sie ihnen die Fakten im Prompt und bitten Sie sie, nichts zu erfinden. Kopieren Sie diesen Prompt und ersetzen Sie die Angaben in Klammern:

‍

‍

Prüfen Sie vor dem Versand Datum, Zeitzone und Link anhand Ihres Kalenders. Entfernen Sie außerdem alles, was die KI hinzugefügt hat, ohne dass Sie danach gefragt haben.

‍

Senden Sie die Notizen nach dem Meeting

Wenn Ihre Einladung eine Zusammenfassung verspricht, schicken Sie nach dem Meeting die Entscheidungen und Aufgaben hinterher. So sind auch alle, die nicht dabei waren, auf dem Laufenden.

‍

MeetGeek zeichnet Ihre Calls in Google Meet, Zoom und Microsoft Teams auf und transkribiert sie, erstellt eine Zusammenfassung mit den Entscheidungen und Aufgaben und kann sie nach dem Meeting per E-Mail an die Teilnehmenden senden. Der Gratis-Tarif enthält 3 Stunden Transkription pro Monat.

‍

‍

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Meeting-Einladung per E-Mail braucht einen Anlass, Datum und Uhrzeit mit Zeitzone, den Ort oder Link, die Agenda und einen Hinweis, wie man antwortet;
• Schreiben Sie den Wochentag zum Datum und nennen Sie eine Endzeit, nicht nur den Beginn;
• Bei internen Meetings übernimmt meist die Kalendereinladung die Aufgabe der Einladungs-E-Mail, deshalb sollten Titel und Beschreibung dieselben Angaben enthalten wie eine E-Mail;
• Wenn mit einem externen Gast noch kein Termin vereinbart ist, schlagen Sie zwei oder drei Optionen vor, bevor Sie die Kalendereinladung senden;
• Wenn Sie das Meeting aufzeichnen möchten, sagen Sie das in der Einladung.

‍

Häufig Gestellte Fragen

Wie Schreibt Man eine Einladung zur Besprechung?

Beginnen Sie mit einem Satz zum Anlass. Nennen Sie dann Datum, Uhrzeit mit Zeitzone, Dauer, Ort oder Videolink und die Agenda. Schließen Sie mit dem Hinweis, wie und bis wann die Eingeladenen antworten sollen. Halten Sie die Nachricht so kurz, dass man sie auf dem Smartphone lesen kann. Hängen Sie längere Dokumente an, statt sie in den Text zu kopieren.

‍

Wie Formuliert Man eine Höfliche Einladung zu einem Meeting?

Sprechen Sie die Person mit Namen an und erklären Sie, warum Sie sich treffen möchten und welchen Nutzen das Gespräch für sie hat. Geben Sie ihr dann eine einfache Möglichkeit, abzusagen oder einen anderen Termin vorzuschlagen. Formulierungen wie „Hätten Sie am … Zeit?“ oder „Gern möchte ich Sie zu … einladen“ klingen höflich, ohne steif zu wirken.

‍

Wie Früh Sollte Man eine Meeting-Einladung Verschicken?

Für interne Meetings sind ein paar Tage Vorlauf ein guter Richtwert. Für externe Meetings, Vorstellungsgespräche und alles, was Vorbereitung braucht, planen Sie eine Woche oder mehr ein. Für förmliche Sitzungen wie Vorstandssitzungen legt die Satzung oft eine Mindestfrist für die Einladung fest. Prüfen Sie sie deshalb vor dem Versand.

‍

Wie Verschickt Man eine Meeting-Einladung Per E-Mail?

Legen Sie den Termin in Google Kalender oder Outlook an, fügen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Gäste hinzu und speichern Sie ihn. Jeder Gast erhält die Einladung per E-Mail und kann sie direkt im Posteingang annehmen oder ablehnen. Wenn Sie noch keinen Termin vereinbart haben, senden Sie zuerst eine normale E-Mail mit zwei oder drei Vorschlägen und danach die Kalendereinladung.