Wie Newstel mit MeetGeek mehr als 40 Stunden pro Woche einsparte und die Mitarbeiterleistung verbesserte

Newstel Weltweit ist ein führender Anbieter von digital geführten Kundenservice-Lösungen, der es Unternehmen in den Bereichen E-Commerce, Reisen und Finanzen ermöglicht, ihre Kundenerfolgsprozesse zu skalieren und zu optimieren.

Newstel wurde 2015 als Kundendienstabteilung eines globalen E-Commerce-Unternehmens gegründet und ist auf mehrsprachigen Omnichannel-Support und KI-gestützte Prozessautomatisierung spezialisiert. Das über 250 globale Team bietet Kundensupport über Sprach-, Chat-, E-Mail- und soziale Plattformen und steigert so die Effizienz und Kundenzufriedenheit. Durch die Nutzung branchenführender Plattformen wie Freshdesk und Zendesk in Kombination mit modernster Automatisierung stellt Newstel sicher, dass Unternehmen ihren Kundenservice optimieren und gleichzeitig einen menschenorientierten Ansatz beibehalten.

Der kontinuierlichen Innovation verpflichtet, Newstel wandte sich an MeetGeek, um interne Besprechungen zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

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Die Herausforderung: Teamleiter ertrinken im Meeting Admin

Mit mehr als 200 Mitarbeitern beaufsichtigt jeder Teamleiter bei Newstel mehrere Teammitglieder, Durchführung von regelmäßigen Einzelgesprächen und Leistungschecks. Diese Treffen waren zwar unerlässlich, erforderten jedoch viel Zeit für die Vor- und Nachbereitung, sodass der Schwerpunkt von Coaching und Wachstum abgelenkt wurde.

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„Wir mussten effizienter sein. Unsere Teamleiter verbrachten viel Zeit damit, vor und nach Einzelgesprächen Notizen zu schreiben. MeetGeek hat ihnen das vom Teller genommen.“ — Sophie Cotton, Kundenchefin, Newstel

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Zu den wichtigsten Herausforderungen, mit denen Newstel konfrontiert war, gehörten:

• Zeitaufwändige Dokumentation — Das manuelle Erstellen von Notizen, das Zusammenfassen von Gesprächen und das Dokumentieren von Folgemaßnahmen kostete die Zeit der Führungskräfte.
• Inkonsistente Aufzeichnungen — Die Notizen waren von Team zu Team unterschiedlich, sodass es schwierig war, den Fortschritt konsistent zu verfolgen.
• Eingeschränkte Sicht — Personal- und Kundenbetreuer hatten keinen Einblick in Einzelgespräche und Aufführungsgespräche.
• Bedenken hinsichtlich Engagement und Produktivität — Durch Verwaltungsaufgaben blieb weniger Zeit für Coaching und sinnvolle Interaktionen mit Mitarbeitern.

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Die Lösung: Automatisierung der Meeting-Dokumentation mit MeetGeek

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, benötigte Newstel eine intelligentere Methode zur Verwaltung der Sitzungsdokumentation — eine, die Zeit sparte, die Konsistenz sicherstellte und die Transparenz verbesserte. An dieser Stelle kam MeetGeek ins Spiel.

Newstel integrierte MeetGeek in Automatisieren Sie die Transkription von Besprechungen, Zusammenfassungen und Notizen. Anstatt Besprechungen manuell zu dokumentieren, könnten sich die Teamleiter auf KI-generierte Zusammenfassungen verlassen, die wichtige Diskussionspunkte und Aktionspunkte festhalten.

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„MeetGeek erledigt die Schwerstarbeit. Die Zusammenfassungen sind korrekt und die Führungskräfte können sie bei Bedarf anpassen, aber die Plattform spart ihnen eine Menge Zeit.“ — Sophie Cotton

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Um die Verbesserungen voranzutreiben, nach denen Newstel suchte, stützten sie sich auf Funktionen wie:

1. KI-gestützte Zusammenfassungen — Automatisch generierte Besprechungsnotizen, die Führungskräfte bei Bedarf verfeinern konnten.
2. Sitzungsprotokolle — Sichergestellt, dass die Leistungsgespräche dokumentiert wurden und leicht darauf zurückgegriffen werden kann.
3. Benutzerdefinierte Meeting-Vorlagen — Standardisierte Hinweise und Zusammenfassungen für Einzelgespräche und Leistungsbeurteilungen, um die Konsistenz aller Teamleiter sicherzustellen.
4. Teilen im Team — Einzeltranskripte wurden mit Personal- und Kundenbetreuern geteilt, um die Aufsicht zu verbessern und sicherzustellen, dass die Besprechungen effektiv durchgeführt wurden.

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Die Ergebnisse: Wöchentliche Einsparung von über 40 Stunden und verbesserte Leistungskontrolle

Newstel sah nach der Implementierung von MeetGeek sofortige Vorteile mit messbaren Verbesserungen in Bezug auf Effizienz, Engagement und Führungseffektivität.

🚀 Mehr als 40 Stunden pro Woche eingespart — Durch den Wegfall manueller Notizen sparten sie so viel Zeit ein wie das Hinzufügen eines Vollzeitmitarbeiters.

💡 Besseres Mitarbeiterengagement — Da weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufgewendet wurde, konnten sich die Teamleiter mehr auf das Coaching und die Unterstützung ihrer Teams konzentrieren.

👀  Bessere Sichtbarkeit — Personal- und Kundenbetreuer erhielten einen besseren Einblick in Einzelgespräche und stellten so sicher, dass Leistungsgespräche konsistent und effektiv geführt wurden.

📂 Bessere Einhaltung und Dokumentation — Präzise und leicht zugängliche Aufzeichnungen der Leistungsgespräche trugen dazu bei, die Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten und die Mitarbeiterentwicklung zu unterstützen.

Der Einfluss von MeetGeek auf das Leistungsmanagement

Ein unerwarteter, aber bedeutender Vorteil war die Rolle von MeetGeek in Unterstützung der Personalabteilung und Leistungsmanagement. Die automatisierten Protokolle dokumentierten alle Einzelgespräche, wodurch Missverständnisse vermieden und die Rechenschaftspflicht der Führungskräfte gestärkt wurden.

Durch eine zuverlässige Aufzeichnung der Diskussionen konnte die Personalabteilung Fairness und Transparenz besser gewährleisten, während die Manager über eine klare Dokumentation der leistungsbezogenen Gespräche verfügten.

Erweiterung von MeetGeek bei Newstel

Newstel führte MeetGeek zunächst für 30 Mitglieder des Führungs- und Managementteams ein und konzentrierte sich dabei auf diejenigen, die aktiv Besprechungen leiten. Da Kundendienstmitarbeiter in der Regel keine Besprechungen veranstalten, wurde MeetGeek in erster Linie für diejenigen implementiert, die für Coaching und Management verantwortlich sind und ihnen wichtige Unterstützung für ihre Rollen bieten.

Mit MeetGeek's flexible Preisgestaltung, auch Teammitglieder, die keine Besprechungen veranstalten, können engagiert bleiben. Sie können gemeinsam an Besprechungsnotizen arbeiten, auf Mitschriften zugreifen und wichtige Punkte nachverfolgen, und das alles, während sie das kostenlose Abo nutzen. Auf diese Weise profitiert das gesamte Team von gemeinsamen Besprechungsergebnissen ohne unnötige Kosten.

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Optimieren Sie die Teamführung und das Leistungsmanagement mit MeetGeek

Die Erfahrung von Newstel zeigt, dass die Automatisierung der Sitzungsdokumentation die Effizienz und die Kontrolle über die Führung erheblich verbessern kann. Da das manuelle Aufzeichnen von Notizen entfällt, können sich die Teamleiter auf das Coaching konzentrieren, während die Personalabteilung einen besseren Einblick in die Leistungsgespräche erhält.

Ganz gleich, ob Sie ein wachsendes Team leiten oder die Leistung in großem Maßstab überwachen, ein KI-Besprechungsassistent sorgt dafür, dass jede wichtige Diskussion erfasst und zugänglich ist.

Wenn Sie bereit sind, die Produktivität Ihres Teams auf die nächste Stufe zu heben, probiere MeetGeek noch heute aus und transformieren Sie die Art und Weise, wie Sie Besprechungen verwalten!

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