Cómo Newstel ahorró más de 40 horas a la semana y mejoró el rendimiento de los empleados con MeetGeek

Newstel Wordlwide es un proveedor líder de soluciones de servicio al cliente lideradas digitalmente, que permite a las empresas de comercio electrónico, viajes y finanzas escalar y optimizar sus operaciones de éxito con los clientes.

Fundada en 2015 como el brazo de atención al cliente de una empresa global de comercio electrónico, Newstel se especializa en el soporte multilingüe y omnicanal y la automatización de procesos impulsada por la inteligencia artificial. Su equipo global de más de 250 personas brinda atención al cliente a través de voz, chat, correo electrónico y plataformas sociales, lo que mejora la eficiencia y la satisfacción del cliente. Al aprovechar las plataformas líderes del sector, como Freshdesk y Zendesk, combinadas con una automatización de vanguardia, Newstel garantiza que las empresas optimicen sus operaciones de servicio al cliente y, al mismo tiempo, mantengan un enfoque centrado en las personas.

Comprometidos con la innovación continua, Newstel recurrió a MeetGeek para agilizar las reuniones internas y aumentar la productividad.

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El desafío: los líderes de equipo se ahogan en la administración de reuniones

Con más de 200 empleados, cada líder de equipo de Newstel supervisa a varios miembros del equipo, llevar a cabo controles individuales y de rendimiento periódicos. Si bien eran esenciales, estas reuniones requerían mucho tiempo para la preparación y el seguimiento, lo que desvía la atención del entrenamiento y el crecimiento.

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«Teníamos que ser más eficientes. Los líderes de nuestro equipo dedicaban mucho tiempo a escribir notas antes y después de las reuniones individuales. MeetGeek se lo quitó del plato». — Sophie Cotton, directora de atención al cliente de Newstel

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Los principales desafíos a los que se enfrentaba Newstel incluían:

• Documentación que consume mucho tiempo — Tomar notas manualmente, resumir las conversaciones y documentar los seguimientos estaba consumiendo el tiempo de los líderes.
• Registros inconsistentes — Las notas variaban entre los equipos, lo que dificultaba hacer un seguimiento constante del progreso.
• Visibilidad limitada — Los gerentes de recursos humanos y de cuentas carecían de información sobre las relaciones individuales y debates sobre el desempeño.
• Preocupaciones sobre el compromiso y la productividad — Las tareas administrativas dejaban menos tiempo para el entrenamiento y las interacciones significativas con los empleados.

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La solución: automatizar la documentación de las reuniones con MeetGeek

Para superar estos desafíos, Newstel necesitaba una forma más inteligente de gestionar la documentación de las reuniones, que permitiera ahorrar tiempo, garantizar la coherencia y mejorar la visibilidad. Ahí es donde entró MeetGeek.

Newstel integró MeetGeek a automatizar las transcripciones de las reuniones, resúmenes y toma de notas. En lugar de documentar manualmente las reuniones, los líderes de equipo podrían confiar en los resúmenes generados por IA que recopilan los puntos clave del debate y los elementos de acción.

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«MeetGeek hace el trabajo pesado. Los resúmenes son precisos y los líderes pueden ajustarlos si es necesario, pero la plataforma les ahorra una enorme cantidad de tiempo». — Sophie Cotton

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Para impulsar las mejoras que Newstel buscaba, confiaron en funciones como:

1. Resúmenes basados en IA — Notas de reuniones generadas automáticamente que los líderes pueden refinar cuando sea necesario.
2. Transcripciones de reuniones — Garantizó que las discusiones sobre el desempeño estuvieran documentadas y fueran fáciles de consultar.
3. Plantillas de reuniones personalizadas — Notas y resúmenes estandarizados para reuniones individuales y revisiones de desempeño, garantizando la coherencia entre todos los líderes de equipo.
4. Compartir en equipo — Transcripciones individuales se compartieron con los gerentes de recursos humanos y cuentas, lo que mejoró la supervisión y garantizó que las reuniones se llevaran a cabo de manera efectiva.

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Los resultados: más de 40 horas ahorradas por semana y mejor supervisión del desempeño

Newstel vio beneficios inmediatos después de implementar MeetGeek, con mejoras mensurables en la eficiencia, el compromiso y la eficacia del liderazgo.

🚀 Más de 40 horas ahorradas por semana — Al eliminar la toma manual de notas, ahorraron tanto tiempo como si hubieran contratado a un empleado a tiempo completo.

💡 Mejor compromiso de los empleados — Al dedicar menos tiempo a las tareas administrativas, los líderes de equipo podrían centrarse más en entrenar y apoyar a sus equipos.

👀  Visibilidad mejorada — Los gerentes de recursos humanos y de cuentas obtuvieron una mejor visibilidad de las conversaciones individuales, lo que garantizó que las discusiones sobre el desempeño se gestionaran de manera consistente y efectiva.

📂 Cumplimiento y documentación más sólidos — Los registros precisos y de fácil acceso de las discusiones sobre el desempeño ayudaron a mantener la responsabilidad y respaldaron el desarrollo de los empleados.

El impacto de MeetGeek en la gestión del rendimiento

Un beneficio inesperado pero significativo fue el papel de MeetGeek en apoyo a RRHH y gestión del rendimiento. Las transcripciones automatizadas documentaron todas las discusiones individuales, lo que redujo los malentendidos y fortaleció la responsabilidad de los líderes.

Al tener un registro confiable de las discusiones, RRHH podía garantizar mejor la equidad y la transparencia, mientras que los gerentes tenían una documentación clara de las conversaciones relacionadas con el desempeño.

Expansión de MeetGeek en Newstel

Newstel inicialmente lanzó MeetGeek a 30 miembros del equipo de liderazgo y administración, centrándose en aquellos que organizan reuniones activamente. Dado que los agentes del servicio de atención al cliente no suelen organizar reuniones, MeetGeek se creó principalmente para los responsables de la formación y la gestión, proporcionándoles un apoyo esencial para sus funciones.

Con MeetGeek's precios flexibles, incluso los miembros del equipo que no organizan reuniones pueden mantenerse comprometidos. Pueden colaborar en las notas de las reuniones, acceder a las transcripciones y hacer un seguimiento de las acciones pendientes, todo ello sin perder el plan gratuito. De este modo, todo el equipo se beneficia de compartir información sobre las reuniones sin costes innecesarios.

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Optimice el liderazgo del equipo y la gestión del rendimiento con MeetGeek

La experiencia de Newstel demuestra que la automatización de la documentación de las reuniones puede mejorar significativamente la eficiencia y la supervisión del liderazgo. Al eliminar la necesidad de tomar notas manualmente, los líderes de equipo pueden centrarse en la orientación, mientras que el departamento de RRHH gana una mayor visibilidad en las discusiones sobre el desempeño.

Ya sea que gestione un equipo en crecimiento o supervise el rendimiento a gran escala, un asistente de reuniones con IA garantiza que todos los debates clave se capturen y sean accesibles.

Si estás listo para llevar la productividad de tu equipo al siguiente nivel, prueba MeetGeek hoy ¡y transforme la forma en que gestiona las reuniones!

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