Wie OtterPR die Rückerstattungsquote mit MeetGeek um 30 % senkte

Eine starke Kundenkommunikation beeinflusst, wie Kunden Ihr Unternehmen wahrnehmen, wie sie mit ihm interagieren und vor allem, wie sie entscheiden, ob sie Ihre Dienstleistungen oder Produkte in Anspruch nehmen.

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Mit insgesamt über 300 Jahren Erfahrung in PR-Strategie und -Taktik, Marketing, Verlagswesen und sozialen Medien ist Otter PR ein in Florida ansässiges Unternehmen, das großen Marken und Vordenkern zu nationaler Bekanntheit in den Mainstream-Medien verhilft.

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Wir haben mit Jay Feldman, Visionär und Chief Marketing Officer bei OtterPR, darüber gesprochen, vor welchen Herausforderungen ihr Unternehmen in der Kundenkommunikation steht und wie sie MeetGeek nutzen, um ihre täglichen Abläufe zu optimieren.

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Wie OtterPR MeetGeek nutzt, um die Kundenkommunikation zu perfektionieren

Die Beherrschung der Kundenkommunikation ermöglicht es PR-Unternehmen, starke und erfolgreiche Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen. Die Förderung eines Umfelds der Zusammenarbeit und des gegenseitigen Verständnisses versetzt PR-Agenturen in die Lage, die Interessen ihrer Kunden besser zu vertreten und zu schützen.

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Jay: Wenn Sie ein Unternehmen sind, das viele Meetings abhält, sei es über Zoom oder Google Meet, benötigen Sie eine Lösung, die im Hintergrund diese Gespräche dokumentiert.

Wir leben in einer Zeit, in der Missverständnisse einfach keine Entschuldigung mehr sind. Technologien wie MeetGeek , die sowohl zugänglich als auch erschwinglich sind, werden Ihnen auf lange Sicht viel Geld sparen, und Ihr Unternehmen wird dadurch nur wachsen.

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Was waren die größten Herausforderungen für OtterPR in Bezug auf die Kundenkommunikation?

PR-Agenturen müssen ihre Arbeit genau abstimmen, um ihren Kunden die perfekten Strategien zu entwickeln und zu liefern. 

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Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten, effektive Kommunikationsstrategien zu entwickeln, Kundenerwartungen zu managen und bei den neuesten Trends am Ball zu bleiben, sind nur einige der Faktoren, die über den Erfolg einer PR-Agentur entscheiden.

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Jay beschrieb die größte kommunikative Herausforderung von OtterPR: Wir haben ein großes Team und sind sehr kundenorientiert. Wir führen viele Gespräche mit Interessenten und Kunden, sei es im Vertrieb oder bei der Leistungserbringung, und oft können dabei Informationen in der Kommunikation durcheinandergeraten.

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Dies veranlasste OtterPR dazu, nach einem Tool zu suchen, das alle Gesprächsprotokolle aus zwei Hauptgründen speichern konnte:

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• um sicherzustellen, dass es keine Missverständnisse gibt
• um ihren Service und ihre Kundenkommunikation zu verbessern

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Um die Kundenkommunikation zu verbessern und ihr Potenzial zu maximieren, wandte sich OtterPR an MeetGeek. Die Implementierung des KI-gestützten Meeting-Assistenten in den Arbeitsalltag war ziemlich einfach.

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Sobald das zuständige Teammitglied die Einladungs-E-Mails direkt über MeetGeek verschickt hatte, gab es kaum Reibungsverluste, um alle an Bord zu holen.

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Wie nutzen die Mitarbeiter von OtterPR MeetGeek, um Kommunikationslücken zu schließen?

Ohne die richtigen Tools kann die Aufzeichnung Ihrer Zoom- oder Google-Meetings ziemlich mühsam sein. 

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Vor MeetGeek haben Teammitglieder alle ihre Meetings lokal auf dem Desktop aufgezeichnet und anschließend auf das Laufwerk hochgeladen, damit die Manager sie später überprüfen konnten. 

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Das hat nicht nur viel Speicherplatz auf Google Drive beansprucht, sondern war auch extrem ineffizient und zudem sehr zeitaufwendig. 

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Laut Jay, hat MeetGeek den gesamten Prozess nahtlos gestaltet. Der Bot nimmt automatisch an den Meetings teil, ohne dass man ihn jedes Mal dazu auffordern muss. Zudem wird alles automatisch gespeichert, sodass man die Meetings direkt im Tool ganz einfach wiederfinden kann. Der Unterschied zu unserer früheren Arbeitsweise ist wie Tag und Nacht.

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OtterPR setzt MeetGeek mittlerweile in allen Abteilungen ein: im Vertrieb, im Kundenservice und im Führungsteam. Das macht die Abstimmung bei jedem Projekt effektiv und schnell. 

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Jay: Gerade ist mein MeetGeek-Bot dabei und zeichnet dieses Meeting auf. Es ist einfach besser, ihn zu haben, als darauf zu verzichten, was ziemlich cool ist.

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Wie OtterPR MeetGeek für die Kunden- und Vertriebskommunikation nutzt

Jay gibt einen Einblick, wie MeetGeek eingesetzt wird:

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Für den Erfolg unserer Kunden

Klare Kommunikationsprotokolle und eine exzellente Kundenkommunikation stellen sicher, dass alle Beteiligten hinsichtlich Erwartungen, Zeitplänen und Zielen auf dem gleichen Stand sind – und bleiben. 

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Wie Jay sagt: Bei der Übergabe vom Vertrieb an das PR-Team gehen oft Informationen verloren.

Wenn ein Kunde zu uns kommt und sagt, dass ihm vom Vertrieb etwas versprochen wurde, das nun nicht eingehalten wird, können wir auf das Gespräch zurückgreifen und genau nachvollziehen, was gesagt, was versprochen und was geplant wurde.

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Zur Optimierung des Vertriebs

Um Geschäftsziele zu erreichen, ist eine starke Individualisierung unerlässlich – das weiß auch OtterPR. Deshalb konzentrieren sie sich darauf, die Ziele jedes Kunden genau zu verstehen, um einen Plan zu erstellen, der deren Anforderungen optimal erfüllt: Unser aktueller Ansatz steigert die Kundenzufriedenheit und -bindung und senkt gleichzeitig unsere Rückerstattungsquote, was ich für ziemlich beachtlich halte.

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Wir wissen, dass Zahlen nicht lügen. Deshalb haben wir Jay gebeten, einige Kennzahlen zu nennen, die zeigen, wie OtterPR von der unternehmensweiten Einführung von MeetGeek profitiert hat – und die Ergebnisse können sich sehen lassen: Nach der Einführung von MeetGeek stieg unsere Kundenbindungsdauer um drei Monate und unsere Rückerstattungen gingen um 30 % zurück.

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Welchen Rat würden Sie anderen Unternehmen geben, die unsere Lösung in Betracht ziehen?

Jay empfiehlt MeetGeek Unternehmen, die nach Tools suchen, mit denen sie ihre interne und externe Kommunikation optimieren können. 

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In einem Unternehmen, das von der Qualität und Genauigkeit der Kommunikation abhängt, ist es keine Option, sich allein auf schriftliche Notizen zu verlassen. Deshalb müssen Unternehmen den Fokus darauf legen, die Kommunikationsqualität zu steigern und gleichzeitig die dafür erforderlichen Ressourcen zu optimieren.

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Jay erklärt: MeetGeek verändert die Art und Weise, wie wir abteilungsübergreifend kommunizieren, da wir jetzt alles dokumentieren können. Wir haben Aufzeichnungen von unseren abteilungsübergreifenden Meetings sowie von der gesamten Kommunikation mit unseren Kunden.

‍Es macht es für unser Team – unabhängig von Abteilung oder Hierarchieebene – viel einfacher, sich über den aktuellen Stand der Kundenkommunikation zu informieren, da wir sehr viele Videocalls führen.

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Wie plant OtterPR sein Wachstum mit MeetGeek?

OtterPR ist stark ausgelastet und konzentriert sich derzeit auf Public Relations als Dienstleistung im Bereich Digitales Marketing. Das Unternehmen möchte jedoch sein Angebot erweitern und neue Märkte erschließen – und plant, MeetGeek auf diesem Weg als Begleiter einzusetzen. 

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Das sagt Jay zum Wachstum von OtterPR: Der Plan für die Zukunft besteht nicht nur darin, personell zu wachsen, sondern auch neue Abteilungen aufzubauen.

‍Wir bauen derzeit eine Abteilung für Lead-Generierung, eine SEO-Abteilung und eine Abteilung für bezahlte Werbung auf. All diese Teams müssen nachvollziehen können, wie wir intern kommunizieren. Wir hoffen, dass MeetGeek mit uns skalieren und uns auf diesem Weg unterstützen kann.

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Als erfolgreiche PR-Agentur weiß OtterPR, dass intelligentes Arbeiten für die eigene Entwicklung entscheidend ist. Durch die automatische Aufzeichnung, Transkription, Analyse und Zusammenfassung von Meetings mit MeetGeek kann sich das Team auf das Wachstum konzentrieren und gleichzeitig die Mitarbeiter effektiv coachen und koordinieren.

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Optimieren Sie noch heute Ihre Kundenkommunikation

Wir sind gespannt, was die Zukunft für OtterPR bereithält, und freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit Ihnen zu gehen. 

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