Comment OtterPR a Réduit les Remboursements de 30 % Grâce à MeetGeek

Une bonne communication avec les clients peut influencer la façon dont les clients perçoivent votre entreprise, la façon dont ils interagissent avec elle et, surtout, la façon dont ils prennent leurs décisions quant à l'utilisation de vos services ou produits.

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Avec plus de 300 ans d'expérience combinée dans les stratégies et tactiques de relations publiques, le marketing, l'édition et les réseaux sociaux, Otter PR est une société basée en Floride qui aide les grandes marques et les leaders d'opinion à obtenir une reconnaissance nationale dans les médias grand public.

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Nous avons discuté avec Jay Feldman, visionnaire et directeur du marketing chez Otter PR, sur les défis auxquels leur entreprise est confrontée en termes de communication avec les clients et sur la manière dont elle tire parti de MeetGeek pour dynamiser ses activités quotidiennes.

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Comment OtterPR utilise MeetGeek pour améliorer la communication avec ses clients

La maîtrise de la communication avec les clients permet aux sociétés de relations publiques de s'assurer que leurs relations avec les clients sont solides et fructueuses. Favoriser un environnement de collaboration et de compréhension mutuelle permet aux entreprises de relations publiques de mieux promouvoir et protéger les intérêts de leurs clients.

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Jay : Si votre entreprise organise de nombreuses réunions, que ce soit sur Zoom ou Google Meet, vous avez besoin d'une solution qui documente ces conversations en arrière-plan.

Nous vivons à une époque où les malentendus ne sont tout simplement plus une excuse. Des technologies telles que Rencontrez Geek qui sont à la fois accessibles et abordables vous feront économiser beaucoup d'argent à long terme, et votre entreprise ne pourra que croître grâce à cela.

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Quels ont été les plus grands défis pour OtterPR en termes de communication avec les clients ?

Les entreprises de relations publiques doivent aligner leurs efforts pour élaborer et proposer les stratégies parfaites à leurs clients.

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Tenir ses clients informés, développer des stratégies de communication efficaces, gérer les attentes des clients et rester au fait des dernières tendances ne sont que quelques-uns des facteurs qui déterminent le succès d'une entreprise de relations publiques.

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Jay a décrit le plus grand défi de communication d'OtterPR: Nous avons une grande équipe et nous sommes très orientés vers les clients. Nous avons de nombreuses conversations avec des prospects et des clients, qu'il s'agisse de ventes ou de prestation de services, et il arrive souvent que les choses se mélangent dans les communications.

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Cela a incité OtterPR à rechercher un outil capable de conserver tous ses enregistrements conversationnels enregistrés pour deux raisons principales :

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• pour s'assurer qu'il n'y a pas de malentendus
• pour améliorer leur service et leur communication avec les clients

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Dans le but d'améliorer la communication avec les clients et de maximiser leur potentiel, OtterPR s'est tourné vers MeetGeek. La mise en œuvre de l'assistant de réunion alimenté par l'IA dans leurs activités quotidiennes était assez simple.

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Une fois que le membre responsable de l'équipe a envoyé les e-mails d'invitation via MeetGeek lui-même, il n'y a eu pratiquement aucune difficulté à faire participer tout le monde.

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Comment les employés d'OtterPR utilisent-ils MeetGeek pour combler les lacunes en matière de communication ?

Sans les bons outils en place, l'enregistrement de vos réunions Zoom ou Google peut s'avérer très compliqué.

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Avant MeetGeek, les membres de l'équipe enregistraient toutes leurs réunions sur leur bureau, puis les téléchargeaient sur le lecteur afin que les responsables puissent les consulter par la suite.

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Non seulement cela a occupé beaucoup d'espace sur Google Drive, mais cela s'est avéré très rentable, sans parler du temps qu'il a fallu.

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Selon Jay, MeetGeek a simplifié l'ensemble du processus. Il participe aux réunions avec vous sans avoir à le lui demander. Il enregistre également tout automatiquement, ce qui vous permet de retrouver facilement vos réunions sur place, dans l'outil. Il y a une différence entre le jour et la nuit entre ce que nous faisions à l'époque et ce que nous faisons aujourd'hui.

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OtterPR utilise désormais MeetGeek dans tous ses départements : ventes, service client et au sein de l'équipe de direction. Cela rend l'alignement sur chaque projet efficace et rapide.

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Jay : En ce moment, mon robot MeetGeek est présent et enregistre cette réunion. C'est juste plus facile de l'avoir que de ne pas l'avoir, ce qui est plutôt cool.

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Comment OtterPR utilise MeetGeek pour ses communications avec les clients et les ventes

Jay explique comment MeetGeek est utilisé :

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Pour garantir la réussite de nos clients

Le fait de disposer de protocoles de communication clairs et d'une communication efficace avec les clients permet de s'assurer que tout le monde est — et reste — sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes, les délais et les objectifs.

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Comme le dit Jay, certaines informations sont généralement perdues lors de la traduction lorsque l'équipe des ventes confie une personne à l'équipe des relations publiques.

Si un client vient nous voir et nous dit qu'un vendeur lui a promis quelque chose qui ne se passe pas, nous pouvons revenir à cette conversation et examiner exactement ce qui a été dit, ce qui a été promis et quel était ce plan.

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Pour optimiser les ventes

Une forte personnalisation est nécessaire pour atteindre les objectifs commerciaux, et OtterPR le sait. C'est pourquoi ils s'attachent à comprendre les objectifs de chaque client afin de créer un plan qui répondra le mieux à ses besoins : notre approche actuelle augmente la satisfaction et la fidélisation des clients et réduit également nos remboursements, ce qui, à mon avis, est assez important.

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Nous savons que les chiffres ne mentent jamais, c'est pourquoi nous avons demandé à Jay de fournir des chiffres qui montrent exactement comment OtterPR a bénéficié de la mise en œuvre de MeetGeek au sein de son organisation, et les résultats n'ont pas été déçus : Après la mise en œuvre de MeetGeek, la fidélisation de nos clients a augmenté de trois mois et nos remboursements ont diminué de 30 %.

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Quels conseils donneriez-vous aux autres entreprises qui envisagent notre solution ?

Jay recommande MeetGeek aux entreprises qui recherchent des outils leur permettant d'optimiser la communication, à la fois en interne et en externe.

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Dans une entreprise qui dépend de la qualité et de la précision de la communication, il n'est pas possible de se fier uniquement à des notes écrites. C'est pourquoi les entreprises doivent se concentrer sur l'augmentation du niveau de communication tout en optimisant les ressources nécessaires pour mener à bien cette tâche.

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Jay explique : MeetGeek change la façon dont nous communiquons entre les services car nous avons désormais un enregistrement de tout. Nous avons des dossiers des réunions que nous avons entre les ministères et nous avons des dossiers de toutes nos communications avec les clients.

‍Cela permet à notre équipe, quel que soit son service ou son niveau, de suivre toutes les communications avec ce client à ce jour, car nous faisons de nombreux appels vidéo.

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Comment OtterPR anticipe-t-il sa croissance avec MeetGeek ?

Otter PR est très occupé et se concentre actuellement sur les relations publiques en tant que service de marketing numérique. Pourtant, ils ont hâte d'étendre leurs services et de conquérir de nouveaux territoires. Et ils prévoient d'accompagner MeetGeek dans leur voyage.

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Voici ce que Jay avait à dire à propos de la croissance d'OtterPR : Le plan pour l'avenir n'est pas seulement de croître en termes de chiffres, mais aussi de développer en termes de départements.

‍Nous sommes en train de créer un service de génération de prospects, un département de référencement et un service de publicité payante, et toutes ces équipes devront comprendre comment nous communiquons entre elles. Nous espérons que MeetGeek sera en mesure d'évoluer avec nous et de nous soutenir tout au long du processus.

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En tant que société de relations publiques prospère, OtterPR comprend qu'il est essentiel de travailler intelligemment pour leur développement. L'enregistrement, la transcription, l'analyse et la synthèse automatiques de leurs réunions avec MeetGeek leur permettent de se concentrer sur la croissance tout en encadrant et en coordonnant efficacement leurs équipes.

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Améliorez la communication avec vos clients dès aujourd'hui

Nous sommes impatients de voir ce que l'avenir réserve à OtterPR, et nous sommes ravis d'être présents à chaque étape.

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Si vous êtes à la recherche de l'outil idéal pour améliorer la communication avec vos clients, essayez MeetGeek gratuitement pour découvrir tous les avantages supplémentaires d'avoir votre propre assistant de réunion virtuel basé sur l'IA !