Para fazer uma ata de reunião, registre o que o grupo decidiu e quem vai fazer o quê, e não tudo o que foi dito. Prepare um modelo a partir da pauta antes da reunião, anote a presença, as decisões, as votações e as tarefas à medida que acontecem, e depois transforme suas anotações em um rascunho em até 24 horas e envie para aprovação.
A ata de reunião é o registro escrito oficial de uma reunião. Uma boa ata permite que quem faltou entenda rapidamente o que foi decidido, o que precisa fazer e até quando. Uma ata mal redigida parece uma transcrição e ainda deixa dúvidas sobre quem se comprometeu com o quê.
Este guia mostra como fazer uma ata passo a passo, o que ela deve conter, um exemplo completo, um modelo para copiar e a redação exata para propostas, decisões e encaminhamentos. Se você precisa de formatos para um tipo específico de reunião, veja nossos modelos de ata por tipo de reunião.
Como Fazer Ata de Reunião em 6 Passos
O processo básico é parecido para uma reunião de conselho e para uma reunião semanal de equipe. Reuniões formais também podem ter regras específicas de quórum, votação, aprovação e guarda de documentos.
1. Prepare um Modelo Antes da Reunião
Uma boa ata começa antes da reunião. Peça a pauta a quem preside ou organiza a reunião e monte o documento em torno dela, com um título para cada item.
Preencha antes da reunião:
- Nome da reunião, data, horário de início e local ou link da videochamada;
- A lista de participantes previstos, para você só marcar quem está presente ou ausente;
- Cada item da pauta como título, com espaço para discussão, decisão e encaminhamento;
- Os documentos que o grupo vai analisar, como um relatório financeiro ou uma proposta.
Alguns minutos de preparação permitem que, durante a reunião, você se concentre nos resultados, e não na formatação.
2. Registre a Presença e o Horário de Início
Anote o horário em que a reunião começou, quem está presente, quem está ausente e quem chega atrasado. Em um conselho ou comitê, confirme também se há quórum, porque decisões tomadas sem quórum podem não ser válidas.
3. Registre Decisões, Não Conversas
Este é o passo que separa uma ata útil de uma ata longa. Em cada item da pauta, anote três coisas: os principais pontos levantados, o que o grupo decidiu e o encaminhamento que vem a seguir.
As Regras de Ordem de Robert (Robert's Rules of Order), o manual de procedimentos que muitos conselhos nos Estados Unidos seguem, dizem isso com clareza. Como cita o guia da prefeitura de Madison, nos EUA, sobre como redigir atas, a ata deve conter principalmente o registro do que foi feito na reunião, e não do que foi dito pelos membros. Não é preciso registrar cada argumento, só o resultado e o contexto suficiente para entendê-lo.
Em reuniões que seguem regras formais ou um estatuto, registre as propostas, as votações e os demais dados que essas regras exigem. Dependendo da organização, isso pode incluir:
- O texto de cada proposta ou deliberação;
- Quem a apresentou e, quando exigido, quem a apoiou;
- O resultado da votação e a contagem de votos, quando houver;
- Qualquer conflito de interesse que tenha sido declarado.
4. Escreva Cada Tarefa com um Responsável e um Prazo
Uma tarefa sem responsável vira tarefa de ninguém. Escreva cada uma como responsável, tarefa e prazo, nessa ordem: “Daniela vai enviar o contrato revisado ao Jurídico até 3 de outubro.”
Se o grupo concordar com uma tarefa, mas não com quem vai fazê-la, registre isso também. “Responsável a definir” na ata é melhor do que uma tarefa que some sem ninguém perceber.
5. Transforme Suas Anotações em um Rascunho em 24 Horas
Redija a ata enquanto a reunião ainda está fresca na memória, de preferência em até 24 horas. Assim fica mais fácil lembrar o que uma abreviação significava e por que uma decisão foi tomada.
Ao revisar o rascunho:
- Siga a ordem da pauta, mesmo que a discussão tenha pulado de um assunto para outro;
- Escreva no passado e na terceira pessoa;
- Retire opiniões, piadas e conversas paralelas;
- Confira nomes, números e datas com suas anotações ou com a gravação;
- Coloque as decisões e as tarefas onde o leitor possa encontrá-las em segundos.
6. Aprove a Ata, Depois Compartilhe e Arquive
Envie primeiro o rascunho a quem presidiu ou conduziu a reunião. Em conselhos e comitês, siga o processo de aprovação da organização. Uma prática comum é circular o rascunho entre os membros e aprová-lo na reunião seguinte antes de tratá-lo como registro oficial. Em reuniões de equipe, uma revisão rápida de quem organizou a reunião costuma bastar.
Depois de aprovada, envie a ata a todos os participantes e a quem for afetado pelas decisões, e guarde-a em um único lugar compartilhado onde possa ser encontrada depois. Uma pasta com os arquivos nomeados por data funciona. Um acervo pesquisável funciona melhor quando você precisa encontrar uma decisão de seis meses atrás.
Fazer a Ata e Participar da Reunião ao Mesmo Tempo
A parte mais difícil de fazer a ata é que quem escreve também precisa ouvir e, muitas vezes, contribuir. Enquanto você anota uma decisão, o grupo passa para a próxima, e o detalhe que escapou costuma ser justamente aquele sobre o qual alguém vai perguntar uma semana depois.
Em reuniões mais longas, esse desafio pode ficar ainda maior. No primeiro semestre de 2026, 22,2% das reuniões gravadas com a MeetGeek duraram uma hora ou mais. É muito tempo para acompanhar a conversa, participar e manter um registro confiável das decisões ao mesmo tempo.
A MeetGeek pode cuidar da gravação e do primeiro rascunho para você se concentrar na reunião. Depois de conectada à sua agenda, ela pode entrar nas suas chamadas agendadas de Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, gravá-las e transcrevê-las, e gerar um resumo que destaca as decisões e as tarefas da conversa. Você chega ao passo 5 com um rascunho estruturado e uma transcrição completa para conferir, em vez de uma página de frases pela metade. O plano gratuito inclui 3 horas de transcrição por mês.
O Que Deve Constar em uma Ata de Reunião?
A maioria das atas tem os mesmos elementos básicos, embora reuniões formais possam exigir informações adicionais, conforme as regras da organização.
- Dados da reunião: nome ou tipo de reunião, data, horário de início, local ou plataforma;
- Presença: quem estava presente, quem estava ausente, quem chegou atrasado e, quando exigido, a confirmação do quórum;
- Aprovação da ata anterior: em reuniões com processo formal de aprovação, se a ata anterior foi aprovada e com quais correções;
- Itens da pauta: um resumo curto de cada item, na ordem em que foi discutido;
- Decisões e votações: o que foi decidido, as propostas e os resultados das votações;
- Encaminhamentos: cada tarefa com um responsável e um prazo;
- Próxima reunião: data, horário e os itens já previstos;
- Encerramento: quando for o caso, o horário em que a reunião terminou e quem redigiu a ata.
O que deixar de fora:
- Diálogos palavra por palavra, a não ser que um membro peça que uma declaração conste em ata;
- Opiniões pessoais, inclusive as suas como responsável pela ata;
- Conversas paralelas e assuntos fora da pauta;
- Adjetivos que julgam a discussão, como “acalorada” ou “excelente”.
Exemplo de Ata de Reunião
Veja abaixo um exemplo completo de ata de uma reunião mensal de produto de uma empresa fictícia. Ele mostra o nível de detalhe que funciona para a maioria das reuniões de equipe e de projeto: contexto suficiente para entender cada decisão, e nada além disso.
Norte Labs: reunião mensal de produto
Data: 7 de outubro de 2026 · 10h às 10h45 · Videochamada
Presidente: Mariana Costa · Secretário: Samuel Prado
Presença
Presentes: Mariana Costa, Samuel Prado, Jorge Lima, Paula Souza, Tomás Reis (entrou às 10h15). Ausente: Daniela Rocha.
1. Aprovação da ata anterior
A ata de 9 de setembro foi aprovada sem alterações.
2. Data de lançamento do aplicativo
Jorge Lima informou que os testes de pagamento estavam duas semanas atrasados. A equipe concordou em adiar o lançamento de 20 de outubro para 3 de novembro.
Decisão: lançamento adiado para 3 de novembro.
Encaminhamento: Jorge Lima vai atualizar o plano de lançamento e avisar o Suporte até 9 de outubro.
3. Orçamento de pesquisa do 4º trimestre
Paula Souza propôs R$ 60.000 para pesquisa com usuários no 4º trimestre. Dois membros questionaram o custo do recrutamento externo.
Decisão: aprovados R$ 45.000, com o recrutamento feito pela equipe interna.
Encaminhamento: Paula Souza vai compartilhar o plano de pesquisa revisado até 14 de outubro.
4. Resultados da pesquisa de onboarding
Tomás Reis apresentou os resultados da pesquisa. A discussão foi adiada para a próxima reunião porque os dados completos ainda não estavam prontos.
Encaminhamento: Tomás Reis vai enviar os resultados completos até 30 de outubro.
Próxima reunião
4 de novembro de 2026, 10h, videochamada.
Reunião encerrada às 10h45. Ata redigida por Samuel Prado.
Repare no que o exemplo não inclui: quem disse o quê na discussão do orçamento ou quanto tempo ela durou. O leitor encontra o resultado de cada item, o motivo em uma frase e o próximo passo.
Modelo de Ata de Reunião para Copiar
Copie este modelo em texto simples para o Google Docs, o Word, o Notion ou um e-mail e substitua as partes entre colchetes. Ele serve de ponto de partida tanto para reuniões formais quanto informais. Apague as seções de que você não precisa, como quórum, propostas, votações ou aprovação da ata anterior.
Precisa de um formato pensado para uma reunião específica, como o kickoff de um projeto, uma reunião individual ou uma chamada com cliente? Nossos modelos de anotações de reunião cobrem os formatos mais comuns, e a biblioteca de modelos da MeetGeek tem modelos prontos para os tipos de reunião mais frequentes.
Como Redigir Propostas, Decisões e Encaminhamentos
A maioria das pessoas que fazem ata sabe o que registrar, mas trava na hora de redigir. A ata é escrita no passado e na terceira pessoa, com verbos neutros. Estas são as formulações que cobrem a maioria das situações.
| Situação | Como Redigir |
|---|---|
| Uma proposta é aprovada | Paula Souza propôs aprovar o orçamento de pesquisa do 4º trimestre. Apoiada por Tomás Reis. Aprovada por 4 votos a 1. |
| Uma proposta é rejeitada | A proposta de contratar uma agência externa foi rejeitada por 1 voto a 4. |
| Uma decisão sem votação | A equipe concordou em adiar o lançamento para 3 de novembro. |
| Uma divergência | Foram levantadas dúvidas sobre o custo do recrutamento externo. |
| Um item é adiado | A discussão dos resultados da pesquisa foi adiada para a próxima reunião. |
| Um encaminhamento | Encaminhamento: Jorge Lima vai atualizar o plano de lançamento até 9 de outubro. |
| Uma chegada atrasada ou saída antecipada | Tomás Reis entrou às 10h15, durante o item 3. |
| Um conflito de interesse | Um conselheiro declarou conflito de interesse e se absteve da votação. |
Tabela atualizada em 15 de outubro de 2026.
Um antes e depois mostra a diferença. “A Paula falou bastante sobre o orçamento e o pessoal não gostou” conta ao leitor como estava o clima na sala. “P. Souza apresentou o orçamento de pesquisa do 4º trimestre. Dois membros questionaram o custo do recrutamento externo. Foram aprovados R$ 45.000, com o recrutamento feito pela equipe interna” conta o que aconteceu.
Ata, Anotações e Resumo de Reunião: Qual a Diferença?
Os três termos costumam ser usados como sinônimos, mas têm funções diferentes.
- A ata é o registro escrito formal de uma reunião. Em conselhos, comitês e outros ambientes regulados, ela pode fazer parte dos registros oficiais ou exigidos por lei da organização. Use ata em conselhos, comitês, assembleias de acionistas e qualquer reunião em que as decisões precisem ficar documentadas;
- As anotações de reunião são informais e pessoais: o que ajudar quem anota ou a equipe a lembrar. Use anotações em sessões de trabalho, brainstorms e reuniões individuais (1:1);
- O resumo de reunião é uma mensagem curta para quem precisa do resultado, e não do registro, geralmente enviado por e-mail ou chat depois de uma reunião de equipe.
Se você precisa mais de anotações do que de uma ata formal, o guia de aplicativos de anotações de reunião compara as ferramentas feitas para isso.
Ata de Reunião de Conselho: O Que Muda?
A ata de uma reunião de conselho segue a mesma estrutura, com regras mais rígidas, porque pode virar um documento com valor jurídico analisado em auditorias ou processos judiciais.
Os requisitos exatos variam conforme a legislação aplicável e o estatuto ou as normas internas da organização, que sempre devem prevalecer.
- Quórum: registre que havia quórum antes de qualquer decisão;
- Propostas: registre a proposta ou deliberação e os dados da votação exigidos pelas regras da organização, que podem incluir quem a apresentou, quem a apoiou e a contagem de votos;
- Conflitos de interesse: registre quem declarou um conflito e se essa pessoa se absteve;
- Aprovação: siga o processo de aprovação do conselho; muitos conselhos aprovam a ata da reunião anterior na reunião seguinte;
- Guarda: mantenha as atas aprovadas de acordo com as regras de guarda de documentos da organização.
Normalmente é o secretário do conselho quem redige a ata e a confirma com quem presidiu. Para um formato completo, veja nosso modelo de ata de reunião de conselho.
Quem Deve Fazer a Ata da Reunião?
Em reuniões de conselho, normalmente quem faz a ata é o secretário ou outra pessoa designada. Em reuniões de empresa, costuma ser uma pessoa designada para as anotações, um gerente de projetos ou um assistente executivo, e algumas equipes fazem rodízio.
Sempre que possível, quem faz a ata não deve ser a mesma pessoa que conduz a reunião. Conduzir uma discussão e registrá-la ao mesmo tempo é justamente o que faz as decisões se perderem. Se a sua equipe faz rodízio, use um único modelo compartilhado para que a ata fique igual, seja quem for que a escreva.
Como a MeetGeek Ajuda Você a Fazer a Ata
Nos passos 3 a 5, a MeetGeek reduz o trabalho de escrever enquanto você acompanha a reunião. Você continua revisando a ata; só deixa de começar de uma página em branco.
Gravação e Transcrição Automáticas
Depois de conectada à sua agenda, a MeetGeek entra nas suas chamadas agendadas de Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, grava essas chamadas e gera uma transcrição com identificação de falantes em mais de 100 idiomas. Quando alguém perguntar “a gente concordou mesmo com isso?”, você pode conferir a transcrição em vez de depender da memória.
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Resumos com IA: Seu Primeiro Rascunho
Depois da chamada, a MeetGeek escreve um resumo com os pontos principais, as decisões e os próximos passos, além das tarefas que identificou e de quem é cada uma. Esse resumo pode servir de primeiro rascunho: confira com a transcrição, ajuste a redação ao formato da sua ata e siga o processo de aprovação que a sua organização exigir.
Modelos que Seguem o Formato da Sua Ata
Os modelos de reunião permitem decidir quais seções a IA escreve para cada tipo de reunião. Além do resumo e dos próximos passos padrão, você pode adicionar seções como decisões, tarefas, responsáveis e perguntas em aberto, para que o resumo já siga a estrutura de que a sua ata precisa. A biblioteca completa de modelos está disponível nos planos pagos.
Um Acervo Pesquisável de Reuniões Anteriores
A MeetGeek guarda gravações, transcrições e resumos em um acervo de reuniões pesquisável pelo período de retenção incluído no seu plano, para você encontrar decisões passadas sem vasculhar trocas de e-mail.
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Se fazer a ata sempre sobra para você, deixe a MeetGeek preparar o primeiro rascunho na sua próxima reunião e dedique sua atenção à discussão.
Perguntas Frequentes
Qual É a Melhor Forma de Fazer a Ata de uma Reunião?
Prepare um modelo a partir da pauta antes da reunião e, durante ela, registre apenas a presença, as decisões, as votações e as tarefas com responsáveis e prazos. Redija o rascunho em até 24 horas, enquanto ainda se lembra do contexto, e envie a quem presidiu para aprovação.
O Que Deve Constar em uma Ata?
O nome da reunião, a data, o horário e o local; quem participou e quem faltou; a aprovação da ata anterior; um resumo curto de cada item da pauta; as decisões, propostas e votações; as tarefas com responsáveis e prazos; a data da próxima reunião; e o horário de encerramento.
Por Que Se Chama Ata?
A palavra vem do latim acta, que significa “coisas feitas”: um registro do que foi feito e decidido, e não uma transcrição completa de tudo o que foi dito.
A Ata de Reunião É Obrigatória?
Depende da legislação aplicável, do tipo de organização e dos seus documentos de governança. Conselhos, empresas, associações e outras organizações podem ser obrigados por lei, pelo estatuto ou por normas internas a lavrar atas, enquanto reuniões internas de equipe geralmente não têm nenhuma exigência formal. Verifique as regras que se aplicam à sua organização.
Quão Detalhada Deve Ser uma Ata?
Detalhada o suficiente para que quem faltou entenda o que foi decidido e por quê, e nada além disso. Registre os resultados e o motivo em uma frase, e não a discussão completa.
Quando a Ata Deve Ser Enviada?
Envie o rascunho assim que possível, de preferência nas primeiras 24 a 48 horas. Em reuniões formais, siga o processo de revisão e aprovação da organização. Atas informais geralmente podem ser compartilhadas assim que quem organizou a reunião as conferir.
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