El secreto para que las actas de las reuniones sean eficaces

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Sacar las actas de una reunión por primera vez puede resultar abrumador. Si estás leyendo esto, es probable que hayas aceptado tomarte unos minutos sin entender completamente lo que implica.

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No te preocupes, tus preocupaciones son completamente normales. Pero aclaremos las cosas: dominar el arte de grabar las actas de las reuniones no es tan difícil como parece. Es una habilidad clave para mantener a todos informados y en sintonía con respecto a lo que ocurre durante las reuniones.

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En este artículo, lo guiaremos a través de todo lo que necesita saber para dominar esta tarea. ¡Comencemos y transformemos lo que puede parecer una responsabilidad abrumadora en una parte sencilla y satisfactoria de su trabajo!

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¿Qué son las actas de las reuniones y en qué se diferencian de los resúmenes de las reuniones?

¿Son lo mismo? ¡No!. ¿Están relacionados? ¿Sí?. A continuación, le indicamos cómo saber cuál requiere su reunión.

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Actas de la reunión, o las actas de las reuniones (MoM) son el registro escrito formal y completo de una reunión.

Incluyen una lista de asistentes y ausentes, las horas de inicio y finalización, los puntos clave discutidos, las medidas tomadas, las tareas asignadas, los votos emitidos y las decisiones tomadas. Dado que son documentos formales, con frecuencia se elaboran durante las reuniones de la junta directiva, las reuniones informativas de los auditores y los procedimientos judiciales, y se utilizan para fines de registro oficial.

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Resúmenes de las reuniones, por otro lado, proporcionan un completo resumen de una reunión, incluidos los temas clave discutidos, las decisiones tomadas y los objetivos establecidos. Al servir como punto de referencia, mantienen a todos los participantes informados sobre el progreso y las actividades de una organización. Los resúmenes de las reuniones se pueden comunicar de diversas maneras: por correo electrónico, mediante un chat o mediante un documento informativo, pero sin seguir un formato rígido.

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La comparación de las notas de las reuniones y los resúmenes de las reuniones revela que ambas son formas de documentación muy eficaces para las reuniones.

Si bien las actas de las reuniones ofrecen una descripción más oficial, extensa y estructurada de los eventos, los resúmenes de las reuniones brindan información más informal pero igualmente fáctica. A pesar de la confusión entre los dos términos, sus similitudes los convierten en herramientas invaluables para reuniones productivas.

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¿Cuál es el propósito de las actas de las reuniones?

Cuando se hace bien, la redacción de las actas de las reuniones puede proporcionar innumerables beneficios. Echemos un vistazo más profundo a las más importantes.

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A. Para garantizar la productividad

La productividad requiere estructura, y las actas de las reuniones son una excelente manera de garantizarlo. No hay nada más satisfactorio que salir de una reunión con una hoja de ruta clara sobre lo que se discutió y planificó y saber qué pasos deben completarse para lograr esos objetivos.

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B. Estimular la rendición de cuentas

Un registro histórico de las actas de una reunión puede (y debe) usarse para responsabilizar a los miembros del equipo presentes por sus acciones y garantizar que cumplen con sus compromisos. A propósito de la rendición de cuentas, en caso de que surja algún problema legal, las actas de las reuniones pueden brindar protección legal, tal como están admisible como prueba en el tribunal.

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C. Impulsar la colaboración

Una gran parte de la colaboración consiste en trabajar para lograr un objetivo compartido, y las actas de las reuniones pueden proporcionar la claridad necesaria para lograrlo.

Una vez que todos tengan una representación clara de su rol en un determinado proyecto y de cómo pueden contribuir a su éxito, todos pueden centrarse más en trabajar juntos y comunicarse de manera efectiva para lograr ciertos resultados o resolver cualquier problema.

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D. Reducir las reuniones

Tener objetivos y plazos claros para las tareas permite un uso más eficiente del tiempo y evita la necesidad de reuniones adicionales para aclarar lo que ya se ha discutido.

Las actas de las reuniones te permiten seguir de cerca el progreso del equipo y cualquier problema que pueda haber surgido desde la reunión anterior. Esto puede ayudarte a identificar cualquier área que necesite más discusión o acción adicional.

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¿Qué deben incluir las actas de las reuniones?

Esto es lo que debe incluir en las actas de su reunión:

• Fecha y hora de la reunión
• Cumplir el propósito y los objetivos
• El nombre de la persona que anota el acta
• Nombres de los asistentes y ausentes
• Aprobación de las actas de reuniones anteriores (si corresponde)
• Debates clave
• Decisiones tomadas con respecto a cada punto del orden del día de la reunión (puntos de acción, próximos pasos, nuevas decisiones empresariales)
• Mociones y recuentos de votos (cuando corresponda)
• Fecha y hora de la próxima reunión

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La mayoría de las empresas suelen añadir algunos componentes adicionales a las actas de sus reuniones. Además de lo básico, puedes adaptar las actas de tus reuniones de la forma que mejor se adapte a las necesidades de tu organización.

Estos son algunos elementos opcionales que puede agregar a las actas de su reunión:

• Tipo de reunión
• Documentos o recursos adicionales
• Temas que se tratarán en la próxima sesión
• Más investigación y seguimientos
• Una descripción de las personas que asistieron a la reunión (invitados, asistentes, miembros con derecho a voto, no votantes, ponentes)
• Enmiendas a las actas de la última reunión, etc.

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¿Quién es responsable de tomar las actas de las reuniones?

Para organizaciones que están legalmente obligadas a documentar las actas oficiales de las reuniones, como entidades gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, empresas públicas, escuelas y sindicatos, el secretario suele estar a cargo de esta tarea.

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Entidades privadas por lo general, designa a uno de los asistentes a la reunión para que se encargue de la toma de actas. Si este es el caso, considere la posibilidad de rotar la función de redactor de actas entre los participantes de la reunión para asegurarse de que nadie se sienta discriminado.

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La toma manual de notas tiene sus inconvenientes, que van desde la falta de precisión hasta el tiempo que lleva escribirlas. Lo peor de todo es que a nadie le gusta ser un tomador de notas designado. La presión de escribir notas exhaustivas sobre las reuniones es intimidante, especialmente cuando cada uno lo hace a su propio ritmo.

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Además, es casi imposible que quien toma actas participe de manera activa y significativa en la reunión, sin mencionar que es perjudicial para todo el equipo.

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En este caso, Conoce a Geek es su plataforma de automatización de reuniones virtuales de IA de referencia que graba, transcribe, analiza y resume automáticamente sus reuniones, ¡lo que le da tiempo para participar adecuadamente en sus conversaciones!

Así es como MeetGeek automatiza el proceso de toma de actas:

• Graba y transcribe con precisión sus reuniones y las almacena en un solo lugar
• Crea resúmenes personalizados según tus preferencias
• Ordena los elementos mediante la aplicación de etiquetas como «acción», «tarea», «importante» e «preocupación»
• Se sincroniza con la agenda de la reunión para ayudar a mantener el ritmo de las reuniones
• Realiza un seguimiento de la fecha, la hora, la duración y los participantes de la reunión
• Le permite distribuir fácilmente las actas de las reuniones.

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Cómo tomar actas de reuniones

Cinco etapas determinan el éxito de tus esfuerzos para tomar minutos:

1. Planificación previa
2. Toma de minutos real
3. Transcribir las actas de la reunión
4. Compartir las actas de la reunión
5. Almacenamiento de las reuniones para consultarlas en el futuro

A continuación, analizamos más de cerca lo que implica cada etapa.

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1. Planificación previa

Una reunión bien estructurada y planificada en detalle hace que el proceso de toma de actas sea intuitivo. Antes de que comience la reunión, ponte en contacto con el presidente de la reunión para crear un plan de juego.

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Determine cuáles son las cosas más importantes y beneficiosas para documentar. Para ello, plantéate hacer las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo principal de esta reunión?
• ¿Hay objetivos secundarios?
• ¿Cuál es la decisión más importante que espera tomar durante esta sesión?
• ¿En qué tema de la agenda deberíamos centrarnos más?
• ¿Hay algún factor subyacente que deba conocer?
• ¿Cómo desea que se utilicen las actas de la reunión?
• ¿Tiene un diseño preferido para las actas?
• ¿Alguien más tomará notas?
• ¿Quién será responsable de ejecutar los puntos de acción de la reunión?

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Si no es posible ponerse en contacto con el presidente de la reunión para crear un borrador inicial, es su responsabilidad obtener una copia del agenda de la reunión antes de la reunión.

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Si se usa correctamente, la agenda puede ayudarlo a preparar las actas. Puedes utilizarla también como plantilla para actas de reuniones, ya que es probable que contenga otros detalles importantes, como los nombres de todos los participantes, los documentos que podrían distribuirse durante la reunión, etc.

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2. Toma de notas real

Esta es quizás la parte más estresante, especialmente en el caso de la toma manual de actas. Sin embargo, si ya has creado una plantilla adecuada y has recopilado todos los datos necesarios, entonces ya has completado la mayor parte del proceso.

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Para garantizar que las actas de la reunión cumplan su propósito, hay algunas cosas que puede hacer:

• No se limite a transcribir automáticamente lo que ocurre durante la reunión, sino que utilice activamente su juicio para resaltar los puntos esenciales, cualquier hecho relevante o las contribuciones significativas de los participantes de la reunión.
• Concéntrese en el contenido de la conferencia. No te presiones innecesariamente para capturar todo a la perfección durante la reunión, ya que tú te encargarás de ello durante el proceso de edición.
• Utilice listas con viñetas para ser precisos y concisos. Presta atención a las frases clave que apuntan a elementos de información, temas de discusión y elementos de acción.
• No dudes en pedir aclaraciones durante la reunión, porque la precisión es una parte clave del proceso de redacción de actas.
• Como se señaló anteriormente, las reuniones virtuales ofrecen una variedad de beneficios y herramientas para ayudar a tomar actas. Esto puede resultar especialmente beneficioso, dado que la frecuencia de las reuniones virtuales ha aumentado en un 60% desde 2020. Aproveche la tecnología disponible y grabe la reunión, pero solo después de obtener la aprobación de todos. Los asistentes virtuales de IA como Conoce a Geek son una opción ideal.

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CONSEJO PROFESIONAL: Para garantizar que todos estén en sintonía y puedan contribuir de forma colaborativa a las actas de la reunión, utilice un proyector para mostrar la pantalla durante la reunión. En el caso de las reuniones virtuales, simplemente puede compartir la pantalla con todos los demás.

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3. Transcribir las notas de la reunión

Pulir las notas es un paso crucial del proceso de elaboración de actas de reuniones, ya que es una oportunidad para convertir las notas aproximadas en un registro profesional que dé en el clavo.

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Es mejor revisar lo antes posible después de una reunión para que tus recuerdos estén aún frescos. Esperar demasiado tiempo puede generar confusión y falta de claridad. ¿Sabías que, transcurridos 60 minutos desde la reunión, es probable que hayas olvidado aproximadamente la mitad de los datos ¿a lo que estuviste expuesto?

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Para maximizar la eficacia de su proceso de revisión, cree una lista de verificación para usted que incluya lo siguiente:

• Formatear y corregir tus notas
• Eliminar cualquier juicio u opinión personal
• Organizar las notas en una lista con viñetas
• Evaluar lo que es realmente importante y práctico

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Tenga en cuenta que debe adaptar las actas de la reunión al formato de la reunión. Si bien las actas de las reuniones de la junta directiva pueden requerir un enfoque demasiado formal, en el caso de las actas de las reuniones informales, puedes reducirlo un poco.

4. Compartir las actas de la reunión

Una vez que haya refinado las actas de sus reuniones a la perfección, es hora de hacerlas oficiales distribuyéndolas a los directores o miembros de la junta para su aprobación.

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Esta es una lista de verificación de lo que debe hacer al distribuir las actas de la reunión:

• Solicitar aprobaciones
• Exprese su agradecimiento a todos los participantes y miembros de la junta por asistir
• Resuma el contenido de la reunión
• Delegue los elementos de acción a las personas adecuadas
• Incluya fechas límite para todos los elementos de acción
• Esté abierto a responder preguntas, en caso de que alguien necesite información adicional o aclaraciones

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CONSEJO PROFESIONAL: Comparta las actas de la reunión de forma digital o mediante Servicios en la nube, por lo que puede evitar tener que tomar medidas adicionales. Por ejemplo, en lugar de escribir las actas de la reunión en Microsoft Word, que no tiene una función para compartir en línea, prueba a usar Google Docs, que hace que los documentos sean mucho más fáciles de compartir.

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CONSEJO PROFESIONAL #2: ¿Había alguien en la agenda de la reunión que no pudo asistir? ¡Manténgalos informados para la próxima reunión compartiendo también las actas con ellos!

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5. Almacenamiento de las reuniones para consultarlas en el futuro

Siempre es una buena idea enviar las actas de la reunión por correo electrónico, pero también es importante tener una copia de seguridad para consultarlas en el futuro.

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Después de todo, tener una base de conocimientos es la cúspide de intercambio de conocimientos. Para garantizar que todos puedan acceder a las actas, elige una ubicación exclusiva dentro de la red de tu empresa o una carpeta en la plataforma de colaboración que prefiera tu equipo.

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CONSEJO PROFESIONAL: Asegúrese de asignar un nombre claro al archivo y de seguir las convenciones de nomenclatura establecidas. Esto hará que sea mucho más fácil para todos encontrar los minutos cuando los necesiten.

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Plantillas de actas de reuniones

Para ayudarlo a redactar correctamente las actas de las reuniones, hemos preparado dos plantillas en las que puede inspirarse y adaptarlas a los requisitos únicos de sus reuniones. ¡Eche un vistazo a estas plantillas para reuniones formales e informales a continuación!

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Plantilla para actas de reuniones formales

Título de la reunión:
Fecha de la reunión:
Hora de reunión:
Lugar de la reunión:

Presidente de la junta:

Asistentes:

• Nombre, cargo
• Nombre, cargo
• (Haga una lista de todos los asistentes, incluidos los invitados u oradores)

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Ausentes:

• Nombre, motivo de la ausencia
• (Haga una lista de todas las personas que no pudieron asistir)

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Tomador de minutos: Nombre, cargo
Tipo de reunión: [Ordinario, especial, anual, etc.]

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Facilitado por el «presidente de la Junta» [facilitador] convocó la reunión ordinaria de [nombre de la organización] a las [hora] del [fecha] en [lugar].

1. Bienvenida e introducciones

• Anota brevemente a los nuevos asistentes y sus funciones.

2. Aprobación de las actas de reuniones anteriores

• Fecha de la reunión anterior.
• Cualquier corrección o modificación de las actas anteriores.
• Moción de aprobación, presentada por [Nombre], apoyada por [Nombre] y aprobada por unanimidad o por mayoría.

3. Temas del orden del día

• Puntos de discusión

• Punto 1
• Punto 2

• Acciones

• Acción 1: Tarea, asignada a [nombre], fecha límite [fecha]
• Acción 2: Tarea, asignada a [nombre], fecha límite [fecha]

• Decisiones

• Decisión 1: [Breve descripción]
• Decisión 2: [Breve descripción]

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4. Otros negocios

Discuta cualquier tema que no esté en la agenda original.

5. Próxima reunión

• Fecha: [Fecha]
• Hora: [Hora]
• Ubicación: [Ubicación]
• Temas del orden del día que se discutirán.

6. Aplazamiento

• Hora en que finalizó la reunión
• Moción de suspensión, presentada por [Nombre], apoyada por [Nombre].

7. Adjuntos

• Haga una lista de todos los documentos, informes u otros materiales adjuntos a las actas.

8. Aprobación

Acta aprobada por [Nombre/cargo] el [Fecha].

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CONSEJO PROFESIONAL: Este ejemplo funciona mejor como plantilla de actas de reuniones de junta o como una para reuniones ejecutivas.

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Plantilla para actas de reuniones informales

Tema de la reunión:
Fecha:
Hora:
Ubicación:

Lista:

• Nombre
• Nombre
• (Listar a todos los presentes/ausentes)

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Notas tomadas por: Nombre

Propósito de la reunión:

• Breve descripción de lo que se pretende lograr con la reunión.

Resumen de la discusión:

• [Tema/tema 1 del orden del día]

• Se discutieron los puntos clave.
• Cualquier decisión tomada.
• Elementos de acción: ¿Quién hace qué y para cuándo?

• [Tema/tema 2 del orden del día]

• Resumen de la discusión.
• Decisiones y acciones.

• [Temas adicionales según sea necesario]

• Continúe con el formato anterior para cada elemento discutido.

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Elementos de acción:

• Tarea 1: Asignada a [Nombre], vence antes del [Fecha].
• Tarea 2: Asignada a [Nombre], vence antes del [Fecha].
• (Enumere todas las tareas, quién es responsable y sus fechas límite).

Anuncios:

• Cualquier noticia o actualización que se haya compartido en la reunión.

Próxima reunión:

• Fecha: [Fecha de la próxima reunión, si se conoce]
• Hora: [Hora]
• Ubicación: [Ubicación o mencione si se trata de una reunión virtual]
• Temas que se discutirán.

Notas adicionales:

• Cualquier otro punto u observación importante de la reunión.

Reunión cerrada: Hora

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CONSEJO PROFESIONAL: Si necesitas más orientación para personalizar las actas de tus reuniones, consulta estas plantillas!

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¿Existe una manera más fácil de tomar las actas de las reuniones?

Si has llegado a esta parte de nuestro artículo, estás haciendo las preguntas correctas. Estamos aquí para decirte que, de hecho, existe una herramienta de gestión de reuniones que hace el trabajo por ti, ¡y que puedes probar gratis!

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MeetGeek, su asistente de automatización de reuniones con IA

Conoce a Geek potencia tus reuniones diarias, sin importar si son formales, informales, reuniones de la junta directiva o regulares uno a uno!

Nuestra plataforma de automatización de reuniones con IA se encarga de todas sus responsabilidades de toma de actas al grabar, transcribir, resumir y analizar automáticamente sus reuniones.

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1. Grabación automatizada

Tomar minutos es abrumador por sí solo, por lo que dedicar unos minutos adicionales al principio de la reunión a configurar la herramienta de grabación de reuniones puede resultar estresante.

¡Olvídate de esa parte del proceso! Una vez que sincronices tu calendario con Conoce a Geek, su asistente virtual se unirá a la reunión por sí solo.

2. Transcripción precisa

No tiene sentido que te saquen las actas de las reuniones si no van a ser precisas.

La buena noticia es que MeetGeek utiliza algoritmos avanzados de inteligencia artificial para generar transcripciones precisas en más de 50 idiomas, por lo que puede tener reuniones exitosas sin importar dónde se encuentre.

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3. Resumen intuitivo

Es posible que le lleve bastante tiempo revisar las actas de la reunión y extraer la información relevante de ellas.

Tenga la seguridad de que conoce a Geek's plantillas de reuniones identifica y clasifica las partes importantes de la reunión en función de las palabras clave que le proporciones.

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4. Resúmenes de IA y actas de reuniones

Los algoritmos de MeetGeek crean Actas de reuniones de IA para ti, para que la refinación sea más fácil que nunca. A continuación, puede pulir las notas de las reuniones generadas por la IA en mucho menos tiempo y compártelos con otros miembros del equipo en cuestión de segundos.

5. Integraciones con otras herramientas

Como ya mencionamos la importancia de tener una base de conocimientos, MeetGeek facilita las cosas al integrarse sin problemas con todos sus herramientas favoritas.

6. Todo en un solo lugar

MeetGeek le permite acceder a todas sus reuniones anteriores en un solo lugar, incluidas las actas de las reuniones anteriores, los asistentes, la fecha y la hora, y cualquier otra cosa que se haya perdido.

A continuación, puede omitir pasos innecesarios y compartir toda esta información con solo unos pocos clics, ¡solo unos minutos después de la reunión!

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¡Las actas de las reuniones son más fáciles con MeetGeek!

¿Quiere sobresalir en la toma de actas sin perderse la reunión en sí y comprometer su productividad?

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Si temes ser el encargado de tomar actas o simplemente quieres evitar que los miembros de tu equipo tengan que hacer frente a esta tediosa tarea, es hora de tomar medidas y prueba MeetGeek gratis!