Consiga mais compromissos com os códigos QR de uma reunião

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Imagine um corretor de imóveis participando de uma conferência movimentada, conhecendo clientes em potencial, um dos quais está ansioso para agendar uma visita domiciliar. Nesse momento, o corretor de imóveis enfrenta um desafio comum: enviar um link de calendário por e-mail ou texto.

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Parece simples, mas adiciona etapas extras para o cliente e atrasa o processo: abrir a mensagem, encontrar o link e selecionar manualmente um horário. Esses pequenos momentos de atrito podem causar atrasos ou fazer com que o cliente perca completamente o interesse.

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Agora, imagine o corretor de imóveis entregando um cartão de visita com o QR Code da reunião. Uma digitalização leva instantaneamente o cliente a uma página de reserva, facilitando o agendamento da visita no local, sem etapas adicionais, sem oportunidades perdidas.

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Neste artigo, ajudarei você a entender tudo sobre códigos QR de reuniões, desde seus casos de uso até como você pode implantá-los facilmente em suas reuniões comerciais ou pessoais.

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O que é um código QR de reunião?

O QR Code de uma reunião é um tipo de código vinculado a uma plataforma de agendamento ou agendador de compromissos, como o Calendly. Quando digitalizado, o código QR leva os usuários a uma página de agendamento on-line, na qual eles podem selecionar um horário conveniente para uma reunião.

Isso elimina o atrito de trocar vários e-mails, copiar e colar links ou fazer chamadas telefônicas para marcar um horário de reunião.

Os códigos QR de reuniões são úteis para empresas e profissionais que desejam oferecer uma maneira fácil para clientes, colegas ou parceiros marcarem compromissos.

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Por que eu deveria usar códigos QR para reservas de reuniões?

O uso de códigos QR adiciona uma camada de eficiência à reserva de consultas. Também é benéfico pelos seis motivos a seguir.

1. Melhor experiência do usuário: Os códigos QR eliminam a etapa extra de inserir manualmente os links do calendário no processo de reserva. Uma verificação rápida permite que os usuários reservem instantaneamente um intervalo de tempo, aumentando a probabilidade de concluir a reserva.

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2. Mais fácil para usuários móveis: Para pessoas em movimento, conhecer códigos QR é ainda mais conveniente. Tudo o que eles precisam fazer é pegar o telefone, usar a câmera embutida ou o scanner para escanear o código e marcar a consulta, sem precisar de um computador.

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3. Interações rastreáveis: Os códigos QR são rastreáveis. Isso significa que você pode coletar dados sobre quais códigos são escaneados com mais frequência, em que horários e de quais dispositivos, navegadores e locais. Esses dados podem ajudar a otimizar o agendamento, identificar horários de reuniões populares ou resolver quaisquer problemas no processo de reserva.

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4. Mais fácil para reuniões em massa: Os códigos QR são úteis ao lidar com reuniões em massa, como agendar vários compromissos para uma conferência ou evento. Em vez de compartilhar links de calendário, você pode simplesmente exibir um QR Code direcionando todos para a página de agendamento. Isso economiza tempo e confusão para todos.

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5. Erros de agendamento reduzidos: Com os códigos QR de reuniões, não há necessidade de compartilhar ou digitar manualmente os links do calendário, minimizando as chances de erros, como erros de digitação.

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6. Personalizável: Os códigos QR podem ser facilmente alinhados com seu caso de uso específico. Você pode incluir logotipos da empresa, cores da marca ou até imagens de fundo que os tornem visualmente atraentes e instantaneamente reconhecíveis. Você também pode criar um código QR com vários links para adicionar mais detalhes.

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Principais plataformas para integração com códigos QR de reuniões

‍Você pode criar códigos QR de reuniões vinculando-se a uma das plataformas abaixo.

Calendly

O Calendly é uma plataforma gratuita de automação de reuniões amplamente usada por profissionais para facilitar o agendamento de consultas. Ele gera links de agendamento personalizados e páginas de reserva com base na sua disponibilidade. Você pode vincular facilmente seu QR Code ao link de agendamento que o Calendly gera.

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A plataforma tem agendamento baseado em equipe, então os compromissos são encaminhados para os membros certos da equipe. Seus fluxos de trabalho e integrações permitem automatizar acompanhamentos e lembretes. O Analytics também oferece dados sobre tendências de reservas, como horários e tópicos populares.

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Zoom

O Zoom também oferece um agendador de reuniões que permite gerar um único link de agendamento, que pode ser facilmente vinculado a um QR Code. Isso permite que os participantes digitalizem o QR Code do Zoom e acessem instantaneamente sua disponibilidade. A plataforma oferece opções flexíveis de reunião, gravação de reuniões opções, lembretes automatizados e marca personalizável para sua página de agendamento.

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Como você tem inúmeras reuniões, você pode convidar o MeetGeek para suas reuniões para obter Notas de reunião de IA. Ter um tomador de notas com inteligência artificial ajudará você a resumir facilmente suas reuniões sem muito esforço manual.

Você também tem a opção de incorporar detalhes da reunião do Zoom, como ID e senha da reunião, ou link diretamente no seu QR Code. Isso é ideal para reuniões de grupo, eventos ou conferências pré-agendadas e ajuda a melhorar suas taxas de participação.

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Você só precisa divulgar o QR Code para permitir que os participantes participem da reunião. Certifique-se de ativar os logins para participar para rastrear os participantes e acompanhar conforme necessário.

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Google Meet

Criar um código QR do Google Meet é outra forma útil de facilitar o agendamento de compromissos, especialmente no ecossistema do Google. Duas maneiras de fazer isso são vincular-se diretamente a uma sessão do Google Meet ou conectar seu Google Agenda.

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Você pode gerar um código QR com um link direto para participar de uma sessão do Google Meet, tornando-o adequado para reuniões em grupo. Como alternativa, você pode incorporar o link do Google Agenda em um código QR, permitindo que as pessoas acessem sua agenda e reservem um espaço adequadamente.

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O Google Meet está totalmente integrado a outros aplicativos do Google, como o Agenda e o Gmail, facilitando a integração com fluxos de trabalho existentes. O Google Meet pode ser facilmente integrado a um Plataforma de comunicação com tecnologia de IA que transforma a forma como as empresas gerenciam reuniões virtuais.

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Como posso criar um QR Code para agendamentos?

Agora vou orientar você na criação de um QR Code para suas reservas de consultas.

Usaremos o Calendly para gerar um link de reunião e Gerador de QR Code da Uniqode para transformar esse link em um QR Code. Vamos começar.

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Etapa 1: criar um link de reserva do Calendly

Primeiro, acesse o site do Calendly e crie uma conta. Nas configurações, vincule seu calendário do Google, Outlook ou Office 365 para evitar reservas duplas. Conecte seus calendários profissional e pessoal para evitar conflitos.

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Agora, acesse o painel do Calendly e selecione o tipo de evento que você deseja criar. Pode ser uma reunião única ou um evento recorrente. Selecione os intervalos de data e horário disponível para a reunião. Preencha os detalhes relevantes, incluindo descrição e localização, se necessário.

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O link da sua reunião do Calendly agora está pronto. Copie o link gerado.

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Etapa 2: crie um código QR para agendamento de consultas com o Uniqode

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Em seguida, inscreva-se em um Teste gratuito de 14 dias no Uniqode para gerar e personalize seus códigos QR.

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No painel do Uniqode, clique em “+Criar” e selecione “Código QR” no menu suspenso. Escolha “Site” como seu tipo de campanha.

Cole o link de reserva copiado do Calendly no campo indicado.

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Etapa 3: personalize seu código QR

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Use os recursos do Uniqode para personalizar o design do seu QR Code e alinhá-lo às necessidades de sua marca e campanha.

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Você pode ajustar a cor, o plano de fundo e a forma do seu QR Code. Modifique facilmente elementos como padrões, olhos e armações oculares, ou adicione um logotipo da empresa. Você pode incluir um texto de apelo à ação, como “Digitalizar para marcar uma reunião”, para incentivar reservas instantâneas.

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Etapa 4: teste e baixe

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Por fim, teste o QR Code do Calendly para garantir que ele direcione os usuários para a página de reserva precisa. Após a verificação cruzada, você pode baixar o QR Code em vários formatos, incluindo PNG, JPG, PDF, SVG e EPS, para uso digital e impresso de acordo com suas necessidades.

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Quem pode usar códigos QR para marcar consultas?

Os códigos QR de agendamento de consultas atuam como recepcionistas virtuais 24 horas por dia, 7 dias por semana, para sua empresa. Aqui estão aqueles que podem se beneficiar de usá-los.

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1. Profissionais de saúde

Os profissionais médicos podem empregar códigos QR de reuniões para melhorar a experiência do paciente. Eles podem incluir códigos QR nos cartões de verificação ou nas salas de espera para que os pacientes possam agendar consultas e check-ups sem precisar fazer fila na recepção. Os hospitais podem criar códigos QR para diferentes departamentos/especialistas e colocá-los no site ou nas instalações. Isso permite que os pacientes agendem consultas com médicos relevantes, reduz o tráfego telefônico e dá aos pacientes mais controle sobre a marcação de consultas.

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2. Instituições educacionais e professores

Universidades, escolas e centros de treinamento podem usar códigos QR de agendamento de consultas para agendar rapidamente reuniões com alunos, pais ou membros do corpo docente. Por exemplo, uma universidade pode colocar códigos QR em todo o campus, permitindo que os alunos agendem sessões de aconselhamento profissional rapidamente. Os professores podem incluir códigos QR em suas assinaturas de e-mail ou no site oficial, facilitando a reserva de sessões por alunos e pais sem a troca usual de e-mails. Os códigos QR também podem ser usados durante as semanas de orientação para ajudar novos alunos a reservar passeios ou outras sessões informativas.

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3. Provedores de serviços

De profissionais jurídicos a especialistas em beleza e bem-estar, os prestadores de serviços podem usar códigos QR para automatizar as reservas dos clientes. Por exemplo, um salão de beleza pode exibir um código QR na recepção ou em folhetos promocionais, permitindo que os clientes marquem consultas instantaneamente por meio de seus telefones. Da mesma forma, os advogados podem colocar códigos QR em seus cartões de visita, permitindo que os clientes agendem consultas sem ligar ou enviar um e-mail.

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4. Agentes imobiliários

Os agentes imobiliários também podem se beneficiar dos códigos QR para agendamento de consultas. Seus clientes podem facilmente reservar um horário para ver propriedades ou qualquer outra consulta. Os agentes podem colocar códigos QR em folhetos de anúncios de propriedades, placas de “À venda” perto da propriedade, cartões de visita ou em seus escritórios. Isso permite que os transeuntes agendem instantaneamente as visualizações das propriedades de que gostam. Também ajuda os agentes a gerenciar seu tempo automatizando o processo de agendamento de consultas.

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5. Equipes de vendas

Equipes de vendas pode usar códigos QR para agendar compromissos para garantir reuniões com clientes em potencial sem atritos. Os códigos QR podem ser colocados em assinaturas de e-mail, cartões de visita ou materiais promocionais, permitindo que os clientes em potencial digitalizem e reservem reuniões em segundos. Isso é particularmente útil para equipes de vendas de campo que geralmente têm cronogramas apertados. Esses códigos QR de reuniões ajudam os representantes de vendas a se concentrarem em vender, em vez de gastar tempo coordenando cronogramas, melhorando a produtividade e acelerando todo o processo de vendas.

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6. Bancos e instituições financeiras

Os bancos podem aproveitar os códigos QR para agendar reuniões e aprimorar o engajamento do cliente, fornecendo acesso rápido e fácil a informações detalhadas sobre produtos financeiros, como empréstimos imobiliários, cartões de crédito e empréstimos pessoais. Ao colocar esses códigos QR em folhetos, anúncios ou até mesmo em displays em filiais, os clientes podem digitalizar instantaneamente e ser direcionados para uma página de destino personalizada. Isso agiliza o processo de aprendizado de várias opções de empréstimo e permite que os bancos ofereçam um serviço mais personalizado e conveniente, aumentando a probabilidade de conquistar novos clientes.

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Onde posso colocar o QR Code da minha reserva de reunião?

Colocar os códigos QR nos lugares certos é importante para garantir que eles alcancem as pessoas certas e cumpram seu propósito. Aqui estão alguns lugares excelentes para colocá-los.

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1. Assinaturas de e-mail

Incluindo uma reserva de reunião QR Code na sua assinatura de e-mail é uma forma simples e eficaz de oferecer aos clientes ou colegas uma forma de entrar em contato com você. Cada e-mail que você envia permite que o destinatário reserve um horário com você. Para torná-lo ainda mais fácil de usar, coloque uma linha curta como “Digitalizar para marcar uma reunião” perto do código QR para que os destinatários saibam exatamente para que serve. O posicionamento da assinatura de e-mail funciona excepcionalmente bem em comunicações B2B, e-mails de suporte ao cliente e divulgação de vendas.

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2. Cartões de visita, folhetos e outros materiais de marketing

Adicionar um código QR de reserva de reunião aos seus cartões de visita digitais, folhetos ou outros materiais permite que seu público se envolva e retribua instantaneamente seus esforços de marketing.

Em eventos de networking ou conferências, você pode exibir esses códigos QR em seu cartão de visita para que os participantes possam digitalizar e agendar um bate-papo de acompanhamento. Você também pode colocar os códigos QR da reunião em folhetos, folhetos e outros materiais de distribuição em massa para alcançar um público maior e conseguir mais reuniões de acordo com sua disponibilidade.

Esse posicionamento é perfeito para agentes imobiliários, prestadores de serviços ou equipes de vendas, facilitando a ação imediata do público enquanto sua empresa ainda está fresca em suas mentes. Por exemplo, um instrutor de fitness distribuindo folhetos sobre uma nova aula pode incluir um código QR para reservar uma sessão de teste gratuita.

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3. Mídia social e site

Seu site e plataformas de mídia social são locais privilegiados para exibir códigos QR de reuniões. Você pode colocar os códigos QR perto dos CTAs do seu site, como as seções “Contato” ou “Agende uma demonstração”, para oferecer aos visitantes uma maneira rápida e fácil de agendar um horário com você. Você também pode colocá-los em páginas de alto tráfego para que mais pessoas possam agendar compromissos. Nas redes sociais, coloque seu QR Code na imagem da capa do seu identificador, pois ele pode acomodar mais conteúdo. Você pode até mesmo tê-los em postagens e histórias com uma legenda como “Digitalizar para agendar uma chamada”. Essa abordagem é eficiente para influenciadores, consultores ou freelancers que frequentemente interagem com clientes por meio de canais digitais.

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4. Slides de apresentação

Para profissionais que costumam fazer apresentações ou webinars, colocar um código QR nos slides finais é uma excelente maneira de transformar públicos passivos em leads ativos. Isso ocorre porque, nesse momento, seu conteúdo está no topo da mente deles e eles gostariam de agendar uma reunião ou consulta de acompanhamento imediatamente. Permita que eles digitalizem o código para facilitar o acesso ao seu calendário, esclarecendo a próxima etapa e reduzindo as chances de perder possíveis leads. Considere oferecer um incentivo por tempo limitado, como um desconto, para reservas por meio do código QR. Ao criar seus slides, certifique-se de que o código QR seja grande o suficiente para ser digitalizado à distância e deixe-o exibido durante as sessões de perguntas e respostas.

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Maximize o valor da sua reunião com o MeetGeek

Para elevar suas reuniões ao próximo nível, considere usar uma ferramenta inteligente de automação de reuniões, como Conheça o Geek. Ele ajuda você a gerenciar todo o processo de reunião, desde a gravação de discussões e capturando notas automaticamente até enviar resumos com os principais destaques e itens de ação, garantindo que nada seja perdido.

Ao integrar uma plataforma de automação de reuniões com IA, você pode agilizar suas reuniões e extrair facilmente mais valor de suas conversas, enquanto a tecnologia cuida dos detalhes. Essa é a maneira ideal de garantir que cada reunião seja produtiva e de aproveitar totalmente as oportunidades que cada interação oferece, seja com sua equipe ou com seus clientes.

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