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Anwesenheitsbericht zu Teamsitzung: Was ist das und wie wird er verwendet
Entmystifizieren Sie den Anwesenheitsbericht zu Teamsitzungen! Erfahren Sie, wie Sie auf ihn zugreifen, ihn interpretieren und nutzen können, um das Engagement zu verfolgen und Ihre virtuellen Besprechungen mühelos zu verbessern.
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💬 Automated sharing of insights to other tools.
Es kann sehr hilfreich sein, den Überblick darüber zu behalten, wer an Ihren Microsoft Teams-Besprechungen teilgenommen hat, unabhängig davon, ob Sie ein Geschäftstreffen, einen Online-Kurs oder eine Teambesprechung abhalten. Vor diesem Hintergrund hat Microsoft Teams eine Möglichkeit geschaffen, Anwesenheitsberichte einzusehen und herunterzuladen, sodass Sie die Teilnahme ganz einfach überprüfen und bei Bedarf nachverfolgen können.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über den Anwesenheitsbericht für Teams wissen müssen: wie Sie ihn aktivieren, anzeigen und herunterladen, um tiefere Einblicke zu erhalten.
Was ist ein Anwesenheitsbericht für Teambesprechungen?
Ein Bericht über die Teilnahme an Teambesprechungen zeigt, wer an Ihrer Besprechung teilgenommen hat und wie lange sie geblieben sind. Er enthält Details wie die Namen der Teilnehmer, Beitritts- und Abwesenheitszeiten sowie die Gesamtzeit, die in der Besprechung verbracht wurde.
Dieser Bericht hilft Ihnen dabei, die Teilnahme zu verfolgen, weiterverfolgen mit Menschen, und Aufzeichnungen führen falls erforderlich. Es ist nützlich für Arbeitstreffen, Kurse und Schulungen, da Sie so sehen können, wer wie lange erschienen ist.
Was ein Bericht über die Teilnahme und das Engagement einer Teambesprechung beinhaltet:
- Eine Liste aller Personen, die an dem Meeting teilgenommen haben
- Zu- und Abreisezeiten für jeden Teilnehmer
- Gesamtzahl der Anwesenheitsdauer für alle Personen
- Kennzahlen zur Kundenbindung um dir zu zeigen, ob Teilnehmer den Chat genutzt, mit Emojis reagiert oder an Umfragen teilgenommen haben
- Gesamtaktivität Einblicke, wie aktiv die Teilnehmer während der gesamten Sitzung beteiligt waren.
Wer kann Berichte über die Teilnahme an Besprechungen in Teams einsehen:
- In der Regel nur Tagungsorganisatoren Sie haben vollen Zugriff, um den Bericht anzusehen und herunterzuladen.
- Wenn das Meeting über einen Team-Kalender oder Outlook geplant wurde, die Person, die richte es ein gilt als Veranstalter und kann die Berichtsdetails einsehen.
- Mitorganisatoren kann den Anwesenheitsbericht während des Meetings überprüfen, aber nur, wenn die Einladung über Teams gesendet wurde. Sie können ihn jedoch nicht von der Haupteinladung zur Besprechung herunterladen, sobald die Besprechung vorbei ist.
- In einigen Fällen, wenn das Meeting Teil eines Kanals war, Teambesitzer könnte auch Zugriff auf Anwesenheitsdaten haben.
HINWEIS: Reguläre Teilnehmer und Gäste können den Bericht nicht ansehen oder herunterladen. Wenn du die Anwesenheitsdaten mit anderen teilen musst, muss der Organisator den Bericht manuell herunterladen und versenden.
HINWEIS #2: Wenn zwei Besprechungen gleichzeitig innerhalb desselben Kanals stattfinden, schließt der Engagement-Bericht zunächst Details aus dem ersten Meeting aus und generiert nur einen Anwesenheitsbericht für das zweite Meeting.
💡 PROFI-TIPP: Willst du tiefere Einblicke? Schauen Sie sich MeetGeeks an Einblicke Registerkarte um zu sehen, wie sich die Teilnehmer an Besprechungen beteiligen, welche Besprechungsthemen das größte Interesse wecken, und um maßgeschneiderte Vorschläge für kontinuierliche Verbesserungen zu erhalten. Sie können Berichte sogar mit den Kennzahlen anpassen, die für Sie am wichtigsten sind.
Außerdem können Sie jederzeit zurückgehen und sich die Aufzeichnung des Meetings erneut ansehen oder die KI-Zusammenfassung durchblättern, um andere Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen erforderlich sind.
So schalten Sie die Anwesenheitsberichte für Teambesprechungen ein oder aus
A. So aktivieren Sie die Anwesenheitsberichte für Teambesprechungen vor einer Besprechung
- Gehe zum Kalendarium Registerkarte in Microsoft Teams.
- Suchen Sie das Meeting, das Sie verwalten möchten, und klicken Sie darauf.
- Klicken Sie in den Besprechungsdetails auf Optionen, dann wähle Mehr Optionen.
- Unter dem Verlobung Abschnitt, schalten Sie das ein Anwesenheitsberichte zulassen umschalten.
- Klicken Sie Speichern um die Änderungen anzuwenden.
NOTIZ: Wenn Sie die Option zum Aktivieren von Anwesenheitsberichten nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator, um Unterstützung zu erhalten.
B. So aktivieren Sie Berichte über die Teilnahme an Besprechungen während einer Besprechung:
- Starten Sie das Team-Meeting, für das Sie die Anwesenheitsverfolgung aktivieren möchten, oder nehmen Sie daran teil.
- Klicken Sie in den Meeting-Bedienelementen auf Mehr Aktionen (das Drei-Punkte-Symbol), dann wähle Einstellungen und gehe zu Optionen für Besprechungen.
- Unter dem Verlobung Abschnitt, schalten Sie den Anwesenheitsberichte zulassen je nach Bedarf ein- oder ausschalten.
- Klicken Sie Speichern um Ihre Einstellungen zu bestätigen und mit der Erfassung der Teilnahme zu beginnen.
So können Sie Anwesenheitsberichte zu Teambesprechungen anzeigen und herunterladen
A. So finden und laden Sie Anwesenheitsberichte während der Teamsitzung herunter:
- Klicken Sie in der laufenden Besprechung auf das“Leute“ (Teilnehmer) Symbol in den Besprechungssteuerungen.
- Tippe auf Dreipunktmenü (Weitere Aktionen) oben im Teilnehmerpanel.
- Klicken Sie auf „Anwesenheitsliste herunterladen“ aus dem Drop-down-Menü.
- Der Bericht wird als CSV-Datei heruntergeladen, die Sie in Microsoft Excel öffnen können, um detaillierte Anwesenheitsdaten zu überprüfen.
NOTIZ: Wenn Sie in Ihrem Team-Meeting Gruppenräume einrichten, werden die Anwesenheitsinformationen in den Anwesenheitsberichten der Hauptbesprechung angezeigt.
B. So können Sie Anwesenheitsberichte im Team-Meeting-Chat anzeigen und herunterladen:
- Öffnen Sie einige Minuten nach dem Ende Ihres Teams-Meetings den Meeting-Chat in der Teams-App.
- Klicken Sie auf den Anwesenheitsbericht, um die Details zu öffnen und zu überprüfen. Sie können den Bericht als CSV-Datei herunterladen und in Excel analysieren.
WICHTIG:
- Mitorganisatoren können den Anwesenheitsbericht im Meeting-Chat einsehen, allerdings erst, wenn das Meeting beendet ist.
- Wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt, generiert Teams für jede Sitzung einen eindeutigen Anwesenheitsbericht.
- Wenn weniger als zwei Teilnehmer anwesend waren, wird der Bericht nicht im Chat angezeigt. Sie finden ihn jedoch weiterhin auf der Registerkarte „Teilnahme“ der Besprechungseinladung.
- Wenn der Besprechungsorganisator die Organisation verlässt, werden alle seine Berichte dauerhaft gelöscht, und niemand sonst kann darauf zugreifen.
C. So können Sie Anwesenheitsberichte nach der Teamsitzung einsehen und herunterladen:
- Gehe zu deinem Team-Kalender und finde das Meeting, das du überprüfen möchtest.
- Klicken Sie auf das Meeting und öffnen Sie das „Teilnahme“ Tab, auf dem du einen siehst „Anwesenheitsbericht“ Fliese.
- Der Bericht gibt Ihnen einen Überblick über das Meeting und zeigt Details wie wer wann teilgenommen hat.
- Wenn Sie eine Kopie behalten möchten, klicken Sie auf „Herunterladen“ Schaltfläche in der oberen rechten Ecke, um den Bericht als CSV-Datei zu speichern.
So speichern Sie die Anwesenheitsberichte Ihres Teams an einem Ort
Wenn Ihr Download-Ordner wie ein Chaos aussieht und Sie in Ihren Besprechungen scheinbar nie das finden, was Sie benötigen, ist Hilfe unterwegs und heißt MeetGeek.
MeetGeek ist eine KI-Plattform für die Automatisierung und Zusammenarbeit von Besprechungen, mit der Sie das Beste aus Ihren Meetings herausholen können. Es nimmt automatisch an Ihren Besprechungen teil, um sie aufzuzeichnen, zu transkribieren und mit Ihrem Team zu teilen, um die Teamarbeit und Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass jedes Gespräch einen echten Mehrwert bietet.
Und wenn wir automatisch sagen, meinen wir dich synchronisiere MeetGeek einmal mit Ihrem Kalender, und er erledigt all diese Dinge von selbst, sodass Sie nicht für jedes Meeting alles separat herunterladen müssen.
Zum einen können Sie mit MeetGeek alle Ihre Meetings an einem Ort sehen, sortiert nach Teams und Anruftypen:
Mit MeetGeek werden alle Ihre Besprechungen an einem Ort gespeichert — egal, wo sie stattgefunden haben — MS Teams, Google Meet oder Zoom, übersichtlich nach Teams und Anruftypen sortiert. Für jedes Meeting erhältst du:
- Eine Videoaufnahme
- Ein vollständiges Protokoll
- KI-generierte Zusammenfassungen mit wichtigen Erkenntnissen und Aktionspunkten
- Besprechungsdetails wie Datum, Uhrzeit und Dauer
- Ein Anwesenheitsbericht
Außerdem können Sie ganz einfach Teams erstellen und festlegen, wer in Ihrem Team welche Besprechungen sehen darf. Es ist eine einfache Möglichkeit, die Dinge zu organisieren und sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf das haben, was sie benötigen:
How, um Ihre Identität in den Berichten über die Teilnahme an Besprechungen zu verbergen:
- Offen Mannschaften und klicken Sie auf Einstellungen und mehr (die drei Punkte in der oberen rechten Ecke).
- Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Einstellungen.
- Gehe zu Datenschutz.
- Finde den „Identifizieren Sie mich in den Anwesenheitsberichten“ schalten Sie es ein und aus, je nach Ihren Wünschen.
Warum funktioniert die Funktion Anwesenheitsbericht für Teams nicht?
Wenn der Anwesenheitsbericht Ihres Teams nicht wie erwartet funktioniert, finden Sie hier einige mögliche Gründe und was Sie dagegen tun können:
Grund #1: Einhaltung der Größenbeschränkungen
Wenn Ihre Besprechung mehr als 120 Teilnehmer hat, enthält der während der Besprechung erstellte Anwesenheitsbericht möglicherweise nicht alle Teilnehmer. Im Bericht nach der Besprechung sollten jedoch alle Teilnehmer aufgeführt sein.
Grund #2: Einschränkungen im Breakout-Raum
Wenn Sie Breakout-Räume verwendet und diese nach dem Meeting gelöscht haben, erscheinen ihre Daten nicht im Anwesenheitsbericht.
Grund #3: Teilnehmer, die nur Lesezugriff haben
Der Bericht verfolgt derzeit keine Teilnehmer, die nur zum Lesen verfügbar sind. Wenn also jemand in diesem Modus beitritt, wird er nicht in den Abschlussbericht aufgenommen.
Grund #4: Mehrere Meetings in einem Channel
Wenn jemand ein zweites Meeting innerhalb derselben Kanalkonversation beginnt, während ein anderes noch läuft, ist nur der Anwesenheitsbericht für das zweite Meeting verfügbar.
Grund #5: Lobbyteilnehmer
Wenn jemand in der Lobby bleibt und nicht zur Besprechung zugelassen wird, erscheint er nicht im Anwesenheitsbericht.
Grund #6: Teilnehmer in der Warteschleife
Wenn ein Teilnehmer während der Sitzung in die Warteschleife gesetzt wird, wird seine Teilnahme dennoch im Bericht für diesen Zeitraum gezählt.
Grund #7: Instant Channel Meetings
Anwesenheitsberichte funktionieren nicht für Sofortbesprechungen, die in einem Teams-Kanal gestartet wurden.
Grund #8: Einschränkungen für Mitorganisatoren
Mitorganisatoren können nicht auf Anwesenheitsberichte für Kanalmeetings zugreifen, sodass nur der Organisator der Besprechung darauf zugreifen kann.
Grund #9: Deaktivierte Berichtsfunktion
Wenn Sie die Option für den Anwesenheitsbericht nicht sehen können, ist sie möglicherweise deaktiviert. Überprüfe deine Meeting-Einstellungen und vergewissere dich, dassAnwesenheitsbericht zulassen“ Toggle ist aktiviert.
HINWEIS: Wenn Sie immer noch Probleme beim Zugriff auf Anwesenheitsberichte haben, sollten Sie Ihren IT-Administrator bitten, zu bestätigen, ob Einstellungen den Zugriff einschränken.
Automatisieren Sie Ihre Teambesprechungen mit MeetGeek!
Wenn Sie die Teilnahme in Teams verfolgen, erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um den Überblick zu behalten. Mit der richtigen Einrichtung und ein paar einfachen Schritten können Sie Ihre Berichte problemlos finden, herunterladen und verwalten.
Und wenn Sie die Dinge auf die nächste Stufe heben und all Ihre Meeting-Informationen an einem Ort organisieren möchten, MeetGeek kann helfen. Es zeichnet Ihre Besprechungen automatisch auf, transkribiert und organisiert sie, sodass Sie nie wieder endlose Dateien durchsuchen müssen.
Testen Sie MeetGeek noch heute und sorgen Sie dafür, dass Ihre Meetings für Sie intelligenter funktionieren!
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