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Informe de asistencia de Microsoft Teams: qué es y cómo usarlo
¡Desmitifique el informe de asistencia de Microsoft Teams! Aprenda a acceder a él, interpretarlo y aprovecharlo para hacer un seguimiento de la participación y mejorar sus reuniones virtuales sin esfuerzo.
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Llevar un registro de quién asistió a tus reuniones de Microsoft Teams puede ser muy útil, ya sea que estés organizando una reunión de negocios, una clase en línea o una reunión de equipo para ponerte al día. Con esto en mente, Microsoft Teams creó una forma de ver y descargar los informes de asistencia, lo que facilita la revisión de la participación y el seguimiento cuando sea necesario.
En esta guía, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre el informe de asistencia de Teams: cómo habilitarlo, verlo y descargarlo para obtener información más detallada.
¿Qué es un informe de asistencia a las reuniones de un equipo?
El informe de asistencia a las reuniones de los equipos muestra quién se unió a la reunión y cuánto tiempo permaneció allí. Incluye detalles como los nombres de los participantes, las horas en las que se unieron y abandonaron la reunión y el tiempo total que pasaron en la reunión.
Este informe le ayuda a hacer un seguimiento de la participación, seguimiento con la gente, y mantener registros si es necesario. Es útil para las reuniones de trabajo, las clases y las sesiones de formación, ya que te permite ver quién se presentó y durante cuánto tiempo.
Qué incluye un informe de participación y asistencia a las reuniones de un equipo:
- Una lista de todos los que se unieron a la reunión
- Horarios de entrada y salida para cada participante
- Duración total de la asistencia para todas las personas
- Métricas de participación para ayudarte a ver si los participantes usaron el chat, reaccionaron con emojis o participaron en las encuestas
- Actividad general información sobre la participación activa de los asistentes durante la sesión.
Quién puede ver los informes de asistencia a las reuniones en los equipos:
- Por lo general, solo organizadores de reuniones tener acceso completo para ver y descargar el informe.
- Si la reunión se programó mediante un calendario de Teams o Outlook, la persona que configurarlo se considera el organizador y puede ver los detalles del informe.
- Coorganizadores puede consultar el informe de asistencia durante la reunión, pero solo si la invitación se envió a través de Teams. Sin embargo, no podrán descargarlo de la invitación a la reunión principal una vez que la reunión haya terminado.
- En algunos casos, si la reunión formaba parte de un canal, propietarios de equipos también podría tener acceso a los datos de asistencia.
NOTA: Los participantes e invitados habituales no pueden ver ni descargar el informe. Si necesitas compartir los detalles de asistencia con otras personas, el organizador tendrá que descargar y enviar el informe manualmente.
NOTA #2: Si dos reuniones tienen lugar simultáneamente en el mismo canal, el informe de participación excluye inicialmente los detalles de la primera reunión y solo genera un informe de asistencia para la segunda reunión.
💡 CONSEJO PROFESIONAL: ¿Quiere obtener información más profunda? Echa un vistazo a MeetGeek Perspectivas lengüeta para ver cómo los asistentes participan en las reuniones, qué temas de las reuniones generan más interés y recibir sugerencias personalizadas para la mejora continua. Incluso puede personalizar los informes con las métricas que más le interesen.
Además, siempre puedes volver a ver la grabación de la reunión o revisar el resumen de la IA para identificar otras áreas que requieren mejoras.
Cómo activar o desactivar los informes de asistencia a las reuniones de los equipos
A. Cómo habilitar los informes de asistencia a las reuniones de los equipos antes de una reunión
- Ir a la Calendario pestaña en Microsoft Teams.
- Busca la reunión que quieres gestionar y haz clic en ella.
- En los detalles de la reunión, haga clic en Opcionesy, a continuación, seleccione Más opciones.
- Bajo el Compromiso sección, active la Permitir informes de asistencia alternar.
- Haga clic Guardar para aplicar los cambios.
NOTA: Si no ves la opción para habilitar los informes de asistencia, ponte en contacto con tu administrador de TI para obtener ayuda.
B. Cómo habilitar los informes de asistencia a las reuniones durante una reunión:
- Inicie o únase a la reunión de Teams en la que desee habilitar el seguimiento de la asistencia.
- En los controles de la reunión, haga clic en Más acciones (el icono de los tres puntos) y, a continuación, selecciona Ajustes y vaya a Opciones de reunión.
- Bajo el Compromiso sección, cambie el Permitir informes de asistencia activa o desactiva, según tus necesidades.
- Haga clic Guardar para confirmar la configuración y empezar a hacer un seguimiento de la asistencia.
Cómo ver y descargar los informes de asistencia a las reuniones de los equipos
A. Cómo encontrar y descargar los informes de asistencia durante la reunión del equipo:
- En la reunión en curso, haga clic en»Personas» (participantes) icono en los controles de la reunión.
- Pulsa el menú de tres puntos (Más acciones) en la parte superior del panel de participantes.
- Haga clic en «Descargar la lista de asistencia» desde el menú desplegable.
- El informe se descargará como un archivo CSV, que puede abrir en Microsoft Excel para comprobar los datos detallados de asistencia.
NOTA: Si configuras salas para grupos pequeños en tu reunión de Teams, la información sobre la asistencia aparecerá en los informes de asistencia de la reunión principal.
B. Cómo ver y descargar los informes de asistencia en el chat de la reunión de los equipos:
- Unos minutos después de que finalice la reunión de Teams, abre el chat de la reunión en la aplicación de Teams.
- Haga clic en la boleta de calificaciones de asistencia para abrir y revisar los detalles. Puede descargar el informe como un archivo CSV y analizarlo en Excel.
IMPORTANTE:
- Los coorganizadores pueden comprobar el informe de asistencia en el chat de la reunión, pero solo después de que la reunión haya finalizado.
- Si se trata de una reunión periódica, Teams genera un informe de asistencia único para cada sesión.
- Si hubo menos de dos asistentes, el informe no aparecerá en el chat, pero puedes encontrarlo en la pestaña Asistencia de la invitación a la reunión.
- Si el organizador de la reunión abandona la organización, todos sus informes se eliminarán de forma permanente y nadie más podrá acceder a ellos.
C. Cómo ver y descargar los informes de asistencia después de la reunión del equipo:
- Ve a tu Calendario de equipos y busca la reunión que quieres consultar.
- Haga clic en la reunión y abra el «Asistencia» pestaña en la que verás un «Informe de asistencia» azulejo.
- El informe ofrece una descripción general de la reunión y muestra detalles como quién se unió y cuándo.
- Si desea conservar una copia, haga clic en «Descargar» botón en la esquina superior derecha para guardar el informe como un archivo CSV.
Cómo mantener los informes de asistencia de sus equipos en un solo lugar
Si tu carpeta de descargas parece un desastre y parece que nunca puedes encontrar lo que necesitas de tus reuniones, la ayuda está en camino y se llama MeetGeek.
MeetGeek es una plataforma de colaboración y automatización de reuniones basada en inteligencia artificial que le ayuda a aprovechar al máximo sus reuniones. Se une automáticamente a tus reuniones para grabarlas, transcribirlas y compartirlas con tu equipo para impulsar el trabajo en equipo y la productividad, asegurándose de que cada conversación aporte un valor real.
Y cuando decimos automáticamente, nos referimos a ti sincronizar MeetGeek una vez con tu calendario, y hace todas estas cosas por sí solo, por lo que no tienes que descargar todo por separado para cada reunión.
Por un lado, MeetGeek te permite ver todas tus reuniones en un solo lugar, ordenadas por equipos y tipos de llamadas:
Con MeetGeek, todas sus reuniones se almacenan en un solo lugar, dondequiera que hayan tenido lugar: MS Teams, Google Meet o Zoom, ordenadas ordenadamente por equipos y tipos de llamadas. Para cada reunión, obtienes:
- Una grabación de vídeo
- Una transcripción completa
- Resúmenes generados por IA con conclusiones clave y puntos de acción
- Detalles de la reunión, como la fecha, la hora y la duración
- Un informe de asistencia
Además, puedes crear equipos fácilmente y establecer quién de tu equipo puede ver qué reuniones. Es una forma sencilla de mantener las cosas organizadas y asegurarse de que las personas adecuadas tengan acceso a lo que necesitan:
Hopara ocultar su identidad en los informes de asistencia a las reuniones:
- Abrir Equipos y haga clic en Ajustes y más (los tres puntos de la esquina superior derecha).
- En el menú desplegable, selecciona Ajustes.
- Ir a Privacidad.
- Encuentra el «Identifícame en los informes de asistencia» enciéndalo o apáguelo según sus preferencias.
¿Por qué no funciona la función de informe de asistencia de los equipos?
Si el informe de asistencia de tu equipo no funciona según lo esperado, estos son algunos de los posibles motivos y lo que puedes hacer al respecto:
Razón #1: Límites de tamaño de las reuniones
Si la reunión tiene más de 120 participantes, es posible que el informe de asistencia generado durante la reunión no incluya a todos. Sin embargo, el informe posterior a la reunión debe incluir a todos los asistentes en la lista.
Motivo #2: Limitaciones de las salas para grupos pequeños
Si ha utilizado las salas para grupos pequeños y las ha eliminado después de la reunión, sus datos no aparecerán en el informe de asistencia.
Motivo #3: Asistentes que solo pueden ver
Actualmente, el informe no registra a los participantes que solo pueden leerse, por lo que si alguien se une a este modo, no se incluirá en el informe final.
Motivo #4: Reuniones múltiples en un canal
Si alguien inicia una segunda reunión dentro de la misma conversación del canal mientras hay otra en curso, solo estará disponible el informe de asistencia de la segunda reunión.
Razón #5: Participantes del lobby
Si alguien permanece en el lobby y no es admitido en la reunión, no aparecerá en el informe de asistencia.
Motivo #6: Participantes en espera
Si un participante queda en espera durante la reunión, su asistencia seguirá contabilizándose en el informe correspondiente a ese período.
Razón #7: Reuniones de canal instantáneas
Los informes de asistencia no funcionan para las reuniones instantáneas que se inician en un canal de Teams.
Razón #8: Restricciones de los coorganizadores
Los coorganizadores no pueden acceder a los informes de asistencia de las reuniones del canal, por lo que solo tendrá acceso el organizador de la reunión.
Motivo #9: Función de informe deshabilitada
Si no ves la opción de informe de asistencia, es posible que esté desactivada. Comprueba la configuración de la reunión y asegúrate de que»Permitir informe de asistencia» la opción está habilitada.
NOTA: Si sigues teniendo problemas para acceder a los informes de asistencia, considera pedirle a tu administrador de TI que confirme si hay alguna configuración que restrinja el acceso.
¡Automatice las reuniones de su equipo con MeetGeek!
El seguimiento de la asistencia en Teams te brinda todos los detalles que necesitas para estar al tanto de todo. Con la configuración adecuada y unos pocos pasos sencillos, puedes encontrar, descargar y gestionar fácilmente tus informes sin ningún tipo de estrés.
Y si quieres llevar las cosas al siguiente nivel y mantener toda la información de tus reuniones organizada en un solo lugar, MeetGeek puede ayudar. Graba, transcribe y organiza automáticamente tus reuniones, por lo que no tendrás que volver a buscar entre un sinfín de archivos.
¡Pruebe MeetGeek hoy y haga que sus reuniones funcionen de manera más inteligente para usted!
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