Teams-Meeting Erstellen: Desktop, Handy und Outlook

Um ein Teams-Meeting zu erstellen, öffnen Sie in Microsoft Teams den Kalender, wählen Neu, vergeben einen Titel, fügen die Teilnehmer hinzu, prüfen, ob die Umschaltfläche Teams-Besprechung aktiviert ist, und wählen Speichern. Teams schickt jedem Teilnehmer eine Einladung per E-Mail mit dem Teilnahmelink, und das Meeting erscheint sowohl im Teams- als auch im Outlook-Kalender.

Dasselbe Meeting lässt sich auch in der mobilen App anlegen, aus einem Chat heraus, aus einem Kanal oder direkt in Outlook. Und wenn es nicht warten kann, startet Jetzt besprechen ein Meeting ganz ohne Planung. Dieser Leitfaden geht jeden Weg durch, mit den Bezeichnungen, die Microsoft heute in der Oberfläche verwendet, und endet bei den Besprechungsoptionen, die vor dem Verschicken der Einladung einen Blick wert sind.

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So Erstellen Sie ein Teams-Meeting

Microsoft Teams bietet mehrere Wege zum selben Meeting. Für die meisten reicht der Kalender am Computer, und die übrigen Wege decken die Fälle ab, in denen Sie nur das Handy zur Hand haben, gerade in Outlook arbeiten oder ohnehin schon mit der Person schreiben.

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So Erstellen Sie ein Teams-Meeting am Computer

Falls Teams noch nicht installiert ist, laden Sie zuerst die App herunter. Auf dem Mac hilft unser Leitfaden zu Microsoft Teams für Mac.

1. Öffnen Sie Microsoft Teams und wählen Sie in der linken Seitenleiste den Kalender.
2. Wählen Sie oben rechts Neu oder klicken Sie auf ein freies Zeitfenster im Kalender.
3. Vergeben Sie einen Titel für das Meeting.
4. Tragen Sie Namen oder E-Mail-Adressen unter Erforderliche Teilnehmer ein. Um jemanden optional einzuladen, wählen Sie Antwortoptionen > Optionale Teilnehmer hinzufügen. Bei Personen außerhalb Ihrer Organisation geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse ein.
5. Legen Sie Datum, Beginn und Ende fest.
6. Wenn sich das Meeting wiederholt, öffnen Sie das Wiederholungsmenü und wählen einen täglichen, wöchentlichen, monatlichen, jährlichen oder benutzerdefinierten Rhythmus.
7. Prüfen Sie, ob die Umschaltfläche Teams-Besprechung aktiviert ist, und schreiben Sie die Agenda oder Notizen in die Beschreibung.
8. Wählen Sie Speichern (oder Senden). Jeder Teilnehmer bekommt eine E-Mail mit dem Teilnahmelink.

Beim Festlegen des Endzeitpunkts sollten Sie die Dauer wählen, die die Agenda verlangt, statt aus Gewohnheit eine Stunde zu blocken. Laut MeetGeek-Daten aus dem ersten Halbjahr 2026 dauerten 77,8 % der Meetings weniger als eine Stunde. Der übliche 60-Minuten-Block reserviert damit mehr Zeit, als die meisten Meetings brauchen.

Um einen Termin zu finden, der allen passt, wählen Sie in den Besprechungsdetails die Option Terminplanungs-Assistent. Dort sehen Sie Zeitzone und Verfügbarkeit jedes Teilnehmers: Die schattierten Bereiche markieren die Zeiten, zu denen jemand schon einen Termin hat.

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So Erstellen Sie ein Teams-Meeting am Handy

Die Teams-App für iPhone und Android verwendet etwas andere Bezeichnungen als die Desktop-Version.

1. Öffnen Sie die mobile Teams-App und tippen Sie auf Kalender.
2. Tippen Sie auf Neues Ereignis.
3. Vergeben Sie einen Titel für das Meeting.
4. Tippen Sie auf Teilnehmer hinzufügen und laden Sie Ihre Gäste ein.
5. Um daraus ein Kanal-Meeting zu machen, tippen Sie auf In einem Kanal freigeben.
6. Tragen Sie Datum, Uhrzeit und die übrigen Angaben ein. Wenn sich das Meeting wiederholt, öffnen Sie das Wiederholungsmenü und wählen den Rhythmus.
7. Tippen Sie auf Fertig, um das Meeting zu planen und die Einladungen zu verschicken.

Wenn Sie später etwas ändern wollen, tippen Sie im Kalender auf das Meeting, dann auf Bearbeiten, nehmen die Änderungen vor und tippen auf Fertig, um das Update zu verschicken.

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So Planen Sie ein Teams-Meeting aus einem Chat

Wenn ein Chat an dem Punkt angekommen ist, an dem ein kurzes Gespräch schneller wäre, planen Sie das Meeting direkt von dort.

1. Wählen Sie Chat und öffnen Sie die Unterhaltung.
2. Wählen Sie oben Weitere Chatoptionen.
3. Wählen Sie Besprechung planen.
4. Füllen Sie die Angaben aus und wählen Sie Senden.

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So Erstellen Sie ein Teams-Meeting in Outlook

Teams und Outlook teilen sich einen Kalender, ein in Outlook geplantes Meeting erscheint also in Teams und umgekehrt. Die Schritte hängen davon ab, welche Outlook-Version Sie nutzen.

Neues Outlook für Windows und Outlook im Web:

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie den Kalender.
2. Wählen Sie Neues Ereignis.
3. Aktivieren Sie die Umschaltfläche Teams-Besprechung.
4. Füllen Sie die Angaben aus und laden Sie die Teilnehmer ein.
5. Wählen Sie Senden.

Klassisches Outlook für Windows:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Start den Dropdownpfeil neben Neue E-Mail und dann Besprechung.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Besprechung den Dropdownpfeil neben Teams-Besprechung und danach Besprechung planen.
3. Füllen Sie die Angaben aus, laden Sie die Teilnehmer ein und wählen Sie Senden.

Wenn fast alle Ihre Termine online stattfinden, machen Sie Teams zur Voreinstellung. Im neuen Outlook gehen Sie auf Kalendereinstellungen > Ereignisse und Einladungen und aktivieren Onlinebesprechung zu allen Besprechungen hinzufügen mit Microsoft Teams als Anbieter. Im klassischen Outlook steht dieselbe Option unter Datei > Optionen > Kalender.

Eine Einschränkung sollten Sie vorher kennen: Teams-Meetings aus Outlook zu planen, setzt ein Exchange-Konto in einem Microsoft-365-Business-Tarif voraus. Der Microsoft-Leitfaden zu Outlook hält fest, dass POP- und IMAP-Konten wie Gmail, Yahoo und iCloud nicht unterstützt werden.

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So Starten Sie ein Sofort-Meeting mit Jetzt Besprechen

Die Planung können Sie sich sparen, wenn die Leute, die Sie brauchen, ohnehin online sind. Jetzt besprechen startet das Meeting auf der Stelle.

Aus dem Kalender:

1. Wählen Sie den Kalender und dann oben rechts Jetzt besprechen.
2. Ändern Sie bei Bedarf den Namen des Meetings und wählen Sie Freigabelink abrufen, um den Link zu kopieren.
3. Wählen Sie Besprechung starten und danach Jetzt teilnehmen.

In einem Kanal wählen Sie oben rechts Jetzt besprechen. In einem Gruppenchat wählen Sie oben im Chat Jetzt besprechen und dann Andere anrufen, um die übrigen zu benachrichtigen. Sie können auch /meetnow in das Eingabefeld eines beliebigen Chats tippen und Enter drücken.

Sobald Sie im Meeting sind, kopieren Sie den Link oder suchen die Personen über ihren Namen, um sie einzuladen. Jetzt besprechen aus dem Kalender setzt ein Exchange-Online-Postfach voraus.

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So Planen Sie ein Kanal-Meeting und Teilen den Link

Ein Kanal-Meeting ist für das gesamte Team sichtbar, und jeder aus diesem Kanal kann direkt von dort teilnehmen.

1. Wählen Sie Teams und öffnen Sie das gewünschte Team.
2. Wählen Sie neben Jetzt besprechen den Dropdownpfeil und dann Besprechung planen.
3. Fügen Sie Teilnehmer von außerhalb des Teams hinzu und wählen Sie Senden.

Alle im Team bekommen eine persönliche Einladung. Kanal-Meetings funktionieren nicht in privaten Kanälen, und wer nicht zu Ihrer Organisation gehört, kann den Kanalkalender nicht öffnen.

Um den Link eines geplanten Meetings zu teilen, öffnen Sie es in Ihrem Teams-Kalender und wählen Teilen > Teilnahmelink kopieren. Danach fügen Sie den Link in einen Chat, einen Beitrag oder eine E-Mail ein. Bei externen Gästen erklärt eine Meeting-Einladung per E-Mail mit Ziel und Agenda, warum sich die Teilnahme lohnt.

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Diese Besprechungsoptionen Lohnen Einen Blick vor dem Senden

Die Besprechungsoptionen legen fest, wer direkt teilnehmen kann und welche Rechte die Teilnehmer im Meeting haben. Um sie vor dem Meeting zu öffnen, wählen Sie das Meeting in Ihrem Teams-Kalender und dann Ereignisoptionen anzeigen. Die gebräuchlichsten:

• Wer kann den Wartebereich umgehen? entscheidet, wer direkt hereinkommt und wer auf Einlass wartet.
• Wer präsentieren kann begrenzt die Bildschirmfreigabe in großen Meetings.
• Mikrofon für Teilnehmer zulassen und Kamera für Teilnehmer zulassen: nützlich bei Schulungen und Infoterminen.
• Besprechungschat: jederzeit erlauben, nur während des Meetings oder ganz abschalten.
• Automatisches Aufzeichnen und Transkribieren: Die Aufzeichnung läuft ab dem Start des Meetings.

Einige Optionen setzen Teams Premium voraus, etwa die Einschränkung, wer aufzeichnen darf, oder das Wasserzeichen. Zur Kapazität setzt der Microsoft-Leitfaden zum Planen von Besprechungen die Obergrenze bei 1.000 aktiven Teilnehmern an, dazu bis zu 10.000 weitere Personen als schreibgeschützte Teilnehmer, sobald diese Plätze belegt sind. Für lange Meetings lohnt außerdem ein Blick auf das Zeitlimit von Teams-Meetings, bevor Sie den Termin ansetzen.

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So Treten Sie einem Teams-Meeting Bei

Sobald die Einladung verschickt ist, ist die Teilnahme für Ihre Gäste der einfache Teil. Ihre Gäste wählen den Link in der Einladung oder öffnen das Meeting in ihrem Teams-Kalender und wählen Teilnehmen. Auch wer kein Teams-Konto hat, kommt hinein: Wenn der Organisator das erlaubt, gibt die Person ihren Namen ein und nimmt am Meeting teil, oder sie wartet im Wartebereich, je nach den Besprechungsoptionen.

Wer die Einladung nicht bekommen hat, kann trotzdem mit Besprechungs-ID und Kennung teilnehmen. Unser Schritt-für-Schritt-Leitfaden erklärt, wie Sie mit einem Code an einem Teams-Meeting teilnehmen, am Computer, im Web und am Handy.

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Teams-Meetings Aufzeichnen und Notizen Machen

Teams bringt die Aufzeichnung von Haus aus mit. Wählen Sie während des Meetings Weitere Aktionen > Aufzeichnen und transkribieren > Aufzeichnung starten. Laut der Microsoft-Dokumentation zur Aufzeichnung brauchen Sie eine passende Microsoft-365-Lizenz und einen IT-Administrator, der die Aufzeichnung freigibt. Gäste und Personen aus anderen Organisationen dürfen nicht aufzeichnen. Bei den meisten Meetings landet die Datei im OneDrive des Organisators, und unser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie ein Teams-Meeting aufzeichnen. Ein zweiter Beitrag zeigt, wo Teams-Aufzeichnungen gespeichert werden.

Das Notizenproblem löst eine Aufzeichnung trotzdem nicht: Jemand muss sie schreiben. Genau das übernimmt ein KI-Assistent. MeetGeek nimmt an Ihren Teams-Meetings wie ein weiterer Teilnehmer teil und macht aus jedem Gespräch ein Transkript, eine Zusammenfassung und eine Aufgabenliste. Weil er wie jeder andere Teilnehmer am Meeting teilnimmt, ist er nicht auf die Aufzeichnungsfunktion von Teams angewiesen, auch wenn der Organisator ihn womöglich aus dem Wartebereich einlassen muss. Die Einrichtung besteht aus drei Schritten:

1. Legen Sie ein kostenloses MeetGeek-Konto an.
2. Verbinden Sie Ihren Kalender. Ab dann tritt der Assistent Ihren geplanten Teams-Meetings von selbst bei, und Sie können ihm den Link zu einem laufenden Meeting schicken.
3. Nach dem Meeting sehen Sie Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben durch. MeetGeek kann alles an die Teilnehmer schicken.

Der kostenlose Tarif enthält 3 Stunden Transkription pro Monat in über 100 Sprachen. Videospeicher und Integrationen mit anderen Tools gibt es ab den kostenpflichtigen Tarifen. Und bevor Sie jemanden aufzeichnen, sagen Sie Bescheid: Diese Vorlagen für Aufzeichnungshinweise erledigen das in zwei Minuten.

Richten Sie die MeetGeek-Integration für Microsoft Teams ein und probieren Sie es im nächsten Teams-Meeting aus.

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So Beheben Sie Typische Teams-Probleme

Fast jedes Meeting-Problem geht auf eine Geräteeinstellung, die Verbindung oder eine Berechtigung zurück. Fangen Sie bei dem Fall an, der zu Ihrer Situation passt:

• Mikrofon oder Kamera gehen nicht: Gehen Sie in Teams auf Einstellungen und mehr > Einstellungen > Geräte, wählen Sie das richtige Mikrofon, den richtigen Lautsprecher und die richtige Kamera und dann Testanruf durchführen. Findet Teams sie weiterhin nicht, prüfen Sie, ob die Datenschutzeinstellungen Ihres Rechners die Nutzung erlauben.
• Der Teilnahmelink öffnet sich nicht: Schließen Sie Teams, starten Sie es neu und nehmen Sie über den Kalender oder mit Besprechungs-ID und Kennung teil.
• Stockender Ton oder eingefrorenes Bild: Schließen Sie Apps, die viel Bandbreite brauchen, wechseln Sie nach Möglichkeit auf eine Kabelverbindung und schalten Sie die Kamera ab, damit der Ton sauber bleibt.
• Echo oder Hintergrundgeräusche: Nutzen Sie ein Headset und lassen Sie das Mikrofon stummgeschaltet, wenn Sie nicht sprechen.
• Bildschirmfreigabe geht nicht: Womöglich hat der Organisator in den Besprechungsoptionen eingeschränkt, wer präsentieren darf. Aktualisieren Sie außerdem Teams, denn eine veraltete Version kann Probleme beim Teilen verursachen.

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Tipps für Bessere Teams-Meetings

Auch ein gut geplantes Meeting kann eine Stunde kosten, ohne etwas zu bringen. Diese Gewohnheiten machen den Unterschied:

1. Schreiben Sie die Agenda in die Einladung. Die Leute kommen vorbereitet und das Meeting hat ein klares Ende.
2. Sagen Sie Bescheid, wenn Sie aufzeichnen. Kündigen Sie es gleich zu Beginn an, damit sich hinterher niemand wundert.
3. Nutzen Sie Gruppenräume in Workshops. In kleinen Runden kommt jeder zu Wort.
4. Kürzen Sie die Einladungsliste. Wer nur das Ergebnis braucht, kann optionaler Teilnehmer bleiben oder die Notizen bekommen.
5. Fassen Sie noch am selben Tag nach. Verschicken Sie Entscheidungen, Zuständigkeiten und Fristen, solange alle das Gespräch noch präsent haben.

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Häufig Gestellte Fragen

Wie Erstelle Ich ein Teams-Meeting und Verschicke den Link?

Planen Sie das Meeting in Ihrem Teams-Kalender, öffnen Sie es und wählen Sie Teilen > Teilnahmelink kopieren. Fügen Sie den Link in eine E-Mail, einen Chat oder einen Beitrag ein. Wer schon als Teilnehmer eingetragen ist, hat den Link in der Einladung.

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Muss Ich Teams für ein Meeting Herunterladen?

Nein. Mit einem Geschäfts- oder Schulkonto von Microsoft 365 erstellen Sie ein Teams-Meeting in Outlook im Web: Öffnen Sie den Kalender, wählen Sie Neues Ereignis und aktivieren Sie die Umschaltfläche Teams-Besprechung.

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Wie Starte Ich ein Teams-Meeting als Organisator?

Öffnen Sie das Meeting in Ihrem Teams-Kalender und wählen Sie Teilnehmen. Steht das Meeting nicht im Kalender, nutzen Sie Jetzt besprechen aus dem Kalender, aus einem Kanal oder aus einem Gruppenchat.

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Kann Man ohne Microsoft-Konto Teilnehmen?

Ja, wenn der Organisator das erlaubt. Der Gast öffnet den Meeting-Link, gibt seinen Namen ein (am Handy tippt er auf die Option, als Gast beizutreten) und nimmt am Meeting teil, oder er wartet im Wartebereich, falls der Organisator das verlangt.

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Kann Ich Alle Outlook-Termine zu Teams-Meetings Machen?

Ja. Im neuen Outlook gehen Sie auf Kalendereinstellungen > Ereignisse und Einladungen und aktivieren Onlinebesprechung zu allen Besprechungen hinzufügen und wählen Microsoft Teams als Anbieter aus. Im klassischen Outlook steht die Option unter Datei > Optionen > Kalender.