So richten Sie ein Teams-Meeting ein: Eine schrittweise Anleitung für Anfänger

In der heutigen Welt ist die Fähigkeit, einfach und effektiv Kontakte zu knüpfen und zusammenzuarbeiten, von entscheidender Bedeutung, insbesondere im Geschäftsbereich. Mit über 300 Millionen Nutzer, Microsoft Teams ist die erste Wahl für Online-Kommunikation und bringt Menschen zusammen, egal wo sie sich befinden.

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Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie Schwierigkeiten haben, ein Teams-Meeting einzurichten, oder wenn Sie die Plattform einfach noch nicht kennen. Unser anfängerfreundlicher Leitfaden hilft Ihnen dabei, Ihre virtuellen Treffen auf dieser Plattform mühelos zu organisieren und durchzuführen.

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Wir begleiten Sie durch jeden Schritt, von der Planung bis hin zur Einbindung Ihrer Teilnehmer, um sicherzustellen, dass Ihre virtuellen Besprechungen sowohl produktiv als auch unterhaltsam sind. Sollen wir anfangen?

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Die besten Funktionen von Microsoft Teams für Besprechungen

Microsoft Teams kombiniert auf leistungsstarke Weise Kommunikation und Zusammenarbeit und bietet Funktionen, die den Anforderungen der heutigen dynamischen Arbeitsumgebung entsprechen.

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Hier sind die besten Funktionen von Microsoft Teams für Besprechungen:

• Audio- und Videoanrufe: Teams bietet kristallklare Audio- und Videoanrufe, sodass die Kommunikation reibungslos verläuft, egal ob Sie mit Teammitgliedern oder externen Partnern sprechen.
• Online-Treffen: Sie können Besprechungen direkt in Ihrem Outlook-Kalender planen, Teilnehmer mit einer einfachen E-Mail einladen und sogar spontane Besprechungen mit der Funktion „Jetzt treffen“ starten.
• Besprechungschat und Instant Messaging: Der Chat und das Instant Messaging in Teams sorgen dafür, dass die Konversation vor, während und nach Ihren Besprechungen am Laufen bleibt. Auf diese Weise können die Teilnehmer Gedanken austauschen, Fragen stellen und Feedback geben, ohne sie zu unterbrechen.
• Teilen von Dateien: Sie können Dateien direkt in den Chat hochladen oder Ihren Bildschirm teilen, um Dokumente zu präsentieren und Besprechungen ansprechender und fruchtbarer zu gestalten.
• Kollaborativer Arbeitsbereich: Mit Teams können Sie Dokumente in Echtzeit erstellen, teilen und mit anderen Teammitgliedern bearbeiten. Durch die Integration mit Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint kann Teamarbeit reibungslos ablaufen, ohne die App verlassen zu müssen.
• Kanäle: Organisieren Sie Konversationen nahtlos nach Themen, Projekten oder Abteilungen über spezielle Kanäle, um das Auffinden relevanter Informationen zu erleichtern.
• Integration mit anderen Apps: Bringen Sie Ihre bevorzugten Projektmanagement-Tools, CRM-Software oder Design-Apps in Teams ein, um alle wichtigen Tools an einem Ort zu haben.
• Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Multifaktor-Authentifizierung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgen zusammen mit der Einhaltung globaler Standards dafür, dass Ihre Meeting-Daten sicher sind.

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So richten Sie Ihre ersten Microsoft Teams-Meetings ein

Um sicherzustellen, dass jedes Teamtreffen zu einem erfolgreichen Meeting wird, müssen Sie alle Ihre Grundlagen abdecken. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein Microsoft Teams-Meeting einrichten können!

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A. So richten Sie ein Team-Meeting auf dem Desktop ein

So richten Sie ein Teams-Meeting auf einem Desktop ein:

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1. Sie können das ganz einfach herunterladen Microsoft Teams-App von Webseite von Microsoft. Starten Sie es und melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto an. Wenn Sie einen Mac verwenden, gehen Sie wie folgt vor wie installiert man Microsoft Teams Schritt für Schritt.

2. Suchen Sie im Menü auf der linken Seite das 'Kalender' Symbol und wähle es aus. Daraufhin wird Ihr Team-Kalender geöffnet, in dem Ihr Zeitplan und alle Besprechungen angezeigt werden, die Sie bereits eingerichtet haben oder zu denen Sie eingeladen wurden.

3. Klicken Sie in der Kalenderansicht auf das '„Neues Treffen“ Schaltfläche, die sich in der oberen rechten Ecke der App befindet. Dadurch wird das Formular zur Planung von Besprechungen geöffnet.

4. Auf der '„Neues Treffen“ Formular, Sie müssen zusätzliche Informationen zu Ihrem Meeting angeben:

• Titel: Wählen Sie einen kurzen, aussagekräftigen Titel für Ihr Meeting.
• Datum und Uhrzeit: Wählen Sie die Start- und Endzeiten für Ihr Meeting aus.
• Teilnehmer: Laden Sie Personen ein, indem Sie ihre Namen oder E-Mail-Adressen in die 'Erforderliche Teilnehmer hinzufügen' Feld für Pflichtteilnehmer, oder 'Optionale Teilnehmer hinzufügen' für diejenigen, die Sie einladen möchten, aber nicht verpflichtend sind. Während der Eingabe schlägt Teams Kontakte aus Ihrer Organisation vor.
• Kanal (fakultativ): Wenn du das Meeting mit einem bestimmten Teamkanal verknüpfen möchtest, kannst du einen aus dem 'Wähle einen Kanal für das Treffen aus' Dropdown. Dadurch ist das Meeting für alle Mitglieder dieses Kanals zugänglich.

5. Wenn es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt, klicken Sie auf 'Wiederholt sich nicht' Option, um Ihr Meeting so einzustellen, dass es wiederholt wird täglich, wöchentlich, monatlich, oder bei einem benutzerdefiniertes Intervall.

6. Benutze das 'Beschreibung hinzufügen' Feld zur Eingabe der Besprechungsdetails oder spezifischer Anweisungen für das Meeting.

7. Sobald alle Details korrekt ausgefüllt sind, klicken Sie auf 'Senden' Schaltfläche, die sich oben rechts im Formular befindet. Dadurch wird das Meeting in Ihrem Kalender gespeichert und eine E-Mail gesendet Einladung zur Besprechung für jeden Teilnehmer, den Sie hinzugefügt haben.

8. Sobald das Meeting in Ihrem Kalender gespeichert ist, können Sie zu 'Besprechungsoptionen anpassen' für weitere Aktionen, z. B. wer den Wartebereich umgehen kann oder ob die Teilnehmer anwesend sein können.

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B. So richten Sie ein Team-Meeting auf dem Handy ein

So richten Sie ein Teams-Meeting auf einem Mobilgerät ein:

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1. Öffne das Microsoft Teams-App auf Ihrem Mobilgerät. Falls Sie es noch nicht getan haben, laden Sie es aus dem Google Play Store (für Android-Geräte) oder App Store (für iOS-Geräte) herunter und melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen an.
2. Sobald Sie in der App sind, tippen Sie auf das 'Kalender' Symbol am unteren Bildschirmrand, um auf Ihren Team-Kalender zuzugreifen.

3. Suchen und wählen Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms die Schaltfläche „Neues Meeting“ (+) um mit der Erstellung und Anpassung eines neuen Meetings zu beginnen.

4. Sie werden aufgefordert, 'Neues Treffen' Bildschirm, auf dem Sie alle notwendigen Details für Ihr Meeting eingeben können:

• Titel: Geben Sie Ihrem Meeting einen klaren und aussagekräftigen Titel.
• Start- und Endzeit: Wählen Sie Datum und Uhrzeit für Ihr Meeting aus und passen Sie die Dauer nach Bedarf an.
• Teilnehmer: Wählen Sie Teilnehmer aus, indem Sie ihre Namen oder E-Mail-Adressen zur 'Teilnehmer' Feld. Die Teams schlagen Ihnen während der Eingabe Kontakte vor. Sie können Personen hinzufügen als erforderlich oder als fakultativ Teilnehmer.
• Kanal (fakultativ): Wenn das Meeting an ein bestimmtes Team oder Projekt gebunden ist, kannst du auch einen Klassenteam-Kanal auswählen, der dem Meeting zugeordnet werden soll. Dadurch wird das Meeting für alle Kanalmitglieder sichtbar.

5. Wenn dieses Meeting regelmäßig stattfindet, tippen Sie auf die Wiederholungsoption, um es als täglich, wöchentlich, oder kundenspezifisch wiederkehrendes Treffen.
6. Benutze das 'Details hinzufügen' einzuschließender Abschnitt die Tagesordnung, Ziele oder alle vorab gelesenen Materialien.

7. Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen eingegeben haben, suchen Sie nach dem 'Erledigt' oder 'Speichern' Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Tippen Sie darauf, um Ihr Meeting zu speichern. Einladungen werden automatisch an alle Teilnehmer gesendet, die Sie hinzugefügt haben.
8. Wenn Sie fertig sind, möchten Sie möglicherweise weitere Einstellungen anpassen, z. B. ob das Meeting ein Videoanruf sein soll und ob Sie den Teilnehmern die Teilnahme ermöglichen, bevor der Gastgeber dies tut.

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So planen Sie ein Meeting in Microsoft Teams

Wenn Sie nach der schnellsten Möglichkeit suchen, ein Meeting in Microsoft Teams zu planen, sind Sie hier richtig. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie!

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A. So planen Sie ein Team-Meeting auf dem Desktop

So planen Sie ein Teams-Meeting auf dem Desktop:

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1. Starten Sie Microsoft Teams auf Ihrem Desktop.
2. Wählen „Einen Termin vereinbaren“, gefunden unter dem 'Geben Sie eine neue Nachricht ein' Feld. Diese Aktion leitet Sie zur Registerkarte Kalender weiter.

3. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf 'Neues Treffen' Option, um das gewünschte Datum und die Uhrzeit für Ihr Meeting auszuwählen.

4. Geben Sie in das angezeigte Formular den Titel der Besprechung ein, versenden Sie die Einladungen und fügen Sie weitere wichtige Details hinzu.

5. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf 'Speichern. '

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NOTIZ: Lass Teams Planungsassistent hilft Ihnen dabei, eine Besprechungszeit zu finden, die sowohl Ihnen als auch Ihren Teammitgliedern effektiv entgegenkommt.

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B. So planen Sie ein Team-Meeting auf dem Handy

Das Planen einer Besprechung in Teams ist nicht auf die Desktop-Nutzung beschränkt. Sie können dies auch mit der mobilen App tun, die sowohl für Android- als auch für Apple-Geräte verfügbar ist.

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So planen Sie ein Team-Meeting auf dem Handy:

1. Tippe auf 'Kalenderbesprechungen' unten in der App.
2. Klicken Sie auf das 'Ein Meeting planen' Option in der unteren rechten Ecke.

3. In der 'Neue Veranstaltung' Formular, das sich öffnet, tippen Sie auf 'Teilnehmer hinzufügen' Schaltfläche, um die Teammitglieder auszuwählen, die Sie einladen möchten.
4. Geben Sie den Titel der Besprechung ein und legen Sie Uhrzeit und Datum fest.
5. Nachdem Sie alle Details eingegeben haben, tippen Sie auf 'Erledigt' um den Planungsprozess abzuschließen.

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HINWEIS: Du kannst das Meeting mit einem ganzen Channel teilen, indem du auswählst 'Auf einem Channel teilen. ' 

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So nehmen Sie an einem Microsoft Teams-Meeting teil

Wenn Sie noch nie an einem Team-Meeting teilgenommen haben, haben wir auch das Richtige für Sie!

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A. So nehmen Sie an einem Team-Meeting auf dem Desktop teil

So nehmen Sie an einem Teams-Meeting auf dem Desktop teil:

1. Öffnen Sie Microsoft Teams auf Ihrem Desktop. Melden Sie sich bei Bedarf mit Ihren Kontodaten an.

NOTIZ: Wenn Sie kein Konto haben, machen Sie sich keine Sorgen! Sie müssen kein Konto auf der Plattform erstellen, da Sie mit MS Teams auch mit Ihrem Gmail-Konto beitreten können.

2. Suchen Sie das Meeting, an dem Sie teilnehmen möchten. Wenn Sie keine E-Mail mit der Einladung zu einer Besprechung erhalten haben, können Sie Ihre Besprechung auf verschiedene Arten finden:

• Über den Kalender: Klicken Sie auf 'Kalender' Tippen Sie in der Seitenleiste, um Ihre Besprechungen zu sehen. Suchen Sie das, dem Sie beitreten, und klicken Sie darauf.
• Über einen Chat oder Kanal: Wenn das Meeting mit einem Chat oder Kanal verknüpft ist, findest du dort möglicherweise auch einen Meeting-Link.

3. Wenn Sie Ihr Meeting gefunden haben, klicken Sie auf 'Beitreten' knopf. Tun Sie dies einige Minuten vor Beginn des Meetings, um zuerst Ihre Einstellungen anzupassen.
4. Bevor Sie offiziell an der Besprechung teilnehmen, können Sie entscheiden, ob Sie Ihre Kamera und Ihr Mikrofon einschalten möchten.
5. Nachdem Sie Ihre neuen Einstellungen vorgenommen haben, drücken Sie die 'Jetzt beitreten' Schaltfläche, um auf das aktuelle Meeting zuzugreifen. Sie sind jetzt bereit, teilzunehmen, zu teilen oder einfach zuzuhören.
6. Während des Meetings können Sie den Chat nutzen, um Nachrichten zu senden, Ihren Bildschirm bei Bedarf zu teilen oder Reaktionen zu verwenden, um mit der Präsentation zu interagieren.
7. Wenn das Meeting beendet ist oder Sie einfach gehen müssen, klicken Sie einfach auf 'Leg auf' Taste, die wie ein rotes Telefon aussieht, zum Beenden.

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B. So nehmen Sie an einer Teambesprechung auf Mobilgeräten teil

So nehmen Sie auf einem Mobilgerät an einem Teams-Meeting teil:

1. Starten Sie die Microsoft Teams-App auf Ihrem Smartphone. Sie können sie aus dem Google Play Store für Android oder dem App Store für iOS-Geräte herunterladen.
2. Finden Sie Ihr Meeting. Wenn der Link zur Besprechung nicht in der Besprechungseinladung enthalten ist, können Sie ihn auf verschiedene Arten finden:

• Durch den Kalender: Tippe auf 'Kalender' Symbol unten, um Ihre geplanten Besprechungen anzuzeigen und das Meeting auszuwählen, an dem Sie teilnehmen möchten.
• Über Benachrichtigungen: Wenn das Meeting mit einem Team oder Channel verknüpft ist, findest du dort möglicherweise eine Benachrichtigung.

3. Drücken Sie auf der Besprechungsseite die 'Beitreten' Taste ein paar Minuten vor der Startzeit. Sie gelangen zu einem Bildschirm, auf dem Sie Ihre Einstellungen verwalten können.
4. Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Kamera und Ihr Mikrofon ein- oder ausschalten möchten, und wählen Sie Ihre Audioausgabe, z. B. Kopfhörer oder Lautsprecher.
5. Tippen Sie nach der Einrichtung auf 'Jetzt beitreten' um an der Sitzung teilzunehmen. Sie befinden sich jetzt in der Teambesprechung und sind bereit, daran teilzunehmen oder zuzuhören.
6. Sie können den Chat gerne nutzen, um mit anderen zu kommunizieren, Inhalte bei Bedarf zu teilen und Reaktionen zu verwenden, um mit den Inhalten des Meetings zu interagieren.
7. Wenn Sie bereit sind zu gehen oder die Besprechung beendet ist, tippen Sie auf „Leg auf'-Taste, dargestellt als rotes Telefonsymbol, zum Beenden.

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So zeichnen Sie ein Microsoft Teams-Meeting auf einem beliebigen Gerät auf

Aufzeichnen von Microsoft Teams-Besprechungen hat sicherlich unzählige Vorteile. Und mit einer KI-Meeting-Automatisierungsplattform wie MeetGeek wird der gesamte Prozess zu einem nahtlosen Erlebnis, unabhängig von Ihrer Teams-Lizenz.

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Neben dem automatischen Aufzeichnen und Transkribieren Ihrer Besprechungen MeetGeek bietet mehrere leistungsstarke Funktionen, die all Ihre automatisieren nach der Sitzung Aufgaben.

• Zusammenfassung und Austausch von KI-Meetings: MeetGeek automatisch fasst Ihr Meeting zusammen, um wichtige Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben zu lokalisieren. Sie können diese Zusammenfassung ganz einfach mit Besprechungsteilnehmern oder anderen Personen teilen, die von den während der Besprechung geteilten Informationen profitieren könnten.

• Meeting-Repository mit Optionen zum Teilen: MeetGeek speichert alle Ihre Treffen an einem Ort, sodass Sie Ihre Konversationen erneut ansehen, herunterladen oder über einen sicheren Link mit anderen teilen können. Dies macht es Teilnehmern und Interessenvertretern leicht, das Meeting nach Belieben erneut zu besuchen.

• Erkennung von Aktionselementen: Mit seiner Aufgabenerkennungsfunktion identifiziert und extrahiert MeetGeek alle Aktionspunkte von der allgemeinen Diskussion, das spart Ihnen Stunden.

• Reibungslose Arbeitsabläufe: Außerdem können Sie einstellen benutzerdefinierte Workflows Dadurch wird dein geteilter Workspace direkt mit Aktionselementen aktualisiert. Dieser Automatisierungsgrad ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt von Projekten auf einfache Weise zu verfolgen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben voranschreiten und alle Herausforderungen frühzeitig angegangen werden.

• Optimierte Meeting-Analyse: Bei der Bewertung des Erfolgs verschiedener Arten von Besprechungen ist es wichtig zu berücksichtigen, dass nicht jeder Key Performance Indicator (KPI) für alle gilt. MeetGeek gibt jedem Meeting eine eindeutige Punktzahl, die durch die KPIs bestimmt wird, die Sie für die Vorlage dieses Meetings ausgewählt haben.

HINWEIS: Das Punktesystem erweitert, um eine kollektive Punktzahl auf Monats- und Teambasis bereitzustellen, die einen umfassenden Überblick über die Leistung bietet und sicherstellt, dass Ihre Bewertungen zielgerichtet und auf Ihre Ziele abgestimmt sind.

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Wie richte ich ein MeetGeek-Konto ein?

Integration von MeetGeek mit Microsoft Teams vereinfacht den Aufnahmeprozess und bereichert das Erlebnis nach dem Meeting.

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So verwenden Sie MeetGeek zum Aufzeichnen Ihrer Teams-Besprechungen auf einem beliebigen Gerät:

Schritt #1: Melde dich an für eine kostenloses MeetGeek-Konto direkt mit Ihrem Microsoft-Konto — keine zusätzlichen Anmeldeinformationen erforderlich!

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Schritt #2: Synchronisieren Sie Ihren Microsoft-Kalender mit MeetGeek, damit der virtuelle Assistent automatisch an Ihren Besprechungen teilnehmen kann. Wenn Sie nur über einen Meeting-Link auf das Meeting zugreifen können, fügen Sie ihn in das Live-Ad-hoc-Sitzung' Bar.

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Schritt #3: Zu Beginn Ihres Meetings nimmt MeetGeek als eigener Teilnehmer an der Konversation teil und zeichnet Video-, Audio- und Screen-Shares auf, wobei die Datenschutz- und Einwilligungsstandards eingehalten werden.

EXPERTENTIPP: MeetGeek kann sogar an den Meetings teilnehmen, an denen du nicht teilnehmen kannst, sodass du immer auf dem Laufenden bist, egal was passiert.

Das ist so einfach wie es nur geht! Beginne MeetGeek kostenlos zu nutzen um alle zusätzlichen Vorteile einer Meeting-Automatisierungsplattform zur Hand zu haben!

So beheben Sie häufig auftretende Probleme mit Microsoft Teams-Meetings

Bei der Behebung häufiger Microsoft Teams-Meeting-Probleme geht es darum, herauszufinden, was falsch ist, und die richtige Lösung anzuwenden.

So beheben Sie die häufigsten Probleme in Microsoft Teams:

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• Audio- und Videoprobleme 

• Vergewissern Sie sich, dass Ihr Mikrofon, Ihre Kopfhörer und Ihre Kamera angeschlossen und eingeschaltet sind. Wenn sie über Bluetooth verfügen, überprüfen Sie, ob sie verbunden sind.
• Gehen Sie in Teams zu Einstellungen > Geräte, um Ihre bevorzugten Audio- und Videogeräte auszuwählen. Führen Sie einen Schnelltest durch, um sicherzustellen, dass sie funktionieren.
• Teams benötigen Zugriff auf Ihr Mikrofon und Ihre Kamera. Stellen Sie sicher, dass Sie dies in den Einstellungen Ihres Computers zugelassen haben.

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• Probleme mit der Konnektivität

• Wenn Sie auf Probleme stoßen, wechseln Sie zwischen WLAN und einer Kabelverbindung oder versuchen Sie erneut, eine Verbindung zu Ihrem Netzwerk herzustellen.
• Kannst du nicht mitmachen? Ein schnelles Schließen und erneutes Öffnen der Teams-App könnte das Problem beheben.
• Wenn das Klicken auf den Meeting-Link nicht funktioniert, versuchen Sie, über den Team-Kalender beizutreten oder die Meeting-ID manuell einzugeben.

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• Qualitätsprobleme lösen

• Apps, die Bandbreite beanspruchen, können die Qualität von Besprechungen beeinträchtigen. Schließen Sie alles, was Sie nicht benötigen.
• Niedrige Bandbreite? Wenn Sie Ihr Video ausschalten, kann der Ton klarer werden.
• Wenn Sie auf Störungen stoßen, verwenden Sie das Netzwerktest-Tool in Teams (Einstellungen > Netzwerk), um Probleme zu finden und zu beheben.

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• Echo- und Geräuschunterbrechungen

• Kopfhörer oder Ohrhörer können verhindern, dass Ihr Mikrofon die Lautsprecherausgabe empfängt, wodurch das Echo verringert wird.
• Wenn du nicht sprichst, bleib stumm. Dadurch werden Hintergrundgeräusche und Echos für alle reduziert.

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• Probleme beim Teilen und bei Berechtigungen

• Stellen Sie sicher, dass Sie zum Teilen von Inhalten in der Besprechung berechtigt sind. Der Organisator kann diese Einstellungen anpassen.
• Veraltete Teams-Apps können zu Problemen führen. Aktualisieren Sie Ihre App über die App oder den Store Ihres Geräts.
• Wenn das Teilen von Inhalten nicht funktioniert, kann es hilfreich sein, das Meeting zu beenden und erneut daran teilzunehmen.

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• Stabilität des Internets

• Verwenden Sie für ein zuverlässigeres Internet nach Möglichkeit eine Kabelverbindung.
• Verbindungsprobleme lösen sich oft mit einem einfachen Neustart Ihrer Internet-Hardware.

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Wenn Sie diese Tipps befolgen, sollten Sie in der Lage sein, die meisten Team-Besprechungsprobleme direkt anzugehen und so für einen reibungsloseren und umfassenderen Ablauf zu sorgen produktives Treffen Erfahrung.

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Profi-Tipps zur Verbesserung Ihrer Teambesprechungen

Lassen Sie uns nun einige umsetzbare Tipps besprechen, die Ihnen helfen, Ihre Teamsitzungen:

1. Planen Sie Besprechungen im Voraus
2. Ermutigen Sie zur Verwendung der
3. Nutzen Sie die Aufzeichnung von Besprechungen
4. Interagieren Sie mit Umfragen, Q&As und Whiteboard
5. Benachrichtigungen optimieren
6. Organisieren Sie Besprechungsteilnehmer
7. Folgemaßnahmen nach dem Treffen

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1. Planen Sie Besprechungen im Voraus

Beziehen Sie bei der Planung von Besprechungen immer die Tagesordnung der Sitzung in der Besprechungseinladung. Dies informiert die Teilnehmer nicht nur über den Zweck des Treffens, sondern ermöglicht es ihnen auch, sich im Voraus vorzubereiten und so eine zielgerichtete und effiziente Diskussion zu gewährleisten.

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2. Fördern Sie die Verwendung der Kamera

Befürworten Sie das Einschalten der Kameras, um die Verbindung und das Engagement der Teilnehmer zu fördern. Ermutigen Sie zur Verwendung von Hintergrundunschärfe oder benutzerdefinierten Hintergründen, um Datenschutzbedenken oder ablenkenden Hintergründen Rechnung zu tragen.

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NOTIZ: Diese Funktion gewährleistet nicht nur die Professionalität, sondern verleiht auch eine persönliche Note, sodass die Teilnehmer sich ausdrücken können und sich gleichzeitig auf den Inhalt der Besprechung konzentrieren können.

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3. Nutzen Sie die Aufzeichnung von Besprechungen

Das Aufzeichnen Ihrer Teambesprechungen ist von unschätzbarem Wert für diejenigen, die nicht an Diskussionen teilnehmen können oder diese erneut aufrufen möchten.

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Stellen Sie immer sicher, dass Sie die Teilnehmer zu Beginn darüber informieren, dass das Meeting aufgezeichnet wird, um sicherzustellen, dass Sie die Datenschutz- und Einwilligungsbestimmungen einhalten. Machen Sie deutlich, dass die Aufzeichnung der Besprechung als Referenzmaterial dient und allen Besprechungsteilnehmern zur Verfügung steht.

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PROFI-TIPP: Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie diesen Schritt angehen sollen, schauen Sie sich diese an Vorlagen für Haftungsausschlüsse für Sitzungsaufzeichnungen zur Inspiration!

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4. Interagieren Sie mit Umfragen, Fragen und Antworten und Whiteboard

Verwenden Sie Umfragen, um schnelle Entscheidungen zu treffen oder Meinungen einzuschätzen, Q&A-Sitzungen, um Fragen effizient zu beantworten, und das Whiteboard für Brainstorming oder die visuelle Erläuterung von Konzepten. Diese können Besprechungen dynamischer und partizipativer machen und die Teilnehmer während des gesamten Gesprächs einbeziehen.

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5. Optimiere Benachrichtigungen

Optimieren Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen in Teams, um Ablenkungen während Besprechungen zu vermeiden. Dazu gehören das Stummschalten unwichtiger Benachrichtigungen und das Anpassen von Benachrichtigungen für bestimmte Kanäle oder Besprechungen.

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Durch die Minimierung von Unterbrechungen sorgen Sie für einen reibungsloseren Ablauf der Besprechung und sorgen dafür, dass sich die Teilnehmer auf die aktuelle Diskussion konzentrieren können.

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6. Organisieren Sie Besprechungsteilnehmer

Benutzen Schlagworte und Pausenräume um Besprechungsteilnehmer effektiv zu verwalten und zu organisieren:

• Schlagworte ermöglichen es Ihnen, mit bestimmten Gruppen innerhalb eines größeren Teams zu kommunizieren, was es einfacher macht, relevante Parteien anzusprechen.
• Pausenräume eignen sich perfekt, um die Teilnehmer für ausführliche Diskussionen oder Workshops in kleinere Gruppen aufzuteilen und zu fördern tiefere Konversation und Zusammenarbeit zu bestimmten Themen.

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7. Nachbereitung nach dem Meeting

Die Nachverfolgung der Besprechungen ist von entscheidender Bedeutung und sollte als Teil der Besprechungsetikette betrachtet werden. Senden Sie eine Folge-E-Mail oder senden Sie Nachrichten über Teams, einschließlich wichtiger Erkenntnisse, zugewiesener Aktionspunkte und Fristen.

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Dies stärkt nicht nur die Ergebnisse des Treffens, sondern sorgt auch dafür, dass alle zur Rechenschaft gezogen werden und ihren Aufgaben nachkommen.

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Bringen Sie Ihre Microsoft Teams-Meetings mit MeetGeek auf den Punkt!

Egal, ob Sie sich mit Kollegen auf der anderen Seite des Flurs abstimmen oder auf der ganzen Welt, Microsoft Teams bietet eine nahtlose Möglichkeit, alle zusammenzubringen.

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Wenn Sie die von uns skizzierte schrittweise Anleitung befolgen, sind Sie nun in der Lage, Teams-Besprechungen sicher zu planen, anzupassen und durchzuführen, auch wenn Sie gerade erst anfangen. Denken Sie daran, dass das Ziel jeder Besprechung darin besteht Zusammenarbeit fördern, Ideen generieren und Maßnahmen vorantreiben.

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Sind Sie bereit, Ihre Teambesprechungen in leistungsstarke Produktivitätssitzungen zu verwandeln? Probiere MeetGeek aus und entdecken Sie bei Ihren nächsten Besprechungen, welchen Unterschied das machen kann. Ihr Team — und Ihre Meeting-Agenda — werden es Ihnen danken!