So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail nach einem Meeting (+ Vorlagen)

Hier ist unser umfassender Leitfaden für die perfekte Nachfass-E-Mail nach einem Meeting. Egal, ob Sie ein erfahrener Profi sind oder gerade erst in die Berufswelt einsteigen: Die Kunst des Nachfassens ist eine entscheidende Fähigkeit, die Ihren Karriereweg maßgeblich beeinflussen kann. 

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In diesem Artikel gehen wir auf die Feinheiten einer effektiven Nachfass-E-Mail ein – eine E-Mail, die genau die richtige Balance zwischen Professionalität und persönlicher Note findet. 

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Legen wir los und entdecken wir, wie Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen und wertvolle Verbindungen zu Kollegen, Kunden und Partnern aufbauen können!

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Warum eine Nachfass-E-Mail nach einem Meeting senden?

Eine Nachfass-E-Mail nach einem Meeting zu senden, ist mehr als nur eine höfliche Geste; es ist ein entscheidender Schritt, um berufliche Beziehungen zu pflegen und Projekte zum Erfolg zu führen. 
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Deshalb sollten Sie nach Meetings immer eine Nachfass-E-Mail senden: 

• Professionalität unterstreichen
• Arbeitsabläufe optimieren
• Beziehungen stärken
• Projekte effektiv voranbringen

Schauen wir uns die einzelnen Vorteile im Detail an!

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A. Professionalität unterstreichen

In erster Linie spiegelt eine Nachfass-E-Mail Ihre Professionalität wider. Sie zeigt, dass Sie die investierte Zeit im Meeting wertschätzen und daran interessiert sind, die wichtigsten Ergebnisse festzuhalten. 

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Diese Art der Verbindlichkeit zeigt Ihren Kollegen und Vorgesetzten, dass Sie organisiert, aufmerksam und proaktiv sind – Eigenschaften, die in jedem beruflichen Umfeld hoch geschätzt werden.

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B. Arbeitsabläufe optimieren

Indem Sie die Ergebnisse des Meetings zusammenfassen, Aufgaben zuweisen und klare Erwartungen für die nächsten Schritte formulieren, legen Sie im Grunde einen Fahrplan für das weitere Vorgehen fest. 

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Diese Klarheit hilft allen Beteiligten, den Fokus zu behalten, verringert das Risiko von Missverständnissen und spart Zeit, die sonst für endlose Wiederholungen in weiteren Meetings oder Telefonaten verloren ginge.

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C. Beziehungen stärken

Eine Follow-up-E-Mail ist eine hervorragende Möglichkeit, Beziehungen zu festigen. Sie lässt sich individuell anpassen, um auf bestimmte Diskussionen einzugehen oder Wertschätzung für die geteilten Erkenntnisse auszudrücken. Diese persönliche Note trägt wesentlich dazu bei, Vertrauen und eine gute Verbindung aufzubauen. 

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Wenn sich Menschen wertgeschätzt und verstanden fühlen, sind sie eher bereit, sich in zukünftigen Gesprächen positiv einzubringen.

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D. Projekte effizient voranbringen

Schließlich helfen Follow-up-E-Mails sicherzustellen, dass alle Beteiligten bezüglich der getroffenen Entscheidungen und der erforderlichen Maßnahmen auf dem gleichen Stand sind. 

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Durch die schriftliche Dokumentation der Meeting-Ergebnisse schaffen Sie einen Referenzpunkt, auf den im weiteren Projektverlauf zurückgegriffen werden kann. So bleibt die Dynamik erhalten und es wird sichergestellt, dass Aufgaben wie geplant erledigt werden.

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So schreiben Sie professionelle Follow-up-E-Mails

Eine Follow-up-E-Mail nach einem Meeting zu schreiben, ist eine Kunst für sich. Es erfordert eine Balance zwischen Professionalität, Klarheit und einer persönlichen Note. Die Verwendung einer KI-E-Mail-Assistent hilft Ihnen dabei, strukturierte und professionelle E-Mails zu verfassen.

Das sind die wichtigsten Elemente einer effektiven Follow-up-E-Mail:

• Betreffzeile
• Anrede
• Einleitung
• Hauptteil
• Handlungsaufforderung
• Grußformel

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1. Betreffzeile: Kurz und prägnant

E-Mail-Betreffzeilen sind das Geheimnis für einen guten ersten Eindruck. Halten Sie sie klar, präzise und passend zum Inhalt der E-Mail. 

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Hier sind einige Beispiele für E-Mail-Betreffzeilen als Orientierung:

• „Nachbereitung unseres Meetings – Nächste Schritte für Projekt X“ 
• Nachbereitung: Aufgaben aus unserem Meeting am 10. Mai
• Zusammenfassung & Aufgaben – Strategiemeeting vom 29. Juni
• Ihr Feedback zu den Entscheidungen vom 24. November erbeten 

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Um Betreffzeilen weiter zu personalisieren, können Sie sogar einen subtilen Call-to-Action einbauen: 

• Ihr Feedback zu den Entscheidungen vom 10. Januar erbeten
• Nächste Schritte nach unserem heutigen Gespräch – bleiben wir dran!

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Denken Sie daran, dass eine überzeugende Betreffzeile die Öffnungsrate Ihrer E-Mails bei Ihrer Zielgruppe deutlich steigern kann. Untersuchungen zeigen, dass 47 % der Empfänger E-Mails allein aufgrund der Betreffzeile öffnen.

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2. Anrede: Sprechen Sie Empfänger professionell an

Beginnen Sie mit einer professionellen und zugleich herzlichen Begrüßung. Wenn Sie per Du sind, verwenden Sie den Vornamen: „Hallo John,“ oder „Guten Tag Maria“. 

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Für einen förmlicheren Ton, der sich für geschäftliche Nachfass-E-Mails eignet, ist „Sehr geehrter Herr Smith,“ oder „Sehr geehrte Frau Dr. Johnson,“ angemessen. Denken Sie daran, dass die Anrede den Ton Ihrer E-Mail vorgibt.

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3. Einleitung: Fassen Sie das Meeting kurz zusammen

Fassen Sie in der Einleitung Ihrer Nachfass-E-Mail das Meeting kurz zusammen, um das Gedächtnis des Empfängers aufzufrischen. Ein einfacher Satz wie „Vielen Dank für das aufschlussreiche Gespräch letzten Donnerstag zu unserer Marketingstrategie“ gibt Ihrer E-Mail nicht nur einen Kontext, sondern zeigt auch, dass Sie bei dem Meeting aufmerksam waren.

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4. Hauptteil: Wichtige Punkte und nächste Schritte

Im Hauptteil Ihrer E-Mail bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt. Führen Sie die besprochenen Kernpunkte und getroffenen Entscheidungen klar auf. 

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Zum Beispiel: „Wie vereinbart sende ich Ihnen den überarbeiteten Kampagnenvorschlag bis nächsten Montag zu.“ Skizzieren Sie außerdem die nächsten Schritte oder anstehende Aufgaben. Halten Sie diesen Abschnitt strukturiert und übersichtlich – Aufzählungszeichen sind hier sehr effektiv.

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5. Call-to-Action: Zum weiteren Austausch anregen

Beenden Sie den E-Mail-Text mit einer klaren Handlungsaufforderung. Dies kann die Bitte um Klärung zu einer früheren E-Mail oder einem Meeting sein, eine Einladung zu weiterem Feedback oder der Vorschlag für einen Folgetermin. 

Bei einer Verkaufs-Follow-up-E-Mail könnten Sie beispielsweise schreiben: „Bitte lassen Sie mich wissen, ob wir die nächsten Schritte des Akquiseprozesses am Mittwoch besprechen können.“ Das zeigt Ihre Eigeninitiative, den Prozess voranzutreiben, und hilft Ihnen dabei, keine Terminerinnerungen zu vergessen.

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6. Abschluss: Dankbarkeit und Professionalität zeigen

Beenden Sie Ihre E-Mail schließlich mit einer positiven Note. Bedanken Sie sich für die Zeit und den Input Ihres Empfängers: „Nochmals vielen Dank für Ihre wertvollen Einblicke und Ihre Zeit.“ Verabschieden Sie sich professionell – „Mit freundlichen Grüßen“, „Beste Grüße“ oder „Herzliche Grüße“, gefolgt von Ihrem Namen, sind allesamt gute Optionen für eine höfliche Nachfass-E-Mail.

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Sobald Sie diese Kernelemente beherrschen, sind Sie bestens gerüstet. Falls es jedoch nicht machbar ist, Follow-up-E-Mails an Ihr gesamtes Team zu schreiben, lassen Sie MeetGeek die Arbeit übernehmen!

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MeetGeek ist eine Meeting-Automatisierungsplattform, die Ihre Besprechungen automatisch aufzeichnet, transkribiert, analysiert und zusammenfasst. 

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Mit MeetGeek können Sie sicher sein, dass alle Meeting-Teilnehmer direkt nach dem Gespräch eine E-Mail mit der Zusammenfassung, den Aufgaben und den wichtigsten Ergebnissen erhalten.

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So hilft Ihnen das umfangreiche Funktionspaket dabei, die perfekte Follow-up-E-Mail zu verfassen:

• KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen: Der KI-Assistent von MeetGeek kann automatisch eine Zusammenfassung Ihres Meetings erstellen, einschließlich der besprochenen Kernpunkte, Aufgaben und getroffenen Entscheidungen. Dieses Protokoll dient als Grundlage für Ihre Follow-up-E-Mail und spart Ihnen Zeit und Mühe.
• Automatisierte Follow-up-E-Mails: Sie können Teams definieren und Regeln festlegen, um Meeting-Zusammenfassungen oder Highlights automatisch mit Teilnehmern oder Kunden zu teilen.
• Meeting-Details: MeetGeek erfasst automatisch Details wie Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und Agenda. Diese Informationen können in Ihre Follow-up-E-Mail integriert werden, um den Kontext des Meetings zu verdeutlichen.
• Aufgaben: Identifizieren und verfolgen Sie Aufgaben aus Ihren Meetings mühelos und fügen Sie diese in Ihre Nachfass-E-Mails ein, um die Teilnehmer an ihre Verantwortlichkeiten zu erinnern.
• Meeting-Tags: Halten Sie alle wichtigen Momente in Ihren Meeting-Notizen korrekt markiert als „Aufgaben“, „Entscheidungen“ oder „Wichtig“ fest – oder in jeder anderen Kategorie, die Ihnen einfällt.
• Integrationen: MeetGeek lässt sich in eine Vielzahl von Produktivitätstools wie Slack, Trello und Notionintegrieren. So können Sie Meeting-Zusammenfassungen, Aufgaben und andere Informationen ganz einfach mit Ihrem Team teilen.

Best Practices für den richtigen Zeitpunkt Ihrer Nachfass-E-Mails

Das Timing ist alles, besonders bei Nachfass-E-Mails nach einem Meeting. Der richtige Zeitpunkt kann den Unterschied machen zwischen einer E-Mail, die gelesen und bearbeitet wird, und einer, die im endlosen Scrollen des Posteingangs untergeht.

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Hier sind einige bewährte Methoden, um sicherzustellen, dass Ihr Nachfassen zeitnah und effektiv erfolgt:

• Senden Sie die Nachricht zeitnah nach dem Meeting
• Senden Sie die E-Mail während der Geschäftszeiten
• Berücksichtigen Sie Zeitzonen

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A. Senden Sie die Nachricht zeitnah nach dem Meeting

Idealerweise sollten Sie Ihre Nachfass-E-Mail innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting versenden. Dieser Zeitrahmen stellt sicher, dass die Diskussion bei allen noch präsent ist. Zudem zeigt es, dass Sie prompt und aufmerksam auf die besprochenen Themen reagieren. 

Wer zu lange wartet, riskiert, dass wichtige Details in Vergessenheit geraten – oder schlimmer noch, es könnte den Eindruck erwecken, dass das Meeting für Sie keine Priorität hatte. 

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Vermeiden Sie zudem zu viele Nachfass-E-Mails. Das verwirrt und nervt nicht nur die Empfänger, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass zukünftige E-Mails geöffnet werden.

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B. Versenden Sie die Follow-up-E-Mail während der Geschäftszeiten

Das Timing Ihrer E-Mail ist nicht nur hinsichtlich des Tages, sondern auch der Uhrzeit entscheidend. Wenn Sie Ihre E-Mail während der üblichen Geschäftszeiten – in der Regel zwischen 9 und 17 Uhr – versenden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie geöffnet und gelesen wird. 

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PROFI-TIPP: Wenn Sie die E-Mail außerhalb der Geschäftszeiten verfassen, nutzen Sie Tools zur Zeitplanung, um sie am nächsten Arbeitstag versenden zu lassen. Dieser Ansatz respektiert die Work-Life-Balance des Empfängers, fügt sich in dessen Arbeitsalltag ein und erhöht die Chance auf eine Reaktion.

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C. Achten Sie auf Zeitzonen

Wenn Sie mit Empfängern in verschiedenen Zeitzonen zu tun haben, kommt ein weiterer Aspekt hinzu. Achten Sie darauf, Ihre E-Mail zu einer Zeit zu versenden, die in deren Zeitzone angemessen ist, nicht nur in Ihrer eigenen. Tools, die die Zeitzonen der Empfänger erfassen, können hier eine große Hilfe sein.

Denken Sie daran: Das Ziel einer Follow-up-E-Mail ist nicht nur die Informationsvermittlung, sondern auch, den Schwung beizubehalten. 

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Effektive Vorlagen für Follow-up-E-Mails 

Damit Ihre nächste Follow-up-E-Mail ein voller Erfolg wird, haben wir einige Beispiele zusammengestellt, die Ihnen als Inspiration dienen können. Schauen Sie sie sich hier an!

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1. Follow-up-E-Mail nach einem Team-Meeting

Betreff: Follow-up: [Meeting-Thema] am [Datum]

Hallo [Team/Name],

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Vielen Dank für euren großartigen Input während unseres Meetings zum Thema [Meeting-Thema] am [Datum].

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Es war toll, so engagierte Diskussionen zu erleben und von euren wertvollen Ideen zu profitieren: 

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Wichtige Punkte:

• [Punkt 1]: [Zusammenfassung oder getroffene Entscheidung]
• [Punkt 2]: [Zusammenfassung oder getroffene Entscheidung]
• [Punkt 3]: [Zusammenfassung oder getroffene Entscheidung]

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Nächste Schritte:

• [Aufgabenpunkt 1]: [Verantwortliche, Fälligkeitsdatum]
• [Aufgabenpunkt 2]: [Verantwortliche, Fälligkeitsdatum]
• [Aufgabenpunkt 3]: [Verantwortliche, Fälligkeitsdatum]

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Bitte gehen Sie diese Punkte durch und lassen Sie mich wissen, falls Sie Fragen haben. Ich bin zudem offen für weiteres Feedback oder Anregungen für unser weiteres Vorgehen.

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Ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit!

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[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Kontaktinformationen]

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2. Nachfass-E-Mail nach einem Geschäftstermin

Hier ist eine Vorlage für eine Nachfass-E-Mail nach Geschäftsterminen, die Sie je nach Inhalt Ihres Meetings und geschäftlichem Kontext anpassen können:

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Betreff: Zusammenfassung und nächste Schritte – [Meeting-Thema] mit [Ihr Unternehmen/Ihr Name]

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Hallo [Name des Empfängers],

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Vielen Dank, dass Sie sich am [Date] Zeit für unser Gespräch genommen haben. Unser Austausch zu [Meeting Topic] war sehr aufschlussreich und produktiv. Ich freue mich auf die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit zwischen [Your Company] und [Recipient's Company].

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Dies sind die vereinbarten Punkte:

• [Key Discussion Point 1]: [Brief summary or decision]
• [Key Discussion Point 2]: [Brief summary or decision]
• [Key Discussion Point 3]: [Brief summary or decision]

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Um den Schwung beizubehalten, schlage ich [next step or follow-up meeting] vor. Dies hilft uns dabei, [objective or goal of next step] zu erreichen. Ich bin am [dates/times] verfügbar und hoffe, dass einer dieser Termine für Sie passt.

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Sollten Sie weitere Fragen haben oder zusätzliche Ideen besprechen wollen, lassen Sie es mich bitte wissen. 

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P.S. Falls Sie nicht die richtige Ansprechperson für dieses Anliegen sind, wäre ich Ihnen für einen Hinweis auf den passenden Kontakt dankbar.

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Mit freundlichen Grüßen

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

[Your Company]

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3. Beispiel für eine Follow-up-E-Mail zur Feedback-Einholung

Hier ist eine Vorlage für eine Follow-up-E-Mail, bei der der Schwerpunkt auf der Bitte um Feedback liegt:

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Betreff: Ihr Feedback zu: [Meeting-Thema] am [Datum]

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Hallo [Name des Empfängers],

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vielen Dank noch einmal für Ihre Zeit und Ihre wertvollen Beiträge während unseres Gesprächs am [Datum] zum Thema [Meeting-Thema]. Es war sehr aufschlussreich, Ihre Perspektiven dazu zu hören.

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Zusammenfassung des Meetings:

• Wir haben [wichtiger Diskussionspunkt 1], [wichtiger Diskussionspunkt 2] und [wichtiger Diskussionspunkt 3] besprochen.
• Zu den wichtigsten Entscheidungen gehörten [Entscheidung 1] und [Entscheidung 2].

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Da wir unsere Meetings stetig verbessern möchten, um sie so produktiv und sinnvoll wie möglich zu gestalten, wäre ich Ihnen für ein kurzes Feedback sehr dankbar:

• Wie relevant und nützlich fanden Sie die besprochenen Inhalte?
• Hatten Sie ausreichend Gelegenheit, sich einzubringen? Wie könnte man dies verbessern?
• Was halten Sie vom Aufbau und Ablauf des Meetings? Haben Sie Verbesserungsvorschläge?
• Gibt es sonst noch Anmerkungen oder Feedback, das wir Ihrer Meinung nach berücksichtigen sollten?

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Wir möchten Ihr Feedback nutzen, um unsere Meetings effektiver zu gestalten und besser auf unsere Ziele auszurichten. 

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Lassen Sie mich gerne wissen, was Sie darüber denken. Alternativ können wir auch einen kurzen Termin für ein weiterführendes Gespräch vereinbaren. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

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Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Berufsbezeichnung]

[Ihre Kontaktdaten]

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4. Nach einem Treffen mit einem potenziellen Kunden

Im Folgenden finden Sie eine Vorlage für eine Follow-up-E-Mail nach einem Treffen mit potenziellen Kunden oder einem Kennenlerngespräch. Sie können diese für Ihre zukünftigen Vertriebs-E-Mails je nach Verkaufsphase individuell anpassen:

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Betreff: Unser Gespräch – Nächste Schritte für [Projekt-/Dienstleistungsname]

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Hallo [Name des Kunden],

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vielen Dank für das angenehme Gespräch am [Datum] bezüglich [Projekt-/Dienstleistungsname]. Es war sehr aufschlussreich, mehr über [Name des Kundenunternehmens] und die aktuellen Herausforderungen zu erfahren.

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Wichtige Punkte aus unserem Gespräch:

• Wir haben besprochen, wie unsere Dienstleistungen/Produkte [wie Ihr Service/Produkt die Probleme des Kunden lösen kann] unterstützen können.
• Sie haben Interesse an [einem bestimmten Aspekt Ihres Services/Produkts] bekundet.
• Wir haben uns auf [any specific agreements or points of interest from the sales conversation] geeinigt.

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Basierend auf unserem Gespräch ist der nächste Schritt [next step, such as a proposal, a trial, or a second meeting]. Ich bin überzeugt, dass dies [how the next step will benefit the client] wird. Um dies in die Wege zu leiten, werde ich [action you will take, and by when].

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Vielen Dank, dass Sie uns für Ihre [Project/Service needs] in Betracht ziehen. Ich freue mich auf die Aussicht auf eine Zusammenarbeit und bin gespannt auf den positiven Einfluss, den wir bei [Client's Company Name] erzielen können.

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Lassen Sie mich bitte wissen, falls Sie weitere Informationen benötigen, um fortzufahren.

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P.S. Falls Sie nicht die richtige Ansprechperson für dieses Anliegen sind, geben Sie mir bitte kurz Bescheid, an wen ich mich wenden kann.

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Beste Grüße

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

[Your Company]

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5. Follow-up-E-Mail nach einer Networking-Veranstaltung

Betreff: Schön, Sie auf der [Networking Event] kennengelernt zu haben

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Hallo [Recipient's Name],

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Es war schön, Sie am vergangenen [day of the week] auf der [Event Name] kennenzulernen. Unser Gespräch hat mir sehr gut gefallen, besonders der Austausch über [specific topic or interest you both shared].

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Unser Gespräch über [specific topic or idea] fand ich besonders spannend. Es ist selten, jemanden mit so fundierten Ansichten zu [specific subject or industry issue] zu treffen. Da ich selbst einen ähnlichen Karriereweg anstrebe, liegt mir dieses Thema sehr am Herzen.

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Ich würde mich freuen, unser Gespräch zu vertiefen und Möglichkeiten für einen weiteren Austausch zu erkunden. Hätten Sie Lust, das Gespräch bei einem Kaffee oder einem virtuellen Treffen fortzusetzen? 

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Ich bin grundsätzlich zu folgenden Zeiten verfügbar: [provide a couple of time options]. Da Sie sicher viel zu tun haben, richte ich mich aber gerne nach Ihrem Terminkalender. Ich bin überzeugt, dass wir voneinander lernen können, und würde mich freuen, Möglichkeiten zur gegenseitigen Unterstützung auszuloten. 

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Nochmals vielen Dank für das anregende Gespräch auf der [Event Name]. Ich würde mich freuen, bald wieder von Ihnen zu hören.

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Beste Grüße

[Your Name]

[Your Position/Role]

[Your Contact Information]

[Your LinkedIn Profile Link, if appropriate]

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6. Beispiel für eine Follow-up-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch

Hier ist eine Vorlage für eine Follow-up-E-Mail, um nach einem Vorstellungsgespräch Feedback zu geben oder ein Update anzufordern:

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Betreff: Nachbereitung zum Vorstellungsgespräch für [Position Name] – [Your Company Name]

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Hallo [Candidate's Name],

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vielen Dank noch einmal für das Gespräch bezüglich der Position als [Position Name] in unserem Unternehmen.

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Hier ein kurzes Update zum Stand Ihrer Bewerbung: Wir befinden uns derzeit im Prozess der [Auswahl weiterer Kandidaten / Entscheidungsfindung etc.], den wir voraussichtlich bis [time frame] abschließen werden. 

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Ihre Bewerbung ist [weiterhin in der engeren Auswahl / unter unseren Favoriten etc.], und wir werden Sie bis zum [date] über das Ergebnis informieren.

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Falls Sie in der Zwischenzeit Fragen haben, können Sie sich jederzeit gerne bei mir melden.

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Mit freundlichen Grüßen

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

[Company Name]

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7. Nach einem Kundengespräch 

Betreff: Nachbereitung unseres Gesprächs – [Meeting Topic]

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Hallo [Customer's Name],

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vielen Dank, dass Sie sich am [Date] Zeit für unser Gespräch genommen haben. Ihre Anmerkungen und Impulse waren äußerst wertvoll, und ich habe mich sehr über den Austausch zu [specific topics or projects discussed] gefreut.

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Hier ist eine kurze Zusammenfassung unseres Treffens:

• Wir haben über [Key Discussion Point 1] gesprochen und sind übereingekommen, dass [Summary of Conclusion].
• Bezüglich [Key Discussion Point 2] haben wir [Summary of Discussion/Plan] festgelegt.
• Sie zeigten Interesse an [Key Discussion Point 3], woraufhin wir [Proposed Solution/Service] vorgeschlagen haben.

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Um die nächsten Schritte einzuleiten, schlagen wir folgendes Vorgehen vor:

• [Next Step 1] – [to be actioned by who, due by when].
• [Next Step 2] – [to be actioned by who, due by when].
• [Next Step 3] – [to be actioned by who, due by when].

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[Optional: Hier können Sie weitere Dokumente, Ressourcen oder Angebote anhängen oder verlinken, die während des Gesprächs erwähnt wurden oder für das Thema relevant sind.]

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Sollten Sie noch Fragen haben oder einen weiteren Termin wünschen, können Sie sich jederzeit gerne bei mir melden.

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Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihre Kontaktdaten]
[Ihr Firmenname]

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8. Terminvereinbarung für das nächste Treffen

Betreff: Terminvereinbarung für unser nächstes Treffen zu [Projekt/Thema]

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[Name des Empfängers],

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im Nachgang zu unserem letzten [Gespräch/Treffen] über [Projekt/Thema] halte ich es für sinnvoll, einen Folgetermin zu vereinbaren, um unsere Planung und die weiteren Schritte voranzubringen.

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Für das nächste Treffen schlage ich folgende Schwerpunkte vor:

• [Tagesordnungspunkt 1]
• [Tagesordnungspunkt 2]
• [Weitere Tagesordnungspunkte bei Bedarf]

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Geben Sie mir gerne Bescheid, falls Sie weitere Themen oder Punkte besprechen möchten.

Ich rechne mit einer Dauer von etwa [Dauer] und wir können das Treffen via [Meeting-Format, z. B. Zoom, Teams, persönlich etc.] durchführen.

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Damit wir einen Termin finden, der für alle passt, habe ich ein paar Vorschläge:

• [Datum & Uhrzeit Option 1]
• [Datum & Uhrzeit Option 2]
• [Datum & Uhrzeit Option 3]

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Bitte lassen Sie mich wissen, wann es Ihnen am besten passt, dann kümmere ich mich um alles Weitere.

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[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihre Kontaktdaten]

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Etikette für professionelle Follow-up-E-Mails

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, sollten Sie einige grundlegende Etikette-Regeln beachten. 

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1. Korrekturlesen: Auf korrekte Grammatik achten

Der erste Eindruck zählt, und in der Welt der professionellen E-Mails basiert er oft auf Grammatik und Rechtschreibung. Follow-up-E-Mails voller Fehler können Ihre Glaubwürdigkeit beeinträchtigen und vom eigentlichen Anliegen ablenken. 

Lesen Sie Ihre E-Mails immer Korrektur, bevor Sie sie abschicken. Tools wie Grammarly oder die integrierte Rechtschreibprüfung Ihres E-Mail-Programms können von unschätzbarem Wert sein. Überprüfen Sie außerdem sicherheitshalber, ob Sie die Nachricht an die richtige Person senden.

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2. Prägnanz: Fassen Sie sich kurz und kommen Sie auf den Punkt

Wenn Sie Ihre Nachfass-E-Mails fokussiert halten, zeigen Sie nicht nur Respekt für die Zeit Ihres Empfängers, sondern erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail gelesen und bearbeitet wird. 

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Schreiben Sie Ihre Nachricht so kurz wie möglich, ohne die Klarheit zu beeinträchtigen. Als Faustregel gilt: Halten Sie die E-Mail bei etwa drei bis vier Absätzen.

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3. Tonfall: Bleiben Sie professionell und höflich

Der Ton Ihrer E-Mail sollte eine perfekte Mischung aus Professionalität und Nahbarkeit sein. Verwenden Sie eine höfliche Sprache und vermeiden Sie Fachjargon oder Umgangssprache.

Auch wenn Sie sich auf ein lockeres Gespräch beziehen, denken Sie daran, dass eine E-Mail ein schriftliches Dokument ist und ein professionelles Auftreten widerspiegeln sollte. 

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4. Personalisierung: Sprechen Sie Empfänger mit Namen an

Den Empfänger mit Namen anzusprechen, erregt nicht nur Aufmerksamkeit, sondern schafft auch eine Verbindung, was besonders für Geschäftsbeziehungen wichtig ist. Es zeigt, dass Sie die Person als Individuum wahrnehmen und nicht nur als einen weiteren Namen in Ihrer Kontaktliste. Eine persönliche Begrüßung kann einen positiven Grundton für die gesamte Nachricht setzen.

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5. Etikette beim Nachfassen: Antworten Sie zeitnah

Sobald Sie eine Antwort erhalten, ist eine zeitnahe Reaktion gefragt. Schnelle Antworten zeigen, dass Sie das Gespräch schätzen und aktiv bei der Sache sind. 

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PROFI-TIPP: Es empfiehlt sich, innerhalb von 24 Stunden zu antworten. So bleibt der Dialog im Fluss und Sie unterstreichen Ihr Interesse an dem Austausch.

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Häufig gestellte Fragen 

1. Wie hinterlasse ich mit meiner Follow-up-E-Mail einen bleibenden Eindruck?

Um mit Ihrer Follow-up-E-Mail einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, sind einige Schritte entscheidend:

• Sprechen Sie den Empfänger mit Namen an und personalisieren Sie die E-Mail so weit wie möglich, um Ihr echtes Interesse am Gespräch zu zeigen.
• Fügen Sie nach Möglichkeit einen Mehrwert in Ihre erste Follow-up-E-Mail ein. Das kann ein aufschlussreicher Artikel, eine hilfreiche Ressource oder eine interessante Idee sein, die sich auf Ihr vorheriges Gespräch bezieht.
• Ihre E-Mail sollte prägnant und dennoch umfassend sein. Vermeiden Sie unnötige Füllwörter – kommen Sie direkt zum Punkt und bleiben Sie dabei freundlich und professionell.
• Schließen Sie mit einem konkreten Call-to-Action ab, wie etwa dem Vorschlag für einen Gesprächstermin oder einer gezielten Frage. Das erleichtert dem Empfänger die Antwort und hält das Gespräch am Laufen.
• Ein professioneller Ton, korrekte Grammatik und ein respektvoller Umgangston tragen maßgeblich zu einem guten Eindruck bei. Denken Sie daran: Diese E-Mail spiegelt Sie und Ihre Professionalität wider.

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2. Was kann ich tun, wenn ich auf meine Follow-up-E-Mail keine Antwort erhalte? 

Wenn Sie auf Ihre Follow-up-E-Mail keine Rückmeldung erhalten, gibt es einige Möglichkeiten:

• Geduld bewahren: Eine Wartezeit von etwa einer Woche ist ideal, bevor Sie erneut nachhaken. Menschen können beschäftigt sein, und es ist wichtig, ihnen Zeit für eine Antwort zu geben.
• Eine freundliche Erinnerung senden: Wenn auf die erste E-Mail keine Reaktion erfolgt, kann eine höfliche Erinnerung hilfreich sein. Fassen Sie Ihre Hauptpunkte kurz zusammen und bekunden Sie Ihr anhaltendes Interesse.
• Bleiben Sie positiv und verständnisvoll: Bewahren Sie einen freundlichen und verständnisvollen Ton. Signalisieren Sie, dass Sie wissen, wie beschäftigt Ihr Gegenüber ist, und zeigen Sie sich flexibel bei der Terminfindung.
• Bieten Sie einen einfachen Ausweg an: Manchmal ist es effektiv, dem Gegenüber die Möglichkeit zu geben, abzulehnen oder einen besseren Zeitpunkt vorzuschlagen. Das zeigt Respekt für die jeweilige Situation und Entscheidung.
• Wissen, wann Schluss ist: Wenn auch nach einer zweiten Nachfass-E-Mail keine Reaktion erfolgt, ist es meist am besten, einen Schritt zurückzutreten und dem Drang zu widerstehen, erneut um ein Meeting zu bitten. Hartnäckigkeit kann aufdringlich wirken und zukünftige Chancen gefährden.

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3. Welche Technologie hilft bei der Nachbereitung von Meetings?

Nutzen Sie Tools zur Meeting-Nachbereitung wie KI-Notizfunktionen und CRM-Integrationen, um Ihre Effizienz zu steigern. Anwendungen wie MeetGeek erfassen die wichtigsten Punkte, weisen Aufgaben automatisch zu und synchronisieren sich mit Ihrem Kalender, wodurch weniger Aufgaben übersehen werden und der manuelle Aufwand sinkt.

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4. Gibt es Software, die Follow-up-E-Mails für Meetings automatisch versendet?

Verwenden Sie KI-Meeting-Assistenten wie MeetGeek , um Follow-up-E-Mails automatisch zu versenden. Diese Plattformen zeichnen Ihre Meetings auf, transkribieren sie und erstellen Notizen, sodass die Teilnehmer im Anschluss eine E-Mail mit einer Zusammenfassung und den nächsten Schritten erhalten.

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Versenden Sie Ihre nächste Follow-up-E-Mail mit MeetGeek

Die Kunst, die perfekte Follow-up-E-Mail zu verfassen, kann Ihren beruflichen Werdegang maßgeblich beeinflussen und aus zwanglosen Treffen echte Chancen für Zusammenarbeit und Wachstum machen. 

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Indem Sie die besprochenen Tipps, Strategien und Vorlagen für Follow-up-E-Mails nutzen, heben Sie Ihre Nachrichten von einer bloßen Formalität auf ein neues Niveau und machen sie zu einem wirkungsvollen Instrument, um Ihre beruflichen Ziele voranzubringen.

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Um Ihre Meetings und die anschließende Nachbereitung weiter zu optimieren, sollten Sie MeetGeek ausprobieren – eine KI-Plattform zur Meeting-Automatisierung, die Ihre virtuellen Interaktionen effizienter gestaltet. Mit MeetGeek können Sie sich voll und ganz auf den Inhalt Ihrer Meetings konzentrieren, anstatt Zeit mit manuellen Nachbereitungsaufgaben zu verschwenden. 

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Starten Sie noch heute kostenlos mit MeetGeek und machen Sie jedes Meeting zu einem Sprungbrett für Ihren Erfolg!

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