Plantilla de Sesión KT

¿Qué es una sesión de KT?

¿Alguna vez tuviste que capacitar a un nuevo miembro del equipo o entregar un proyecto, solo para darte cuenta de que los detalles clave se perdían en el proceso? Ahí es donde entra en juego una sesión de KT (sesión de transferencia de conocimientos). En esencia, una sesión de KT significa simplemente una forma estructurada de compartir información, procesos y flujos de trabajo críticos, asegurándose de que nada importante pase desapercibido. Ya sea que esté contratando a un nuevo empleado, realizando la transición de un proyecto o capacitando a su equipo en una nueva herramienta, una sesión de KT bien dirigida mantiene a todos alineados, informados y listos para empezar a trabajar de inmediato.

Una sesión de KT es una forma de garantizar que el conocimiento no se quede atrapado en la cabeza de una persona. Se trata de documentar y compartir la experiencia para que todo el equipo pueda beneficiarse. Son especialmente útiles para:

✔ Incorporación de nuevos empleados

✔ Traspaso de proyectos o responsabilidades

✔ Equipos de entrenamiento cruzado

✔ Introducción de nuevas herramientas, sistemas o flujos de trabajo

Una plantilla de sesión de KT estructurada ayuda a que este proceso sea más fluido, manteniendo las discusiones centradas y garantizando que se capten las conclusiones clave.

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La importancia de una plantilla de sesión de KT

El uso de una plantilla de sesión de KT estructurada garantiza que los conocimientos se transfieran de forma clara, concisa y sistemática, lo que reduce el riesgo de malentendidos o falta de información. Una plantilla de transferencia de conocimientos bien organizada ayuda a:

Con el enfoque correcto, una sesión de transferencia de conocimientos puede:

✅ Estandarice el intercambio de conocimientos - Todos reciben la misma información esencial, en todo momento

✅ Aumente la retención del aprendizaje - Un formato claro facilita la absorción y la aplicación de los conocimientos

✅ Fomentar la participación - Los debates abiertos ayudan a despejar las dudas en tiempo real

✅ Prevenir la pérdida de conocimiento - Las ideas clave están documentadas y es fácil consultarlas más adelante

Una buena plantilla de transferencia de conocimientos mantiene la productividad de las reuniones, reduce la falta de comunicación y hace que las transiciones sean fluidas.

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Agenda de la sesión de KT

Apertura y objetivos (5 minutos)
- Indique el propósito de la sesión y las áreas de conocimiento que se transferirán.

Descripción general de los temas clave (10 minutos)
- Presente los principales temas, procesos o sistemas que se comparten.
- Proporcione una descripción general de alto nivel para establecer el contexto.
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Explicación detallada de las áreas clave (20 minutos)
- Profundice en los temas específicos y explique los flujos de trabajo, los detalles técnicos o los procesos importantes.
- Comparta la documentación relevante.
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Demostración o estudio de caso (10 minutos)
- Si corresponde, demuestre herramientas o procesos, o explique un ejemplo práctico o un estudio de caso.
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Preguntas y respuestas y aclaraciones (10 minutos)
- Abra el espacio para las preguntas de los participantes.
- Aclare cualquier malentendido y ofrezca explicaciones adicionales.

Próximos pasos y seguimiento (5 minutos)
- Recapitulemos las principales conclusiones.
- Asigne cualquier tarea de seguimiento o aprendizaje adicional.
-Comparta cualquier recurso o documentación adicional.‍

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La plantilla de sesión de KT incluye:

• Agenda prellenada (editable)
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• Aspectos destacados (también conocidos como etiquetas): #documentation_shared, #key_knowledge_areas, #next_steps, #questions_and_clarifications
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• Diccionario personalizado
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• KPI de reuniones: Conclusiones prácticas, claridad de la presentación, uso de la documentación, nivel de participación, retención de conocimientos, tasa de conversación, sentimiento de llamadas, etc.

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¿Con qué frecuencia debo tener sesiones de KT? ¿Y a quién debo invitar?

Las sesiones de KT deben programarse siempre que sea necesario transferir conocimientos críticos, como la incorporación de un nuevo miembro del equipo, la transición de proyectos entre equipos, la capacitación de los empleados sobre nuevas herramientas o sistemas o la documentación de los flujos de trabajo antes de un cambio de equipo.

Los asistentes suelen incluir al proveedor del conocimiento (presentador) y a los destinatarios, como los nuevos empleados, los miembros del equipo o las partes interesadas externas que necesitan retener y aplicar la información.

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¿Cuánto tiempo debe durar una sesión de KT?

Una sesión de KT suele durar entre 45 y 60 minutos, según la complejidad del tema. Mantener las sesiones estructuradas y precisas evita la sobrecarga de información y mantiene a todos interesados.

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¿Para qué tipos de reuniones puedo usar esta plantilla?

Esta plantilla de sesión de KT es la más adecuada para:

• Incorporación y formación de empleados
• Entregas y transiciones de proyectos
• Intercambio de conocimientos interfuncionales
• Educación para clientes y partes interesadas
• Capacitación sobre herramientas y procesos