Modèle de session KT

Qu'est-ce qu'une session KT ?

Avez-vous déjà dû former un nouveau membre de l'équipe ou confier un projet pour vous rendre compte que des détails essentiels avaient été perdus au cours du processus ? C'est là qu'intervient une session KT (session de transfert de connaissances). À la base, une session KT signifie qu'il s'agit simplement d'un moyen structuré de partager des informations, des processus et des flux de travail critiques, en veillant à ce que rien d'important ne passe entre les mailles du filet. Qu'il s'agisse d'intégrer une nouvelle recrue, de faire la transition d'un projet ou de former votre équipe à un nouvel outil, une session KT bien organisée permet à tout le monde de rester aligné, informé et prêt à démarrer.

Une séance de KT est un moyen de s'assurer que les connaissances ne restent pas bloquées dans la tête d'une seule personne. Il s'agit de documenter et de partager l'expertise afin que toute l'équipe puisse en bénéficier. Ils sont particulièrement utiles pour :

✔ Intégration des nouveaux employés

✔ Transmettre des projets ou des responsabilités

✔ Équipes de formation polyvalente

✔ Présentation de nouveaux outils, systèmes ou flux de travail

Un modèle de session KT structuré permet de faciliter ce processus, de concentrer les discussions et de saisir les principaux points à retenir.

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L'importance d'un modèle de session KT

L'utilisation d'un modèle de session KT structuré garantit que les connaissances sont transférées de manière claire, concise et systématique, réduisant ainsi le risque de malentendus ou d'informations manquantes. Un modèle de transfert de connaissances bien organisé permet de :

Avec la bonne approche, une session de transfert de connaissances peut :

✅ Standardisez le partage des connaissances - Tout le monde reçoit les mêmes informations essentielles à chaque fois

✅ Stimulez la rétention des formations - Un format clair facilite l'assimilation et l'application des connaissances

✅ Encouragez l'engagement - Les discussions ouvertes aident à dissiper les doutes en temps réel

✅ Prévenir la perte de connaissances - Les informations clés sont documentées et faciles à consulter ultérieurement

Un bon modèle de transfert des connaissances permet de maintenir la productivité des réunions, de réduire les problèmes de communication et de faciliter les transitions.

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Ordre du jour des sessions KT

Ouverture et objectifs (5 minutes)
- Indiquez le but de la session et les domaines de connaissances à transférer.

Aperçu des principaux sujets (10 minutes)
- Présentez les principaux sujets, processus ou systèmes partagés.
- Fournir une vue d'ensemble de haut niveau pour établir le contexte.
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Explication détaillée des principaux domaines (20 minutes)
- Approfondissez les sujets spécifiques en expliquant les flux de travail, les détails techniques ou les processus importants.
- Partagez la documentation pertinente.
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Démonstration ou étude de cas (10 minutes)
- Le cas échéant, présentez des outils ou des processus, ou parcourez un exemple pratique ou une étude de cas.
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Questions-réponses et clarifications (10 minutes)
- Veuillez laisser la parole aux participants pour qu'ils puissent poser des questions.
- Clarifiez tout malentendu et proposez des explications supplémentaires.

Prochaines étapes et suivi (5 minutes)
- Récapitulatif des principaux points à retenir.
- Assignez toutes les tâches de suivi ou d'apprentissage complémentaire.
-Partagez toute ressource ou documentation supplémentaire.‍

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Le modèle de session KT comprend :

• Agenda prérempli (modifiable)
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• Points forts (alias tags) : #documentation_shared, #key_knowledge_areas, #next_steps, #questions_and_clarifications
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• Dictionnaire personnalisé
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• KPI de la réunion : Points à retenir, clarté de la présentation, utilisation de la documentation, niveau d'engagement, rétention des connaissances, taux de conversation, sentiment des appels, etc.

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À quelle fréquence dois-je suivre des séances de KT ? Et qui dois-je inviter ?

Les sessions KT doivent être programmées chaque fois que des connaissances critiques doivent être transférées, comme l'intégration d'un nouveau membre de l'équipe, la transition de projets entre les équipes, la formation des employés aux nouveaux outils ou systèmes, ou la documentation des flux de travail avant un changement d'équipe

Les participants comprennent généralement le fournisseur de connaissances (présentateur) et le ou les destinataires, tels que les nouvelles recrues, les membres de l'équipe ou les parties prenantes externes qui doivent conserver et appliquer les informations.

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Combien de temps doit durer une session KT ?

Une session KT dure généralement entre 45 et 60 minutes, selon la complexité du sujet. Le fait de garder les sessions structurées et précises permet d'éviter la surcharge d'informations et de maintenir l'engagement de tout le monde.

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Pour quels types de réunions puis-je utiliser ce modèle ?

Ce modèle de réunion de session KT est le mieux adapté pour :

• Intégration et formation des employés
• Transferts et transitions de projets
• Partage interfonctionnel des connaissances
• Éducation des clients et des parties prenantes
• Formation sur les outils et les processus