KT-Sitzungsvorlage

Was ist eine KT-Sitzung?

Mussten Sie schon einmal ein neues Teammitglied schulen oder ein Projekt übergeben, nur um festzustellen, dass wichtige Details dabei verloren gegangen sind? An dieser Stelle kommt eine KT-Sitzung (Knowledge Transfer Session) ins Spiel. Im Kern bedeutet eine KT-Sitzung, dass es sich einfach um eine strukturierte Methode handelt, um wichtige Informationen, Prozesse und Arbeitsabläufe auszutauschen und sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird. Ganz gleich, ob Sie einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, ein Projekt umstellen oder Ihr Team in einem neuen Tool schulen, eine gut durchgeführte KT-Sitzung sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind, informiert sind und sofort loslegen können.

Eine KT-Sitzung ist eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Wissen nicht im Kopf einer Person eingeschlossen bleibt. Es geht darum, Fachwissen zu dokumentieren und auszutauschen, damit das gesamte Team davon profitieren kann. Diese sind besonders nützlich für:

✔ Onboarding neuer Mitarbeiter

✔ Übergabe von Projekten oder Verantwortlichkeiten

✔ Trainingsübergreifende Teams

✔ Einführung neuer Tools, Systeme oder Workflows

Eine strukturierte KT-Sitzungsvorlage hilft dabei, diesen Prozess reibungsloser zu gestalten, sodass die Diskussionen konzentriert bleiben und wichtige Erkenntnisse erfasst werden.

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Die Bedeutung einer KT-Sitzungsvorlage

Die Verwendung einer strukturierten KT-Sitzungsvorlage stellt sicher, dass Wissen klar, präzise und systematisch übertragen wird, wodurch das Risiko von Missverständnissen oder fehlenden Informationen verringert wird. Eine gut organisierte Vorlage für den Wissenstransfer hilft:

Mit dem richtigen Ansatz kann eine Wissenstransfer-Sitzung:

✅ Standardisieren Sie den Wissensaustausch - Jeder erhält jedes Mal die gleichen wichtigen Informationen

✅ Steigern Sie die Lernerhaltung - Ein übersichtliches Format erleichtert die Aufnahme und Anwendung von Wissen

✅ Engagement fördern - Offene Diskussionen helfen, Zweifel in Echtzeit auszuräumen

✅ Wissensverlust verhindern - Wichtige Erkenntnisse sind dokumentiert und können später leicht referenziert werden

Eine gute Vorlage für den Wissenstransfer sorgt für produktive Besprechungen, verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass sich Übergänge reibungslos anfühlen.

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Tagesordnung der KT-Sitzung

Eröffnung und Ziele (5 Minuten)
- Geben Sie den Zweck der Sitzung und die Wissensbereiche an, die übertragen werden sollen.

Überblick über die wichtigsten Themen (10 Minuten)
- Präsentieren Sie die wichtigsten Themen, Prozesse oder Systeme, die geteilt werden.
- Geben Sie einen allgemeinen Überblick, um den Kontext zu ermitteln.
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Detaillierte Erläuterung der wichtigsten Bereiche (20 Minuten)
- Tauchen Sie tiefer in die spezifischen Themen ein und erklären Sie Arbeitsabläufe, technische Details oder wichtige Prozesse.
- Teilen Sie relevante Unterlagen mit.
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Demonstration oder Fallstudie (10 Minuten)
- Demonstrieren Sie gegebenenfalls Tools oder Prozesse oder gehen Sie ein praktisches Beispiel oder eine Fallstudie durch.
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Fragen und Antworten und Erläuterungen (10 Minuten)
- Öffnen Sie das Wort für Fragen von Teilnehmern.
- Klären Sie alle Missverständnisse und bieten Sie zusätzliche Erklärungen an.

Nächste Schritte und Folgemaßnahmen (5 Minuten)
- Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen.
- Weisen Sie Folgeaufgaben oder weiterführendes Lernen zu.
-Teilen Sie alle zusätzlichen Ressourcen oder Dokumentationen.‍

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Die KT-Sitzungsvorlage beinhaltet:

• Vorgefüllte Agenda (editierbar)
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• Höhepunkte (auch bekannt als Tags): #documentation_shared, #key_knowledge_areas, #next_steps, #questions_and_clarifications
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• Benutzerdefiniertes Wörterbuch
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• KPIs treffen: Umsetzbare Erkenntnisse, Klarheit der Präsentation, Verwendung der Dokumentation, Grad der Kundenbindung, Wissensspeicherung, Gesprächsrate, Gesprächsstimmung usw.

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Wie oft sollte ich KT-Sitzungen haben? Und wen sollte ich einladen?

KT-Sitzungen sollten immer dann geplant werden, wenn kritisches Wissen übertragen werden muss, z. B. beim Onboarding eines neuen Teammitglieds, beim Übergang von Projekten zwischen Teams, bei der Schulung von Mitarbeitern in neuen Tools oder Systemen oder bei der Dokumentation von Arbeitsabläufen vor einem Teamwechsel

Zu den Teilnehmern gehören in der Regel der Wissensanbieter (Moderator) und der oder die Empfänger, z. B. neu eingestellte Mitarbeiter, Teammitglieder oder externe Interessenvertreter, die die Informationen aufbewahren und anwenden müssen.

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Wie lange sollte eine KT-Sitzung dauern?

Eine KT-Sitzung dauert in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten, abhängig von der Komplexität des Themas. Wenn Sie die Sitzungen strukturiert und auf den Punkt bringen, wird eine Informationsüberflutung verhindert und alle Beteiligten bleiben auf Trab.

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Für welche Arten von Besprechungen kann ich diese Vorlage verwenden?

Diese Vorlage für ein KT-Sitzungsmeeting eignet sich am besten für:

• Onboarding und Schulung von Mitarbeitern
• Projektübergaben und Übergänge
• Funktionsübergreifender Wissensaustausch
• Schulung von Kunden und Interessengruppen
• Tool- und Prozesstraining