Um invite de reunião é o convite para uma reunião enviado por e-mail ou pela agenda: ele diz às pessoas por que a reunião vai acontecer, quando e onde, o que preparar e como responder. Se uma mensagem curta, com um assunto claro, responder a essas cinco perguntas, em geral as pessoas conseguem aceitar sem precisar escrever de volta para tirar alguma dúvida.
A seguir você encontra um exemplo completo e 10 modelos para copiar: reuniões de equipe, convocações do conselho, chamadas pelo Zoom e mais. Depois dos modelos vêm assuntos para cada tipo de reunião, um passo a passo, frases para convites formais e informais e um prompt para escrever o seu com IA.
Exemplo de Convite para Reunião por E-mail
Este é um convite completo para uma reunião interna de 45 minutos, com todos os dados preenchidos:
Assunto: Revisão do orçamento da campanha do Q1, quinta às 15h (horário de Brasília)
Oi, Juliana, Rafael e Camila,
Quero marcar uma reunião para fecharmos o orçamento da campanha do primeiro trimestre antes de passarmos o briefing para a agência na segunda-feira.
Quando: quinta-feira, 15 de janeiro, das 15h às 15h45 (horário de Brasília)
Onde: Google Meet (o link está no convite da agenda)
Pauta:
1. Resultados e gastos finais da campanha do quarto trimestre (Juliana, 10 minutos)
2. Proposta de divisão entre mídia paga, eventos e conteúdo (Rafael, 20 minutos)
3. Decisão sobre o briefing da agência (todos, 15 minutos)
Por favor, leiam o resumo do orçamento em anexo (duas páginas) antes da reunião. Aceitem o convite ou me avisem até quarta-feira se o horário não funcionar para vocês.
Obrigada,
Ana Souza
Líder de Marketing
Este exemplo cobre as cinco perguntas que todo convite precisa responder: por que vocês vão se reunir, quando, onde, o que preparar e como responder. A pauta define um responsável e uma duração para cada item, algo que explicamos melhor no nosso guia sobre como fazer a pauta de uma reunião.
Qual Modelo de Convite para Reunião Usar?
Encontre o seu tipo de reunião na tabela e vá direto para o modelo.
| Reunião | Tom | Exemplo de Assunto |
|---|---|---|
| Reunião de equipe | Amigável, interno | Reunião de equipe na quinta: plano de lançamento do Q4 |
| Reunião individual (1:1) | Pessoal, interno | Nosso 1:1 na terça às 14h |
| Primeira reunião com um novo cliente | Educado, externo | Uma conversa rápida sobre [tema]? |
| Acompanhamento com cliente | Cordial, externo | Acompanhamento de [projeto] na próxima semana |
| Reunião do conselho | Formal | Convocação para reunião do conselho: [data] |
| Abertura de projeto | Objetivo, público misto | Reunião de abertura de [projeto] em [data] |
| Apresentação ou revisão | Profissional | Apresentação e discussão de [tema] em [data] |
| Entrevista de emprego | Formal, acolhedor | Entrevista para a vaga de [cargo] na [empresa] |
| Chamada no Zoom, Google Meet ou Teams | Neutro | Chamada sobre [tema] em [dia da semana] às [horário] [fuso horário] |
| Reunião rápida e informal | Informal | Um café na sexta? |
Última atualização da tabela: 23 de outubro de 2026.
10 Modelos de Convite para Reunião por E-mail
Copie o modelo mais parecido com a sua reunião e substitua tudo o que está entre colchetes. Tire os dados opcionais que não se aplicam. Se a reunião já está confirmada, use o assunto como título do evento na agenda e adapte o corpo do e-mail para a descrição. Use o modelo 3 para combinar um horário antes de enviar o convite da agenda.
1. Convite para Reunião de Equipe
Use este modelo para uma reunião de equipe recorrente ou para uma conversa pontual com a equipe.
Assunto: Reunião de equipe em [dia da semana]: [tema principal]
Oi, pessoal,
Nossa próxima reunião de equipe vai ser em [dia da semana, data], das [horário de início] às [horário de término] [fuso horário], em [sala ou link da videochamada].
Vamos falar sobre [tema 1], [tema 2] e [tema 3]. A pauta está aqui: [link]. Se quiserem incluir algum assunto, adicionem à pauta até [prazo].
Quem não puder participar me avise, que eu compartilho as anotações depois.
Obrigado,
[Seu nome]
2. Convite para Reunião Individual (1:1)
Use este modelo para o acompanhamento periódico com alguém do seu time ou para uma conversa pontual com um colega.
Assunto: Nosso 1:1 em [dia da semana] às [horário]
Oi, [nome],
Reservei 30 minutos para a nossa reunião individual em [dia da semana, data], às [horário] [fuso horário], [na minha sala / neste link: link].
Quero conversar sobre [tema] e saber como está indo [projeto ou meta]. Se tiver algo que você queira discutir, adicione o tema às nossas anotações compartilhadas ou traga para a reunião.
Se o horário não for bom para você, sugira outro nesta semana que eu remarco.
Abraço,
[Seu nome]
3. E-mail para Solicitar uma Reunião com um Novo Cliente
Use este modelo quando estiver pedindo uma primeira reunião a alguém de fora da sua empresa. Ofereça duas ou três opções de horário em vez de uma só, porque você não conhece a agenda da pessoa.
Assunto: Uma conversa rápida sobre [tema]?
Olá, [nome],
Meu nome é [seu nome] e sou [seu cargo] na [empresa]. [Uma frase sobre como você chegou até a pessoa ou quem indicou o contato.]
Gostaria de marcar uma conversa de 20 minutos para [o que você quer discutir e o que a pessoa ganha com isso]. Algum destes horários funciona para você?
[Dia da semana, data] às [horário] [fuso horário]
[Dia da semana, data] às [horário] [fuso horário]
[Dia da semana, data] às [horário] [fuso horário]
Se nenhum deles for bom, fique à vontade para escolher o horário que preferir aqui: [link de agendamento]. Assim que combinarmos, eu envio o convite da agenda com o link da videochamada.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo, empresa]
[Telefone]
4. Convite para Reunião de Acompanhamento com Cliente
Use este modelo para uma revisão periódica com um cliente atual.
Assunto: Acompanhamento de [projeto] em [dia da semana, data]
Olá, [nome],
Gostaria de marcar uma reunião de acompanhamento para revisarmos o andamento de [projeto] e planejarmos as próximas semanas. Seguem os detalhes:
Data: [dia da semana, data]
Horário: das [horário de início] às [horário de término] [fuso horário]
Local: [link da videochamada ou endereço]
Sugiro revisarmos o que avançou desde a nossa última conversa, falarmos sobre os seus comentários ou preocupações e combinarmos os próximos passos e quem cuida de cada um. Se quiser incluir algum assunto, é só responder a este e-mail.
Se este horário não funcionar, me sugira outro que eu ajusto.
Abraço,
[Seu nome]
[Cargo, empresa]
5. Convocação para Reunião do Conselho
Use este modelo para a convocação formal dos membros do conselho ou de um comitê. Confira no estatuto social o prazo de antecedência da convocação e o que ela precisa conter. Envie o material da reunião (os relatórios e documentos que o conselho vai analisar) junto com a convocação ou até a data que você indicar.
Assunto: Convocação para reunião do conselho: [dia da semana, data]
Prezados conselheiros,
Ficam convocados para a reunião [trimestral / ordinária / extraordinária] do Conselho de Administração da [organização], a ser realizada em [dia da semana, data], das [horário de início] às [horário de término] [fuso horário], no endereço [endereço] e on-line pelo link [link da videochamada].
A ordem do dia é a seguinte:
1. Aprovação da ata da reunião realizada em [data]
2. [Relatório ou item]
3. [Item que exige deliberação]
4. Assuntos gerais
Segue em anexo o material da reunião, com o relatório financeiro e os documentos de apoio. Pedimos que o analisem antes da reunião.
Solicitamos a gentileza de confirmar presença até [data]. Em caso de impossibilidade de comparecimento, pedimos que nos avisem para que possamos confirmar o quórum.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo, por exemplo, Secretário(a) do Conselho]
[Organização]
6. Convite para Reunião de Abertura de Projeto
Use este modelo para reunir pela primeira vez a equipe do projeto e as partes interessadas. Para saber o que tratar na reunião em si, veja o nosso guia sobre a reunião de abertura de projeto.
Assunto: Reunião de abertura de [projeto] em [dia da semana, data]
Olá a todos,
Estamos começando o [projeto] e quero reunir todo mundo na reunião de abertura, em [dia da semana, data], das [horário de início] às [horário de término] [fuso horário], em [sala ou link da videochamada].
Ao final da reunião, a ideia é termos combinado os objetivos, o escopo, quem é responsável pelo quê e os primeiros marcos. Por favor, leiam o briefing do projeto antes da reunião: [link].
Convidados: [nomes e funções]. Se mais alguém da equipe precisar participar, respondam a este e-mail que eu incluo a pessoa no convite.
Obrigado,
[Seu nome]
[Função]
7. Convite para Reunião de Apresentação
Use este modelo quando for apresentar um trabalho e precisar da opinião ou de uma decisão de quem vai assistir.
Assunto: Apresentação e discussão de [tema] em [data]
Prezado(a) [nome],
Gostaria de convidá-lo(a) para a apresentação de [tema] em [dia da semana, data], às [horário] [fuso horário], em [local ou link da videochamada]. A apresentação vai durar cerca de [duração], incluindo o tempo para perguntas.
Vou apresentar [o que você vai mostrar] e gostaria muito de saber sua opinião sobre [pergunta ou decisão específica]. Vou compartilhar os slides em [link] um dia antes da reunião.
Peço a gentileza de confirmar sua presença até [data].
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo]
8. Convite para Entrevista de Emprego
Use este modelo para convidar uma pessoa candidata para uma entrevista de emprego.
Assunto: Entrevista para a vaga de [cargo] na [empresa]
Prezado(a) [nome da pessoa candidata],
Agradecemos sua candidatura à vaga de [cargo] na [empresa]. Gostaríamos de convidá-lo(a) para uma entrevista em [dia da semana, data], às [horário] [fuso horário].
A entrevista vai durar cerca de [duração] e será [presencial, no endereço: endereço / por videochamada, neste link: link]. Você vai conversar com [nomes e cargos de quem vai entrevistar]. Vamos falar sobre a sua experiência e você terá tempo para fazer perguntas sobre a vaga e a equipe.
Por favor, responda até [data] para confirmar o horário. Se o horário não for conveniente, informe dois ou três horários que funcionem para você e faremos o possível para remarcar.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo, empresa]
9. Convite para Reunião no Zoom, Google Meet ou Teams
Use este modelo para qualquer videochamada. Cole o link completo e inclua o ID da reunião, a senha ou o número para entrar por telefone se a sua plataforma oferecer esses dados, para que as pessoas consigam participar mesmo que o link falhe.
Assunto: Chamada sobre [tema] em [dia da semana] às [horário] [fuso horário]
Olá, [nome],
Gostaria de convidar você para uma videochamada sobre [tema].
Data: [dia da semana, data]
Horário: das [horário de início] às [horário de término] [fuso horário]
Link para entrar: [link completo da reunião]
ID da reunião e senha: [se houver]
Acesso por telefone: [número, se houver]
Vamos falar sobre [item 1], [item 2] e [item 3]. Me avise se quiser incluir mais algum assunto.
Se este horário não funcionar, sugira outro e farei o possível para ajustar.
Atenciosamente,
[Seu nome]
10. Mensagem Informal de Convite para Reunião
Use este modelo para uma conversa rápida com um colega, por e-mail, Slack ou WhatsApp. Uma mensagem curta funciona, desde que diga o dia, o horário e o local.
Assunto (se for enviar por e-mail): Um café na sexta?
Oi, [nome],
Você tem 20 minutos na sexta, lá pelas [horário], para uma conversa rápida sobre [tema]? Pode ser [na copa / numa chamada], o que for mais fácil para você.
[Seu nome]
Assuntos para E-mail de Convite para Reunião
Um bom assunto diz de que reunião se trata e, quando ajuda, o dia. Coloque o tema primeiro, para que o assunto continue fazendo sentido mesmo quando aparece cortado na caixa de entrada ou no celular. Estes exemplos cobrem os tipos de reunião mais comuns:
| Tipo de Reunião | Assunto |
|---|---|
| Reunião de equipe | Reunião de equipe na quinta: plano de lançamento do Q4 |
| Reunião individual (1:1) | Nosso 1:1 na terça às 14h |
| Primeira reunião com um novo contato | Uma conversa rápida sobre [tema]? |
| Acompanhamento com cliente | [Cliente] e [empresa]: acompanhamento mensal em [data] |
| Reunião do conselho | Convocação para reunião do conselho: [data] |
| Abertura de projeto | Reunião de abertura de [projeto] em [data] |
| Reunião de decisão | Precisamos decidir: [tema] em [dia da semana] |
| Brainstorm | Brainstorm: ideias para [tema], [dia] às [horário] |
| Entrevista de emprego | Entrevista para a vaga de [cargo] na [empresa] |
| Videochamada | Chamada sobre [tema] em [dia da semana] às [horário] [fuso horário] |
| Reunião remarcada | Remarcada: [nome da reunião] passou para [nova data] |
| Conversa informal | Um café na sexta? |
Última atualização da tabela: 23 de outubro de 2026.
Como Escrever um Convite para Reunião, Passo a Passo
Se nenhum modelo se encaixa no seu caso, escreva o seu nesta ordem.
1. Escreva um Assunto Claro e Específico
"Revisão do orçamento na quinta às 15h" diz mais a quem lê do que "Reunião" ou "Dúvida rápida". Use os exemplos de assunto acima como ponto de partida. Se quiser comparar algumas opções, existem ferramentas gratuitas para testar assuntos de e-mail que você pode experimentar.
2. Diga o Motivo da Reunião nas Duas Primeiras Linhas
Comece pelo objetivo. Uma frase basta: "Precisamos escolher um fornecedor para a campanha do primeiro trimestre" ou "Gostaria da sua opinião sobre o novo fluxo de onboarding". Se você sabe que resultado a reunião precisa entregar, deixe isso claro. Nosso guia sobre como definir os objetivos de uma reunião aprofunda o tema.
O objetivo também mostra quem você deve convidar. Uma forma de decidir é escrever os temas como perguntas e convidar as pessoas que podem respondê-las. As demais podem receber as anotações depois.
3. Informe Data, Horário, Duração e Fuso Horário
Escreva o dia da semana junto com a data, por exemplo "terça-feira, 10 de novembro", para que ninguém precise abrir a agenda para saber de que dia você está falando. Informe o horário de início e o de término. Quando as pessoas participam de lugares diferentes, inclua o fuso horário. Um planejador de reuniões por fuso horário ajuda a encontrar um horário que funcione para todos.
Segundo dados da MeetGeek do primeiro semestre de 2026, 77,8% das reuniões terminaram em até uma hora. Defina a duração da reunião de acordo com a pauta, em vez de reservar uma hora inteira por hábito. O Google Agenda permite mudar a duração padrão dos eventos nas configurações. O Outlook pode encurtar as reuniões automaticamente em alguns minutos, encerrando-as mais cedo ou começando-as mais tarde.
4. Explique Onde Será e Como Entrar
Para uma reunião presencial, informe o endereço e a sala. Para uma videochamada, cole o link completo da reunião e confira se ele abre a reunião certa antes de enviar o convite. Inclua o ID da reunião, a senha ou o número para entrar por telefone quando a sua plataforma fornecer esses dados.
Para uma reunião híbrida, diga quem vai estar na sala e quem vai participar on-line, para que quem está a distância saiba o que esperar. Se você criar a chamada pelo Google Agenda ou pelo Outlook, confira se o link da videoconferência entrou no evento. Veja nossos guias sobre como enviar um convite de reunião no Teams e como agendar uma reunião no Google Meet.
5. Compartilhe a Pauta e o Que Preparar
Liste os temas na ordem em que vão ser tratados. Se várias pessoas vão apresentar, diga quem conduz cada tema. Coloque o link de qualquer documento que as pessoas precisem ler antes da reunião e peça isso com clareza: "Por favor, leiam o briefing de duas páginas antes de quinta-feira." Se a pauta ou o contexto forem longos, anexe ou compartilhe por link em vez de colar no corpo do e-mail.
Se você vai montar a pauta do zero, nossos exemplos de pauta de reunião trazem roteiros prontos para reuniões de equipe, com clientes e de conselho.
6. Diga Como Responder
Diga como você quer que as pessoas respondam: aceitando o convite da agenda, respondendo ao e-mail ou preenchendo um formulário. Para convidados externos ou uma reunião formal, informe uma data-limite para a resposta. Se não tiver certeza de que o horário funciona para todos, ofereça uma alternativa ou pergunte a disponibilidade das pessoas antes de mandar o invite.
7. Avise sobre a Gravação e Encerre
Se você pretende gravar a reunião ou usar um assistente de anotações com IA, avise no convite, e não só no início da chamada. Uma linha basta:
Só para avisar: esta reunião vai ser gravada, para que quem não puder participar consiga se atualizar depois. Se tiver alguma dúvida ou preocupação, me avise antes de começarmos.
Nossa central de ajuda tem mais modelos de aviso de gravação (em inglês). Termine com uma despedida no mesmo tom: "Atenciosamente" ou "Cordialmente" para convites formais, "Obrigado" ou "Abraço" para os internos, seguida do seu nome, cargo e contatos.
Convite da Agenda ou E-mail: Qual Enviar?
Nas reuniões internas, o convite da agenda costuma fazer o papel do e-mail de convite. O Google Agenda e o Outlook enviam esse convite por e-mail. O título do evento aparece como assunto na caixa de entrada de cada pessoa. O texto que você colocaria num e-mail vai na descrição do evento.
Se você ainda não combinou um horário com um convidado externo, comece com um e-mail propondo algumas opções, como o modelo 3 acima. Quando o horário estiver confirmado, envie o convite da agenda com os detalhes da reunião e o link para entrar. Para uma reunião recorrente já estabelecida, o convite da agenda pode bastar.
Quando você envia um convite pela agenda, cada parte da sua mensagem vai num campo do evento:
| Campo da Agenda | O Que Colocar |
|---|---|
| Título do evento | O seu assunto: o tema e, se ajudar, o tipo de reunião |
| Data e horário | O horário de início e de término, com o fuso horário certo configurado no evento |
| Local ou link da videochamada | A sala e o endereço, ou o link gerado pelo Google Meet, Teams ou Zoom |
| Descrição | O objetivo, a pauta, o que preparar e o aviso de gravação |
| Anexos | A pauta, os slides ou os materiais de leitura prévia |
| Convidados | Todas as pessoas que precisam participar, com as demais marcadas como opcionais |
Última atualização da tabela: 23 de outubro de 2026.
Frases para Convidar Alguém para uma Reunião
A frase de abertura mostra o quanto o convite é formal. Escolha uma frase que combine com a sua relação com quem vai ler.
| Tom | Frase de Abertura | Para Pedir Resposta |
|---|---|---|
| Formal | Gostaria de convidá-lo(a) para uma reunião em [data] para tratarmos de [tema]. | Peço a gentileza de confirmar sua presença até [data]. |
| Formal | Você está convidado(a) para a [nome da reunião] em [data], às [horário]. | Caso não possa comparecer, peço a gentileza de me avisar. |
| Neutro | Conto com você na reunião de [dia], às [horário], para revisarmos [tema]. | Me avise se este horário funciona para você. |
| Neutro | Você tem disponibilidade em [dia da semana], às [horário], para uma chamada de 30 minutos sobre [tema]? | Se não tiver, pode sugerir um horário melhor para você? |
| Informal | Topa uma chamada rápida em [dia da semana] para falar sobre [tema]? | É só responder com um sim ou com um horário melhor. |
| Informal | Tem 20 minutos em [dia da semana] para a gente conversar sobre [tema]? | Me adapto à sua agenda. |
Última atualização da tabela: 23 de outubro de 2026.
Como Escrever um Convite para Reunião com IA
O ChatGPT, o Claude e o Gemini escrevem um convite em segundos, mas não sabem o seu link, o seu fuso horário nem quem são os convidados se você não contar, então podem inventar dados. Passe as informações no prompt e peça que não inventem nada. Copie este prompt e substitua o que está entre colchetes:
Escreva em português do Brasil um e-mail de convite para uma reunião. Reunião: [tipo e tema]. Objetivo: [o que a reunião precisa decidir ou gerar]. Data e horário: [dia da semana, data, horário de início e de término, fuso horário]. Local ou link: [sala ou link da videochamada]. Participantes: [nomes e funções]. Pauta: [temas em ordem]. Preparação: [o que ler ou levar]. Responder até: [data e como]. Gravação: [sim ou não]. Tom: [formal, neutro ou informal]. Mantenha o e-mail curto, de preferência com menos de 150 palavras, sem deixar de fora informações essenciais. Escreva um assunto claro que mencione o tema da reunião. Use apenas as informações fornecidas. Deixe um campo claramente identificado para qualquer informação essencial que esteja faltando e omita os campos opcionais que não se aplicam. Não invente datas, horários, links, nomes nem anexos.
Antes de enviar, confira a data, o fuso horário e o link com a sua agenda e tire tudo o que a IA acrescentou sem você pedir.
Envie o Resumo Depois da Reunião
Se o seu convite promete um resumo, envie depois da reunião as decisões e as tarefas combinadas. Isso também ajuda quem não pôde participar a se atualizar.
A MeetGeek grava e transcreve as suas chamadas no Google Meet, no Zoom e no Microsoft Teams, escreve um resumo com as decisões e as tarefas combinadas e pode enviá-lo por e-mail aos participantes quando a reunião termina. O plano gratuito inclui 3 horas de transcrição por mês.
Principais Conclusões
- um convite para reunião por e-mail precisa de um objetivo, da data e do horário com fuso horário, do local ou do link, da pauta e de uma forma de responder;
- escreva o dia da semana junto com a data e informe o horário de término, não só o de início;
- nas reuniões internas, o convite da agenda faz o papel do e-mail de convite, então o título e a descrição dele devem trazer os mesmos dados que um e-mail;
- se você ainda não combinou um horário com um convidado externo, proponha duas ou três opções antes de enviar o convite da agenda;
- se você pretende gravar a reunião, avise no convite.
Perguntas Frequentes
O Que É um Invite de Reunião?
Invite de reunião é o convite para uma reunião enviado por e-mail ou pela agenda, como o Google Agenda ou o Outlook. Ele começa com uma frase sobre o motivo da reunião e traz a data, o horário com o fuso horário, a duração, o local ou o link da videochamada e a pauta. No fim, diz como e até quando as pessoas devem responder. O ideal é que seja curto o bastante para ler no celular, com os documentos longos anexados em vez de colados no texto.
Como Mandar um Invite por E-mail?
Crie o evento no Google Agenda ou no Outlook, adicione o e-mail dos convidados e salve. Cada convidado recebe o invite por e-mail e pode aceitar ou recusar direto da caixa de entrada. Se você ainda não combinou um horário, mande primeiro um e-mail comum com duas ou três opções e depois o convite da agenda.
Como Convidar Alguém para uma Reunião de Forma Educada?
Chame a pessoa pelo nome, explique por que você quer se reunir e o que ela ganha com isso. Depois, deixe um jeito fácil de recusar ou sugerir outro horário. Frases como "Você teria disponibilidade na…" ou "Gostaria de convidá-lo(a) para…" soam educadas sem parecer engessadas.
Com Quanto Tempo de Antecedência Enviar o Convite?
Alguns dias antes é uma boa referência para reuniões internas. Para reuniões externas, entrevistas e qualquer encontro que exija preparação, deixe uma semana ou mais. Reuniões formais, como as do conselho, muitas vezes têm um prazo mínimo de convocação definido no estatuto, então confira antes de enviar.
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