Una invitación a una reunión por correo le dice a cada persona por qué se reúnen, cuándo y dónde, qué debe preparar y cómo confirmar. Si un mensaje breve, con un asunto claro, responde a esas cinco preguntas, la gente por lo general puede aceptar sin tener que escribirte para preguntar algo.
Aquí encontrarás un ejemplo completo y 10 plantillas que puedes copiar, desde una reunión de trabajo semanal con tu equipo hasta una convocatoria de junta directiva o una llamada por Zoom. Después de las plantillas vienen asuntos para cada tipo de reunión, una guía paso a paso, frases para invitaciones formales e informales y un prompt para redactar la tuya con IA.
Ejemplo de Invitación a una Reunión por Correo
Este es un ejemplo completo de invitación para una reunión interna de 45 minutos:
Asunto: Revisión del presupuesto de campaña del Q1, jueves 3:00 p. m. (hora de Ciudad de México)
Hola, Daniela, Andrés y Lucía:
Me gustaría que nos reuniéramos para acordar el presupuesto de la campaña del Q1 antes de pasarle el brief a la agencia el lunes.
Cuándo: jueves 15 de enero, de 3:00 a 3:45 p. m. (hora de Ciudad de México)
Dónde: Google Meet (el enlace está en la invitación del calendario)
Agenda:
1. Resultados y gasto final de la campaña del cuarto trimestre (Daniela, 10 minutos)
2. Propuesta de reparto entre anuncios pagados, eventos y contenido (Andrés, 20 minutos)
3. Decisión sobre el brief para la agencia (todos, 15 minutos)
Por favor, lean el resumen del presupuesto adjunto (dos páginas) antes de la reunión. Acepten la invitación o avísenme a más tardar el miércoles si el horario no les funciona.
Gracias,
Ana Ruiz
Líder de Marketing
Este ejemplo responde a las cinco preguntas que toda invitación necesita: por qué se reúnen, cuándo, dónde, qué preparar y cómo confirmar. La agenda le asigna a cada punto un responsable y un tiempo, algo que explicamos con más detalle en nuestra guía sobre cómo redactar la agenda de una reunión.
¿Qué Plantilla de Invitación Necesitas?
Busca tu tipo de reunión en la tabla y ve directo a la plantilla.
| Reunión | Tono | Ejemplo de Asunto |
|---|---|---|
| Reunión de equipo | Cercano, interno | Reunión de equipo el jueves: plan de lanzamiento del Q4 |
| Reunión uno a uno | Personal, interno | Nuestro 1:1 del martes a las 2:00 p. m. |
| Primera reunión con un cliente nuevo | Cortés, externo | ¿Una breve llamada de presentación sobre [tema]? |
| Seguimiento con un cliente | Cordial, externo | Seguimiento de [proyecto] la próxima semana |
| Reunión de junta directiva | Formal | Convocatoria a reunión de junta directiva: [fecha] |
| Inicio de un proyecto | Claro, público mixto | Reunión de inicio de [proyecto] el [fecha] |
| Presentación o revisión | Profesional | Presentación y discusión de [tema] el [fecha] |
| Entrevista de trabajo | Formal, amable | Entrevista para el puesto de [puesto] en [empresa] |
| Llamada por Zoom, Google Meet o Teams | Neutro | Llamada sobre [tema] el [día] a las [hora] [zona horaria] |
| Reunión rápida e informal | Informal | ¿Un café el viernes? |
Tabla actualizada por última vez el 23 de octubre de 2026.
10 Plantillas de Invitación a una Reunión por Correo
Copia la plantilla que más se parezca a tu reunión y reemplaza todo lo que está entre corchetes. Quita los datos opcionales que no correspondan. Si la reunión ya está confirmada, usa el asunto como título del evento en el calendario y adapta el cuerpo para la descripción. Usa la plantilla 3 para acordar un horario antes de enviar la invitación del calendario.
1. Invitación a una Reunión de Equipo
Úsala para una reunión de equipo periódica o para una conversación puntual con el equipo.
Asunto: Reunión de equipo el [día]: [tema principal]
Hola, equipo:
Nuestra próxima reunión de equipo es el [día y fecha], de [hora de inicio] a [hora de fin] [zona horaria], en [sala o enlace de videollamada].
Vamos a ver [tema 1], [tema 2] y [tema 3]. Aquí está la agenda: [enlace]. Si quieren tratar algún otro punto, agréguenlo antes del [fecha límite].
Si alguien no puede asistir, que me avise y le comparto las notas después.
Gracias,
[Tu nombre]
2. Invitación a una Reunión Uno a Uno
Úsala para el seguimiento periódico con alguien de tu equipo o para una conversación puntual con un colega.
Asunto: Nuestro 1:1 del [día] a las [hora]
Hola, [nombre]:
Reservé 30 minutos para nuestra reunión uno a uno el [día y fecha] a las [hora] [zona horaria], [en mi oficina / en este enlace: enlace].
Me gustaría hablar de [tema] y saber cómo va [proyecto u objetivo]. Si hay algo que quieras conversar, agrégalo a nuestras notas compartidas o coméntalo durante la reunión.
Si el horario no te viene bien, propón otro momento esta semana y cambio la hora de la reunión.
Saludos,
[Tu nombre]
3. Correo para Solicitar una Reunión a un Cliente Nuevo
Úsala cuando le pidas una primera reunión a alguien de fuera de tu empresa. Ofrece dos o tres horarios en lugar de uno, porque no conoces su agenda.
Asunto: ¿Una breve llamada de presentación sobre [tema]?
Hola, [nombre]:
Soy [tu nombre], [tu cargo] en [empresa]. [Una frase sobre cómo conociste a la persona o quién te la recomendó.]
Me gustaría agendar una llamada de 20 minutos para [lo que quieres conversar y qué gana la otra persona]. ¿Le viene bien alguno de estos horarios?
[Día y fecha] a las [hora] [zona horaria]
[Día y fecha] a las [hora] [zona horaria]
[Día y fecha] a las [hora] [zona horaria]
Si ninguno le viene bien, puede elegir otro horario aquí: [enlace para reservar una cita]. En cuanto acordemos uno, le envío la invitación del calendario con el enlace de la videollamada.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Cargo, empresa]
[Teléfono]
4. Invitación a una Reunión de Seguimiento con un Cliente
Úsala para una revisión periódica con un cliente actual.
Asunto: Seguimiento de [proyecto] el [día y fecha]
Hola, [nombre]:
Me gustaría agendar una reunión de seguimiento para revisar cómo va [proyecto] y planear las próximas semanas. Estos son los datos:
Fecha: [día y fecha]
Hora: de [hora de inicio] a [hora de fin] [zona horaria]
Dónde: [enlace de videollamada o dirección]
Le propongo que revisemos los avances desde nuestra última llamada, que conversemos sobre sus comentarios o inquietudes y que acordemos los próximos pasos y quién se encarga de cada uno. Si quiere agregar algún tema, solo responda a este correo.
Si este horario no le funciona, propóngame otro y lo ajusto.
Saludos,
[Tu nombre]
[Cargo, empresa]
5. Convocatoria a Reunión de Junta Directiva
Úsala para la convocatoria formal a los miembros de la junta directiva o de un comité. Revisa en los estatutos con cuánta anticipación debes convocar y qué debe incluir la convocatoria. Envía con ella la documentación para la junta (los informes y documentos que se van a revisar) o a más tardar en la fecha que indiques.
Asunto: Convocatoria a reunión de junta directiva: [día y fecha]
Estimados miembros de la junta directiva:
Por medio de la presente se les convoca a la sesión [trimestral / ordinaria / extraordinaria] de la junta directiva de [organización], que se llevará a cabo el [día y fecha], de [hora de inicio] a [hora de fin] [zona horaria], en [dirección] y en línea a través de [enlace de videollamada].
El orden del día es el siguiente:
1. Aprobación del acta de la sesión celebrada el [fecha]
2. [Informe o punto]
3. [Punto que requiere una decisión]
4. Asuntos varios
Adjuntamos la documentación para la junta, que incluye el informe financiero y los documentos de respaldo. Les pedimos revisarla antes de la sesión.
Les agradeceremos confirmar su asistencia a más tardar el [fecha]. Si no pueden asistir, les pedimos avisarnos para confirmar que habrá quórum.
Atentamente,
[Tu nombre]
[Cargo, por ejemplo Secretario/a de la Junta]
[Organización]
6. Invitación a la Reunión de Inicio de un Proyecto
Úsala para reunir por primera vez al equipo del proyecto y a las personas interesadas. Para saber qué tratar en la reunión en sí, consulta nuestra guía sobre la reunión de inicio de un proyecto.
Asunto: Reunión de inicio de [proyecto] el [día y fecha]
Hola a todos:
Estamos por arrancar [proyecto] y me gustaría reunirlos en la reunión de inicio el [día y fecha], de [hora de inicio] a [hora de fin] [zona horaria], en [sala o enlace de videollamada].
Al terminar la reunión deberíamos tener acordados los objetivos, el alcance, quién se encarga de qué y los primeros hitos. Por favor, lean el brief del proyecto antes de la reunión: [enlace].
Invitados: [nombres y roles]. Si alguien más de su equipo debería participar, respondan a este correo y lo agrego.
Gracias,
[Tu nombre]
[Rol]
7. Invitación a una Presentación
Úsala cuando vayas a presentar un trabajo y necesites comentarios o una decisión de quienes asisten.
Asunto: Presentación y discusión de [tema] el [fecha]
Estimado/a [nombre]:
Me gustaría invitarlo/a a la presentación de [tema] el [día y fecha] a las [hora] [zona horaria], en [lugar o enlace de videollamada]. Durará aproximadamente [duración], incluido el tiempo para preguntas.
Presentaré [lo que vas a mostrar] y me gustaría mucho conocer su opinión sobre [pregunta o decisión concreta]. Compartiré la presentación en [enlace] un día antes de la reunión.
Le agradeceré confirmar su asistencia a más tardar el [fecha].
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Cargo]
8. Invitación a una Entrevista de Trabajo
Úsala para invitar a una persona candidata a una entrevista de trabajo.
Asunto: Entrevista para el puesto de [puesto] en [empresa]
Estimado/a [nombre de la persona candidata]:
Gracias por presentar su candidatura al puesto de [puesto] en [empresa]. Nos gustaría invitarlo/a a una entrevista el [día y fecha] a las [hora] [zona horaria].
La entrevista durará aproximadamente [duración] y será [presencial en dirección / por videollamada en este enlace: enlace]. Conversará con [nombres y cargos de quienes entrevistan]. Hablaremos de su experiencia y tendrá tiempo para hacer preguntas sobre el puesto y el equipo.
Le pedimos responder a más tardar el [fecha] para confirmar el horario. Si ese horario no le viene bien, indíquenos otras dos opciones e intentaremos cambiar la hora de la entrevista.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Cargo, empresa]
9. Invitación a una Reunión por Zoom, Google Meet o Teams
Úsala para cualquier videollamada. Pega el enlace completo e incluye el ID de la reunión, el código de acceso o el número de acceso telefónico si tu plataforma los ofrece, para que la gente pueda conectarse aunque el enlace falle.
Asunto: Llamada sobre [tema] el [día] a las [hora] [zona horaria]
Hola, [nombre]:
Me gustaría invitarte a una videollamada para conversar sobre [tema].
Fecha: [día y fecha]
Hora: de [hora de inicio] a [hora de fin] [zona horaria]
Enlace para unirte: [enlace completo de la reunión]
ID y código de acceso: [si corresponde]
Acceso telefónico: [número de teléfono, si corresponde]
Vamos a ver [punto 1], [punto 2] y [punto 3]. Avísame si quieres agregar algo.
Si este horario no te funciona, propón otro y haré lo posible por ajustarlo.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
10. Mensaje Informal para Invitar a una Reunión
Úsalo para una conversación rápida con un colega, por correo, Slack o mensaje de texto. Un mensaje corto funciona siempre que incluya el día, la hora y el lugar.
Asunto (si lo envías por correo): ¿Un café el viernes?
Hola, [nombre]:
¿Tienes 20 minutos el viernes sobre las [hora] para hablar de [tema]? Podemos [vernos en la cocina / hablar por videollamada], como prefieras.
[Tu nombre]
Asuntos para un Correo de Invitación a una Reunión
Un buen asunto dice de qué reunión se trata y, cuando ayuda, el día. Pon primero el tema, para que se entienda aunque la bandeja de entrada o el teléfono muestren el asunto recortado. Estos ejemplos cubren los tipos de reunión más comunes:
| Tipo de Reunión | Asunto |
|---|---|
| Reunión de equipo | Reunión de equipo el jueves: plan de lanzamiento del Q4 |
| Uno a uno | Nuestro 1:1 del martes a las 2:00 p. m. |
| Primera reunión con un contacto nuevo | ¿Una breve llamada de presentación sobre [tema]? |
| Seguimiento con un cliente | [Cliente] y [empresa]: seguimiento mensual el [fecha] |
| Reunión de junta directiva | Convocatoria a reunión de junta directiva: [fecha] |
| Inicio de un proyecto | Reunión de inicio de [proyecto] el [fecha] |
| Reunión para decidir | Se necesita una decisión: [tema] el [día] |
| Lluvia de ideas | Lluvia de ideas sobre [tema], [día] a las [hora] |
| Entrevista de trabajo | Entrevista para el puesto de [puesto] en [empresa] |
| Videollamada | Llamada sobre [tema] el [día] a las [hora] [zona horaria] |
| Reunión reprogramada | Cambio de fecha: [nombre de la reunión] pasa al [nueva fecha] |
| Conversación informal | ¿Un café el viernes? |
Tabla actualizada por última vez el 23 de octubre de 2026.
Cómo Redactar una Invitación a una Reunión, Paso a Paso
Si ninguna plantilla se ajusta a tu caso, redacta la tuya en este orden.
1. Escribe un Asunto Claro y Concreto
"Revisión del presupuesto el jueves a las 3:00 p. m." le dice más a quien lo lee que "Reunión" o "Pregunta rápida". Usa los ejemplos de asunto de arriba como punto de partida. Si quieres comparar varias opciones, hay herramientas gratuitas para probar asuntos que puedes usar.
2. Explica el Motivo de la Reunión en las Dos Primeras Líneas
Empieza por el propósito. Basta con una frase: "Tenemos que elegir un proveedor para la campaña del Q1" o "Me gustaría conocer tu opinión sobre el nuevo proceso de onboarding". Si sabes qué debe salir de la reunión, dilo. Nuestra guía sobre cómo definir los objetivos de una reunión lo explica con más detalle.
El propósito también te dice a quién invitar. Una forma de decidirlo es escribir los temas como preguntas e invitar a las personas que pueden responderlas. Al resto le puedes enviar las notas después.
3. Indica la Fecha, la Hora, la Duración y la Zona Horaria
Escribe el día de la semana junto con la fecha, por ejemplo "martes 10 de noviembre", para que nadie tenga que abrir el calendario y averiguar a qué día te refieres. Indica una hora de inicio y una de fin. Cuando la gente se conecta desde distintos lugares, agrega la zona horaria. Un planificador de reuniones por zona horaria te ayuda a encontrar un horario que les funcione a todos.
Según datos de MeetGeek del primer semestre de 2026, el 77,8% de las reuniones terminó en una hora o menos. Elige la duración según la agenda en lugar de reservar una hora completa por costumbre. Google Calendar te permite cambiar la duración predeterminada de los eventos en su configuración. Outlook puede acortar automáticamente las reuniones unos minutos, para que terminen antes o empiecen más tarde.
4. Explica Dónde Será y Cómo Conectarse
Para una reunión presencial, indica la dirección y la sala. Para una videollamada, pega el enlace completo de la reunión y comprueba que abre la reunión correcta antes de enviar la invitación. Agrega el ID de la reunión, el código de acceso o el número de acceso telefónico cuando tu plataforma te los dé.
Para una reunión híbrida, indica quién estará en la sala y quién se conectará en línea, para que quienes participan a distancia sepan qué esperar. Si agendas la llamada desde tu calendario, verifica que se haya agregado el enlace de videoconferencia antes de enviar la invitación. Consulta nuestras guías sobre cómo enviar una invitación a una reunión de Teams y cómo programar una reunión en Google Meet.
5. Comparte la Agenda y Qué Hay que Preparar
Enumera los temas en el orden en que los van a tratar. Si van a presentar varias personas, indica quién lleva cada tema. Agrega el enlace a cualquier documento que la gente deba leer antes de la reunión y dilo con claridad: "Por favor, lean el brief de dos páginas antes del jueves". Si la agenda o el contexto son largos, adjúntalos o compártelos con un enlace en lugar de pegarlos en el correo.
Si vas a armar la agenda desde cero, nuestros ejemplos de agenda de reunión incluyen órdenes del día listos para reuniones de equipo, con clientes y de junta directiva.
6. Indica Cómo Responder
Di cómo quieres que te respondan: aceptando la invitación del calendario, respondiendo al correo o llenando un formulario. Para invitados externos o una convocatoria formal, indica una fecha límite para responder. Si no estás seguro de que el horario les funcione a todos, ofrece una alternativa o pregunta por su disponibilidad antes de enviar la invitación.
7. Menciona la Grabación y Despídete
Si piensas grabar la reunión o usar un asistente de notas con IA, dilo en la invitación y no solo al inicio de la llamada. Basta con una línea:
Les comento que esta reunión se va a grabar, para que quien no pueda asistir se ponga al día después. Si tienen alguna inquietud, avísenme antes de empezar.
Nuestro centro de ayuda tiene más plantillas de aviso de grabación. Termina con una despedida acorde al tono: "Saludos cordiales" o "Atentamente" para invitaciones formales, "Gracias" o "Saludos" para las internas, seguida de tu nombre, cargo y datos de contacto.
Invitación de Calendario o Correo: ¿Cuál Deberías Enviar?
En las reuniones internas, la invitación del calendario por lo general hace las veces de invitación. Google Calendar y Outlook la envían por correo. El título del evento aparece como asunto en la bandeja de entrada de cada persona. El texto que pondrías en un correo va en la descripción del evento.
Si todavía no acordaste un horario con un invitado externo, empieza con un correo que proponga algunas opciones, como la plantilla 3 de arriba. Cuando el horario esté confirmado, envía la invitación del calendario con los datos de la reunión y el enlace para unirse. Para una reunión periódica ya establecida, puede bastar con la invitación del calendario.
Cuando envíes una invitación de calendario, así se distribuye el contenido de tu mensaje entre los campos del evento:
| Campo del Calendario | Qué Poner |
|---|---|
| Título del evento | Tu asunto: el tema y, si sirve, el tipo de reunión |
| Fecha y hora | La hora de inicio y de fin, con la zona horaria correcta configurada en el evento |
| Ubicación o enlace de videollamada | La sala y la dirección, o el enlace que agrega Google Meet, Teams o Zoom |
| Descripción | El propósito, la agenda, lo que hay que preparar y el aviso de grabación |
| Archivos adjuntos | La agenda, la presentación o las lecturas previas |
| Invitados | Todas las personas que deben asistir, con el resto marcado como opcional |
Tabla actualizada por última vez el 23 de octubre de 2026.
Frases para Invitar a Alguien a una Reunión
La primera línea marca qué tan formal es la invitación. Elige una frase acorde a tu relación con la otra persona.
| Tono | Frase de Apertura | Para Pedir Respuesta |
|---|---|---|
| Formal | Me gustaría invitarlo/a a esta reunión el [fecha] para tratar [tema]. | Le agradeceré confirmar su asistencia a más tardar el [fecha]. |
| Formal | Queda usted invitado/a a [nombre de la reunión] el [fecha] a las [hora]. | Le agradeceré avisarme si no puede asistir. |
| Neutro | Te invito a la reunión del [día] a las [hora] para revisar [tema]. | Avísame si este horario te funciona. |
| Neutro | ¿Tienes disponibilidad el [día] a las [hora] para una llamada de 30 minutos sobre [tema]? | Si no, ¿me propones otro horario que te venga bien? |
| Informal | ¿Nos conectamos a una llamada rápida el [día] para hablar de [tema]? | Solo respóndeme con un sí o con otro horario. |
| Informal | ¿Tienes 20 minutos el [día] para que hablemos de [tema]? | Me adapto a tu disponibilidad. |
Tabla actualizada por última vez el 23 de octubre de 2026.
Cómo Redactar una Invitación a una Reunión con IA
ChatGPT, Claude y Gemini pueden redactar una invitación en segundos, pero no conocen tu enlace, tu zona horaria ni a tus invitados si no se los dices, así que pueden inventar datos. Dales la información en el prompt y pídeles que no inventen nada. Copia este prompt y reemplaza lo que está entre corchetes:
Redacta en español un correo de invitación a una reunión. Reunión: [tipo y tema]. Propósito: [qué se debe decidir u obtener en la reunión]. Fecha y hora: [día, fecha, hora de inicio y de fin, zona horaria]. Lugar o enlace: [sala o enlace de videollamada]. Invitados: [nombres y roles]. Agenda: [temas en orden]. Preparación: [lo que hay que leer o llevar]. Responder antes de: [fecha y cómo]. Grabación: [sí o no]. Tono: [formal, neutro o informal]. Mantén el correo breve, idealmente con menos de 150 palabras, sin omitir datos esenciales. Escribe un asunto claro que mencione el tema de la reunión. Usa solo la información proporcionada. Deja un marcador de posición claramente identificado para cualquier dato esencial que falte y omite los campos opcionales que no apliquen. No inventes fechas, horarios, enlaces, nombres ni archivos adjuntos.
Antes de enviarla, compara la fecha, la zona horaria y el enlace con tu calendario y elimina todo lo que la IA haya agregado sin que se lo pidieras.
Envía las Notas Después de la Reunión
Si tu invitación promete un resumen, envía después de la reunión las decisiones y las tareas pendientes. Así, quienes no pudieron asistir también se ponen al día.
MeetGeek graba y transcribe tus llamadas de Google Meet, Zoom y Microsoft Teams, redacta un resumen con las decisiones y las tareas pendientes y puede enviarlo por correo a los participantes cuando termina la reunión. El plan gratuito incluye 3 horas de transcripción al mes.
Puntos Clave
- una invitación a una reunión por correo necesita un propósito, la fecha y la hora con zona horaria, el lugar o el enlace, la agenda y una forma de responder;
- escribe el día de la semana junto a la fecha e indica una hora de fin, no solo la de inicio;
- en las reuniones internas, la invitación del calendario hace las veces de correo de invitación, así que su título y su descripción deben llevar los mismos datos que un correo;
- si no acordaste un horario con un invitado externo, propón dos o tres opciones antes de enviar la invitación del calendario;
- si piensas grabar la reunión, dilo en la invitación.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo Redactar un Mensaje de Invitación a una Reunión?
Empieza con una frase sobre el motivo de la reunión y luego indica la fecha, la hora con la zona horaria, la duración, el lugar o el enlace de la videollamada y la agenda. Termina diciendo cómo y hasta cuándo deben responder. Que sea lo bastante corto para leerse en el teléfono. Adjunta los documentos largos en lugar de pegarlos en el cuerpo.
¿Cómo Invitar a Alguien a una Reunión de Forma Cortés?
Usa su nombre, explica por qué quieres reunirte y qué gana la otra persona. Luego dale una forma sencilla de decir que no o de proponer otro horario. Frases como "¿Tendría disponibilidad el…?" o "Me gustaría invitarlo a…" suenan corteses sin resultar demasiado rígidas.
¿Con Cuánta Anticipación Enviar una Invitación a una Reunión?
Unos días antes es una buena referencia para las reuniones internas. Deja una semana o más para reuniones externas, entrevistas y todo lo que requiera preparación. Las reuniones formales, como las de junta directiva, a menudo tienen un plazo mínimo de convocatoria fijado en los estatutos, así que revísalos antes de enviarla.
¿Cómo Enviar una Invitación a una Reunión por Correo?
Crea el evento en Google Calendar u Outlook, agrega el correo de tus invitados y guarda el evento. Cada invitado recibe la invitación por correo y puede aceptarla o rechazarla desde su bandeja de entrada. Si todavía no acordaste un horario con tus invitados, envía primero un correo normal con dos o tres opciones y después la invitación del calendario.
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