Ein Meeting-Agenda-Beispiel ist ein fertiger Ablaufplan für eine bestimmte Art von Meeting: was Sie besprechen, in welcher Reihenfolge, wie lange, wer jeden Punkt leitet und was die Gruppe am Ende mitnehmen soll. Unten finden Sie 15 davon zum Kopieren, vom 15-minütigen Daily Stand-up bis zur zweistündigen Vorstandssitzung.
Alle Beispiele nutzen dasselbe Format, sodass Sie Punkte austauschen können, ohne die Struktur neu aufzubauen. Die Zeitangaben sind Vorschläge, die zusammen das gesamte Zeitfenster ergeben. Passen Sie die Zeitangaben an die verfügbare Meetingdauer an.
Welches Agenda-Beispiel brauchen Sie?
Suchen Sie Ihr Meeting in der Tabelle und springen Sie zur passenden Agenda weiter unten. Dauer und Häufigkeit sind übliche Ausgangspunkte, keine Regeln. Für ein abteilungsweites Mitarbeitermeeting nutzen Sie stattdessen unsere Agenda-Vorlage für Mitarbeitermeetings.
| Meeting | Dauer | Häufigkeit | Meist Geleitet von |
|---|---|---|---|
| Wöchentliches Team-Meeting | 45 Minuten | Wöchentlich | Teamleitung |
| 1:1-Meeting | 30 Minuten | Wöchentlich oder alle zwei Wochen | Mitarbeiter, gemeinsam mit der Führungskraft |
| Projekt-Kick-off-Meeting | 90 Minuten | Einmal, zu Projektbeginn | Projektleitung |
| Projekt-Statusmeeting | 30 Minuten | Wöchentlich oder alle zwei Wochen | Projektleitung |
| Projekt-Retrospektive | 60 Minuten | Am Ende jedes Sprints oder Projekts | Moderation |
| Vorstandssitzung | 2 Stunden | Quartalsweise oder gemäß Satzung | Vorstandsvorsitz |
| All-Hands-Meeting | 45 Minuten | Monatlich oder quartalsweise | CEO oder Führungsteam |
| Skip-Level-Meeting | 45 Minuten | Quartalsweise | Obere Führungskraft |
| Beurteilungsgespräch | 60 Minuten | Ein- oder zweimal im Jahr | Führungskraft |
| Brainstorming-Meeting | 60 Minuten | Nach Bedarf | Moderation |
| Kunden-Meeting | 45 Minuten | Wöchentlich, monatlich oder pro Projektmeilenstein | Account Manager oder Projektleitung |
| Daily Stand-up | 15 Minuten | Täglich | Teamleitung oder Scrum Master |
| Vertriebsmeeting | 45 Minuten | Wöchentlich | Vertriebsleitung |
| Führungsteam-Meeting | 90 Minuten | Wöchentlich oder alle zwei Wochen | CEO |
| Projekt-Check-in mit Stakeholdern | 30 Minuten | Monatlich | Projektleitung |
Was jedes Agenda-Beispiel enthält
Jede der folgenden Agenden besteht aus denselben Teilen. Wenn Sie stattdessen mit einem leeren Blatt beginnen, finden Sie die leere Version in unserer kostenlosen Meeting-Agenda-Vorlage, und unser Leitfaden dazu, wie Sie eine Meeting-Agenda schreiben, erklärt den Ablauf Schritt für Schritt.
- Ziel: ein Satz dazu, warum es das Meeting gibt, damit alle erkennen, ob sie dabei sein müssen;
- Teilnehmende: wer teilnimmt und wer das Meeting leitet;
- Zeit: Minuten pro Punkt, die zusammen die Länge des Zeitfensters ergeben;
- Punkt: wenn möglich als Frage formuliert, etwa „Was blockiert uns?“ statt „Blocker“;
- Verantwortlich: die Person, die jeden Punkt leitet und vorbereitet;
- Ergebnis: ob der Punkt dazu dient, zu informieren, zu diskutieren oder zu entscheiden;
- Nachbereitung: was nach dem Meeting verschickt wird und von wem.
Die Angaben zu den Tagesordnungspunkten und den erwarteten Ergebnissen folgen einer Empfehlung von Roger Schwarz in der Harvard Business Review: Formulieren Sie Themen als Fragen und sagen Sie, ob jedes davon dazu dient, Informationen zu teilen, Input einzuholen oder eine Entscheidung zu treffen.
15 kostenlose Meeting-Agenda-Beispiele
Kopieren Sie die Agenda, die am besten zu Ihrem Meeting passt, und passen Sie dann Themen, Zeiten und Verantwortliche an Ihr Team an. Ersetzen Sie Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben.
1. Agenda für das wöchentliche Team-Meeting
Nutzen Sie diese Agenda für einen regelmäßigen Team-Abgleich. Sie beginnt mit den Aufgaben der Vorwoche, damit Unerledigtes zwischen den Meetings nicht in Vergessenheit gerät. Weitere Ideen für die Durchführung des Meetings selbst finden Sie in unseren Tipps für effektive Team-Meetings.
Dauer: 45 Minuten · Häufigkeit: Wöchentlich
Ziel: Zusagen der Vorwoche prüfen, Blocker beseitigen und die Prioritäten für diese Woche festlegen.
Teilnehmende: Das ganze Team
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Erfolge seit letzter Woche | Alle | Informieren |
| 10 Min. | Aufgaben der Vorwoche: erledigt, verspätet oder blockiert? | Teamleitung | Informieren |
| 15 Min. | Was blockiert uns und wer kann es lösen? | Verantwortliche für blockierte Aufgaben | Entscheiden |
| 10 Min. | Prioritäten für die kommende Woche | Teamleitung | Entscheiden |
| 5 Min. | Zusammenfassung: Aufgaben, Verantwortliche und Fristen | Protokollführung | Informieren |
Nachbereitung: Senden Sie innerhalb von 24 Stunden die Zusammenfassung mit allen Aufgaben, den Verantwortlichen und den Fristen.
Dieses Beispiel passt in 45 Minuten. Viele wöchentliche Team-Meetings dauern länger: Laut der MeetGeek-Analyse von 1 Million aufgezeichneten Meetings dauerten 23,5 % der wöchentlichen Team-Meetings eine Stunde oder mehr.
2. Agenda für das 1:1-Meeting
In einem 1:1-Meeting gehört der Großteil der Zeit den Themen des Mitarbeiters. Führen Sie ein gemeinsames Dokument, in das Sie beide im Laufe der Woche Punkte eintragen. Unser Leitfaden zu 1:1-Meetings behandelt die Fragen, die Sie stellen sollten.
Dauer: 30 Minuten · Häufigkeit: Wöchentlich oder alle zwei Wochen
Ziel: Dem Mitarbeiter Zeit geben, anzusprechen, was ihm wichtig ist, und Unterstützung vereinbaren.
Teilnehmende: Führungskraft und direkt unterstellter Mitarbeiter
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Wie läuft es gerade? | Mitarbeiter | Diskutieren |
| 10 Min. | Themen des Mitarbeiters, vorab im gemeinsamen Dokument notiert | Mitarbeiter | Diskutieren |
| 10 Min. | Feedback in beide Richtungen | Führungskraft und Mitarbeiter | Diskutieren |
| 5 Min. | Nächste Schritte und benötigte Unterstützung | Führungskraft | Entscheiden |
Nachbereitung: Tragen Sie die vereinbarten nächsten Schritte in das gemeinsame Dokument ein, damit das nächste 1:1-Meeting dort ansetzt.
Planen Sie die vollen 30 Minuten ein und beenden Sie das Meeting früher, wenn alles besprochen ist. In der Praxis sind 1:1-Meetings sehr unterschiedlich lang: Die MeetGeek-Analyse von 1 Million aufgezeichneten Meetings zeigt, dass 23,3 % der 1:1-Meetings innerhalb von 15 Minuten endeten, während 14,9 % länger als eine Stunde dauerten.
3. Agenda für das Projekt-Kick-off-Meeting
Beim Kick-off erfahren alle gleichzeitig dasselbe über Ziele, Umfang und Rollen. Senden Sie das Projektbriefing einige Tage vorher, damit sich das Meeting auf Fragen und Entscheidungen konzentrieren kann. Den vollständigen Ablauf finden Sie in unserem Playbook für Projekt-Kick-off-Meetings.
Dauer: 90 Minuten · Häufigkeit: Einmal, zu Projektbeginn
Ziel: Ziele, Umfang, Rollen und Arbeitsweise festlegen, bevor die Arbeit beginnt.
Teilnehmende: Sponsor, Projektleitung, Teamleitungen und Projektteam
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Begrüßung und Vorstellungsrunde | Projektleitung | Informieren |
| 10 Min. | Warum dieses Projekt und woran erkennen wir den Erfolg? | Sponsor | Informieren |
| 15 Min. | Umfang: was dazugehört und was nicht | Projektleitung | Entscheiden |
| 15 Min. | Zeitplan und Meilensteine | Projektleitung | Diskutieren |
| 15 Min. | Wer ist wofür verantwortlich? | Projektleitung | Entscheiden |
| 10 Min. | Risiken und Abhängigkeiten | Teamleitungen | Diskutieren |
| 10 Min. | Wie und wie oft kommunizieren wir? | Projektleitung | Entscheiden |
| 10 Min. | Fragen und nächste Schritte | Alle | Informieren |
Nachbereitung: Teilen Sie das Projektbriefing, die Rollenliste und das Datum des ersten Meilensteins noch am selben Tag.
4. Agenda für das Projekt-Statusmeeting
Ein guter Ausgangspunkt ist, Statusmeetings kurz zu halten und die Zeit für Risiken zu nutzen, statt Updates vorzulesen. Bitten Sie die Teamleitungen, schriftliche Updates vor dem Meeting zu teilen, und nutzen Sie das Zeitfenster dann für alles, was gefährdet ist.
Dauer: 30 Minuten · Häufigkeit: Wöchentlich oder alle zwei Wochen
Ziel: Zeigen, wo das Projekt steht, und entscheiden, was mit gefährdeten Punkten passiert.
Teilnehmende: Projektleitung und Teamleitungen
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Status auf einen Blick: im Plan, gefährdet oder verspätet? | Projektleitung | Informieren |
| 10 Min. | Fortschritt seit dem letzten Meeting, nach Arbeitspaket | Teamleitungen | Informieren |
| 10 Min. | Risiken und Blocker, die eine Entscheidung brauchen | Projektleitung | Entscheiden |
| 5 Min. | Aufgaben, Verantwortliche und Termine | Projektleitung | Informieren |
Nachbereitung: Aktualisieren Sie den Projekt-Tracker und informieren Sie die Stakeholder über jeden geänderten Termin.
Dreißig Minuten sind für dieses Format ein realistisches Zeitfenster. Die MeetGeek-Analyse von 1 Million aufgezeichneten Meetings zeigt, dass 47,1 % der Projekt-Statusmeetings innerhalb von 30 Minuten enden.
5. Agenda für die Projekt-Retrospektive
Führen Sie eine Retrospektive am Ende jedes Sprints oder Projekts durch, bevor die Details verblassen. Wenn Sie mit den Aufgaben aus der letzten Retro beginnen, kann das Team prüfen, ob frühere Vorschläge umgesetzt wurden. Unsere Vorlage für Retrospektiven enthält fünf weitere Formate, falls dieses Format mit der Zeit an Wirkung verliert.
Dauer: 60 Minuten · Häufigkeit: Am Ende jedes Sprints oder Projekts
Ziel: Aus dem letzten Sprint oder Projekt lernen und einige Änderungen zum Ausprobieren auswählen.
Teilnehmende: Das gesamte Projekt- oder Sprint-Team
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Ziel der Retro und Grundregeln | Moderation | Informieren |
| 10 Min. | Haben wir umgesetzt, was wir in der letzten Retro vereinbart haben? | Moderation | Informieren |
| 15 Min. | Was lief gut? | Alle | Diskutieren |
| 15 Min. | Was lief nicht gut und warum? | Alle | Diskutieren |
| 10 Min. | Welche zwei oder drei Änderungen probieren wir aus? | Alle | Entscheiden |
| 5 Min. | Eine verantwortliche Person für jede Änderung | Moderation | Entscheiden |
Nachbereitung: Veröffentlichen Sie die gewählten Änderungen dort, wo das Team sie im nächsten Sprint sieht.
6. Tagesordnung für die Vorstandssitzung
Da Vorstandssitzungen meist einer festen Reihenfolge folgen, die die Satzung der Organisation vorgibt, sollten Sie Ihre Satzung prüfen, bevor Sie diese Agenda anpassen. Senden Sie die Sitzungsunterlagen, einschließlich des letzten Protokolls und des Finanzberichts, mindestens einige Tage im Voraus.
Dauer: 2 Stunden · Häufigkeit: Quartalsweise oder gemäß Satzung
Ziel: Ergebnisse prüfen, wichtige Beschlüsse fassen und die Governance-Pflichten des Gremiums erfüllen.
Teilnehmende: Vorstandsmitglieder, CEO oder Geschäftsführung, Schriftführung
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit | Vorsitz | Informieren |
| 5 Min. | Genehmigung des letzten Protokolls | Vorsitz | Entscheiden |
| 20 Min. | Bericht von CEO oder Geschäftsführung | CEO | Informieren |
| 20 Min. | Finanzbericht | Schatzmeister oder CFO | Diskutieren |
| 30 Min. | Strategischer Punkt: [zum Beispiel das Budget für das nächste Jahr] | CEO | Entscheiden |
| 15 Min. | Berichte der Ausschüsse | Ausschussvorsitzende | Informieren |
| 10 Min. | Verschiedenes | Vorsitz | Diskutieren |
| 10 Min. | Interne Sitzung, nur Vorstandsmitglieder | Vorsitz | Diskutieren |
| 5 Min. | Schließung der Sitzung | Vorsitz | Informieren |
Nachbereitung: Die Schriftführung entwirft das Protokoll zur Genehmigung in der nächsten Vorstandssitzung.
Da das Protokoll dieser Sitzung zu einem offiziellen Dokument werden kann, sollte die Schriftführung es sorgfältig erstellen. Unsere Protokollvorlage für Vorstandssitzungen folgt derselben Reihenfolge wie diese Tagesordnung.
7. Agenda für das All-Hands-Meeting
Ein All-Hands-Meeting gibt dem gesamten Unternehmen zur selben Zeit dieselben Updates. Sammeln Sie Fragen im Voraus, auch anonyme, damit die Fragerunde abdeckt, was die Leute wirklich fragen möchten. MeetGeek bietet außerdem eine Vorlage für All-Hands-Meetings, die Sie in der App nutzen können.
Dauer: 45 Minuten · Häufigkeit: Monatlich oder quartalsweise
Ziel: Unternehmensergebnisse und Pläne mit allen teilen und ihre Fragen beantworten.
Teilnehmende: Alle Mitarbeiter
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Begrüßung und heutige Agenda | CEO | Informieren |
| 10 Min. | Unternehmensergebnisse seit dem letzten All-Hands-Meeting | CEO | Informieren |
| 10 Min. | Teams im Fokus | Teamleitungen | Informieren |
| 5 Min. | Was sich ändert: Launches, Richtlinien, Neueinstellungen | People- oder HR-Leitung | Informieren |
| 15 Min. | Offene Fragerunde, mit vorab gesammelten Fragen | Führungsteam | Diskutieren |
Nachbereitung: Teilen Sie die Folien und die Antworten auf Fragen, die live nicht mehr drankamen.
8. Agenda für das Skip-Level-Meeting
In einem Skip-Level-Meeting trifft sich eine obere Führungskraft mit Mitarbeitern zwei Ebenen unter ihr, ohne dass deren direkte Führungskraft anwesend ist. Ziel ist das Zuhören: Die Führungskraft spricht am Anfang und am Ende einige Minuten, und die Mitarbeiter nutzen den Rest der Zeit.
Dauer: 45 Minuten · Häufigkeit: Quartalsweise
Ziel: Direkt von Mitarbeitern zwei Ebenen darunter erfahren, was sie bewegt, ohne dass ihre Führungskraft dabei ist.
Teilnehmende: Eine obere Führungskraft und eine kleine Gruppe von Mitarbeitern aus einem Team
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Zweck des Meetings und wie das Feedback genutzt wird | Obere Führungskraft | Informieren |
| 10 Min. | Was funktioniert in Ihrem Team gut? | Mitarbeiter | Diskutieren |
| 15 Min. | Was steht Ihnen im Weg? | Mitarbeiter | Diskutieren |
| 10 Min. | Fragen an die Unternehmensleitung | Mitarbeiter | Diskutieren |
| 5 Min. | Worum ich mich kümmere und bis wann | Obere Führungskraft | Entscheiden |
Nachbereitung: Geben Sie zu jedem Punkt eine Rückmeldung, auch wenn die Antwort Nein lautet.
9. Agenda für das Beurteilungsgespräch
Bitten Sie den Mitarbeiter, vor dem Gespräch eine Selbsteinschätzung auszufüllen, und teilen Sie Ihre eigenen Notizen vorab, wenn Ihr Prozess das erlaubt. Wenn Sie ein Formular zu dieser Agenda brauchen, nutzen Sie unsere Vorlage für Leistungsbeurteilungen.
Dauer: 60 Minuten · Häufigkeit: Ein- oder zweimal im Jahr
Ziel: Den Zeitraum an den Zielen messen und Ziele sowie Entwicklung für den nächsten vereinbaren.
Teilnehmende: Führungskraft und Mitarbeiter, mit HR, wenn Ihr Prozess es vorsieht
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Zweck und Ablauf des Gesprächs | Führungskraft | Informieren |
| 15 Min. | Selbsteinschätzung des Mitarbeiters | Mitarbeiter | Diskutieren |
| 15 Min. | Einschätzung der Führungskraft anhand der vereinbarten Ziele | Führungskraft | Diskutieren |
| 10 Min. | Entwicklung: Fähigkeiten, Wachstum und Unterstützung | Führungskraft und Mitarbeiter | Diskutieren |
| 10 Min. | Ziele für den nächsten Zeitraum | Führungskraft und Mitarbeiter | Entscheiden |
| 5 Min. | Nächste Schritte und Termin für den ersten Check-in | Führungskraft | Entscheiden |
Nachbereitung: Halten Sie die vereinbarten Ziele schriftlich fest und teilen Sie sie innerhalb einer Woche mit dem Mitarbeiter.
10. Agenda für das Brainstorming-Meeting
Eine Brainstorming-Session funktioniert besser, wenn sie mit einer klaren Frage beginnt und das Sammeln von Ideen von deren Bewertung trennt. Unser Leitfaden dazu, wie Sie eine Brainstorming-Session durchführen, stellt Techniken für die Ideenrunde vor.
Dauer: 60 Minuten · Häufigkeit: Nach Bedarf
Ziel: Optionen zu einer klaren Frage sammeln und dann die wenigen auswählen, die sich zu testen lohnen.
Teilnehmende: Vier bis acht Personen mit unterschiedlichen Perspektiven auf das Problem
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Die Frage, die wir heute beantworten | Moderation | Informieren |
| 20 Min. | Ideen sammeln, ohne sie schon zu bewerten | Alle | Diskutieren |
| 10 Min. | Ähnliche Ideen gruppieren | Moderation | Diskutieren |
| 15 Min. | Über die stärksten Ideen abstimmen | Alle | Entscheiden |
| 10 Min. | Nächste Schritte für die zwei oder drei besten Ideen | Moderation | Entscheiden |
Nachbereitung: Senden Sie die vollständige Ideenliste und die Shortlist, mit einer verantwortlichen Person für jeden nächsten Schritt.
11. Agenda für das Kunden-Meeting
Senden Sie diese Agenda vorab an den Kunden und fragen Sie, was er ergänzen möchte. Planen Sie genug Zeit für Entscheidungen ein, die den Input des Kunden erfordern. Wenn eine Entscheidung im Meeting nicht getroffen werden kann, vereinbaren Sie, wer sie bis wann trifft.
Dauer: 45 Minuten · Häufigkeit: Wöchentlich, monatlich oder pro Projektmeilenstein
Ziel: Den Kunden auf den neuesten Stand bringen, Feedback einholen und die nötigen Entscheidungen von ihm erhalten.
Teilnehmende: Ansprechpartner des Kunden, Account Manager, Projektleitung und bei Bedarf Fachleute
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Vorstellung und Ziel für heute | Account Manager | Informieren |
| 10 Min. | Fortschritt seit dem letzten Meeting | Projektleitung | Informieren |
| 15 Min. | Feedback und offene Fragen des Kunden | Kunde | Diskutieren |
| 10 Min. | Entscheidungen, die wir vom Kunden brauchen | Account Manager | Entscheiden |
| 5 Min. | Nächste Schritte und Termin des nächsten Meetings | Account Manager | Informieren |
Nachbereitung: Senden Sie noch am selben Tag eine schriftliche Zusammenfassung der Entscheidungen und nächsten Schritte.
12. Agenda für das Daily Stand-up
Der Scrum Guide legt für das Daily Scrum eine Timebox von 15 Minuten fest, verlangt aber nicht, dass Teams das traditionelle Format mit drei Fragen verwenden. Das folgende Beispiel nutzt diese Fragen als einfachen Ausgangspunkt und verlagert längere Diskussionen auf die Zeit danach. Unser Leitfaden für Stand-up-Meetings erklärt weitere Formate.
Dauer: 15 Minuten · Häufigkeit: Täglich
Ziel: Den Fortschritt in Richtung des aktuellen Ziels prüfen und Blocker früh erkennen.
Teilnehmende: Das Umsetzungsteam
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 10 Min. | Fortschritt seit gestern, Plan für heute, alles, was Sie blockiert | Jedes Teammitglied | Informieren |
| 3 Min. | Blocker, bei denen jemand Hilfe braucht | Teamleitung | Entscheiden |
| 2 Min. | Themen, die nach dem Stand-up separat besprochen werden | Teamleitung | Informieren |
Nachbereitung: Wer für einen Blocker verantwortlich ist, kümmert sich direkt nach dem Stand-up darum.
13. Agenda für das Vertriebsmeeting
Ein wöchentliches Vertriebsmeeting sollte mehr Zeit darauf verwenden, Deals voranzubringen, als Zahlen vorzulesen. Teilen Sie den Pipeline-Bericht vor dem Meeting, damit der Punkt zu den Zahlen kurz bleibt. Unser Leitfaden für Vertriebsmeetings enthält weitere Ideen für die Agenda.
Dauer: 45 Minuten · Häufigkeit: Wöchentlich
Ziel: Zahlen mit dem Ziel abgleichen, festgefahrene Deals voranbringen und eine Fähigkeit schärfen.
Teilnehmende: Vertriebsleitung und Vertriebsmitarbeiter
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Erfolge der Woche | Vertriebsleitung | Informieren |
| 10 Min. | Pipeline und Abschlüsse im Vergleich zum Ziel | Vertriebsleitung | Informieren |
| 15 Min. | Deal-Review: zwei oder drei festgefahrene Deals und wie sie vorankommen | Vertriebsmitarbeiter | Diskutieren |
| 10 Min. | Skill-Fokus: ein Einwand oder ein Gesprächsleitfaden | Vertriebsleitung | Diskutieren |
| 5 Min. | Prioritäten und Aufgaben für die nächste Woche | Vertriebsleitung | Entscheiden |
Nachbereitung: Tragen Sie für jeden besprochenen Deal den vereinbarten nächsten Schritt im CRM ein.
14. Agenda für das Führungsteam-Meeting
Führungsmeetings können sich mit Updates füllen, die man stattdessen schriftlich teilen könnte. Diese Agenda reserviert den größten Block für eine Entscheidung, für die das ganze Team nötig ist, und endet mit einer Einigung darüber, was der Rest des Unternehmens erfahren soll.
Dauer: 90 Minuten · Häufigkeit: Wöchentlich oder alle zwei Wochen
Ziel: Die Unternehmensleistung verfolgen und die Entscheidungen treffen, für die das gesamte Führungsteam nötig ist.
Teilnehmende: CEO und Führungsteam
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 10 Min. | Wichtigste Kennzahlen im Vergleich zum Plan | CEO | Informieren |
| 15 Min. | Fortschritt bei den strategischen Prioritäten dieses Jahres | Führungskräfte | Informieren |
| 30 Min. | Hauptentscheidung des Meetings: [Thema] | Für das Thema zuständige Führungskraft | Entscheiden |
| 15 Min. | Teamübergreifende Themen und Ressourcen | Führungskräfte | Entscheiden |
| 10 Min. | Was sagen wir dem Rest des Unternehmens? | CEO | Entscheiden |
| 10 Min. | Zusammenfassung der Entscheidungen und Verantwortlichen | Chief of Staff oder Protokollführung | Informieren |
Nachbereitung: Teilen Sie innerhalb eines Tages die Entscheidungen und das, was jedes Team wissen muss.
15. Agenda für den Projekt-Check-in mit Stakeholdern
Dies ist das monatliche Meeting für Sponsoren und Stakeholder, nicht für das Projektteam. Das Statusmeeting aus Beispiel 4 deckt den laufenden Fortschritt ab. Dieses hier behandelt Budget, Risiken und Genehmigungen.
Dauer: 30 Minuten · Häufigkeit: Monatlich
Ziel: Sponsoren einen Überblick über Budget, Risiken und Umfang geben und Änderungen genehmigen lassen.
Teilnehmende: Projektleitung, Sponsor und wichtige Stakeholder
| Zeit | Punkt | Verantwortlich | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 Min. | Gesamtstatus im Vergleich zum Plan | Projektleitung | Informieren |
| 10 Min. | Budget: ausgegeben, verbleibend und Prognose | Projektleitung | Informieren |
| 10 Min. | Top-Risiken: Was hat sich geändert? | Projektleitung | Diskutieren |
| 5 Min. | Zu genehmigende Änderungen an Umfang, Zeitplan oder Budget | Sponsor | Entscheiden |
Nachbereitung: Halten Sie genehmigte Änderungen im Projektplan fest und informieren Sie das Team darüber, was sich geändert hat.
So nutzen Sie diese Beispiele
Eine Agenda ist nützlicher, wenn die Teilnehmenden sie vorab erhalten und sich im Meeting daran halten. Eine Studie von Leach und Kollegen aus dem Jahr 2009, veröffentlicht im Journal of Business and Psychology, ergab, dass die Nutzung einer Agenda mit einer höheren wahrgenommenen Effektivität von Meetings einherging.
Einige Gewohnheiten, die helfen:
- Einen Tag vorher senden: Geben Sie allen Zeit zur Vorbereitung und bitten Sie sie, bis zu einer festen Frist Punkte zu ergänzen;
- Einen Themenspeicher führen: Notieren Sie abschweifende Punkte in einer Liste und entscheiden Sie am Ende, wohin jeder davon gehört;
- Mit Verantwortlichen und Terminen abschließen: Lesen Sie jede Aufgabe noch einmal vor, bevor alle gehen.
Im Work Trend Index 2023 von Microsoft gaben 55 % der Befragten an, dass die nächsten Schritte am Ende eines Meetings unklar sind, und ineffiziente Meetings wurden als größter Störfaktor für die Produktivität genannt.
Von der Agenda zu den Aufgaben
Eine Agenda sagt allen, was besprochen werden soll. Sie hält nicht fest, was entschieden wurde, wer was zugesagt hat oder welcher Punkt aus Zeitgründen offen blieb. Das landet meist in den Notizen einer einzelnen Person, die mitschreiben musste, während sie sich gleichzeitig am Meeting beteiligen wollte.
MeetGeek hilft Ihnen, festzuhalten, was in Ihren Meetings passiert. Es kann Calls in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams aufzeichnen und transkribieren und anschließend Zusammenfassungen mit Entscheidungen und Aufgaben erstellen. In den kostenpflichtigen Tarifen legen Sie mit den Meeting-Vorlagen von MeetGeek für jede Art von Meeting die Agenda, die Highlights und die Abschnitte der Zusammenfassung fest, und MeetGeek kann jedem Call automatisch die passende Vorlage zuordnen. Ihr wöchentliches Team-Meeting erhält eine wöchentliche Team-Zusammenfassung und Ihr Kunden-Call eine Kunden-Zusammenfassung.
Nach dem Call können Sie Notizen und Aufgaben in den kostenpflichtigen Tarifen an Tools wie Notion oder HubSpot senden oder einen Meeting Skill wie den Weekly Recap & Action Digest einrichten, der offene Punkte aus mehreren Meetings sammelt. Diese Liste können Sie als ersten Punkt der Agenda für die nächste Woche verwenden. Der Gratis-Tarif umfasst 3 Stunden Transkription pro Monat.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine nützliche Agenda nennt für jeden Punkt Zeit, Verantwortliche und erwartetes Ergebnis, nicht nur die Themen;
- Punkte als Fragen zu formulieren und zu markieren, welche eine Entscheidung brauchen, hilft bei der Vorbereitung;
- Die Zeitangaben sollten zusammen das gebuchte Zeitfenster ergeben, damit die letzten Punkte nicht unter Zeitdruck geraten;
- Wer die Agenda einen Tag vorher verschickt, gibt den Teilnehmenden Zeit, sich vorzubereiten und eigene Punkte zu ergänzen;
- Jedes Meeting sollte mit Aufgaben enden, die eine verantwortliche Person und eine Frist haben.
Häufig gestellte Fragen
Was gehört in eine Meeting-Agenda?
Eine Meeting-Agenda sollte das Ziel des Meetings, die Teilnehmenden, die zu behandelnden Punkte mit der jeweiligen Zeit, die Verantwortlichen für jeden Punkt und das jeweils angestrebte Ergebnis enthalten. Eine Zeile zur Nachbereitung macht klar, wer anschließend die Notizen und Aufgaben verschickt.
Wie früh sollten Sie eine Meeting-Agenda verschicken?
Für die meisten Team-Meetings ist ein Tag Vorlauf ein guter Ausgangspunkt, damit sich alle vorbereiten und eigene Punkte ergänzen können. Für Vorstands- und Ausschusssitzungen legt die Satzung oft Einladungsfristen fest, und komplexe Meetings mit Vorab-Lektüre brauchen meist einige Tage Vorlauf.
Wie viele Punkte sollte eine Meeting-Agenda haben?
Eine feste Zahl gibt es nicht, aber drei bis sechs Punkte sind ein guter Ausgangspunkt für ein 30- bis 60-minütiges Meeting. Wenn die geschätzten Zeiten die Dauer des Meetings übersteigen, streichen oder verschieben Sie einige Punkte, statt sie im Eiltempo abzuhandeln.
Kann ich für jedes wiederkehrende Meeting dieselbe Agenda verwenden?
Ja, eine feste Struktur funktioniert gut für wiederkehrende Meetings wie wöchentliche Team-Meetings, Stand-ups und 1:1-Meetings, weil alle wissen, was sie vorbereiten müssen. Behalten Sie die Struktur bei und aktualisieren Sie die Punkte jedes Mal, beginnend mit den Aufgaben aus dem letzten Meeting.
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