Los ejemplos de agenda de reunión son órdenes del día listos para usar, cada uno pensado para un tipo de reunión: qué se va a tratar, en qué orden, durante cuánto tiempo, quién dirige cada punto y con qué debe salir el grupo. A continuación tienes 15 para copiar, desde una reunión diaria de 15 minutos hasta una reunión de junta directiva de dos horas.
Todos los ejemplos usan el mismo formato, así que puedes cambiar puntos sin rehacer la estructura. Los tiempos son sugerencias que suman la duración completa de la reunión. Acórtalos o alárgalos según el tiempo que tengas.
¿Qué ejemplo de agenda necesitas?
Busca tu reunión en la tabla y salta a su agenda más abajo. Las duraciones y frecuencias son puntos de partida habituales, no reglas. Para una reunión de personal de todo un departamento, usa mejor nuestra plantilla de agenda para reuniones de personal.
| Reunión | Duración | Frecuencia | Suele Dirigirla |
|---|---|---|---|
| Reunión Semanal de Equipo | 45 minutos | Semanal | Líder del equipo |
| Reunión Uno a Uno | 30 minutos | Semanal o cada dos semanas | El colaborador, junto con su jefe |
| Reunión de Inicio de Proyecto | 90 minutos | Una vez, al comienzo del proyecto | Gerente de proyecto |
| Reunión de Estado del Proyecto | 30 minutos | Semanal o cada dos semanas | Gerente de proyecto |
| Retrospectiva de Proyecto | 60 minutos | Al final de cada sprint o proyecto | Facilitador |
| Reunión de Junta Directiva | 2 horas | Trimestral, o según lo que fijen tus estatutos | Presidente de la junta |
| Reunión General de la Empresa | 45 minutos | Mensual o trimestral | CEO o equipo directivo |
| Reunión Skip-Level | 45 minutos | Trimestral | Líder sénior |
| Reunión de Evaluación de Desempeño | 60 minutos | Una o dos veces al año | Jefe |
| Reunión de Lluvia de Ideas | 60 minutos | Cuando haga falta | Facilitador |
| Reunión con el Cliente | 45 minutos | Semanal, mensual o por hito del proyecto | Ejecutivo de cuenta o gerente de proyecto |
| Reunión Diaria (Daily Stand-Up) | 15 minutos | Diaria | Líder del equipo o Scrum Master |
| Reunión del Equipo de Ventas | 45 minutos | Semanal | Gerente de ventas |
| Reunión del Equipo Directivo | 90 minutos | Semanal o cada dos semanas | CEO |
| Revisión de Proyecto con Stakeholders | 30 minutos | Mensual | Gerente de proyecto |
Qué incluye cada ejemplo de agenda
Cada agenda de abajo tiene las mismas partes. Si prefieres empezar desde cero, nuestra plantilla de agenda de reunión gratis tiene la versión en blanco, y nuestra guía sobre cómo hacer una agenda de reunión explica el proceso paso a paso.
- Objetivo: una frase sobre por qué existe la reunión, para que cada persona sepa si necesita estar;
- Participantes: quién asiste y quién dirige la reunión;
- Tiempo: minutos por punto, que suman la duración de la reunión;
- Punto: redactado como pregunta siempre que se pueda, por ejemplo "¿Qué nos está bloqueando?" en lugar de "Bloqueos";
- Responsable: la persona que dirige cada punto y lo prepara;
- Resultado: si el punto está para informar, debatir o decidir;
- Seguimiento: qué se envía después de la reunión y quién lo envía.
Las partes Punto y Resultado siguen el consejo de Roger Schwarz en Harvard Business Review: plantear los temas como preguntas y aclarar si cada uno sirve para compartir información, recoger opiniones o tomar una decisión.
15 ejemplos de agenda de reunión gratis
Copia la agenda que mejor se ajuste a tu reunión y luego adapta los temas, los tiempos y los responsables a tu equipo. Sustituye los marcadores entre corchetes por tus propios datos.
1. Agenda de reunión semanal de equipo
Usa esta agenda para la reunión periódica de coordinación del equipo. Empieza revisando las tareas de la semana pasada, para que las que quedaron pendientes no se olviden entre reunión y reunión. Para más consejos sobre cómo dirigir estas reuniones, consulta nuestra guía para reuniones de equipo efectivas.
Duración: 45 minutos · Frecuencia: Semanal
Objetivo: Revisar los compromisos de la semana pasada, eliminar bloqueos y acordar las prioridades de esta semana.
Participantes: Todo el equipo
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Logros desde la semana pasada | Todos | Informar |
| 10 min | Tareas de la semana pasada: ¿hechas, atrasadas o bloqueadas? | Líder del equipo | Informar |
| 15 min | ¿Qué nos está bloqueando y quién puede desbloquearlo? | Responsables del trabajo bloqueado | Decidir |
| 10 min | Prioridades para la próxima semana | Líder del equipo | Decidir |
| 5 min | Resumen de responsables y fechas límite | Encargado de las notas | Informar |
Seguimiento: Envía el resumen con cada tarea, su responsable y su fecha límite en menos de 24 horas.
Este ejemplo cabe en 45 minutos. Muchas reuniones semanales de equipo duran más: según el análisis de MeetGeek de 1 millón de reuniones grabadas, el 23,5% de las reuniones semanales de equipo duró una hora o más.
2. Agenda de reunión uno a uno
En una 1:1, la mayor parte del tiempo es para los temas del colaborador. Ten un documento compartido donde los dos vayan agregando puntos durante la semana. Nuestra guía de reuniones uno a uno incluye las preguntas que conviene hacer.
Duración: 30 minutos · Frecuencia: Semanal o cada dos semanas
Objetivo: Darle al colaborador tiempo para plantear lo que le importa y acordar el apoyo que necesita.
Participantes: Jefe y colaborador directo
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | ¿Cómo van las cosas? | Colaborador | Debatir |
| 10 min | Temas del colaborador, agregados antes al documento compartido | Colaborador | Debatir |
| 10 min | Feedback en ambas direcciones | Jefe y colaborador | Debatir |
| 5 min | Próximos pasos y apoyo necesario | Jefe | Decidir |
Seguimiento: Agrega los próximos pasos acordados al documento compartido, para que la siguiente 1:1 empiece por ellos.
Reserva los 30 minutos completos y termina antes si ya cubrieron todo. La duración real de las 1:1 varía mucho: el análisis de MeetGeek de 1 millón de reuniones grabadas muestra que el 23,3% de las 1:1 terminó en 15 minutos o menos, mientras que el 14,9% pasó de la hora.
3. Agenda de reunión de inicio de proyecto
En una reunión de inicio, todos escuchan los mismos objetivos, alcance y roles al mismo tiempo. Envía el brief del proyecto unos días antes, para que la reunión se centre en preguntas y decisiones. Para el proceso completo, consulta nuestra guía de la reunión de inicio de proyecto.
Duración: 90 minutos · Frecuencia: Una vez, al comienzo del proyecto
Objetivo: Acordar objetivos, alcance, roles y formas de trabajo antes de que empiece el trabajo.
Participantes: Patrocinador, gerente de proyecto, líderes de equipo y el equipo del proyecto
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Bienvenida y presentaciones | Gerente de proyecto | Informar |
| 10 min | ¿Por qué este proyecto y qué consideramos un éxito? | Patrocinador | Informar |
| 15 min | Alcance: qué entra y qué queda fuera | Gerente de proyecto | Decidir |
| 15 min | Cronograma e hitos | Gerente de proyecto | Debatir |
| 15 min | ¿Quién es responsable de qué? | Gerente de proyecto | Decidir |
| 10 min | Riesgos y dependencias | Líderes de equipo | Debatir |
| 10 min | ¿Cómo nos vamos a comunicar y con qué frecuencia? | Gerente de proyecto | Decidir |
| 10 min | Preguntas y próximos pasos | Todos | Informar |
Seguimiento: Comparte el brief del proyecto, la lista de roles y la fecha del primer hito ese mismo día.
4. Agenda de reunión de estado del proyecto
Un buen punto de partida es que las reuniones de estado sean cortas y dediquen el tiempo a los riesgos en lugar de a leer actualizaciones en voz alta. Pide a los líderes de equipo que publiquen sus actualizaciones por escrito antes de la reunión y dedica el tiempo a los riesgos y bloqueos que necesitan atención.
Duración: 30 minutos · Frecuencia: Semanal o cada dos semanas
Objetivo: Mostrar en qué punto está el proyecto y decidir qué hacer con todo lo que esté en riesgo.
Participantes: Gerente de proyecto y líderes de equipo
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Estado general: ¿en plazo, en riesgo o atrasado? | Gerente de proyecto | Informar |
| 10 min | Avances desde la última reunión, por línea de trabajo | Líderes de equipo | Informar |
| 10 min | Riesgos y bloqueos que requieren una decisión | Gerente de proyecto | Decidir |
| 5 min | Acciones, responsables y fechas | Gerente de proyecto | Informar |
Seguimiento: Actualiza el tablero de seguimiento del proyecto y avisa a los stakeholders de cualquier fecha que haya cambiado.
Treinta minutos es una duración realista para este formato. El análisis de MeetGeek de 1 millón de reuniones grabadas muestra que el 47,1% de las reuniones de estado de proyecto termina en 30 minutos o menos.
5. Agenda de retrospectiva de proyecto
Haz una retrospectiva al final de cada sprint o proyecto, antes de que se olviden los detalles. Empezar por las acciones de la última retro permite al equipo comprobar si se llevaron a cabo las sugerencias anteriores. Nuestra plantilla de reunión retrospectiva tiene otros cinco formatos por si este se vuelve repetitivo.
Duración: 60 minutos · Frecuencia: Al final de cada sprint o proyecto
Objetivo: Aprender del último sprint o proyecto y elegir algunos cambios para probar.
Participantes: Todo el equipo del proyecto o del sprint
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Objetivo de la retro y reglas básicas | Facilitador | Informar |
| 10 min | ¿Hicimos lo que acordamos en la última retro? | Facilitador | Informar |
| 15 min | ¿Qué salió bien? | Todos | Debatir |
| 15 min | ¿Qué no salió bien y por qué? | Todos | Debatir |
| 10 min | ¿Qué dos o tres cambios vamos a probar? | Todos | Decidir |
| 5 min | Un responsable para cada cambio | Facilitador | Decidir |
Seguimiento: Publica los cambios elegidos donde el equipo los vea durante el próximo sprint.
6. Agenda de reunión de junta directiva
Las reuniones de junta directiva suelen seguir un orden fijo establecido en los estatutos de la organización, así que revisa los tuyos antes de adaptar este. Envía el paquete de documentos de la junta, incluidos el acta anterior y el informe financiero, con al menos unos días de anticipación.
Duración: 2 horas · Frecuencia: Trimestral, o según lo que fijen tus estatutos
Objetivo: Revisar los resultados, aprobar las decisiones clave y cumplir con las obligaciones de gobierno de la junta.
Participantes: Miembros de la junta, CEO o director ejecutivo, secretario de la junta
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Apertura de la sesión y verificación del quórum | Presidente | Informar |
| 5 min | Aprobación del acta anterior | Presidente | Decidir |
| 20 min | Informe del CEO o del director ejecutivo | CEO | Informar |
| 20 min | Informe financiero | Tesorero o CFO | Debatir |
| 30 min | Tema estratégico: [por ejemplo, el presupuesto del próximo año] | CEO | Decidir |
| 15 min | Informes de los comités | Presidentes de los comités | Informar |
| 10 min | Asuntos varios | Presidente | Debatir |
| 10 min | Sesión a puerta cerrada, solo con miembros de la junta | Presidente | Debatir |
| 5 min | Cierre de la sesión | Presidente | Informar |
Seguimiento: El secretario redacta el acta para aprobarla en la siguiente reunión de la junta.
El acta de esta reunión puede convertirse en un registro oficial, así que el secretario de la junta debe redactarla con cuidado. Nuestra plantilla de acta de reunión de junta directiva sigue el mismo orden que esta agenda.
7. Agenda de reunión general de la empresa
Una reunión general da a toda la empresa las mismas novedades al mismo tiempo. Recoge las preguntas de antemano, incluidas las anónimas, para que la ronda de preguntas cubra lo que la gente realmente quiere preguntar. MeetGeek también tiene una plantilla de reunión general que puedes usar en la app.
Duración: 45 minutos · Frecuencia: Mensual o trimestral
Objetivo: Compartir los resultados y planes de la empresa con todos y responder a sus preguntas.
Participantes: Todos los empleados
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Bienvenida y agenda del día | CEO | Informar |
| 10 min | Resultados de la empresa desde la última reunión general | CEO | Informar |
| 10 min | Equipos destacados | Líderes de equipo | Informar |
| 5 min | Qué está cambiando: lanzamientos, políticas, nuevas incorporaciones | Responsable de Personas o RR. HH. | Informar |
| 15 min | Ronda de preguntas, incluidas las recogidas de antemano | Equipo directivo | Debatir |
Seguimiento: Comparte las diapositivas y las respuestas a las preguntas que no alcanzaste a contestar en vivo.
8. Agenda de reunión skip-level
En una reunión skip-level, un líder sénior se reúne con empleados que están dos niveles por debajo, sin su jefe directo presente. El objetivo es escuchar, así que el líder habla unos minutos al principio y al final, y los empleados usan el resto del tiempo.
Duración: 45 minutos · Frecuencia: Trimestral
Objetivo: Escuchar directamente a los empleados de dos niveles por debajo, sin su jefe en la sala.
Participantes: Un líder sénior y un grupo pequeño de empleados de un mismo equipo
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Objetivo de la reunión y cómo se usará el feedback | Líder sénior | Informar |
| 10 min | ¿Qué está funcionando bien en tu equipo? | Empleados | Debatir |
| 15 min | ¿Qué te está frenando? | Empleados | Debatir |
| 10 min | Preguntas para la dirección | Empleados | Debatir |
| 5 min | A qué le daré seguimiento y para cuándo | Líder sénior | Decidir |
Seguimiento: Informa sobre cada punto pendiente, incluso cuando la respuesta sea no.
9. Agenda de reunión de evaluación de desempeño
Pide al colaborador que complete una autoevaluación antes de la reunión y comparte tus propias notas con anticipación si tu proceso lo permite. Si necesitas un formulario para acompañar esta agenda, consulta nuestra plantilla de evaluación de desempeño.
Duración: 60 minutos · Frecuencia: Una o dos veces al año
Objetivo: Revisar el periodo frente a los objetivos y acordar objetivos y desarrollo para el siguiente.
Participantes: Jefe y colaborador, con RR. HH. si tu proceso lo exige
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Objetivo y cómo se desarrollará la conversación | Jefe | Informar |
| 15 min | Autoevaluación del colaborador | Colaborador | Debatir |
| 15 min | Evaluación del jefe frente a los objetivos acordados | Jefe | Debatir |
| 10 min | Desarrollo: habilidades, crecimiento y apoyo | Jefe y colaborador | Debatir |
| 10 min | Objetivos para el siguiente periodo | Jefe y colaborador | Decidir |
| 5 min | Próximos pasos y fecha del primer seguimiento | Jefe | Decidir |
Seguimiento: Pon por escrito los objetivos acordados y compártelos con el colaborador en menos de una semana.
10. Agenda de reunión de lluvia de ideas
Una sesión de lluvia de ideas funciona mejor cuando empieza con una pregunta clara y separa la generación de ideas de su evaluación. Nuestra guía sobre cómo hacer una sesión de lluvia de ideas explica técnicas para la ronda de ideas.
Duración: 60 minutos · Frecuencia: Cuando haga falta
Objetivo: Generar opciones para una pregunta clara y luego elegir las pocas que vale la pena probar.
Participantes: De cuatro a ocho personas con distintas perspectivas sobre el problema
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | La pregunta que respondemos hoy | Facilitador | Informar |
| 20 min | Generar ideas, sin juzgarlas todavía | Todos | Debatir |
| 10 min | Agrupar las ideas parecidas | Facilitador | Debatir |
| 15 min | Votar las ideas más sólidas | Todos | Decidir |
| 10 min | Próximos pasos para las dos o tres mejores | Facilitador | Decidir |
Seguimiento: Envía la lista completa de ideas y la lista corta, con un responsable para cada próximo paso.
11. Agenda de reunión con el cliente
Envía esta agenda al cliente con anticipación y pregúntale qué quiere agregar. Reserva tiempo suficiente para las decisiones que necesitan la opinión del cliente. Si una decisión no se puede tomar durante la reunión, acuerden quién la tomará y para cuándo.
Duración: 45 minutos · Frecuencia: Semanal, mensual o por hito del proyecto
Objetivo: Poner al día al cliente, recoger su feedback y obtener las decisiones que necesitas de él.
Participantes: Contactos del cliente, ejecutivo de cuenta, gerente de proyecto y especialistas según haga falta
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Presentaciones y el objetivo de hoy | Ejecutivo de cuenta | Informar |
| 10 min | Avances desde la última reunión | Gerente de proyecto | Informar |
| 15 min | Feedback del cliente y preguntas abiertas | Cliente | Debatir |
| 10 min | Decisiones que necesitamos del cliente | Ejecutivo de cuenta | Decidir |
| 5 min | Próximos pasos y fecha de la próxima reunión | Ejecutivo de cuenta | Informar |
Seguimiento: Envía ese mismo día un resumen por escrito de las decisiones y los próximos pasos.
12. Agenda de la reunión diaria (daily stand-up)
La Guía de Scrum fija un máximo de 15 minutos para la Daily Scrum, pero no obliga a los equipos a seguir el formato tradicional de tres preguntas. El ejemplo de abajo usa esas preguntas como un punto de partida sencillo y deja las conversaciones más largas para después. Nuestra guía de reuniones stand-up explica otros formatos.
Duración: 15 minutos · Frecuencia: Diaria
Objetivo: Revisar el avance hacia el objetivo actual y detectar bloqueos a tiempo.
Participantes: El equipo de trabajo
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 10 min | Avance desde ayer, plan para hoy y cualquier cosa que te bloquee | Cada miembro del equipo | Informar |
| 3 min | Bloqueos que necesitan la ayuda de alguien | Líder del equipo | Decidir |
| 2 min | Temas para tratar aparte después de la reunión diaria | Líder del equipo | Informar |
Seguimiento: Quien sea responsable de un bloqueo le da seguimiento justo después de la reunión diaria.
13. Agenda de reunión del equipo de ventas
Una reunión semanal de ventas debería dedicar más tiempo a hacer avanzar los negocios que a leer números en voz alta. Comparte el informe del pipeline antes de la reunión, para que el punto de los números sea breve. Nuestra guía de reuniones de ventas tiene más ideas para la agenda.
Duración: 45 minutos · Frecuencia: Semanal
Objetivo: Revisar los números frente a la meta, destrabar negocios estancados y pulir una habilidad.
Participantes: Gerente de ventas y vendedores
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Logros de la semana | Gerente de ventas | Informar |
| 10 min | Pipeline y negocios cerrados comparados con la meta | Gerente de ventas | Informar |
| 15 min | Revisión de negocios: dos o tres oportunidades estancadas y cómo destrabarlas | Vendedores | Debatir |
| 10 min | Foco en una habilidad: una objeción o un guion de conversación | Gerente de ventas | Debatir |
| 5 min | Prioridades y acciones para la próxima semana | Gerente de ventas | Decidir |
Seguimiento: Actualiza el CRM con el próximo paso acordado para cada negocio revisado.
14. Agenda de reunión del equipo directivo
Las reuniones de dirección pueden llenarse de novedades que se podrían compartir por escrito. Esta agenda reserva el bloque más largo para una decisión que necesita a todo el equipo y termina acordando qué debe saber el resto de la empresa.
Duración: 90 minutos · Frecuencia: Semanal o cada dos semanas
Objetivo: Hacer seguimiento de los resultados de la empresa y tomar las decisiones que requieren a todo el equipo directivo.
Participantes: CEO y el equipo directivo
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 10 min | Métricas clave respecto al plan | CEO | Informar |
| 15 min | Avance en las prioridades estratégicas de este año | Directivos | Informar |
| 30 min | Decisión principal de la reunión: [tema] | Directivo responsable del tema | Decidir |
| 15 min | Temas entre equipos y asignación de recursos | Directivos | Decidir |
| 10 min | ¿Qué le comunicamos al resto de la empresa? | CEO | Decidir |
| 10 min | Resumen de decisiones y responsables | Jefe de gabinete o encargado de las notas | Informar |
Seguimiento: Comparte las decisiones, y lo que cada equipo necesita saber, en menos de un día.
15. Agenda de revisión de proyecto con stakeholders
Esta es la reunión mensual para patrocinadores y stakeholders, no para el equipo del proyecto. La reunión de estado del ejemplo 4 cubre el avance del día a día. Esta cubre presupuesto, riesgos y aprobaciones.
Duración: 30 minutos · Frecuencia: Mensual
Objetivo: Dar a los patrocinadores una visión del presupuesto, los riesgos y el alcance, y obtener la aprobación de los cambios.
Participantes: Gerente de proyecto, patrocinador y stakeholders clave
| Tiempo | Punto | Responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| 5 min | Estado general frente al plan | Gerente de proyecto | Informar |
| 10 min | Presupuesto: gastado, restante y previsión | Gerente de proyecto | Informar |
| 10 min | Principales riesgos: ¿qué ha cambiado? | Gerente de proyecto | Debatir |
| 5 min | Cambios de alcance, plazos o presupuesto por aprobar | Patrocinador | Decidir |
Seguimiento: Registra los cambios aprobados en el plan del proyecto y cuéntale al equipo qué cambió.
Cómo usar estos ejemplos
Una agenda es más útil cuando los participantes la reciben con anticipación y la siguen durante la reunión. Un estudio de 2009 de Leach y sus colegas, publicado en el Journal of Business and Psychology, encontró que el uso de una agenda se asociaba con una mayor eficacia percibida de las reuniones.
Algunos hábitos que ayudan:
- Envíala con un día de anticipación: da tiempo a la gente para prepararse y pídele que agregue puntos antes de una fecha límite;
- Lleva una lista de temas para después: anota en una lista los puntos que se salen del tema y decide al final a dónde va cada uno;
- Cierra con responsables y fechas: repasa en voz alta cada tarea antes de que la gente se vaya.
En el Work Trend Index 2023 de Microsoft, el 55% de las personas dijo que los próximos pasos no quedan claros al final de una reunión, y las reuniones ineficientes aparecieron como el principal obstáculo para la productividad.
De la agenda a las tareas
Una agenda les indica a todos qué tratar. No registra qué se decidió, quién se comprometió a hacer qué ni qué punto se quedó sin tiempo. Eso suele acabar en las notas de una sola persona, escritas mientras intentaba participar al mismo tiempo.
MeetGeek ayuda a registrar lo que pasa durante tus reuniones. Puede grabar y transcribir llamadas de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, y luego generar resúmenes con decisiones y tareas. En los planes de pago, las plantillas de reunión de MeetGeek te permiten definir la agenda, los momentos destacados y las secciones del resumen para cada tipo de reunión, y MeetGeek puede asignar automáticamente cada llamada a la plantilla correcta. Tu reunión semanal de equipo recibe un resumen de reunión semanal de equipo, y tu llamada con un cliente recibe un resumen de cliente.
Después de la llamada, puedes enviar notas y tareas a herramientas como Notion o HubSpot en los planes de pago, o configurar una Meeting Skill como Weekly Recap & Action Digest para reunir las tareas pendientes de varias reuniones. Puedes usar esa lista como primer punto de la agenda de la semana siguiente. El plan gratuito incluye 3 horas de transcripción al mes.
Puntos clave
- Una agenda útil indica el tiempo, el responsable y el resultado esperado de cada punto, no solo los temas;
- Redactar los puntos como preguntas y marcar cuáles necesitan una decisión ayuda a la gente a prepararse;
- Los tiempos deben sumar la duración que reservaste, para que los últimos puntos no se traten a las carreras;
- Enviar la agenda con un día de anticipación da a los participantes tiempo para prepararse y agregar sus propios puntos;
- Toda reunión debe terminar con tareas que tengan un responsable y una fecha límite.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una agenda de reunión?
Una agenda de reunión debe incluir el objetivo de la reunión, los participantes, los puntos que se van a tratar con el tiempo de cada uno, quién dirige cada punto y qué debe lograr cada uno. Agregar una línea de seguimiento deja claro quién envía las notas y las tareas después.
¿Con cuánta anticipación hay que enviar una agenda de reunión?
Un día antes es un buen punto de partida para la mayoría de las reuniones de equipo, para que la gente pueda prepararse y agregar sus propios puntos. Las reuniones de junta y de comités suelen tener plazos de convocatoria fijados en los estatutos, y las reuniones complejas con lecturas previas suelen necesitar unos días.
¿Cuántos puntos debe tener una agenda de reunión?
No hay un número fijo, pero un buen punto de partida es de tres a seis puntos para una reunión de 30 a 60 minutos. Si los tiempos estimados superan la duración de la reunión, quita o reprograma algunos puntos en lugar de tratarlos a las carreras.
¿Puedo usar la misma agenda para todas las reuniones recurrentes?
Sí, una estructura fija funciona bien para reuniones recurrentes como las reuniones semanales de equipo, las reuniones diarias y las 1:1, porque la gente sabe qué preparar. Mantén la estructura y actualiza los puntos cada vez, empezando por las tareas de la última reunión.
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