15 exemples gratuits d'ordre du jour de réunion

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Avoir quelques exemples d'ordre du jour de réunion à consulter lorsque le temps manque et qu'une réunion importante approche peut être la bouée de sauvetage que vous attendiez. Continuez votre lecture pour découvrir ce qu'un ordre du jour de réunion efficace ressemble et pour obtenir nos 15 modèles gratuits!

Pourquoi avez-vous besoin d'un ordre du jour de réunion?

En tant qu'organisateur de réunion, vous avez probablement connu la triste réalité des réunions improductives. Ce phénomène se produit en raison d'un manque d'organisation, d'une mauvaise préparation et d'une défaillance à établir des rôles clairs pour les participants à la réunion, entre autres causes. 

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C'est là qu'intervient un ordre du jour de réunion bien conçu. En fait, saviez-vous que 67% des professionnels conviennent que le secret d'une réunion réussie consiste à avoir un ordre du jour clair? Voici comment un bon ordre du jour de réunion impactera vos réunions:

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A. Garantit que les objectifs de la réunion sont atteints

B. Maintient les réunions sur la bonne voie

C. Maintient des niveaux de productivité optimaux

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Examinons de plus près ces avantages!

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A. Garantit que les objectifs de la réunion sont atteints

Un ordre du jour de réunion efficace vous permet de structurer les objectifs de la réunion, les sujets de discussion et l'ordre de leur importance, ainsi que le temps imparti pour chaque sujet.

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Lorsque tous les participants à la réunion sont conscients de l'objectif de la réunion et que les sujets que vous discutez sont pertinents par rapport aux objectifs de la réunion, vous êtes bien sur la voie d'une réunion réussie. 

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B. Maintient les réunions sur la bonne voie

Les ordres du jour de réunion contribuent massivement à maintenir les réunions sur la bonne voie. Vous pouvez facilement vous reporter à l'ordre du jour pour déterminer quels sujets doivent être discutés et dans quel ordre. 

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Cela minimise les distractions et permet à la contribution de chacun d'être significative et efficace. De plus, il permet à l'ensemble de l'équipe de retrouver la clarté chaque fois que les choses deviennent confuses ou tendues lors de n'importe quelle réunion d'équipe.

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C. Maintient des niveaux de productivité optimaux

Les réunions ne sont utiles que lorsque vous êtes mieux avec elles que sans elles. Si vous regardez en arrière vos réunions et reconnaissez qu'elles auraient pu être un e-mail, cela signifie que vous manquez dans le département de la productivité.

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Lorsque chaque membre de l'équipe sait ce qu'on attend de lui, comprend pleinement les sujets et peut contribuer à la discussion, vous êtes sur la voie du succès. Cela ne peut se produire que lorsque vous rédigez un ordre du jour de réunion efficace et efficiente pour vos réunions d'équipe.

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CONSEIL PRO: Voulez-vous en savoir plus sur la rédaction d'un ordre du jour de réunion parfait à partir de zéro? Lisez cet article, où nous affiner l'ensemble du processus jusqu'à une science!

Que doit contenir un ordre du jour de réunion?

Il y a plusieurs éléments que vous ne devriez jamais perdre de vue lors de la rédaction d'un ordre du jour de réunion productif, à savoir:

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A. Objectif de la réunion 

B. Participants

C. Sujets

D. Chronologie

E. Éléments d'action

F. Tâches de suivi

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Voici ce que vous devez inclure dans chaque catégorie pour assurer un ordre du jour de réunion réussi!

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A. Objectif de la réunion 

Incluez dans cette section les objectifs ou les buts que vous cherchez à accomplir lors de votre réunion.

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B. Participants

Incluez les noms de tous ceux qui doivent assister à la réunion et précisez les rôles de chaque participant, par exemple, présentateur, animateur, ou participant.

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C. Sujets

Cette section de l'ordre du jour de la réunion devrait inclure une liste complète des sujets et des problèmes qui seront discutés, ainsi que des solutions potentielles. En outre, notez toute information pertinente ou mise à jour que vous partagerez lors de la réunion.

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D. Chronologie

Du point de vue du temps, il y a plusieurs choses que vous devriez inclure:

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• Une chronologie pour discuter de chaque sujet
• Tous les délais pertinents
• Les pauses, le cas échéant
• Le temps pour les questions et réponses
• L'heure d'arrivée estimée de la fin de la réunion.

E. Éléments d'action

Cet élément doit inclure toutes les tâches actionnables qui seront discutées et attribuées lors de la réunion. Soyez aussi précis que possible avec les tâches et les prochaines étapes.

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F. Tâches de suivi

Décrivez toutes les tâches qui doivent être complétées après la réunion. Indiquez les personnes/équipes responsables, établissez les délais applicables et mentionnez les réunions de suivi qui auront lieu.

Incluez toute information qui doit être partagée avec ceux qui n'ont pas assisté à la réunion. Si vous êtes curieux d'apprendre comment le faire, lisez nos conseils pour rédiger un récapitulatif de réunion efficace.

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Rédiger des tâches de suivi après vos réunions prend du temps et de l'énergie qui pourraient être canalisés vers la productivité globale. Pourquoi ne pas laisser MeetGeek s'en charger?

Notre dernière fonctionnalité, Minutes de réunion IA, génère automatiquement un résumé de vos réunions et envoie des suivis automatisés à tous les participants, pour que vous n'ayez pas à le faire!

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15 exemples gratuits d'ordre du jour de réunion

Nous avons rassemblé 15 modèles d'ordres du jour de réunion desquels vous pouvez vous inspirer avant votre prochaine réunion. Personnalisez-les en fonction de vos besoins spécifiques!

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1. Ordre du jour de réunion d'équipe hebdomadaire

‍Date et heure de la réunion: 3 juin 2023, 14h00

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Objectif de la réunion: Examiner la progression des projets depuis la réunion précédente et discuter des tâches à venir. 

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Participants: Tous les membres de l'équipe 

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Sujets & Chronologie: 

• Examen des projets actuels: 10 minutes 
• Tâches à venir: 10 minutes 
• Retour d'équipe: 10 minutes 

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Éléments d'action: 

• Attribuer des tâches aux membres de l'équipe 
• Identifier les obstacles potentiels 

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Tâches de suivi: 

• Planifier des entretiens individuels
• Effectuer un suivi des tâches en suspens

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CONSEIL PRO: Vous pouvez personnaliser ce modèle d'ordre du jour pour n'importe quelle réunion récurrente, indépendamment de sa cadence!

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2. Modèle d'ordre du jour de réunion en tête-à-tête

Date et heure de la réunion: Mardi, 2 mai 2023, 10h00

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Objectif de la réunion: Discuter de la progression des projets actuels et fixer les attentes pour les tâches à venir 

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‍Participants: 

• Andrew Smith, Gestionnaire 
• Diana Johnson, Employée 

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Sujets & Chronologie: 

• Examen des projets antérieurs: 10 minutes
• Mise à jour sur les projets actuels: 10 minutes
• Discussion des tâches à venir: 15 minutes

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Éléments d'action:  

• Point 1 de l'ordre du jour: Andrew fournira à Diana des commentaires sur les projets passés 
• Point 2 de l'ordre du jour: Diana fournira à Andrew une mise à jour sur les projets actuels 
• Point 3 de l'ordre du jour: Les deux parties discuteront des attentes pour les tâches à venir 

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Tâches de suivi: 

• Andrew et Diana examinont la progression des projets chaque semaine 
• Andrew et Diana se rencontreront chaque mois pour discuter de la progression et des attentes pour les tâches à venir

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3. Ordre du jour de réunion de lancement de projet

Date et heure de la réunion: 06/05/2023, 10h00

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Durée estimée: 2h 5 min

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Pause: 10h55 – 11h05

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Objectif de la réunion: Discuter des détails du projet à venir et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. 

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Participants:

• Chef de projet 
• Chefs d'équipe 
• Équipe de projet 

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Sujets & Chronologie: 

• Aperçu du projet – 10 minutes 
• Rôles et responsabilités – 15 minutes 
• Calendrier et chronologie – 15 minutes 
• Ressources requises – 10 minutes 
• Plan de communication – 10 minutes 
• Évaluation des risques – 10 minutes 
• Assurance qualité – 10 minutes 
• Résumé et questions – 10 minutes
• Questions et réponses – 15 minutes 

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‍Éléments d'action: 

• Attribuer des tâches aux membres de l'équipe 
• Établir un calendrier pour l'achèvement 
• Identifier les ressources nécessaires 
• Créer un plan de communication 
• Identifier et documenter les risques potentiels 
• Établir un plan d'assurance qualité 

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‍Tâches de suivi: 

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• Effectuer un suivi avec les membres de l'équipe pour s'assurer que les tâches sont complétées 
• Surveiller la progression du projet 
• Examiner régulièrement le plan de communication 
• Surveiller les risques potentiels 
• Examiner régulièrement le plan d'assurance qualité

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Ressources & Documents: [lien vers la base de données correspondante]

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Même lorsqu'elles sont planifiées correctement, les réunions peuvent devenir accablantes et s'en tenir à votre ordre du jour peut devenir difficile. Avec MeetGeek, notre assistant de réunion virtuelle, vous pouvez avoir vos réunions enregistrées et les points clés, questions et commentaires les plus importants extraits à l'aide de l'IA. De cette façon, vous pouvez toujours vous sentir maître de vos réunions.

4. Ordre du jour de réunion d'état du projet

Date et heure de la réunion: 16/05/2023, 11h00

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Objectif de la réunion: Examiner la progression du projet actuel et planifier les tâches à venir. 

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Participants: 

• Chef de projet 
• Chefs d'équipe 
• Tous les membres de l'équipe 

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‍Sujets & Chronologie: 

• 10 minutes: Présentations 
• 5 minutes: Aperçu du projet 
• 10 minutes: Discussion sur les tâches actuelles et la chronologie 
• 10 minutes: Retour de l'équipe 
• 15 minutes: Établir les étapes suivantes et attribuer les tâches 

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Éléments d'action: 

• Chef de projet: examiner l'état du projet 
• Chefs d'équipe: examiner la progression des tâches actuelles 
• Tous les membres de l'équipe: identifier les obstacles ou les risques 
• Chef de projet: examiner la chronologie et les délais 

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‍Tâches de suivi: 

• Chef de projet: envoyer un résumé de la réunion 
• Les chefs d'équipe doivent effectuer un suivi avec les membres de l'équipe sur les tâches attribuées avant [DATE]
• Tous les membres de l'équipe doivent terminer les tâches selon la chronologie convenue et signaler aux chefs d'équipe avant [DATE]

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‍Autres éléments: 

• Chef de projet: examiner le moral de l'équipe et la satisfaction 

5. Ordre du jour de réunion rétrospective de projet

Date et heure de la réunion: Jeudi 4 mai, 2023, 10h00

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Objectif de la réunion: Examiner la progression du projet et discuter des domaines d'amélioration pour la progression future.

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Participants:

• Chef d'équipe 
• Chef de projet 
• Chef de conception 
• Chef de développement 
• Chef d'assurance qualité 
• Analyste métier 

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‍Sujets & Chronologie:

• 10h00 - 10h15: Introduction et aperçu 
• 10h15 - 10h45: Discussion des domaines d'amélioration 
• 10h45 - 11h00: Analyse de l'utilisation des ressources
• 11h00 - 11h30: Plan stratégique pour les projets futurs 
• 11h30 - 12h00: Éléments d'action et tâches de suivi

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‍Éléments d'action:

• Établir si des ressources supplémentaires sont nécessaires 
• Examiner et évaluer les domaines d'amélioration 
• Créer un plan d'action pour les projets futurs 
• Identifier les risques ou les défis

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‍Tâches de suivi:

• Créer un rapport de projet 
• Planifier des réunions de suivi au besoin 
• Documenter les résultats et les éléments d'action 
• Mettre à jour les outils de gestion de projet 
• Créer une chronologie pour les projets futurs.

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6. Modèle d'ordre du jour de réunion du conseil

Date et heure de la réunion du conseil: 26/05/2023, 10h00

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Objectif de la réunion: Examiner la progression de l'exercice fiscal actuel, discuter et examiner les projets à venir, et exposer la stratégie pour l'année à venir. 

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Participants: 

• Président du conseil 
• Membres du conseil 
• Directeur exécutif 
• Directeurs 
• Conseillers 
• Secrétaire désigné

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Sujets & Chronologie: 

• 10h00 - 10h30: Examen de l'exercice fiscal actuel 
• 10h30 - 11h00: Projets à venir 
• 11h00 - 11h15: Pause
• 11h15 - 11h45: Expose de la stratégie pour l'année à venir 
• 11h45 - 12h00: Sujets spéciaux 

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‍Éléments d'action: 

• Approuver le budget pour l'exercice fiscal à venir 
• Approuver les nouveaux projets 
• Approuver les modifications aux projets existants 

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‍Tâches de suivi: 

• Attribuer des tâches aux directeurs appropriés 
• Attribuer des délais aux tâches 
• Planifier les réunions de suivi du conseil 

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Ressources & Documents: [insérer le lien]

7. Ordre du jour de réunion d'ensemble

Date et heure de la réunion: 07/08/2023, 10h

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Objectif de la réunion: Fournir des mises à jour sur les projets actuels, discuter des initiatives à venir et assurer une communication et une collaboration efficaces entre les départements.

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Participants: Tous les employés

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Sujets & Chronologie: 

• 10h00 - 10h05: Bienvenue et présentations 
• 10h05 - 10h25: Aperçu des projets actuels 
• 10h25 - 10h35: Q&A sur les projets actuels 
• 10h35 - 10h50: Aperçu des initiatives à venir 
• 10h50 - 11h00: Q&A sur les initiatives à venir 
• 11h00 - 11h15: Forum ouvert pour les retours des employés 
• 11h15 - 11h20: Remarques de clôture

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‍Éléments d'action:

• Développer un calendrier et attribuer les tâches pour assurer la réussite des projets actuels. 
• Évaluer les retours des employés sur les initiatives à venir pour assurer le lancement réussi

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‍Tâches de suivi: 

• Effectuer un suivi avec les chefs d'équipe sur la progression des projets actuels. 

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8. Modèle d'ordre du jour de réunion de saut de niveau

Date et heure de la réunion: 09/08/2023, 14h00

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Objectif de la réunion: Examiner les initiatives et stratégies actuelles de l'entreprise et discuter des moyens d'améliorer les performances et d'augmenter l'efficacité.

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Participants: 

• PDG
• Gestion senior
• Employés de tous les niveaux de l'organisation

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‍Sujets & Chronologie: 

• 14h00 - 14h15: Introduction et aperçu des performances récentes 
• 14h15 - 14h30: Discussion des initiatives et stratégies organisationnelles 
• 14h30 - 14h45: Stratégies pour améliorer les performances et augmenter l'efficacité 
• 14h45 - 15h00: Questions et dialogue ouvert

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‍Éléments d'action:

• Sonder les employés concernant leurs réflexions sur les initiatives et stratégies actuelles 
• Prendre en compte les retours des employés pour les futures stratégies et initiatives 
• Formuler un plan d'action pour tous les domaines d'amélioration identifiés 

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‍Tâches de suivi:

• Attribuer des tâches à chaque département pour mettre en œuvre le plan d'action
• Planifier des réunions de suivi pour examiner les progrès et les résultats 
• Faire un rapport à tous les employés sur le plan d'action et les résultats de la réunion. 

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‍Éléments supplémentaires: 

• Les rafraîchissements seront fournis 
• Les notes de réunion seront prises et distribuées à tous les participants via MeetGeek.
• Toute question ou commentaire doit être adressé au PDG.

9. Exemple d'ordre du jour d'examen de performance

Date et heure de la réunion: 07/06/2023, 10h00

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Objectif de la réunion: Examiner les performances de [nom de l'employé] par rapport aux attentes et objectifs.

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Participants: 

• [Nom de l'employé] 
• [Nom du gestionnaire] 
• [Représentant RH] 

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Sujets & Chronologie: 

• Introduction & Résumé des performances: 5 minutes
• Attentes de performance: 5 minutes
• Objectifs de performance: 5 minutes
• Développement de carrière: 10 minutes
• Amélioration des performances: 5 minutes 

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Éléments d'action: 

• [Employé] fournira un bref aperçu de ses performances depuis le dernier examen. 
• [Gestionnaire] examinera les attentes de performance. 
• [Représentant RH] examinera les objectifs de performance. 
• [Employé] et [Gestionnaire] discuteront des opportunités de développement de carrière. 
• [Employé] et [Gestionnaire] discuteront des stratégies potentielles d'amélioration des performances. 

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‍Tâches de suivi:  

• [Gestionnaire] mettra en place une réunion de suivi pour examiner la progression des tâches.

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10. Modèle d'ordre du jour de séance de brainstorming

Date et heure de la réunion: 06/06/2023, 10h00

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Objectif de la réunion: Générer des idées créatives pour un nouveau projet

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Participants: Toute l'équipe créative

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Sujets & Chronologie:

• Brainstorming de nouvelles idées: 25 minutes
• Discuter des solutions potentielles: 15 minutes
• Évaluer différentes approches: 20 minutes

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‍Éléments d'action:

• Enregistrer les idées générées lors de la session de brainstorming
• Attribuer des tâches aux membres de l'équipe
• Créer une chronologie pour le projet

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‍Tâches de suivi:

• Examiner la progression et apporter les ajustements nécessaires
• Mettre en place une réunion pour examiner les résultats et faire les changements nécessaires

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11. Modèle d'ordre du jour de réunion client

Date et heure de la réunion: 22/07/2023, 09h00

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Objectif de la réunion: Discuter des stratégies potentielles de conception et de marketing pour le lancement du produit à venir.

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Participants: 

• [Client]
• [Chef de projet]
• [Designer]
• [Gestionnaire marketing]

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‍Sujets & Chronologie:

1. Introduction et examen du plan de conception existant: 20 minutes
2. Discussion des stratégies marketing: 20 minutes
3.  Brainstorming des idées de lancement de produit: 20 minutes

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‍Éléments d'action:

1. Client: fournir des retours sur le plan de conception existant
2. Gestionnaire marketing: rechercher les stratégies marketing potentielles
3. Designer: développer des concepts de conception pour le lancement du produit
4. Chef de projet: créer une chronologie pour le lancement du produit

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Tâches de suivi: Le gestionnaire marketing examinera les retours du client et développera un plan marketing.

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12. Exemple d'ordre du jour de réunion de check-in

Date et heure de la réunion: 14/06/2023, 11h00

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Objectif de la réunion: Examiner la progression et identifier les domaines d'amélioration

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Participants:

• Chef d'équipe
• Chef de projet
• Membres de l'équipe

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‍Sujets & Chronologie:

• Présentations: 5 minutes
• Discuter de la progression: 5 minutes
• Identifier les obstacles et les défis: 5 minutes
• Trouver les domaines d'amélioration: 5 minutes
• Discuter de nouvelles idées: 15 minutes
• Résumé et éléments d'action: 5 minutes

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‍Éléments d'action:

• Le chef d'équipe examinera les retours des membres de l'équipe et compilera un rapport
• Le chef de projet identifiera tous les domaines d'amélioration
• Le membre de l'équipe #1 présentera toutes les nouvelles idées
• Le membre de l'équipe #2 examinera la progression réalisée depuis la dernière réunion

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‍Tâches de suivi:

• Les membres de l'équipe soumettront les retours au chef de projet avant [DATE]
• Le membre de l'équipe #3 fournira des mises à jour sur les nouvelles idées lors de la prochaine réunion

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13. Modèle d'ordre du jour de réunion du département des ventes

Date et heure de la réunion: 09/06/2023, 10h00

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Objectif de la réunion: Évaluer nos objectifs de ventes, examiner les performances passées et planifier la croissance future

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Participants: Chef du département des ventes, représentants des ventes

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Sujets & Chronologie:

• Présentations & Aperçu de l'ordre du jour: 5 minutes
• Discussion des objectifs de ventes & performances: 10 minutes
• Discussion des stratégies & tactiques pour améliorer les performances: 10 minutes
• Discussion des nouveaux produits & services: 10 minutes
• Examen des événements et promotions à venir: 5 minutes

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‍Éléments d'action:

1. Développer une chronologie pour la réalisation des objectifs de ventes
2. Créer une liste de stratégies & tactiques pour améliorer les performances 
3. Identifier les nouveaux produits & services à offrir 
4. Planifier les événements et promotions à venir

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‍Tâches de suivi: 

• Suivre la réaction des clients aux nouveaux produits & services 
• Surveiller l'assistance & le succès des événements et promotions à venir

14. Ordre du jour de réunion de l'équipe exécutive

Date et heure de la réunion: Jeudi, 6 juillet 2023, 09h00

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Objectif de la réunion: Examiner la progression du plan stratégique de l'entreprise pour 2022

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Participants: Gestion de niveau C

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Sujets & Chronologie:

• Examen du plan stratégique 2023: 10 minutes
• Analyse des performances financières: 20 minutes
• Examen des objectifs départementaux: 10 minutes
• Aperçu des principales priorités: 5 minutes

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‍Éléments d'action:

1. Approuver le plan stratégique 2023
2. Définir un calendrier pour la mise en œuvre du plan stratégique 2023
3. Convenir des principales priorités pour 2023

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15. Modèle d'ordre du jour de réunion de vérification du projet

Date et heure de la réunion: 24/05/2023, 10h00

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Objectif de la réunion: Examiner la progression du projet et résoudre tout problème qui aurait pu survenir.

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Participants: 

• Chef de projet
• Équipe de projet
• Parties prenantes

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‍Sujets & Chronologie: 

• Aperçu de l'état du projet – 10 minutes
• Discussion des risques potentiels – 15 minutes
• Évaluation de la chronologie du projet – 15 minutes
• Examen du budget/des coûts – 10 minutes
• Performance des membres de l'équipe du projet – 10 minutes
• Identification des nouvelles tâches – 10 minutes
• Mise à jour sur les livrables du projet – 10 minutes

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‍Éléments d'action:

• Attribuer des tâches aux membres de l'équipe du projet
• Effectuer un suivi de tout problème qui a été discuté
• Mettre à jour la chronologie et le budget du projet

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‍Tâches de suivi:

• Suivre la progression du projet
• Résoudre tous les problèmes qui surviennent
• Communiquer les changements aux parties prenantes

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