Un exemple d’ordre du jour de réunion est un déroulé prêt à l’emploi pour un type de réunion : ce que vous allez aborder, dans quel ordre, pendant combien de temps, qui mène chaque point et ce que le groupe doit en retirer. Vous en trouverez 15 ci-dessous à copier, du daily stand-up de 15 minutes au conseil d’administration de deux heures.
Tous les exemples suivent le même format, ce qui vous permet d’ajouter ou de retirer des points sans refaire la structure. Les durées sont des suggestions qui couvrent tout le créneau. Raccourcissez-les ou allongez-les selon le temps dont vous disposez.
De quel exemple d’ordre du jour avez-vous besoin ?
Trouvez votre réunion dans le tableau et accédez directement à son ordre du jour plus bas. Les durées et les fréquences sont des points de départ courants, pas des règles. Pour une réunion qui rassemble tout un service, utilisez plutôt notre modèle d’ordre du jour de réunion de service.
| Réunion | Durée | Fréquence | Généralement Animée par |
|---|---|---|---|
| Point hebdomadaire d’équipe | 45 minutes | Hebdomadaire | Responsable d’équipe |
| Entretien individuel (1:1) | 30 minutes | Toutes les semaines ou toutes les deux semaines | Le collaborateur, avec son manager |
| Réunion de lancement de projet | 90 minutes | Une fois, au démarrage du projet | Chef de projet |
| Point d’avancement de projet | 30 minutes | Toutes les semaines ou toutes les deux semaines | Chef de projet |
| Rétrospective de projet | 60 minutes | À la fin de chaque sprint ou projet | Animateur |
| Conseil d’administration | 2 heures | Trimestrielle, ou selon vos statuts | Président du conseil |
| Réunion plénière (all-hands) | 45 minutes | Mensuelle ou trimestrielle | CEO ou équipe de direction |
| Réunion skip-level (avec le N+2) | 45 minutes | Trimestrielle | Dirigeant |
| Entretien d’évaluation | 60 minutes | Une ou deux fois par an | Manager |
| Séance de brainstorming | 60 minutes | Selon les besoins | Animateur |
| Réunion client | 45 minutes | Hebdomadaire, mensuelle ou à chaque jalon du projet | Responsable de compte ou chef de projet |
| Daily stand-up | 15 minutes | Quotidienne | Responsable d’équipe ou Scrum Master |
| Réunion commerciale | 45 minutes | Hebdomadaire | Responsable commercial |
| Comité de direction | 90 minutes | Toutes les semaines ou toutes les deux semaines | CEO |
| Point projet avec les parties prenantes | 30 minutes | Mensuelle | Chef de projet |
Ce que contient chaque exemple d’ordre du jour
Chaque ordre du jour ci-dessous comporte les mêmes éléments. Si vous partez plutôt d’une page blanche, notre modèle d’ordre du jour de réunion gratuit en propose la version vierge, et notre guide pour rédiger un ordre du jour de réunion détaille la démarche étape par étape.
- Objectif : une phrase sur la raison d’être de la réunion, pour que chacun sache si sa présence est nécessaire ;
- Participants : qui y assiste, et qui anime la réunion ;
- Temps : les minutes prévues par point, dont le total correspond à la durée du créneau ;
- Point : formulé si possible sous forme de question, par exemple « Qu’est-ce qui nous bloque ? » plutôt que « Blocages » ;
- Responsable : la personne qui mène chaque point et le prépare ;
- Résultat : si le point sert à informer, à discuter ou à décider ;
- Suivi : ce qui est envoyé après la réunion, et par qui.
Les éléments Point et Résultat suivent les conseils de Roger Schwarz dans la Harvard Business Review : formuler les sujets sous forme de questions, et indiquer si chacun sert à partager une information, à recueillir des avis ou à prendre une décision.
15 exemples d’ordre du jour de réunion gratuits
Copiez l’ordre du jour qui correspond le mieux à votre réunion, puis adaptez les sujets, les durées et les responsables à votre équipe. Remplacez les éléments entre crochets par vos propres informations.
1. Ordre du jour du point hebdomadaire d’équipe
Utilisez celui-ci pour un point d’équipe récurrent. Il commence par faire le point sur les actions de la semaine précédente, afin de ne pas perdre de vue celles qui restent à terminer. Pour d’autres idées sur la conduite de la réunion elle-même, consultez nos conseils pour des réunions d’équipe efficaces.
Durée : 45 minutes · Fréquence : Hebdomadaire
Objectif : Vérifier les engagements de la semaine passée, lever les blocages et s’accorder sur les priorités de la semaine.
Participants : Toute l’équipe
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Les réussites depuis la semaine dernière | Tout le monde | Informer |
| 10 min | Actions de la semaine dernière : terminées, en retard ou bloquées ? | Responsable d’équipe | Informer |
| 15 min | Qu’est-ce qui nous bloque, et qui peut le débloquer ? | Responsables des tâches bloquées | Décider |
| 10 min | Priorités de la semaine à venir | Responsable d’équipe | Décider |
| 5 min | Récapitulatif des responsables et des échéances | Preneur de notes | Informer |
Suivi : Envoyer sous 24 heures le récapitulatif avec chaque action, son responsable et son échéance.
Cet exemple tient en 45 minutes. Beaucoup de réunions d’équipe hebdomadaires durent plus longtemps : selon l’analyse de MeetGeek portant sur 1 million de réunions enregistrées, 23,5 % des réunions d’équipe hebdomadaires ont duré une heure ou plus.
2. Ordre du jour de l’entretien individuel
Lors d’un entretien individuel, l’essentiel du temps est consacré aux sujets du collaborateur. Tenez un document partagé dans lequel vous ajoutez tous les deux des points au fil de la semaine. Notre guide des entretiens individuels présente les questions à poser.
Durée : 30 minutes · Fréquence : Toutes les semaines ou toutes les deux semaines
Objectif : Donner au collaborateur le temps d’aborder ce qui compte pour lui et s’accorder sur le soutien nécessaire.
Participants : Le manager et son collaborateur direct
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Comment ça va ? | Collaborateur | Discuter |
| 10 min | Sujets du collaborateur, ajoutés au préalable dans le document partagé | Collaborateur | Discuter |
| 10 min | Feedback dans les deux sens | Manager et collaborateur | Discuter |
| 5 min | Prochaines étapes et soutien nécessaire | Manager | Décider |
Suivi : Ajouter les prochaines étapes convenues au document partagé, pour que le prochain entretien parte de là.
Réservez les 30 minutes complètes et terminez plus tôt si vous avez tout abordé. Dans la réalité, la durée des entretiens individuels varie beaucoup : l’analyse de MeetGeek portant sur 1 million de réunions enregistrées montre que 23,3 % d’entre eux se sont terminés en 15 minutes au plus, tandis que 14,9 % ont dépassé l’heure.
3. Ordre du jour de la réunion de lancement de projet
Lors d’une réunion de lancement, tout le monde découvre en même temps les objectifs, le périmètre et la répartition des rôles. Envoyez la note de cadrage quelques jours avant, pour que la réunion puisse se concentrer sur les questions et les décisions. Pour la démarche complète, consultez notre guide de la réunion de lancement de projet.
Durée : 90 minutes · Fréquence : Une fois, au démarrage du projet
Objectif : S’accorder sur les objectifs, le périmètre, les rôles et le mode de fonctionnement avant le début du travail.
Participants : Sponsor, chef de projet, responsables d’équipe et équipe projet
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Accueil et présentations | Chef de projet | Informer |
| 10 min | Pourquoi ce projet, et à quoi reconnaîtra-t-on sa réussite ? | Sponsor | Informer |
| 15 min | Périmètre : ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas | Chef de projet | Décider |
| 15 min | Calendrier et jalons | Chef de projet | Discuter |
| 15 min | Qui est responsable de quoi ? | Chef de projet | Décider |
| 10 min | Risques et dépendances | Responsables d’équipe | Discuter |
| 10 min | Comment allons-nous communiquer, et à quelle fréquence ? | Chef de projet | Décider |
| 10 min | Questions et prochaines étapes | Tout le monde | Informer |
Suivi : Partager le jour même la note de cadrage, la liste des rôles et la date du premier jalon.
4. Ordre du jour du point d’avancement de projet
Un bon point de départ consiste à garder les points d’avancement courts et à consacrer le temps aux risques plutôt qu’à la lecture des états d’avancement. Demandez aux responsables d’équipe de publier un état écrit avant la réunion, puis consacrez la réunion aux points qui nécessitent votre attention.
Durée : 30 minutes · Fréquence : Toutes les semaines ou toutes les deux semaines
Objectif : Montrer où en est le projet et décider quoi faire de tout ce qui est à risque.
Participants : Chef de projet et responsables d’équipe
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | État en un coup d’œil : dans les temps, à risque ou en retard ? | Chef de projet | Informer |
| 10 min | Avancement depuis la dernière réunion, par chantier | Responsables d’équipe | Informer |
| 10 min | Risques et blocages qui demandent une décision | Chef de projet | Décider |
| 5 min | Actions, responsables et dates | Chef de projet | Informer |
Suivi : Mettre à jour le suivi du projet et signaler aux parties prenantes toute date modifiée.
Trente minutes, c’est un créneau réaliste pour ce format. L’analyse de MeetGeek portant sur 1 million de réunions enregistrées montre que 47,1 % des points d’avancement de projet se terminent en 30 minutes au plus.
5. Ordre du jour de la rétrospective de projet
Organisez une rétrospective à la fin de chaque sprint ou projet, avant que les détails ne s’effacent. Commencer par les actions de la dernière rétro permet à l’équipe de vérifier si les suggestions précédentes ont été suivies d’effet. Notre modèle de réunion de rétrospective propose cinq autres formats si celui-ci s’essouffle.
Durée : 60 minutes · Fréquence : À la fin de chaque sprint ou projet
Objectif : Tirer les leçons du dernier sprint ou projet et choisir quelques changements à tester.
Participants : Toute l’équipe du projet ou du sprint
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Objectif de la rétro et règles du jeu | Animateur | Informer |
| 10 min | Avons-nous fait ce que nous avions convenu lors de la dernière rétro ? | Animateur | Informer |
| 15 min | Qu’est-ce qui a bien marché ? | Tout le monde | Discuter |
| 15 min | Qu’est-ce qui n’a pas bien marché, et pourquoi ? | Tout le monde | Discuter |
| 10 min | Quels deux ou trois changements allons-nous tester ? | Tout le monde | Décider |
| 5 min | Un responsable pour chaque changement | Animateur | Décider |
Suivi : Afficher les changements retenus là où l’équipe les verra pendant le prochain sprint.
6. Ordre du jour du conseil d’administration
Les conseils d’administration suivent généralement un ordre fixe défini par les statuts de l’organisation, alors vérifiez les vôtres avant d’adapter celui-ci. Envoyez le dossier du conseil, avec le procès-verbal précédent et le rapport financier, au moins quelques jours à l’avance.
Durée : 2 heures · Fréquence : Trimestrielle, ou selon vos statuts
Objectif : Examiner les performances, approuver les décisions clés et remplir les obligations de gouvernance du conseil.
Participants : Administrateurs, CEO ou directeur exécutif, secrétaire du conseil
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Ouverture de la séance et vérification du quorum | Président | Informer |
| 5 min | Approbation du procès-verbal précédent | Président | Décider |
| 20 min | Rapport du CEO ou du directeur exécutif | CEO | Informer |
| 20 min | Rapport financier | Trésorier ou DAF | Discuter |
| 30 min | Point stratégique : [par exemple, le budget de l’an prochain] | CEO | Décider |
| 15 min | Rapports des comités | Présidents des comités | Informer |
| 10 min | Questions diverses | Président | Discuter |
| 10 min | Session à huis clos, réservée aux administrateurs | Président | Discuter |
| 5 min | Levée de la séance | Président | Informer |
Suivi : Le secrétaire rédige le procès-verbal, soumis à approbation lors du prochain conseil.
Le procès-verbal de cette réunion peut devenir un document officiel, le secrétaire du conseil devrait donc le rédiger avec soin. Notre modèle de procès-verbal de conseil d’administration suit le même ordre que cet ordre du jour.
7. Ordre du jour de la réunion plénière
Une réunion plénière (ou all-hands) donne à toute l’entreprise les mêmes informations au même moment. Recueillez les questions à l’avance, y compris les questions anonymes, pour que la séance de questions-réponses couvre ce que les gens veulent vraiment demander. MeetGeek propose aussi un modèle de réunion all-hands que vous pouvez utiliser dans l’application.
Durée : 45 minutes · Fréquence : Mensuelle ou trimestrielle
Objectif : Partager les résultats et les projets de l’entreprise avec tout le monde, et répondre aux questions.
Participants : Tous les collaborateurs
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Accueil et ordre du jour | CEO | Informer |
| 10 min | Résultats de l’entreprise depuis la dernière plénière | CEO | Informer |
| 10 min | Coup de projecteur sur les équipes | Responsables d’équipe | Informer |
| 5 min | Ce qui change : lancements, nouvelles règles internes, nouvelles recrues | Responsable RH | Informer |
| 15 min | Questions-réponses ouvertes, avec des questions recueillies à l’avance | Équipe de direction | Discuter |
Suivi : Partager les slides et les réponses aux questions qui n’ont pas pu être traitées en séance.
8. Ordre du jour de la réunion skip-level
Lors d’une réunion skip-level, un dirigeant rencontre des collaborateurs situés deux niveaux sous lui, sans leur manager direct. L’objectif est d’écouter : le dirigeant parle donc quelques minutes au début et à la fin, et les collaborateurs disposent du reste du temps.
Durée : 45 minutes · Fréquence : Trimestrielle
Objectif : Entendre directement les collaborateurs situés deux niveaux plus bas, sans leur manager dans la pièce.
Participants : Un dirigeant et un petit groupe de collaborateurs d’une même équipe
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Objectif de la réunion et utilisation des retours | Dirigeant | Informer |
| 10 min | Qu’est-ce qui fonctionne bien dans votre équipe ? | Collaborateurs | Discuter |
| 15 min | Qu’est-ce qui vous freine ? | Collaborateurs | Discuter |
| 10 min | Questions pour la direction | Collaborateurs | Discuter |
| 5 min | Les points dont je m’occupe, et dans quels délais | Dirigeant | Décider |
Suivi : Rendre compte de chaque point de suivi, même quand la réponse est non.
9. Ordre du jour de l’entretien d’évaluation
Demandez au collaborateur de remplir une autoévaluation avant l’entretien, et transmettez vos propres notes à l’avance si votre processus le permet. S’il vous faut un formulaire pour accompagner cet ordre du jour, consultez notre modèle d’entretien d’évaluation.
Durée : 60 minutes · Fréquence : Une ou deux fois par an
Objectif : Faire le bilan de la période au regard des objectifs et s’accorder sur les objectifs et le développement pour la suivante.
Participants : Le manager et le collaborateur, avec les RH si votre processus l’exige
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Objectif et déroulement de l’entretien | Manager | Informer |
| 15 min | Autoévaluation du collaborateur | Collaborateur | Discuter |
| 15 min | Évaluation du manager au regard des objectifs convenus | Manager | Discuter |
| 10 min | Développement : compétences, évolution et soutien | Manager et collaborateur | Discuter |
| 10 min | Objectifs pour la prochaine période | Manager et collaborateur | Décider |
| 5 min | Prochaines étapes et date du premier point de suivi | Manager | Décider |
Suivi : Rédiger les objectifs convenus et les transmettre au collaborateur sous une semaine.
10. Ordre du jour de la séance de brainstorming
Une séance de brainstorming fonctionne mieux lorsqu’elle part d’une question claire et sépare la génération d’idées de leur évaluation. Notre guide pour animer une séance de brainstorming présente des techniques pour la phase de génération d’idées.
Durée : 60 minutes · Fréquence : Selon les besoins
Objectif : Générer des pistes pour une question claire, puis retenir les quelques pistes qui méritent d’être testées.
Participants : Quatre à huit personnes ayant des points de vue différents sur le problème
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | La question à laquelle nous répondons aujourd’hui | Animateur | Informer |
| 20 min | Générer des idées, sans les juger pour l’instant | Tout le monde | Discuter |
| 10 min | Regrouper les idées similaires | Animateur | Discuter |
| 15 min | Voter pour les idées les plus solides | Tout le monde | Décider |
| 10 min | Prochaines étapes pour les deux ou trois meilleures | Animateur | Décider |
Suivi : Envoyer la liste complète des idées et la sélection finale, avec un responsable pour chaque prochaine étape.
11. Ordre du jour de la réunion client
Envoyez cet ordre du jour au client à l’avance et demandez-lui ce qu’il souhaite ajouter. Prévoyez assez de temps pour les décisions qui nécessitent l’avis du client. Si une décision ne peut pas être prise pendant la réunion, convenez de qui la prendra et d’ici quand.
Durée : 45 minutes · Fréquence : Hebdomadaire, mensuelle ou à chaque jalon du projet
Objectif : Informer le client, recueillir ses retours et obtenir de lui les décisions dont vous avez besoin.
Participants : Interlocuteurs côté client, responsable de compte, chef de projet et experts selon les besoins
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Présentations et objectif du jour | Responsable de compte | Informer |
| 10 min | Avancement depuis la dernière réunion | Chef de projet | Informer |
| 15 min | Retours du client et questions en suspens | Client | Discuter |
| 10 min | Décisions attendues de la part du client | Responsable de compte | Décider |
| 5 min | Prochaines étapes et date de la prochaine réunion | Responsable de compte | Informer |
Suivi : Envoyer le jour même un compte rendu écrit des décisions et des prochaines étapes.
12. Ordre du jour du daily stand-up
Le Guide Scrum fixe une durée limite de 15 minutes pour le Daily Scrum, mais n’impose pas aux équipes le format traditionnel des trois questions. L’exemple ci-dessous utilise ces questions comme simple point de départ, et les discussions plus longues ont lieu ensuite. Notre guide du stand-up meeting présente d’autres formats.
Durée : 15 minutes · Fréquence : Quotidienne
Objectif : Faire le point sur l’avancement vers l’objectif en cours et repérer tôt les blocages.
Participants : L’équipe de réalisation
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 10 min | Avancement depuis hier, plan pour aujourd’hui, ce qui vous bloque | Chaque membre de l’équipe | Informer |
| 3 min | Blocages qui demandent l’aide de quelqu’un | Responsable d’équipe | Décider |
| 2 min | Sujets à traiter à part après le stand-up | Responsable d’équipe | Informer |
Suivi : La personne chargée de lever un blocage s’en occupe juste après le stand-up.
13. Ordre du jour de la réunion commerciale
Une réunion commerciale hebdomadaire devrait consacrer plus de temps à faire avancer les affaires qu’à lire des chiffres. Partagez le rapport de pipeline avant la réunion, pour que le point sur les chiffres reste court. Notre guide des réunions commerciales propose d’autres idées d’ordre du jour.
Durée : 45 minutes · Fréquence : Hebdomadaire
Objectif : Comparer les chiffres à l’objectif, débloquer les affaires en attente et travailler une compétence.
Participants : Le responsable commercial et les commerciaux
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | Les réussites de la semaine | Responsable commercial | Informer |
| 10 min | Pipeline et affaires conclues par rapport à l’objectif | Responsable commercial | Informer |
| 15 min | Revue des affaires : deux ou trois affaires bloquées et comment les faire avancer | Commerciaux | Discuter |
| 10 min | Focus compétence : une objection ou un argumentaire | Responsable commercial | Discuter |
| 5 min | Priorités et actions pour la semaine prochaine | Responsable commercial | Décider |
Suivi : Mettre à jour le CRM avec la prochaine étape convenue pour chaque affaire passée en revue.
14. Ordre du jour du comité de direction
Les réunions de direction ont vite fait de se remplir de points d’information qui pourraient être partagés par écrit. Cet ordre du jour réserve le plus long créneau à une décision qui demande toute l’équipe, et se termine en convenant de ce que le reste de l’entreprise doit entendre.
Durée : 90 minutes · Fréquence : Toutes les semaines ou toutes les deux semaines
Objectif : Suivre la performance de l’entreprise et prendre les décisions qui demandent toute l’équipe de direction.
Participants : Le CEO et l’équipe de direction
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 10 min | Indicateurs clés par rapport au plan | CEO | Informer |
| 15 min | Avancement des priorités stratégiques de l’année | Membres de la direction | Informer |
| 30 min | Décision principale de la réunion : [sujet] | Dirigeant responsable du sujet | Décider |
| 15 min | Sujets transverses et allocation des ressources | Membres de la direction | Décider |
| 10 min | Que disons-nous au reste de l’entreprise ? | CEO | Décider |
| 10 min | Récapitulatif des décisions et des responsables | Chief of staff ou preneur de notes | Informer |
Suivi : Partager sous 24 heures les décisions, et ce que chaque équipe doit savoir.
15. Ordre du jour du point projet avec les parties prenantes
Il s’agit de la réunion mensuelle destinée aux sponsors et aux parties prenantes, pas à l’équipe projet. Le point d’avancement de l’exemple 4 couvre la progression au quotidien. Celui-ci couvre le budget, les risques et les approbations.
Durée : 30 minutes · Fréquence : Mensuelle
Objectif : Donner aux sponsors une vue sur le budget, les risques et le périmètre, et faire approuver les changements.
Participants : Chef de projet, sponsor et principales parties prenantes
| Temps | Point | Responsable | Résultat |
|---|---|---|---|
| 5 min | État global par rapport au plan | Chef de projet | Informer |
| 10 min | Budget : dépensé, restant et prévisionnel | Chef de projet | Informer |
| 10 min | Principaux risques : qu’est-ce qui a changé ? | Chef de projet | Discuter |
| 5 min | Changements de périmètre, de calendrier ou de budget à approuver | Sponsor | Décider |
Suivi : Consigner les changements approuvés dans le plan du projet et informer l’équipe de ce qui a changé.
Comment utiliser ces exemples
Un ordre du jour est plus utile lorsque les participants le reçoivent à l’avance et le suivent pendant la réunion. Une étude de 2009 menée par Leach et ses collègues, publiée dans le Journal of Business and Psychology, a montré que l’utilisation d’un ordre du jour était associée à une efficacité perçue plus élevée des réunions.
Quelques habitudes qui aident :
- L’envoyer la veille : laissez aux gens le temps de se préparer, et demandez-leur d’ajouter leurs points avant une date limite ;
- Tenir un parking : notez les points hors sujet dans une liste et décidez à la fin de la suite à donner à chacun ;
- Conclure sur les responsables et les dates : relisez chaque action avant que les participants ne partent.
Dans le Work Trend Index 2023 de Microsoft, 55 % des personnes interrogées ont déclaré que les prochaines étapes étaient floues à la fin d’une réunion, et les réunions inefficaces arrivaient en tête des facteurs qui nuisent à la productivité.
De l’ordre du jour aux actions à mener
Un ordre du jour indique à chacun ce dont il faut discuter. Il ne consigne pas ce qui a été décidé, qui s’est engagé à faire quoi, ni quel point a manqué de temps. Tout cela finit généralement dans les notes d’une seule personne, prises alors qu’elle essayait aussi de participer.
MeetGeek vous aide à capturer ce qui se passe pendant vos réunions. Il peut enregistrer et transcrire les appels Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, puis générer des résumés avec les décisions et les actions à mener. Sur les offres payantes, les modèles de réunion MeetGeek vous permettent de définir l’ordre du jour, les temps forts et les sections du résumé pour chaque type de réunion, et MeetGeek peut associer automatiquement chaque appel au bon modèle. Votre réunion d’équipe hebdomadaire donne ainsi lieu à un résumé de réunion d’équipe, et votre appel client à un résumé client.
Après l’appel, vous pouvez envoyer les notes et les actions vers des outils comme Notion ou HubSpot sur les offres payantes, ou configurer une Meeting Skill comme le Weekly Recap & Action Digest pour rassembler les points en suspens de plusieurs réunions. Ce récapitulatif peut ensuite servir de premier point à l’ordre du jour de la semaine suivante. L’offre gratuite comprend 3 heures de transcription par mois.
Points clés à retenir
- Un ordre du jour utile indique le temps, le responsable et le résultat attendu de chaque point, pas seulement les sujets ;
- Formuler les points sous forme de questions et signaler ceux qui demandent une décision aide les participants à se préparer ;
- Le total des durées doit correspondre au créneau réservé, pour que les derniers points ne soient pas bâclés ;
- Envoyer l’ordre du jour la veille laisse aux participants le temps de se préparer et d’ajouter leurs propres points ;
- Chaque réunion devrait se terminer par des actions qui ont un responsable et une échéance.
Questions fréquentes
Que doit contenir un ordre du jour de réunion ?
Un ordre du jour de réunion doit indiquer l’objectif de la réunion, les participants, les points à aborder avec le temps prévu pour chacun, qui mène chaque point et ce que chaque point doit permettre d’obtenir. Ajouter une ligne de suivi permet de savoir clairement qui envoie les notes et les actions après la réunion.
Combien de temps à l’avance faut-il envoyer un ordre du jour de réunion ?
La veille est un bon point de départ pour la plupart des réunions d’équipe, afin que chacun puisse se préparer et ajouter ses propres points. Les réunions de conseil et de comité ont souvent des délais de convocation fixés par les statuts, et les réunions complexes avec des documents préparatoires demandent généralement quelques jours.
Combien de points doit compter un ordre du jour de réunion ?
Il n’y a pas de nombre fixe, mais un bon point de départ est de trois à six points pour une réunion de 30 à 60 minutes. Si les durées estimées dépassent celle de la réunion, retirez ou reportez certains points plutôt que de les traiter à la hâte.
Peut-on utiliser le même ordre du jour pour chaque réunion récurrente ?
Oui, une structure fixe fonctionne bien pour les réunions récurrentes comme les réunions d’équipe hebdomadaires, les stand-ups et les entretiens individuels, car chacun sait ce qu’il doit préparer. Gardez la structure et mettez à jour les points à chaque fois, en commençant par les actions de la dernière réunion.
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