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Gehören Meetings zu Ihrem Arbeitsalltag, aber Sie wissen nicht genau, wie diese strukturiert sein sollten oder was sie beinhalten müssen? Lesen Sie diesen Artikel und sichern Sie sich Ihre Vorlage für Meeting-Notizen!


Besprechungsnotizen und Protokolle – ihre formellere Variante – dienen nicht nur der Dokumentation, sondern machen Meetings erst wirklich nützlich und effektiv.
Wie oft haben Sie schon versucht, sich an ein vergangenes Meeting zu erinnern und dachten: Worum ging es da eigentlich? Das liegt daran, dass Menschen dazu neigen, etwa die Hälfte der neuen Informationen innerhalb von sechzig Minuten wieder zu vergessen. Dieser Wert kann innerhalb eines Tages auf bis zu 70 % ansteigen.
Erfahren Sie, wie Sie die Vergessenskurve überwinden, indem Sie Ihre Besprechungsnotizen mit unseren Vorlagen, Tipps und Best Practices optimieren!
Egal, ob Sie für das Erstellen von Besprechungsnotizenverantwortlich sind, es gibt einige allgemeine Richtlinien, die Sie immer befolgen sollten. Schauen wir uns diese genauer an.
Besprechungsprotokolle sollten den wertvollen Informationsaustausch während eines Meetings hervorheben, indem sie eine klare und prägnante Zusammenfassung der besprochenen Themen bieten.
Als Protokollführer sollten Sie diese Aufgabe praktisch und objektiv angehen. Auch wenn Sie alle notwendigen Vorbereitungen für das Protokollieren treffen, ist das, was während des Meetings geschieht, am wichtigsten.
Detaillierte und organisierte Notizen können nutzlos sein, wenn Sie den Kontext der Diskussion, die eigentliche Absicht hinter den Aussagen der Teilnehmer und andere relevante Details nicht berücksichtigen.
Notieren Sie alle Themen, zu denen noch keine Entscheidung getroffen wurde, sowie offene Fragen, die noch geklärt werden müssen. Auf diese Weise stellen Sie die Kontinuität der Arbeit Ihres Teams sicher und schlagen eine Brücke zwischen dem vergangenen und dem nächsten Meeting.
Vielleicht sind Sie versucht, alles, was während der Meetings passiert, bis ins kleinste Detail festzuhalten, aber genau darum geht es nicht.
Gute Besprechungsprotokolle sind Zusammenfassungen, die man später lesen kann, um sich ein vollständiges Bild aller vorangegangenen Meetings zu machen.
Fassen Sie sich kurz, bleiben Sie klar und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Punkte, während Sie irrelevante Details weglassen. Halten Sie alle Entscheidungen, Aufgaben, nächsten Schritte und andere relevante Themen fest. Überprüfen und bearbeiten Sie die Notizen, um sicherzustellen, dass sie präzise und vollständig sind. Fügen Sie alle Ressourcen oder Dokumente hinzu, die während des Meetings erwähnt wurden.
Verantwortlichkeit bedeutet, dass jeder über die anstehenden Aufgaben, die Anforderungen zu deren Erfüllung und den Zeitplan für deren Abschluss im Bilde ist. Wenn alles schriftlich festgehalten ist, gibt es kaum ein Entkommen.
Besprechungsprotokolle können auch dazu verwendet werden, den Fortschritt zu verfolgen, was sicherstellt, dass Probleme zeitnah und effektiv angegangen werden können. Indem sie ein Gefühl der Dringlichkeit vermitteln, können Protokolle als Motivationsquelle dienen, um den Erfolg des Teams zu sichern.
Verantwortlichkeit stärkt das Vertrauen im gesamten Team, denn wenn jeder weiß, dass man sich aufeinander verlassen muss, werden die Aufgaben nach dem Meeting eher ernst genommen.

Meeting-Notizen können als Aufgabenliste dienen, die Teammitglieder dazu anregt, bei Bedarf zusammenzuarbeiten, dringende Aufgaben zu priorisieren und die verfügbaren Ressourcen des Unternehmens optimal zu nutzen.
Apropos Produktivität: Es ist unerlässlich, gute Meeting-Notizen zu machen, die man später auch tatsächlich verwenden kann. Mit KI-Notiztools und Meeting-Assistenten wie MeetGeek werden Ihre Meetings nicht nur automatisch aufgezeichnet und transkribiert, sondern auch die wichtigsten Punkte, Fragen und Kommentare anhand der von Ihnen bereitgestellten Schlüsselwörter extrahiert. So müssen Sie nie wieder manuell Meeting-Notizen anfertigen.

Meeting-Notizen ermöglichen es allen Mitarbeitern – auch denjenigen, die nicht an einem Meeting teilnehmen konnten –, über getroffene Entscheidungen und besprochene Themen auf dem Laufenden zu bleiben.
Wenn Meeting-Informationen allen Teammitgliedern zugänglich sind und jeder die Ziele des Unternehmens kennt, fühlen sich die Mitarbeiter wohler dabei, ihre Meinung und Bedenken zu äußern. Dies stellt sicher, dass alle in jeder Phase eines Projekts auf dem gleichen Stand sind.
Viele öffentliche Einrichtungen verlassen sich zur rechtlichen Absicherung auf Protokolle, und auch für private Unternehmen können Besprechungsnotizen einen ähnlichen Zweck erfüllen.
Klare Nachweise über getroffene Entscheidungen, Maßnahmen und Vereinbarungen können helfen, Streitigkeiten zwischen Parteien beizulegen, indem sie belegen, was besprochen und vereinbart wurde. Darüber hinaus dienen sie als Dokumentation des Entscheidungsprozesses, die auch vor Gericht zur Klärung des Sachverhalts herangezogen werden kann.
Deshalb ist es wichtig, Besprechungsnotizen so präzise wie möglich zu führen; Unstimmigkeiten oder Fehler könnten vor Gericht gegen Sie verwendet werden. Achten Sie darauf, alle Notizen zu unterzeichnen und zu datieren, da dies im Falle eines Rechtsstreits von entscheidender Bedeutung sein kann.
Es gibt einige Punkte, die Sie in Ihren Notizen festhalten sollten, unabhängig davon, ob Sie diese manuell erstellen oder eine App für Besprechungsnotizen dafür verwenden:
Notieren Sie Datum und Uhrzeit der Besprechung ganz oben in Ihren Notizen. Am besten verwenden Sie ein einheitliches Format, wie Tag/Monat/Jahr (TT.MM.JJJJ) gefolgt von der Uhrzeit (HH:MM), zum Beispiel Mittwoch, 12. Juli 2023, 10:00 Uhr. Sie können bei Bedarf auch die Zeitzone oder den Besprechungsort hinzufügen.
Am besten listen Sie die Teilnehmer alphabetisch sortiert auf. So können Sie schnell nachvollziehen, wer anwesend war und wer welche Beiträge geleistet hat. Alternativ können Sie die Teilnehmer auch nach ihren Rollen oder Funktionen ordnen.
Listen Sie Ihre Tagesordnungspunkte und Diskussionsthemen in Stichpunkten auf und achten Sie auf ein klares, gut lesbares Format. Verwenden Sie Überschriften, um Abschnitte zu trennen, und versuchen Sie, sich bei jedem Thema auf ein oder zwei Stichpunkte zu beschränken. Vergessen Sie nicht, alle relevanten Details und Informationen einzufügen.
PROFI-TIPP: Wenn es einmal schnell gehen muss und Sie keine Zeit haben, Ihr Protokoll vorzubereiten, können Sie Ihre Tagesordnung als Vorlage für das Meetingprotokoll verwenden, um das Meeting zu sichern.
Sie können Ihre Tagesordnung mit Ihrem MeetGeek -Konto synchronisieren, damit Sie nie aus den Augen verlieren, was wichtig ist! Unser KI-gestützter virtueller Meeting-Assistent zeichnet alle Ihre Meetings auf, transkribiert, analysiert und fasst sie zusammen, sodass Sie nie wieder an einem unproduktiven Meeting teilnehmen müssen!

Das Ziel ist ein klarer und strukturierter Überblick über alle im Meeting besprochenen Aufgaben, damit die Verantwortlichen leicht auf die Notizen zurückgreifen und tätig werden können. Streben Sie folgendes Format an:
Um das Protokollieren zu erleichtern, werfen Sie vor Ihrem nächsten Meeting einen Blick auf diese Vorlagen für Besprechungsprotokolle.
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Uhrzeit: [HH:MM]
Ort:
Teilnehmer:
Tagesordnung:
1. Fragen zum Einstieg
- Falls Sie Anregungen für Fragen zum Einstieg benötigen, schauen Sie sich diese hier an!
2. Updates:
- Update #1
- Update #2
- Update #3
3. Diskussionsthemen:
- Punkt #1
- Punkt #2
- Punkt #3
4. Aufgaben:
- Aufgabe #1
- Aufgabe #2
- Aufgabe #3
5. Nächste Schritte
- Alle Aufgaben, Verantwortliche und Fälligkeitsdaten auflisten
- Beispiel: Alyssa muss das Design für das neue Produkt bis zum 01.01.2024 fertigstellen
6. Benötigte Ressourcen für die nächsten Schritte
7. Fragen & Antworten
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Uhrzeit: [HH:MM Uhr]
Teilnehmer: [Vor- und Nachnamen + Titel]
Abwesende: [Vor- und Nachnamen + Titel]
1. ERÖFFNUNG DER SITZUNG
2. ERÖFFNUNGSREDE [Zusammenfassung]
3. GENEHMIGUNG DES PROTOKOLLS DER VORHERIGEN SITZUNG [TT.MM.JJJJ]
- Antrag: Genehmigung des Protokolls in der vorliegenden oder geänderten Fassung
- Antrag gestellt von: [Vor- und Nachname + Titel der Person, die den Antrag gestellt hat]
- Unterstützt durch: [Vor- und Nachname + Titel der Person, die den Antrag unterstützt hat]
- Antrag angenommen/abgelehnt
4. ERGÄNZUNGEN ZUR AKTUELLEN TAGESORDNUNG [kann als Aufzählungspunkte aufgelistet werden]
5. GENEHMIGUNG DER TAGESORDNUNG
- Antrag: Die Tagesordnung wie verteilt oder geändert zu genehmigen
- Antrag gestellt von: [Vor- und Nachname + Titel der Person, die den Antrag gestellt hat]
- Unterstützt durch: [Vor- und Nachname + Titel der Person, die den Antrag unterstützt hat]
- Antrag angenommen/abgelehnt
6. ANGELEGENHEITEN AUS DER VORHERIGEN SITZUNG
Punkte aus früheren Sitzungen, die eine weitere Diskussion erfordern, einschließlich offener Fragen
7. DISKUSSIONSPUNKTE
- Fassen Sie die Diskussion zusammen und gliedern Sie sie in einzelne Themenbereiche
- Alle Anträge einbeziehen
- Alle relevanten Fristen, Namen der verantwortlichen Personen und Anweisungen für das weitere Vorgehen einbeziehen.
- Auf relevante Ressourcen hinweisen oder entsprechende Links hinzufügen
8. SCHLUSS DER SITZUNG
- Zeitpunkt des Sitzungsendes notieren
9. NÄCHSTE SITZUNG [Datum & Uhrzeit]
10. SONSTIGE ANMERKUNGEN
11. UNTERSCHRIFTEN
- Vorsitz:
- Protokollführung:
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Uhrzeit: [HH:MM Uhr]
Anwesende: [Vor- und Nachnamen + Titel]
Abwesende: [Vor- und Nachnamen + Titel]
Vorsitz: [Vor- und Nachname + Titel]
I. Eröffnung der Sitzung
Die Sitzung wurde durch ___________________ um ___________________ Uhr eröffnet.
II. Genehmigung des Protokolls
Das Protokoll der vorangegangenen Sitzung wurde genehmigt/geändert.
III. Berichte
1. Kassenbericht
- Der Schatzmeister berichtete über die finanzielle Lage des Unternehmens und legte folgende Unterlagen bei: [zusätzliche Ressourcen]
2. Ausschussberichte
- Der Vorsitzende bat jeden Ausschussvertreter um einen kurzen Überblick über die seit der letzten Sitzung erzielten Ergebnisse: [zusätzliche Ressourcen]
IV. Unerledigte Punkte aus vorangegangenen Vorstandssitzungen
1. ___________________
2. ___________________
3. ___________________
V. Sonstige Themen
1. ___________________
2. ___________________
3. ___________________
VI. Bekanntmachungen
1. ___________________
2. ___________________
3. ___________________
VII. Sitzungsende
Die Sitzung endete um ___________________
VIII. Unterschriften
- Vorsitz ___________________
- Vorstandsmitglieder ___________________
- Schriftführung___________________
Datum: _______________________
Uhrzeit: _______________________
Ort: ___________________
Teilnehmende: _________________________
Tagesordnungspunkte:
1. ___________________________________
2. __________________________________
3. __________________________________
Diskussion und Entscheidungen:
1. ___________________________________
2. __________________________________
3. __________________________________
Nächste Schritte:
1. ___________________________________
2. __________________________________
3. __________________________________
Aufgaben:
1. ___________________________________
2. __________________________________
3. __________________________________
Das Erstellen von Besprechungsprotokollen will gelernt sein. Anpassbare Vorlagen, die jederzeit griffbereit sind, sollten dabei Ihr Ass im Ärmel sein.
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