Encuentra la plantilla perfecta para notas de reuniones

^{Fuente de la imagen: creaciones de personas en Freepik}

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Las notas y actas de las reuniones (sus equivalentes más formales) no solo existen para mantener un registro de las reuniones, sino también para que sean útiles e impactantes.

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¿Cuántas veces has intentado recordar una reunión pasada y has pensado: ¿de qué iba eso? Eso es porque la gente tiende a olvidar la mitad de la nueva información aprenden en sesenta minutos. Este número puede ir hasta 70% dentro de un día.

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Aprenda a desafiar la olvidar la curva ¡actualizando las notas de tus reuniones con nuestras plantillas, consejos y mejores prácticas!

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Por qué necesita buenas notas para las reuniones: mejores prácticas

Ya sea que estés a cargo de tomar las notas o las actas de las reuniones, hay algunas pautas generales que tendrás que seguir en todo momento. Echemos un vistazo más de cerca a lo que son.

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1. Resalte el valioso intercambio de información

Las notas de las reuniones deben resaltar el valioso intercambio de información que tuvo lugar durante las reuniones al proporcionar un resumen claro y conciso de los temas discutidos.

Como tomador de notas designado, debe analizar esta tarea de manera práctica y objetiva. Aunque tomes todas las medidas necesarias para prepararte para el proceso de toma de notas, lo que más importa es lo que hagas durante la reunión.

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Tomar notas detalladas y organizadas puede resultar inútil si no se tiene en cuenta el contexto de la discusión, la verdadera intención detrás de lo que dicen los participantes de la reunión y cualquier otro detalle relevante de la reunión.

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Toma nota de cualquier tema sobre el que no hayas llegado a una conclusión, así como de cualquier pregunta abierta que aún requiera tu atención. De esta manera, puedes garantizar la continuidad de los esfuerzos de tu equipo y cerrar la brecha entre la reunión anterior y la próxima.

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2. Resuma las discusiones para referencia futura

Es posible que sienta la tentación de ir más allá para capturar todo lo que sucede durante sus reuniones, pero ese no es el punto.

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Las buenas notas de las reuniones son un resumen, que las personas pueden leer más adelante para tener una visión completa de todas las reuniones anteriores.

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Tome notas concisas, claras y centradas en los puntos clave, evitando detalles irrelevantes. Registra todas las decisiones, los elementos de acción, los próximos pasos y otros temas relevantes. Revisa y edita las notas para asegurarte de que son precisas y completas. Incluya todos los recursos o documentos que se mencionaron durante la reunión.

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3. Promover la rendición de cuentas

La rendición de cuentas implica que todos conozcan las tareas que tienen entre manos, lo que se necesita para lograrlas y el cronograma para completarlas. Cuando todo está por escrito, casi no hay forma de evitarlo.

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Las notas de las reuniones también se pueden utilizar para hacer un seguimiento del progreso, lo que garantiza que los puntos débiles se puedan abordar de manera oportuna y eficaz. Al inculcar un sentido de urgencia entre los miembros del equipo, las actas de las reuniones pueden actuar como fuente de motivación para garantizar el éxito del equipo.

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La responsabilidad ayuda a generar confianza en todo el equipo porque cuando todos saben que necesitan confiar unos en otros, es más probable que se tomen en serio sus responsabilidades posteriores a la reunión.

4. Aumente la productividad

Las notas de las reuniones pueden servir como una lista de tareas pendientes que incita a los miembros del equipo a trabajar juntos cuando sea necesario, a priorizar las tareas urgentes y a aprovechar al máximo los recursos disponibles de la empresa.

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Hablando de productividad, es obligatorio tomar buenas notas de las reuniones que realmente puedas usar más adelante. Nuestro asistente de reuniones virtual MeetGeek no solo graba y transcribe automáticamente sus reuniones, sino que también extrae los puntos clave, las preguntas y los comentarios utilizando las palabras clave que proporciona. De esta forma, no tendrás que volver a pensar en tomar notas de las reuniones manualmente.

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5. Mantenga la transparencia de su negocio

Las notas de las reuniones permiten a todos los empleados, incluso a aquellos que no pueden asistir a una reunión, mantenerse informados sobre las decisiones que se han tomado y los temas que se han discutido.

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Cuando la información de las reuniones está disponible para todos los miembros del equipo y todos conocen las metas y los objetivos de la empresa, las personas se sienten más cómodas expresando sus opiniones e inquietudes. Esto garantiza que todos estén en sintonía en todas las etapas de un proyecto.

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6. Obtenga protección legal

Muchas entidades públicas confían en las actas de las reuniones para obtener protección legal, y las empresas privadas pueden usar sus notas de reuniones de manera similar.

Tener pruebas claras de las decisiones, acciones y acuerdos tomados en una reunión en particular puede ayudar a resolver las disputas entre las partes al proporcionar pruebas de lo que se discutió y acordó. Además, proporcionan un registro del proceso de toma de decisiones, que también se puede utilizar en los tribunales para establecer los hechos de un caso.

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Por eso es importante ser lo más preciso posible al registrar las notas de la reunión; cualquier discrepancia o error podría ser utilizado en su contra en el tribunal. Asegúrese de firmar y fechar todas las notas de la reunión, ya que esto puede salvarle la vida en caso de litigio.

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¿Qué debe incluirse en las notas de las reuniones?

Hay varias cosas que debe incluir en las notas de la reunión para estructurarlas de manera lógica, clara y coherente. De la siguiente manera:

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A. Fecha y hora de la reunión

Escriba la fecha y la hora de la reunión en la parte superior de las notas de la reunión. Es mejor optar por un formato uniforme para la fecha y la hora, como día/mes/año (dd/mm/aaaa) seguido de la hora (hh:mm AM/PM), por ejemplo, el miércoles 12 de julio de 2023 a las 10:00 a.m. También puedes incluir la zona horaria o el lugar de la reunión (si corresponde).

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B. Nombres de los participantes

El mejor formato para incluir a los participantes en las notas de la reunión es escribir los nombres de cada participante en orden alfabético. Esto le ayudará a comprobar rápidamente quién asistió a la reunión y a llevar un registro de quién dijo qué. Como alternativa, puede organizar a los participantes de la reunión según sus funciones o cargos.

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C. Temas del orden del día de la reunión y temas discutidos

Enumere los puntos de la agenda y los puntos de discusión con viñetas y busque un formato claro y fácil de leer. Usa encabezados para separar las secciones e intenta mantener cada tema en una o dos viñetas. No olvides incluir todos los detalles e información relevantes.

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CONSEJO PROFESIONAL: Si alguna vez tienes prisa y no tienes tiempo para planificar con antelación las actas de la reunión, puedes usar la agenda de la reunión como plantilla de actas de la reunión para guardar la reunión..

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Puede sincronizar la agenda de su reunión con su MeetGeek cuenta, ¡para que nunca pierdas de vista lo que es importante! ¡Nuestro asistente virtual de reuniones con IA graba, transcribe, analiza y resume todas sus reuniones para que nunca más tenga que participar en una reunión improductiva!

D. Temas de acción

El objetivo es tener una visión general clara y organizada de todas las tareas discutidas durante la reunión y facilitar que las partes responsables consulten las notas y tomen medidas. Este es el formato al que debes aspirar:

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• Lista de los elementos de acción discutidos
• Nombre de la persona responsable de completar cada tarea
• Incluya cualquier fecha límite asociada a cada tarea
• Señale los recursos o la información adicional necesarios para completar el proceso.

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Plantillas para notas de reuniones

Para facilitar el proceso de toma de notas, consulta estas plantillas de actas de reuniones antes de tu próxima reunión.

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1. Plantilla de actas de reuniones informales

Fecha: [dd/mm/aaaa]
Hora: [h:mm AM/PM]
Ubicación:
Asistentes: 

‍Agenda de la reunión:

‍‍1. Preguntas sobre el registro

- Si necesitas ideas para hacer preguntas para registrarte, echa un vistazo a estos!

2. Actualizaciones:
- Actualización #1
- Actualización #2
- Actualización #3

3. Temas de discusión:
- Elemento #1
- Elemento #2
- Elemento #3

4. Elementos de acción:
- Elemento #1
- Elemento #2
- Elemento #3

5. Próximos pasos
- Enumere todos los elementos de acción, las personas responsables y la fecha límite
- Ejemplo: Alyssa debe terminar el diseño del nuevo producto antes del 1 de enero de 2024

6. Recursos necesarios para completar los próximos pasos

7. Preguntas y respuestas

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2. Plantilla detallada de actas de reuniones (formal)

Fecha: [dd/mm/aaaa]
Hora: [h:mm AM/PM]
Asistentes: [Nombre y apellidos + títulos]
Ausentes: [Nombre y apellidos + títulos]
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‍1. LLAMAR PARA HACER UN PEDIDO
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2. DISCURSO DE APERTURA [resumen]

3. APROBACIÓN DEL ACTA DE LA REUNIÓN ANTERIOR [dd/mm/aaaa]
- Moción: aprobar el acta tal como ha sido distribuida o enmendada
- Moción de: [nombre y apellido + título de la persona que presentó la moción]
- Apoyado por: [nombre y apellido + título de la persona que presentó la moción]
- Movimiento realizado o derrotado

4. ADICIONES A LA AGENDA ACTUAL [se pueden enumerar como viñetas]

5. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
- Moción: Aprobar la agenda tal como se distribuyó o enmendó
- Moción de: [nombre y apellido + título de la persona que presentó la moción]
- Apoyado por: [nombre y apellido + título de la persona que presentó la moción]
- Movimiento realizado o derrotado

6. ASUNTOS DE LA REUNIÓN ANTERIOR
‍Temas de reuniones anteriores que requieren más discusión, incluidas las preguntas abiertas

7. TEMAS DE DEBATE
- Resuma la discusión y organícela en temas distintos
- Incluir todas las mociones
- Incluya todos los plazos aplicables, los nombres de las personas responsables y las instrucciones de seguimiento.
- Señale cualquier recurso relevante o añada los enlaces a ellos

8. APLAZAMIENTO
- Registrar la hora en que se suspendió la reunión

9. PRÓXIMA REUNIÓN [fecha y hora]

10. OTRAS NOTAS

11. FIRMAS
- Presidenta:
- Secretaria:

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3. Plantilla para actas de reuniones de la junta

Fecha: [dd/mm/aaaa]
Hora: [h:mm AM/PM]
Asistentes: [Nombre y apellidos + títulos]
Ausentes: [Nombre y apellidos + títulos]
Presidenta: [Nombre y apellidos + título]
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‍I. Llamar para hacer un pedido
‍El Presidente ___________________ declara abierta la sesión a las ___________________.

‍II. Aprobación de las actas anteriores
‍Se aprobaron o modificaron las actas de la reunión anterior.

‍III. Informes
1. Informe del tesorero
- El tesorero informó sobre la situación financiera de la empresa y adjuntó los siguientes documentos: [recursos adicionales]

2. Informes del comité
- La Presidenta pidió a cada representante del comité que proporcionara una breve reseña de sus logros desde la reunión anterior: [recursos adicionales]

‍IV. Viejos asuntos de reuniones anteriores de la junta
1. ___________________
2. ___________________
3. ___________________

‍V. Nuevos asuntos
1. ___________________
2. ___________________
3. ___________________

VI. Anuncios
1. ___________________
2. ___________________
3. ___________________

‍‍VII. Aplazamiento
‍Se suspende la sesión a las ___________________

‍VIII. Firmas
- Presidenta ___________________
- Miembros de la junta ___________________
- Secretario___________________

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4. Plantilla sencilla para actas de reuniones

Fecha de la reunión: _______________________
Hora de reunión: _______________________
Lugar de la reunión: ___________________
Participantes: _________________________


‍Temas del orden del día:
‍1. ___________________________________
2. __________________________________
3. __________________________________

‍Discusión y decisiones:
1. ___________________________________
2. __________________________________
3. __________________________________

‍‍Próximos pasos:
1. ___________________________________
2. __________________________________
3. __________________________________

Elementos de acción:
1. ___________________________________
2. __________________________________
3. __________________________________

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¡Haga que las notas de las reuniones sean fáciles con MeetGeek!

Tomar notas de reuniones es un proceso de aprendizaje, y tener plantillas de notas de reuniones personalizables disponibles en todo momento debería ser el as que tienes bajo la manga.

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