Cómo grabar una reunión de Teams con cualquier suscripción a Microsoft 365

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En este artículo, le mostraremos cómo grabar una reunión de Teams como un profesional. Tanto si eres un estudiante que quiere grabar conferencias importantes como si eres un profesional que quiere repasar las conversaciones importantes con tu equipo o tus clientes, tenemos lo que necesitas.

¡Sigue leyendo mientras desentrañamos los secretos detrás de la grabación de las reuniones de Microsoft Teams!

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¿Puedes grabar una reunión de Teams?

Puedes grabar las reuniones de Teams y hay dos formas de hacerlo: manualmente, mediante la grabadora integrada de Microsoft Team, y automáticamente, con la ayuda de un asistente de reuniones externo, como Conoce a Geek.

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¿Quién puede grabar las reuniones de Teams?

Antes de empezar a grabar en Microsoft Teams para reunirse con la grabadora integrada, hay algunos criterios que debe cumplir:

• Tener la licencia correcta: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Essentials, M365 Business o Business Premium
• Tener la grabación habilitada por el administrador de TI de su organización.

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La capacidad de grabar está restringida al organizador de la reunión o a personas de la misma organización.

Si eres un invitado a la reunión, trabajas para otra organización o eres un participante anónimo, pasa a la segunda parte de este artículo para obtener información sobre cómo puedes superar las limitaciones de Microsoft.

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¿Se puede grabar una reunión de Teams sin permiso?

Nos alegra que lo hayas preguntado, y la respuesta a esta pregunta es sencilla: no deberías hacerlo. Ya sea que decidas grabar las reuniones de forma manual o automática, para evitar graves repercusiones legales, todos los participantes deben saber que están siendo grabadas.

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El mejor enfoque es informar a todos de antemano sobre su intención de capturar la reunión y explicar cómo se utilizará la grabación. Al comienzo de la reunión de Microsoft Teams, recuerda a los participantes las ventajas de grabar la conversación y la ventaja que puede resultar tener una transcripción automática disponible para todo el equipo.

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Si necesitas más orientación sobre este asunto, aquí tienes 15 exenciones de responsabilidad ¡en los que puedes inspirarte!

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NOTA: Para evitar cualquier problema legal, asegúrese siempre de contar con el debido consentimiento de todos los asistentes. Los diferentes países tienen diferentes leyes y reglamentos en materia de privacidad, y grabar una reunión de Teams en secreto puede conllevar responsabilidades civiles o incluso sanciones penales. 

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Cómo grabar reuniones de Microsoft Teams

Antes de grabar las reuniones de Microsoft Teams, esta es una lista de verificación rápida que puedes revisar:

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• Asegúrate de tener la versión más reciente de la aplicación Microsoft Teams instalada en tu dispositivo. Puedes descargarlo fácilmente del sitio web de Microsoft Teams o de la tienda de aplicaciones de tu dispositivo móvil.

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• Su dispositivo debe estar equipado con un micrófono y una cámara funcionales para participar activamente en la reunión y realizar grabaciones eficaces.. La mayoría de los ordenadores portátiles y smartphones ya los tienen integrados, pero si la calidad de audio o vídeo no es la adecuada, considera la posibilidad de utilizar un micrófono o una cámara externos.

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• Una buena conexión a Internet es crucial para una grabación exitosa. Comprueba que tienes una conexión a Internet estable con suficiente ancho de banda. Sin ella, es posible que experimente una calidad inferior o que encuentre dificultades.

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A. Cómo grabar manualmente una reunión de Teams

Paso 1: Abra Microsoft Teams para iniciar o unirse a una reunión de Teams

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Paso 2: Busca la barra de controles de la reunión en la parte superior de la pantalla y haz clic en Más acciones botón (tres puntos horizontales en el lado derecho de la pantalla).

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Paso 3: Elige el Comenzar a grabar opción.

Tan pronto como lo haga, aparecerá una notificación para todos los demás participantes en la reunión, informándoles amablemente de que la sesión se está grabando.

NOTA: No podrá realizar más de una grabación de pantalla de la misma reunión simultáneamente. Una vez que alguien comience a grabar una reunión, esa grabación se guardará en la nube y todos los participantes podrán acceder a ella.

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Paso 4: Para finalizar la grabación, basta con seguir de nuevo el paso 2 y elegir la opción de Detener la grabación.

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NOTA: La función de grabación permanece activa aunque la persona que la inició abandone la reunión. Además, la grabación se detendrá automáticamente tan pronto como todos hayan abandonado la reunión de Teams. En caso de que alguien se olvide de salir de la reunión, la grabación se detendrá automáticamente después de cuatro horas.

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¿A dónde van las grabaciones de Teams?

El lugar donde se almacenan las reuniones grabadas depende del tipo de reunión que haya tenido. Vamos a desglosarlo:

• Si ha tenido una reunión de canal, la grabación se almacenará en SharePoint.
• Para todos los demás tipos de reuniones, excepto las reuniones de canal, la grabación se almacenará en OneDrive.
• Si la reunión tiene lugar en un canal, encontrará las grabaciones en el chat de la reunión o en la conversación del canal.

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¿Cómo gestionar la caducidad de la grabación de una reunión de Teams?

Las reuniones de Microsoft Teams tienen una fecha de caducidad y por una buena razón: para proteger tu información confidencial. Antes de eliminar la grabación de una reunión, tanto tú como los miembros del Teams recibiréis un aviso.

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Sin embargo, hay una forma de evitar esto, ya que puedes ajustar la fecha de caducidad. Simplemente navegue hasta el Detalles página haciendo clic en la propia grabación o seleccionando la Información útil icono. Como alternativa, también puedes encontrar la grabación en SharePoint o OneDrive y, desde allí, hacer clic en Detalles.

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En la página de detalles, encontrarás un menú desplegable que ofrece la opción de modificar la fecha de caducidad del vídeo. Si quieres conservar tus grabaciones para siempre, tienes la opción de eliminar por completo la fecha de caducidad.

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Comprenda las limitaciones de la grabación de Microsoft Teams

Hay algunas cosas más que debe tener en cuenta antes de usar la grabadora incorporada, a saber:

• Antes de grabar la reunión, los participantes deben obtener el consentimiento del organizador
• Las pizarras blancas y las notas compartidas no se incluirán en la grabación.
• La duración de una sola grabación está limitada a cuatro horas
• No puedes grabar las transmisiones de vídeo de más de cuatro participantes a la vez
• Ocasionalmente, puede experimentar dificultades con la grabación de audio
• Si alguno de los asistentes tiene una política con respecto a la grabación de cumplimiento, la reunión se grabará en función de esa política, independientemente de si el asistente es de otra organización.

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B. Cómo grabar automáticamente una reunión de Teams

¿Sabía que el empleado promedio asiste a un promedio de 62 reuniones por mes? Si confías en las reuniones para trabajar, es probable que necesites mucho más que la función de grabación integrada de Microsoft Teams.

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Aquí es donde MeetGeek comes in, el asistente virtual de reuniones con IA que se encarga de todo: unir, grabar, transcribir, resumir y almacenar la información de la reunión.

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Independientemente de su plan de suscripción de Microsoft Teams o de su función en la reunión, MeetGeek se integra a la perfección en su conjunto de herramientas y facilita el proceso de grabación de sus reuniones. Vamos a explicarte el proceso.

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Paso 1: regístrese para obtener una cuenta MeetGeek

Para empezar a usar MeetGeek, tendrás que crear una cuenta. Es un proceso rápido y sencillo que solo lleva unos segundos. Solo tienes que iniciar sesión de forma gratuita con tu cuenta de Microsoft o Google y ya estás listo.

Paso 2: conecta tu calendario

La sincronización de su calendario con MeetGeek facilita la visualización de todas sus reuniones dentro de la aplicación, ya sea que estén programadas en Microsoft Teams, Zoom o Google Meet. Tienes la opción de grabar todas tus reuniones o seleccionar algunas específicas. De esta forma, MeetGeek solo puede grabar las reuniones que considere relevantes.

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Para unirse a reuniones improvisadas de Teams a través de un enlace de conferencia, pega el enlace en la barra «Añadir a una reunión ad hoc en vivo» del Próximas reuniones menú.

Paso 3: Únase a la reunión

Una vez que comience la reunión, nuestro asistente MeetGeek se unirá automáticamente y comenzará a grabar. Esto sucede después de que el anfitrión de la reunión reciba una notificación y dé su aprobación.

Después, puede continuar con su reunión con normalidad, mientras su asistente de MeetGeek toma notas con diligencia y graba su conversación en segundo plano.

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Paso 4: Siéntate y deja que suceda la magia

Una vez que concluya la reunión, en un plazo de 5 a 7 minutos, todos los participantes recibirán un correo electrónico con un resumen de la reunión, cuidadosamente elaborado por los algoritmos de inteligencia artificial de MeetGeek. Además, las grabaciones de las reuniones de Teams estarán disponibles en tu cuenta de MeetGeek, lo que te permitirá volver a visitarla cuando sea necesario.

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Desde allí, puedes compartir la grabación con cualquier persona que elijas, ya sea de tu organización o no.

Haga más con el asistente virtual MeetGeek

MeetGeek es la mejor grabadora de reuniones que va mucho más allá de lo común. Equipado con una amplia gama de potentes funciones, es la elección ideal para innumerables personas y negocios esforzándose por convertirse en los mejores en lo que hacen.

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¡Eche un vistazo a estas increíbles funciones para ver cómo un asistente virtual de reuniones con IA puede llevar su trabajo al siguiente nivel!

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Perspectivas sobre reuniones

Nuestra información sobre reuniones brindan información valiosa al apoyar la toma de decisiones informadas para los profesionales en una variedad de funciones laborales.

Al automatizar el análisis de grandes conjuntos de datos, los profesionales pueden centrarse en tareas más significativas que requieren experiencia humana y, en última instancia, impulsar la productividad y el éxito en diferentes áreas de la empresa:

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• Los equipos de ventas pueden usar la información de las reuniones para identificar a los miembros con mejor desempeño y ayudar a los miembros con dificultades a mejorar sus llamadas de ventas, así como a comprender mejor las necesidades de los clientes.
• Los equipos de marketing pueden organizar las campañas y asignar los recursos de manera más eficiente. Al ajustar los mensajes en función de los conocimientos, los profesionales del marketing pueden optimizar sus estrategias.
• Los equipos de servicio al cliente también se benefician de la información sobre las quejas y solicitudes de los clientes como una forma de aumentar la retención de clientes.
• La información sobre las reuniones cierra la brecha entre los departamentos de la misma empresa, lo que facilita la retroalimentación compartida y una comprensión unificada de los puntos débiles y los objetivos del equipo.
• Los equipos de contratación pueden mejorar sus procesos con información, ya que facilitan el filtrado de los candidatos y las entrevistas, lo que les ayuda a identificar posibles señales de alerta y, en última instancia, a tomar mejores decisiones de contratación.

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Agenda de la reunión

Hacer malabares entre el bloc de notas, la agenda de la reunión y la grabación de Microsoft Teams solo para tener una imagen clara de la reunión no es la forma en que se supone que debes hacerlo.

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Ahí es donde MeetGeek's Agenda de la reunión la función puede ayudar. Simplifica el proceso al ayudarlo a crear una estructura clara y organizada para varios tipos de reuniones. Puede elegir entre una variedad de plantillas de agenda, tanto genéricas como preestablecidas, y personalizarlas para que se adapten perfectamente a las necesidades específicas de su reunión.

Plantillas de reuniones

MeetGeek es una gran solución que no solo aumenta su rendimiento, sino que también ofrece una experiencia personalizada a través de Plantillas de reuniones.

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Esta función les permite a usted y a su equipo estructurar y personalizar fácilmente sus debates. Una vez que le proporciones a MeetGeek las palabras clave de tu elección, nuestro asistente virtual de reuniones crea una transcripción de la reunión que se adapta perfectamente a tus necesidades.

Pero eso no es todo. MeetGeek también tiene un Aspectos destacados función. Al utilizar las palabras clave que proporciona en las plantillas de reuniones, MeetGeek identifica y extrae de forma inteligente las partes más importantes de las reuniones de su equipo. Esto significa que puede ahorrar tiempo y pasar rápidamente a las partes más importantes, evitando el desorden en las reuniones.

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Actas de reuniones automatizadas

Notas de la reunión sirven para varios propósitos importantes en un entorno profesional. Son un punto de referencia para los participantes, ya que les proporcionan información clara listas de tareas y actualizaciones importantes sobre las decisiones clave tomadas durante la reunión. Además, actúan como un medio para hacer un seguimiento del progreso, hacer que los miembros del equipo rindan cuentas por las tareas que se les han asignado e inculcar un sentido de urgencia.

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Sin embargo, si alguna vez ha sido designado para tomar notas, sabe lo ineficaces, lentas e inexactas que pueden ser. Aquí es donde entra en juego MeetGeek, que ofrece una solución optimizada que ahorra varias horas de valioso tiempo.

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Con MeetGeek, puede compartir cómodamente notas y resúmenes de reuniones generados por IA con los miembros de su equipo. La plataforma simplifica enormemente el proceso de intercambio, ya que le permite compartir notas con personas seleccionadas a través de varias plataformas de mensajería, listas de correo y sistemas de notificaciones push.

¡Maximice la productividad de sus reuniones con MeetGeek!

La grabación de reuniones puede ayudar a los profesionales y equipos de todo el mundo a maximizar su productividad y eficacia, a la vez que les ahorra horas de tiempo.

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MeetGeek se encarga de las tediosas tareas de grabación y toma de notas, lo que le brinda la libertad de participar activamente en conversaciones virtuales. Si quieres disfrutar de las numerosas ventajas de tener tu propio asistente de reuniones con IA virtual y eliminar la dependencia de los métodos tradicionales, prueba MeetGeek gratis!

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