Para grabar una reunión en Teams con una cuenta profesional o educativa, selecciona Más acciones (...) en los controles de la reunión y luego Grabar y transcribir > Iniciar grabación. Todos los participantes reciben un aviso de que la grabación empezó, y la transcripción se inicia al mismo tiempo. Cuando termina la reunión, la grabación aparece en el chat de la reunión y se guarda en el OneDrive del organizador, o en SharePoint si es una reunión de canal.
La función de grabación integrada de Teams solo aparece si tu cuenta, tu rol en la reunión y la política de TI lo permiten. Necesitas una licencia profesional o educativa de Microsoft 365 que incluya la grabación, tu administrador de TI tiene que habilitarla y tienes que ser el organizador o alguien de la misma organización. Los invitados, los asistentes externos y los participantes anónimos no pueden iniciar una grabación en Teams.
La versión gratuita de Teams funciona de otra forma. Ahí se selecciona Más acciones > Iniciar grabación, y solo pueden grabar los participantes con una suscripción a Microsoft 365 Personal, Familia o Premium. La grabación se conserva en el chat de la reunión durante 30 días.
Si la opción aparece deshabilitada o no aparece, en las secciones siguientes verás por qué y qué puedes hacer, incluido cómo grabar cuando no eres el organizador.
¿Quién Puede Grabar una Reunión de Teams?
En una reunión de Teams con una cuenta profesional o educativa, puedes grabar si la organizas, o si perteneces a la organización del organizador, y tu licencia y la política de TI permiten grabar. Microsoft indica como licencias válidas Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 y A5, y Microsoft 365 Business, Business Premium y Business Essentials en su guía para iniciar y detener grabaciones de reuniones.
Teams con cuentas profesionales o educativas y Teams Free usan dos modelos de permisos distintos:
| Tu cuenta o rol | ¿Puedes iniciar una grabación en Teams? |
|---|---|
| Profesional o educativa: organizador con una licencia válida | Sí, si tu administrador de TI permite grabar |
| Profesional o educativa: colega de la organización del organizador | Sí, con las mismas condiciones |
| Profesional o educativa: invitado en el Teams del organizador | No |
| Profesional o educativa: usuario de otra organización | No |
| Profesional o educativa: participante anónimo | No |
| Teams Free: participante con Microsoft 365 Personal, Familia o Premium | Sí |
| Teams Free: participante sin una de esas suscripciones, o con un plan profesional o educativo | No |
Tabla actualizada por última vez el 25 de septiembre de 2026.
Hay dos ajustes que pueden limitar esto todavía más. Con Teams Premium o una licencia de Microsoft 365 Copilot, el organizador puede usar Quién puede grabar y transcribir en las opciones de la reunión para elegir quién puede iniciar una grabación o una transcripción: solo organizadores y coorganizadores; organizadores, coorganizadores y moderadores; o nadie. Y si la organización de un asistente usa una política de grabación de cumplimiento, esa organización puede grabar la reunión automáticamente, sin importar tu propia configuración.
Si la tabla dice que no puedes grabar, aun así un asistente de reuniones puede unirse a la llamada por ti. La integración de MeetGeek con Microsoft Teams funciona tanto si eres el organizador como si eres un participante, y la sección sobre cómo grabar cuando no eres el organizador explica cómo.
¿Se Puede Grabar una Reunión de Teams sin Pedir Permiso?
Teams siempre avisa a los participantes cuando empieza una grabación, pero de forma predeterminada no le pide a cada persona que acepte. Las organizaciones pueden activar una política aparte que exige el consentimiento de los participantes: en ese caso, los participantes quedan silenciados, con la cámara y el uso compartido de contenido desactivados, hasta que acepten que los graben y transcriban.
Otras herramientas pueden grabar sin un aviso visible. Los requisitos de consentimiento cambian según la jurisdicción y la política de cada organización, así que, antes de grabar, revisa qué reglas se aplican a los participantes según dónde se encuentren, incluido si es legal grabar a alguien sin su permiso.
Para ir a lo seguro:
- Pide el consentimiento de todas las personas de la reunión;
- Avisa que la reunión se va a grabar antes de empezar;
- Explica para qué se va a usar la grabación y dónde se va a guardar.
Una buena forma de hacerlo es decir una frase al inicio de la llamada, por ejemplo que la grabación ayuda a tomar notas y deja registro de las decisiones. Si usas una herramienta de IA para grabar, también conviene leer sobre la privacidad y seguridad al usar un asistente de reuniones con IA.
Cómo Grabar una Reunión en Teams Paso a Paso
Estos pasos son para cuentas profesionales o educativas en la aplicación de escritorio de Teams y en Teams en la web. Antes de una reunión importante, una llamada de prueba corta sirve para comprobar que tu micrófono funciona y que la opción de grabar está disponible.
- Inicia la reunión o únete a ella;
- Selecciona Más acciones (...) en los controles de la reunión;
- Selecciona Grabar y transcribir > Iniciar grabación. Para una grabación normal de audio y video, selecciona Confirmar. Para grabar solo el audio, abre Más opciones en el cuadro de diálogo de Iniciar grabación, selecciona Solo audio en Elegir qué grabar y luego selecciona Confirmar;
- Para detenerla, vuelve a Más acciones > Grabar y transcribir y selecciona Detener la grabación.
Detener la grabación termina la grabación y la transcripción a la vez. Si solo quieres detener la transcripción, selecciona Detener la transcripción y la grabación sigue en curso.
En la aplicación móvil de Teams, selecciona Más opciones > Iniciar grabación en los controles de la reunión. Todos los participantes reciben el aviso.
En las reuniones de Teams con cuentas profesionales o educativas, la grabación continúa si la persona que la inició se va. Se detiene cuando todos salen; si alguien se queda, Teams termina la grabación y la reinicia automáticamente cada cuatro horas hasta que sale la última persona. Teams Free funciona de otra forma: Microsoft indica que la grabación se detiene si la persona que la inició sale de la reunión.
Las llamadas individuales y grupales funcionan igual: selecciona Más acciones > Grabar y transcribir > Iniciar grabación. En las grabaciones de llamadas, solo la persona que inició la grabación puede compartirla o descargarla.
Cómo Grabar las Reuniones de Teams Automáticamente
Si quieres que se grabe cada vez que se celebra una reunión, el organizador puede activar Grabar y transcribir automáticamente en las Opciones de reunión de esa reunión. La grabación se inicia en cuanto empieza la reunión, sin que nadie tenga que presionar un botón. Esta opción no está disponible en el plan Microsoft 365 Education A1.
¿Dónde Se Guardan las Grabaciones de Teams?
Dónde se guardan las grabaciones de Teams depende del tipo de reunión:
- Las reuniones de canal se guardan en SharePoint, en los archivos del canal;
- Todas las demás reuniones se guardan en el OneDrive del organizador, en la carpeta Grabaciones;
- Para abrir una grabación, búscala en el chat de la reunión o en la conversación del canal, o abre la reunión en tu calendario de Teams y ve a Resumen.
La transcripción se guarda junto con la grabación. Si lo que necesitas es la transcripción, nuestra guía sobre cómo transcribir una reunión de Microsoft Teams explica las opciones.
¿Cuánto Tiempo Se Conservan las Grabaciones de Teams?
En las cuentas profesionales y educativas, las grabaciones y transcripciones nuevas de las reuniones de Teams caducan a los 120 días de forma predeterminada, según la directiva de expiración de grabaciones de Microsoft. Es un valor predeterminado de la organización: tu administrador de TI puede fijar otro plazo o desactivar la caducidad, y para los usuarios de Microsoft 365 Education A1 el máximo predeterminado es de 30 días.
Si la grabación es tuya, puedes cambiar o quitar su fecha de caducidad:
- Abre la grabación en OneDrive o SharePoint;
- Abre los detalles de la grabación;
- Cambia o quita la fecha de caducidad.
En Teams Free, las grabaciones se conservan en la nube durante 30 días. Descarga antes de ese plazo las que quieras conservar.
Cuando una grabación caduca, pasa a la papelera de reciclaje de OneDrive o SharePoint, y su propietario recibe un correo. Microsoft indica que el propietario tiene hasta 90 días para recuperar una grabación de Teams caducada; una vez eliminada de la papelera de reciclaje, ya no se puede recuperar.
Qué No Graba Teams
La grabación integrada de Teams guarda el audio, el video y la pantalla compartida, pero no todo lo que pasa en una reunión. Según Microsoft, una grabación de Teams no incluye:
- Más de cuatro secuencias de video al mismo tiempo;
- Pizarras y anotaciones;
- Notas compartidas;
- Contenido compartido desde aplicaciones dentro de la reunión;
- Videos o animaciones insertados en presentaciones de PowerPoint Live.
Si alguno de estos elementos es importante, por ejemplo una sesión de pizarra, guárdalo por separado antes de que termine la reunión.
Cómo Grabar una Reunión de Teams Si No Eres el Organizador
Cuando Teams no te deja grabar, porque eres invitado, eres de otra empresa o tu organización restringió la grabación, tienes tres opciones:
- Pídele al organizador que grabe. La grabación aparece en el chat de la reunión, pero es posible que los invitados y los asistentes externos necesiten que el organizador la comparta con ellos directamente;
- Usa un asistente de reuniones que se una a la llamada. Una herramienta como MeetGeek se une a la llamada como un participante más y la graba, aunque no seas el organizador;
- Graba en tu propio dispositivo, sin bot. La aplicación de escritorio de MeetGeek graba las reuniones de la aplicación de escritorio de Teams, y su extensión de Chrome funciona con Teams en el navegador.
Aunque grabes sin bot, sigues siendo responsable de avisar a los participantes y de cumplir las normas de consentimiento y privacidad.
Los siguientes pasos muestran cómo hacerlo con el asistente de MeetGeek, que se une a tus reuniones de Teams programadas desde tu calendario.
Paso 1: Crea una Cuenta en MeetGeek
Regístrate en MeetGeek con tu cuenta de Microsoft o de Google. El plan gratuito incluye 3 horas de transcripción al mes y graba reuniones de hasta 2 horas cada una, con un resumen con IA de cada reunión. Según la página de precios de MeetGeek, la grabación de video en HD y el almacenamiento de video están incluidos a partir del plan Business.
Paso 2: Conecta Tu Calendario
Después de registrarte, conecta tu calendario. MeetGeek verá entonces tus reuniones programadas en:
- Microsoft Teams;
- Zoom;
- Google Meet.
Puedes elegir grabar todas o solo algunas. Para una reunión instantánea que no está en tu calendario, pega el enlace de la reunión de Teams en la página Upcoming Meetings (Próximas reuniones), o grábala con la aplicación de escritorio.
Paso 3: Admite al Asistente de MeetGeek en la Reunión
A la hora programada, el asistente de MeetGeek se une como un participante más, con un nombre que incluye "MeetGeek Bot". Se une aunque tú no hayas entrado, y empieza a grabar en cuanto haya en la reunión al menos un participante que no sea un bot.
Si la reunión tiene sala de espera, el asistente espera ahí hasta 10 minutos a que el organizador lo admita y, si no, se va. El asistente se une como usuario no autenticado, así que si la reunión exige autenticación para entrar, el organizador o el administrador de TI tiene que permitir el acceso de usuarios no autenticados para que el asistente pueda unirse.
Paso 4: Abre la Grabación, la Transcripción y el Resumen
MeetGeek procesa la reunión cuando termina, normalmente entre 5 y 10 minutos, según su duración. De forma predeterminada, los participantes reciben el correo con el resumen; a partir del plan Pro, puedes enviarlo a todos los participantes, solo a los miembros de tu equipo o solo a ti. En tu cuenta de MeetGeek puedes:
- Volver a reproducir la grabación;
- Leer la transcripción completa;
- Leer las actas de reunión con IA con las decisiones y las tareas pendientes;
- Compartir la grabación con personas de fuera de tu organización.
Si sueles participar como invitado en llamadas de Teams de otras empresas, un asistente de notas te permite tener tu propio registro de lo que se dijo.
Qué Puedes Hacer con la Grabación Después de la Reunión
Mucha gente pasa buena parte de la semana en reuniones. En el informe State of Meetings 2024 de Calendly, el 46% de los encuestados dijo que tiene tres o más reuniones al día, y el 59% de los empleados de grandes empresas pasa cinco horas o más a la semana en reuniones. El 45% dijo que el tiempo que pasa en reuniones reduce su productividad.
MeetGeek también ayuda después de la llamada, para que encuentres lo que necesitas sin volver a ver toda la grabación.
Chat con IA Sobre Tus Reuniones
El chat con IA de MeetGeek te deja hacer preguntas sobre tus reuniones anteriores con tus propias palabras. Puedes sacar las tareas pendientes de varias reuniones a la vez, encontrar qué se decidió sobre un proyecto o redactar un correo de seguimiento a partir de la llamada.
Plantillas de Reunión y Momentos Destacados
Las plantillas de reunión definen la estructura del resumen para cada tipo de reunión, como una llamada de ventas, una reunión diaria o una entrevista. Después, los momentos destacados usan las palabras clave que elijas para marcar las partes más importantes de la reunión, así puedes ir directo a ellas.
Resúmenes y Tareas en Tus Herramientas
Después de cada llamada, MeetGeek escribe un resumen con los puntos clave, las decisiones y las tareas pendientes. En los planes de pago, puedes enviarlo automáticamente a Slack, Notion, tu CRM o un documento de Google, o conectar más de 10.000 aplicaciones con Zapier, Make y n8n. Los análisis de reuniones de MeetGeek también muestran patrones entre llamadas, por ejemplo para el coaching de ventas o los problemas recurrentes de los clientes.
"Después de implementar MeetGeek, la retención de clientes se alargó tres meses y nuestros reembolsos bajaron un 30%." Jay Feldman, Chief Marketing Officer de OtterPR, en nuestro caso de éxito de OtterPR.
Grabación Integrada de Teams vs. MeetGeek: ¿Cuál Te Conviene?
La función de grabación integrada de Teams y MeetGeek cubren casos de uso distintos, y puedes usar las dos. La grabación integrada funciona dentro del ecosistema de Microsoft 365: las grabaciones se guardan en OneDrive o SharePoint y se muestran en Teams. MeetGeek puede grabar reuniones aunque no seas el organizador, siempre que el asistente pueda acceder a la reunión, y funciona en varias plataformas. Según datos de MeetGeek del primer semestre de 2026, Microsoft Teams representó el 38,6% de las reuniones grabadas.
Si todas tus reuniones son dentro del Teams de tu propia empresa, puede que la grabación integrada sea todo lo que necesites. Si también te unes a llamadas de clientes o socios en Zoom o Google Meet, te resultará más útil una grabadora que funcione también en esas plataformas.
Así se comparan las dos para grabar:
| Función | Grabación integrada de Teams | MeetGeek |
|---|---|---|
| Quién puede grabar | El organizador y las personas de la misma organización, con una licencia válida | Organizador o participante, si la sala de espera y la configuración de autenticación de Teams dejan entrar al asistente de MeetGeek |
| Plataformas | Microsoft Teams | Microsoft Teams, Zoom y Google Meet |
| Grabación automática | Por reunión, con Grabar y transcribir automáticamente | Cada reunión del calendario que elijas |
| Transcripción | Empieza con la grabación | Incluida, en más de 100 idiomas |
| Resumen con IA | Resumen inteligente, con Teams Premium o Microsoft 365 Copilot | Incluido en todos los planes, también en el gratuito |
| Dónde se guardan las grabaciones | OneDrive del organizador, o SharePoint en las reuniones de canal; caducan a los 120 días de forma predeterminada salvo que la política de la organización lo cambie | Tu espacio de trabajo de MeetGeek, durante un plazo que depende de tu plan |
| Después de la llamada | Grabación, transcripción y resumen en el chat y el calendario de la reunión | Resúmenes y tareas enviados a Slack, Notion, CRM y más de 10.000 aplicaciones (planes de pago) |
| Precio | Incluido en las licencias válidas de Microsoft 365; Teams Premium cuesta 10 USD por usuario al mes, con pago anual | Plan gratuito, con planes de pago para más horas y funciones |
Tabla actualizada por última vez el 25 de septiembre de 2026.
¿Cuál Deberías Elegir?
Si solo tienes reuniones dentro de Microsoft Teams y puedes grabar, la función integrada de Teams cubre la grabación y la transcripción. Teams Premium agrega el resumen inteligente dentro de Teams, y nuestra guía de precios de Microsoft Teams muestra cuánto cuesta cada plan.
MeetGeek tiene más sentido si:
- Te unes a reuniones en más de una plataforma;
- Necesitas grabar cuando no eres el organizador o eres invitado;
- Quieres enviar resúmenes y tareas a tus otras herramientas sin copiarlos a mano;
- Quieres buscar y hacer preguntas sobre todas tus reuniones en un solo lugar.
Conclusiones Clave
- En Teams con cuentas profesionales o educativas, la grabación se inicia desde Más acciones > Grabar y transcribir > Iniciar grabación, y la transcripción empieza con ella;
- En las reuniones de Teams con cuentas profesionales o educativas, solo pueden grabar el organizador y las personas de la misma organización, con una licencia válida y la grabación permitida por TI. Los invitados, los asistentes externos y los anónimos no pueden;
- En Teams Free, grabar requiere una suscripción a Microsoft 365 Personal, Familia o Premium, y las grabaciones duran 30 días;
- Las grabaciones de Teams con cuentas profesionales o educativas caducan a los 120 días de forma predeterminada salvo que la política de grabación de la organización cambie ese plazo, así que descarga las que necesites o amplía su fecha de caducidad;
- Si no puedes grabar en Teams, un asistente de reuniones o una grabadora de escritorio sin bot puede registrar la reunión, siempre que los participantes sepan que los están grabando.
Preguntas Frecuentes
¿Por Qué No Puedo Grabar en una Reunión de Teams?
Los motivos habituales son tu rol o tu licencia. En las reuniones de Teams con cuentas profesionales o educativas, los invitados, los usuarios externos y los participantes anónimos no pueden iniciar la grabación integrada, y las personas de la organización del organizador necesitan una licencia que incluya la grabación y una política de TI que la permita. Si el organizador tiene Teams Premium o Copilot, también puede haber limitado la grabación a organizadores y coorganizadores. En Teams Free, necesitas una suscripción a Microsoft 365 Personal, Familia o Premium para grabar.
¿Cómo Grabar una Reunión de Teams Si No Eres el Organizador?
Pídele al organizador que la grabe, o usa un asistente de reuniones como MeetGeek, que se une a la reunión como participante y la graba por ti. Puede que el organizador tenga que admitirlo desde la sala de espera. También puedes grabar desde tu propio dispositivo con la aplicación de escritorio de MeetGeek. En cualquier caso, avísales a los demás participantes.
¿Se Puede Grabar una Reunión de Teams Gratis?
Con una cuenta profesional o educativa, la grabación está incluida sin costo adicional en las licencias válidas de Microsoft 365. En la versión gratuita de Teams, necesitas una suscripción a Microsoft 365 Personal, Familia o Premium para grabar, y la grabación se guarda durante 30 días. El plan gratuito de MeetGeek es otra opción, con 3 horas de transcripción al mes.
¿Cuánto Puede Durar una Grabación de Teams?
En las reuniones de Teams con cuentas profesionales o educativas no hay una duración máxima fija: la grabación sigue hasta que todos salen, y si alguien se queda, Teams la termina y la reinicia cada cuatro horas. La documentación de Microsoft sobre Teams Free no menciona este reinicio; ahí, la grabación se detiene si la persona que la inició sale de la reunión.
¿Cómo Activo la Opción de Grabar en Microsoft Teams?
La disponibilidad de la función de grabación la controla el administrador de Microsoft 365. En el Centro de administración de Teams, el administrador entra en Reuniones > Directivas de reunión, abre la directiva que se te aplica y activa la grabación de reuniones en Grabación y transcripción. Si sigues sin ver la opción, pídele a tu equipo de TI que revise qué directiva tiene asignada tu cuenta.
¿Cómo Grabo una Reunión de Teams Solo para Mí?
La grabación integrada de Teams no se guarda como una copia privada exclusiva para ti. El acceso depende de los permisos de grabación de la reunión, y los organizadores con Teams Premium o Copilot pueden limitar quién puede acceder a la grabación y a la transcripción. Para tener tu propia copia, puedes grabar la reunión con la aplicación de escritorio de MeetGeek, que graba en tu dispositivo sin agregar un bot a la llamada y guarda la grabación y la transcripción en tu propia cuenta. Avisa a los demás participantes antes de empezar.
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