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¿Dónde se almacenan las grabaciones de Teams? Explicación de todas las ubicaciones
¿Te preguntas dónde terminan tus grabaciones de Microsoft Teams? Aquí tienes todas las opciones de almacenamiento explicadas con claridad.
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Grabar una reunión en Microsoft Teams es bastante sencillo. Pero, ¿encontrar las reuniones de Teams grabadas después? No siempre es fácil. Con las diferentes opciones de almacenamiento y las actualizaciones constantes de Microsoft, las cosas pueden resultar confusas.
En esta guía, te explicaremos exactamente dónde se guardan las grabaciones de Teams, cómo encontrarlas y qué cambios hay en función del tipo de reunión.
Ya sea que intentes volver a ver una llamada del equipo, compartir una sesión con alguien que no pudo verla o evitar preguntar al departamento de TI nuevamente, esta guía aclarará las cosas. Vamos a desglosarlo todo.
¿Dónde se almacenan las grabaciones de Microsoft Teams?
Microsoft Teams almacena las grabaciones de las reuniones en dos lugares: OneDrive o SharePoint, dependiendo de si la reunión tuvo lugar en un canal o no.
Este sistema reemplazó la antigua configuración de Microsoft Stream a principios de 2021 y, sinceramente, facilita mucho las cosas a la hora de buscar, compartir y colaborar en las grabaciones.
1. ¿Dónde almacena Microsoft Teams las grabaciones de las reuniones privadas?
Si tu reunión no estaba vinculada a un canal de Teams específico (como un 1 a 1 con un compañero de trabajo, una llamada grupal o una reunión con alguien ajeno a la empresa) y, a continuación, la grabación se guarda en OneDrive. Más específicamente, va a la carpeta de grabaciones de OneDrive del usuario que grabó la reunión.
Esta configuración es buena porque es fácil acceder al archivo y compartirlo, especialmente si necesita enviárselo a alguien que no estuvo en la reunión. Solo recuerda que solo la persona que lo grabó puede editar el archivo.
2. ¿Dónde almacena Microsoft Teams las grabaciones para las reuniones de canal?
Si la sesión tuvo lugar dentro de un canal de Teams (como #marketing, #project -x o cualquier otro canal que use tu equipo), la ubicación de grabación de Microsoft Teams es el sitio de SharePoint de ese canal. La encontrarás en la pestaña Archivos, en una carpeta llamada Grabaciones.
Esta configuración es excelente porque todos los miembros del canal pueden acceder a la grabación, por lo que no es necesario enviar enlaces ni preocuparse por los permisos. Ya forma parte de tu espacio de trabajo compartido.
Cómo encontrar las grabaciones de las reuniones de los equipos
A. Cómo encontrar la ubicación de grabación de los equipos para las reuniones del canal:
- Abra Microsoft Teams y dirígete al canal en el que tuvo lugar la reunión.
- Haga clic en el Expedientes pestaña en la parte superior.
- Dentro de la sección Archivos, verás una carpeta llamada Grabaciones. Ahí es donde se almacenan los archivos de la reunión.
- Haga clic en esa carpeta y busque la grabación por fecha o título de la reunión. Puede ver, descargar o compartir desde allí.
NOTA: La ruta de la carpeta sigue una estructura como la siguiente:
[Nombre del equipo] — [Nombre del canal] /Documentos/Grabaciones
2. Cómo encontrar la ubicación de grabación del equipo para las reuniones privadas:
- Ir a OneDrive (ya sea en el navegador o en la aplicación de escritorio).
- Abra el Grabaciones carpeta. Si es la primera reunión grabada, esta carpeta se crea automáticamente.
- En su interior, encontrará los archivos de la reunión ordenados por fecha o nombre de la reunión.
- Puedes ver, descargar o compartir la grabación desde allí mismo.
Cómo simplificar las grabaciones de los equipos con IA
Administrar las grabaciones de Teams de forma manual puede resultar abrumador, especialmente si pasas de una reunión a otra.
Debe recordar pulsar «grabar», averiguar dónde está almacenado el archivo, transcribirlo si es necesario y, después, hacer un seguimiento con todos los demás. Si te pierdes una reunión por completo, ponerte al día lleva aún más tiempo.
Ahí es donde MeetGeek marca una enorme diferencia.
MeetGeek es una plataforma de colaboración y automatización de reuniones basada en inteligencia artificial que se une automáticamente a tus reuniones de Microsoft Teams, Google Meet o Zoom, las graba, transcribe la conversación y envía resúmenes y seguimientos a todos los participantes de la reunión, sin que tengas que mover un dedo.
Todo lo que necesitas hacer es sincronizar tu calendario una vez y MeetGeek se encarga del resto. También funciona con Zoom y Google Meet, por lo que si tu equipo usa diferentes plataformas, seguirás teniendo las mismas funciones inteligentes en un solo lugar.
Para cada reunión, recibirá una grabación de vídeo, una transcripción completa y un resumen Actas de reuniones de IA que destacan los puntos clave y los elementos de acción. Una vez finalizada la reunión, MeetGeek envía automáticamente correos electrónicos de seguimiento con todos los detalles importantes, para que tú y tu equipo estén siempre informados.
También obtiene un informe de asistencia y la información de la reunión, todo ello almacenado de forma ordenada en una biblioteca central de reuniones que es fácil de buscar y compartir.
MeetGeek también facilita la colaboración al integrarse con las herramientas que ya utilizas, como Slack, Notion, Trello, Zapier o Make and over 7000 personas más. Esto significa que puedes incluir automáticamente las notas, las tareas y los resúmenes de las reuniones en el flujo de trabajo de tu equipo sin ningún esfuerzo adicional.
Y si estás en movimiento, el aplicación móvil le brinda acceso completo a sus reuniones desde cualquier lugar. Incluso puede grabar y transcribir reuniones presenciales directamente desde su teléfono.
Si quieres simplificar la forma en que gestionas las grabaciones de Teams (y quieres las mismas funciones inteligentes en todas tus reuniones), MeetGeek cambia las reglas del juego. Te ahorra tiempo, mantiene todo organizado y garantiza que nada importante pase desapercibido.
Permisos y acceso a la grabación de reuniones de equipos
Microsoft te da un control decente sobre quién puede ver, editar o compartir las grabaciones de tus reuniones. Si fuiste tú quien organizó la reunión (o te agregaron como coorganizador), eres el responsable de la grabación. Esto significa que puedes cambiarle el nombre, moverla, compartirla o incluso eliminarla si es necesario.
Si eres administrador, puedes controlar muchas cosas, como:
- Quién puede grabar reuniones
- Si las grabaciones se inician automáticamente
- Si los miembros del equipo pueden descargar grabaciones o simplemente verlas
- Cuánto tiempo permanecen las grabaciones antes de que caduquen (de forma predeterminada, son 120 días)
Por otro lado, los participantes habituales (aquellos que fueron invitados a la reunión) tienen ver acceso a la grabación de forma predeterminada.
CONSEJO PROFESIONAL: Con MeetGeek, puede iniciar la grabación de la reunión aunque no sea el anfitrión.
En el caso de las reuniones del canal, cualquier persona del canal puede acceder a ellas, pero solo el organizador puede editar o eliminar cualquier cosa, a menos que cambie los permisos y dé acceso a otras personas.
En el caso de las reuniones sin canal, la persona que lo grabó puede compartirlo con quien lo necesite (y los invitados o los asistentes externos solo pueden verlo si se comparte con ellos directamente).
La grabación también aparecerá automáticamente en algunos lugares:
- En el conversación de canal o chat de reunión
- En el Grabaciones y transcripciones pestaña en tu calendario de Teams
- En Microsoft 365, en lugares como «Compartido conmigo» o «Reciente»
Dónde puede gestionar las reuniones de los equipos:
- Para reuniones sin canal, la persona que pulse «Grabar» puede gestionar la grabación de la reunión en OneDrive.
- Para reuniones de canal, solo el organizador de la reunión puede administrar los permisos desde la carpeta SharePoint del canal.
Cómo gestionar las grabaciones de los equipos
A. Cómo reproducir una grabación de equipos:
- Si se trata de una reunión programada, abre el Calendario de equipos y busca la reunión.
- Haga clic en la miniatura de la grabación y vaya a Detalles pestaña.
- Ahí verás la grabación. Puedes hacer clic en ella para reproducirla directamente en tu navegador.
O
- Para ver las reuniones de canal, vaya a canal donde tuvo lugar la reunión.
- En el hilo de conversación, verás un enlace a la grabación.
- Haga clic en él para reproducir el vídeo, sin necesidad de descargarlo.
B. Cómo descargar la grabación de una reunión de equipo:
- Acceso OneDrive o SharePoint, en función de dónde esté guardada la grabación. Recuerde que solo el organizador de la reunión o la persona que inició la grabación pueden descargarla.
- Busque el archivo que necesita en el Grabaciones carpeta y haga clic en la casilla de verificación situada junto a ella.
- En el menú superior, haz clic Descargar.
- Es posible que su navegador le pregunte dónde desea guardar el archivo. Elige una ubicación y listo.
C. Cómo compartir la grabación de una reunión de equipo:
- Ir a OneDrive o SharePoint y localice el archivo de grabación.
- Haga clic en el archivo para seleccionarlo y, a continuación, haga clic Compartir en la cima.
- Tendrás varias opciones:
- Copia el enlace de grabación para enviarlo como quieras.
- Escriba las direcciones de correo electrónico para enviarlo directamente desde allí.
- Haga clic Enviar o pega el enlace donde debe ir.
NOTA: Si quieres tener un poco más de control sobre tu grabación, también puedes establecer fechas de caducidad o ajustar los permisos de edición en la configuración de uso compartido.
D. Cómo eliminar la grabación de una reunión de equipo
Cómo eliminar la grabación de una reunión de equipo en OneDrive:
- Ir a la OneDrive sitio y acceda a la carpeta Grabaciones.
- Haz clic en la casilla de verificación situada junto al archivo que deseas eliminar.
- Elige el Borrar opción en la parte superior de la página. ¡Hecho!
Cómo eliminar la grabación de una reunión de equipo en SharePoint:
- Ir a la SharePoint sitio vinculado a tu canal de Teams.
- Navegue hasta el Documentos > Grabaciones carpeta.
- Haga clic con el botón derecho en el archivo que desea eliminar y seleccione Borrar.
- Confirme cuando se le pida haciendo clic Sí.
BONIFICACIÓN: Cómo descargar las transcripciones de las reuniones de los equipos:
- En la pantalla de la reunión, vaya a los controles de la reunión, haga clic en tres puntos (Más acciones) en la parte superior y selecciona Iniciar la transcripción. Todos los asistentes a la reunión recibirán una notificación de que la transcripción ha comenzado.
- Una vez finalizada la reunión, vaya a su Calendario de equipos. Busque el evento de la reunión y haga clic en él.
- Haga clic en el Grabaciones y transcripciones pestaña. Al lado de tu transcripción de la reunión, haga clic en el flecha hacia abajo, luego elige Descargar.
- Elige el formato de archivo que quieras: .docx si solo quieres leer o compartir la transcripción, o .vtt si planeas usarlo como subtítulos o editarlo para un vídeo.
CONSEJO PROFESIONAL: ¿Quieres descargar las transcripciones de tus reuniones de Teams sin tener que buscar en OneDrive o SharePoint? Simplemente deja MeetGeek hazlo por ti. Una vez finalizada la reunión, MeetGeek genera automáticamente una transcripción completa y la guarda en la biblioteca de la reunión, que puede descargar con un solo clic.
Además, dado que MeetGeek funciona con Teams, Zoom y Google Meet, sus transcripciones están en un solo lugar, sin importar dónde haya tenido lugar la reunión.
Solución de problemas comunes con las grabaciones de MS Teams
Si bien Teams hace que la grabación de las reuniones sea bastante sencilla, las cosas no siempre salen bien.
Estos son algunos de los problemas más comunes con los que se encuentran las personas, junto con consejos sencillos sobre cómo solucionarlos.
1. Qué hacer si la grabación de su equipo no está disponible de inmediato
Las grabaciones de los equipos tardan un tiempo en procesarse, especialmente si la reunión fue larga o incluyó muchos vídeos o pantallas compartidas. Por lo general, la grabación aparecerá en el chat o en la pestaña «Grabaciones y transcripciones» en unos minutos.
Si ha pasado un tiempo (por ejemplo, más de una hora) y aún no está allí, comprueba si la reunión se grabó realmente y si la persona que inició la grabación tenía los permisos correctos.
¿Aún no se presenta? Prueba a revisar OneDrive (para reuniones sin canal) o SharePoint (para reuniones con canales) directamente; a veces aparece ahí antes de que aparezca en Teams.
2. Qué hacer si los participantes no pueden ver la grabación de la reunión del equipo
Si la grabación aparece, pero las personas dicen que no pueden acceder a ella, normalmente se trata de permisos:
- En el caso de las reuniones sin canal, la grabación se almacena en el OneDrive de la persona que ha pulsado «Grabar». Esa persona debe comprobar los permisos para compartir el archivo y asegurarse de que está configurado para que los demás participantes de la reunión puedan verlo.
- Para las reuniones de canal, el archivo está en SharePoint y sigue la configuración de uso compartido del canal. Si alguien ha sido invitado a la reunión pero no forma parte del canal, es posible que no tenga acceso de forma predeterminada.
Solución rápida: Vaya al archivo en OneDrive o SharePoint y haga clic en Compartiry copie el enlace o escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que necesitan acceder.
3. Qué hacer si tiene limitaciones de almacenamiento de grabaciones en Teams
¿Se está acabando el espacio? Sucede, especialmente si grabas muchas reuniones o trabajas con contenido con muchos vídeos. Descarga las grabaciones importantes y muévelas a un almacenamiento externo o a otro servicio en la nube como Google Drive o Dropbox. Luego, limpia tu almacenamiento borrando las grabaciones antiguas o innecesarias para liberar espacio.
Como alternativa, puedes preguntar a tu equipo de TI si se puede aumentar tu cuota de almacenamiento.
4. Qué hacer con el vencimiento de las grabaciones de Teams
De forma predeterminada, las grabaciones de Teams no se conservan para siempre. Microsoft establece automáticamente un período de caducidad para las grabaciones de las reuniones (normalmente 120 días, pero esto puede variar según la política de la organización).
Por lo general, recibirás un correo electrónico antes de que caduque la grabación de una reunión de MS Teams, lo que te dará la oportunidad de descargarla o extender su vida útil. También puedes ajustar la fecha de caducidad abriendo la grabación en OneDrive o SharePoint y ajustando la configuración en los detalles del archivo.
¡Aproveche al máximo su experiencia en MS Teams con MeetGeek!
Microsoft Teams facilita la grabación y el intercambio de reuniones, pero mantener todo organizado puede llevar mucho tiempo y esfuerzo. Desde averiguar dónde se almacenan las grabaciones hasta administrar los permisos, las descargas y las transcripciones, hay muchas cosas de las que estar al tanto.
Si quieres eliminar el estrés que supone gestionar tus reuniones de Teams, ahí es donde MeetGeek realmente brilla. Graba, transcribe, resume y organiza todas tus reuniones automáticamente, para que puedas concentrarte en la conversación en lugar de tomar notas o buscar archivos más adelante.
¿Estás listo para sacar más provecho de tu experiencia con MS Teams?
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