Cómo generar una transcripción de Microsoft Teams como usuario estándar

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¿Alguna vez te has esforzado por tomar notas durante una reunión de Microsoft Teams y, más tarde, hojear páginas interminables en busca de esa pepita dorada de información?

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Esto ya no tiene por qué ser motivo de preocupación. En esta guía, profundizaremos en cómo generar transcripciones de Microsoft Teams para asegurarnos de que ninguna idea brillante o punto de acción crítico pase desapercibido.

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Tanto si eres un veterano de Teams como si eres nuevo en la plataforma, dominar la transcripción puede revolucionar la forma en que te reúnes, saludas y completas las tareas en el lugar de trabajo digital. ¿Empezamos?

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Requisitos previos para transcribir las reuniones de Microsoft Teams

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Antes de empezar a transcribir tus reuniones de Microsoft Teams, primero debes preparar el terreno.

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Estos son los requisitos previos necesarios para transcribir las reuniones de Teams:

• Obtenga los permisos correctos: La transcripción es una herramienta poderosa, pero no está disponible para todos de forma predeterminada. Debes ser el propietario o miembro de la reunión para poder grabar. Comprueba tu rol de usuario y tus permisos en el centro de administración de Microsoft Teams antes de continuar.
• Comprueba tu versión de Microsoft Teams: La función de transcripción es compatible con las versiones más recientes de Microsoft Teams. Asegúrate de que tu aplicación esté actualizada para no perderte esta y otras funciones avanzadas.
• Cuidado con el idioma: La transcripción de Microsoft Teams admite principalmente el inglés tanto para las transcripciones como para los subtítulos opcionales (la compatibilidad con idiomas adicionales se está implementando progresivamente). Para obtener resultados óptimos, especialmente cuando se trata de subtítulos en tiempo real, pida a los participantes que hablen con claridad y a un ritmo moderado.
• Habilitar la función: Antes de iniciar la reunión, usted o el administrador de TI de su organización deben habilitar el servicio de transcripción para las reuniones de Microsoft Teams. Suele estar desactivado de forma predeterminada para proteger la privacidad de los usuarios, por lo que es posible que sea necesario realizar un ajuste rápido de la configuración.
• Garantizar el cumplimiento: Asegúrese de que el uso de la función de transcripción se ajusta a las políticas de su organización y a las normas legales pertinentes, especialmente en lo que respecta a la información confidencial.
• Preparar a los participantes: Usa el Invitación a la reunión de equipos informar a los participantes de que sus palabras se transcribirán con fines de mantenimiento de registros y accesibilidad. Esto no solo sirve como cortesía, sino que también ayuda a mantener una discusión más estructurada y fácil de transcribir.
• Obtenga la tecnología adecuada: El problema está en los detalles: en este caso, los micrófonos y la conexión a Internet. Utilice micrófonos de alta calidad y asegúrese de una conexión a Internet estable para minimizar los errores de transcripción causados por una mala calidad de audio.
• Obtenga información sobre los procesos posteriores a la reunión: Familiarízate con los pasos para revisar y editar la transcripción para garantizar su precisión, así como con los protocolos para almacenar o eliminar estos archivos según la política de retención de datos de tu organización.

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Cómo transcribir las reuniones de Microsoft Teams

La transcripción de sus reuniones virtuales garantiza que se capture cada palabra, lo que hace que las reuniones sean más inclusivas y ahorra un tiempo precioso en la toma de notas.

¡Analicemos las principales formas de crear transcripciones de Microsoft Teams!

Este es un vídeo explicativo rápido sobre cómo transcribir reuniones en Microsoft Teams. También puedes leer los pasos detallados que aparecen a continuación.

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A. ¿Cómo puedo activar la transcripción automática en Teams?

Al programar una reunión, no hay nada especial que deba hacer aquí, solo crea tu reunión de Teams como lo harías normalmente.

NOTA: Recuerde que la transcripción automática funciona tanto para las reuniones programadas como para las sesiones espontáneas de «Reúnase ahora».

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A continuación, se explica cómo activar la transcripción automática en las reuniones de Microsoft Teams:

1. Cuando comience la reunión, busque el Botón «...» (más opciones) en la barra de herramientas de controles de reuniones.

2. En el menú desplegable, selecciona 'Iniciar transcripción' opción. Esto permite a los equipos empezar a transcribir las palabras habladas en texto en tiempo real.

3. Una vez finalizada la reunión, la transcripción estará disponible en el chat de la reunión o en el «Grabaciones y transcripcionespestaña 'para la reunión en Teams. Puede descargar, compartir o incluso eliminar la transcripción según sea necesario.

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B. Cómo transcribir automáticamente las reuniones de MS Teams

Seamos realistas: si tienes reuniones frecuentes, es frecuente que te olvides de habilitar la transcripción cada vez.

Por eso creamos MeetGeek, un plataforma de automatización de reuniones virtuales que graba, transcribe y resume automáticamente sus reuniones:

¿La mejor parte? Incluso si solo participas en una reunión y no eres el anfitrión, puedes obtener fácilmente transcripciones precisas de las reuniones, sin necesidad de permisos especiales.

Así es como MeetGeek puede optimizar su experiencia de reuniones de Microsoft Teams:

• Grabación y transcripción automatizadas: MeetGeek se une a sus reuniones como participante independiente, grabando y transcribiendo silenciosamente en segundo plano.
• Resúmenes de IA: Con MeetGeek, sus transcripciones se condensan en concisas actas de la reunión puedes acceder antes de tu próxima reunión. Los resúmenes de las reuniones están disponibles en más de 20 idiomas, que puede elegir ajustando la configuración del idioma hablado de sus reuniones.
• Extracción de elementos de acción: Los algoritmos de IA de la plataforma extraer elementos de acción y puntos clave para ayudarlo a mantenerse al tanto de su carga de trabajo.
• Correos electrónicos de seguimiento automatizados: Haga que los correos electrónicos de seguimiento de las reuniones se generen automáticamente y se envíen a sus bandejas de entrada y a las de sus colegas.
• Archivo de reuniones: MeetGeek ofrece un repositorio de reuniones centralizado que puede usar para acceder, compartir y volver a ver sus reuniones según sea necesario.
• Inteligencia conversacional: Análisis de MeetGeek lo ayudan a evaluar la eficacia de las reuniones en función de los KPI personalizables, lo que ofrece información sobre el rendimiento general del equipo.
• Flujos de trabajo automáticos: Con más de 2000 integraciones, MeetGeek mantiene sus espacios de trabajo actualizados continuamente, lo que ayuda a todo su equipo a mantenerse informado.

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A continuación, le indicamos cómo configurar su cuenta MeetGeek:

1. Crea un cuenta MeetGeek gratuita con las credenciales de tu cuenta Microsoft.

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2. Conecta tu calendario de Microsoft con MeetGeek para que el asistente virtual se una automáticamente a tus reuniones. Para reuniones instantáneas, agrega el enlace de la reunión a la pestaña 'reunión ad hoc en directo'campo.

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3. Cuando comienza la reunión, MeetGeek se une como participante único para grabar vídeo y audio, que utiliza para crear transcripciones completas y resúmenes de IA.

CONSEJO PROFESIONAL: Cuando no puedas asistir a una reunión de Teams, haz que MeetGeek asista por ti y revisa la grabación y la transcripción de la llamada según sea necesario en tu cuenta de MeetGeek.

C. Cómo transcribir manualmente las reuniones de MS Teams

La transcripción manual de las reuniones de Teams es, sin lugar a dudas, un proceso que requiere mucho esfuerzo, pero también implica profundizar en el meollo de las conversaciones. Permite revisar las discusiones de forma reflexiva, garantizando que no se quede ninguna idea atrás y que se escuchen todas las voces.

¡Aquí se explica cómo transcribir las reuniones manualmente!

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Paso 1: Prepare sus herramientas

En primer lugar, necesitará el grabación de tu reunión de Teams. Si has estado grabando tus sesiones (con los permisos necesarios, por supuesto), puedes encontrarlas en el «chat de reuniones» de Microsoft Teams o en la pestaña «Grabaciones» del canal de Teams en el que tuvo lugar la reunión. Descarga la grabación a tu dispositivo.

A continuación, prepárate con tus herramientas de transcripción. Si bien el método tradicional de reproducir la grabación y escribir en un documento funciona, hay varias opciones de software que pueden facilitar y agilizar esta tarea.

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Paso 2: elige tu método de transcripción

Decide cómo quieres llevar a cabo el proceso de transcripción:

• La ruta manual: Abra un documento nuevo en su editor de texto preferido y reproduzca la grabación de la reunión. Haga pausas frecuentes para escribir la conversación. Es útil usar auriculares y reducir la velocidad de reproducción para captar cada palabra.

• La ruta semiautomatizada: Utilice un servicio de transcripción de Microsoft Teams para obtener una transcripción aproximada de la reunión. Por ejemplo, puedes incluso subir el archivo de audio pregrabado a MeetGeek y deja que la herramienta haga su magia.

NOTA: La mayoría de las herramientas requerirán un poco de tiempo, según la duración de la grabación.

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Paso 3: Edite y formatee su transcripción

Ya sea que haya escrito la transcripción manualmente o haya utilizado software, la edición es crucial. Es posible que las transcripciones generadas por software requieran un buen ojo para corregir cualquier inexactitud, eliminar las palabras de relleno y garantizar que el texto fluya de manera coherente.

CONSEJO PROFESIONAL: Formatear el archivo de transcripción con los nombres, las marcas de tiempo o las secciones de los oradores también puede mejorar la legibilidad y facilitar la consulta en el futuro.

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Paso 4: Revisar y refinar

Si es posible, comparta el borrador de la transcripción con el organizador de la reunión y con los demás participantes de la reunión para que lo revisen. Pueden ayudar a aclarar cualquier sección que no esté clara y garantizar que todos los puntos cruciales se capturen con precisión.

Este proceso de revisión colaborativa no solo mejora la calidad de la transcripción, sino que también refuerza el compromiso del equipo con el contenido.

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Paso 5: Utilice y comparta su transcripción

Ahora que tienes tu expediente académico pulido, dale un buen uso. Compártela con tu equipo, intégrala elementos de acción en sus herramientas de gestión de proyectos y haga referencia a ellas en futuras discusiones.

Una transcripción de la reunión bien hecha puede ser un recurso valioso para su equipo, ya que garantiza que todos estén alineados y puedan revisar las discusiones con claridad.

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Los mejores casos de uso para las transcripciones de Microsoft Teams

Las ventajas de tener las transcripciones de las reuniones no se limitan al mantenimiento de registros o al cumplimiento de las políticas internas.

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Estos son los mejores casos de uso para sus transcripciones de Microsoft Teams:

• Incremento de accesibilidad: Las transcripciones de Microsoft Teams son un importante paso adelante para que las reuniones sean accesibles para todos. Al proporcionar subtítulos en directo o un registro escrito de las conversaciones, te aseguras de que las personas sordas o con problemas de audición puedan participar plenamente en el diálogo.
• Traducción de idiomas: Equipos remotos a menudo abarcan continentes, culturas e idiomas. Con las transcripciones, puedes superar las barreras lingüísticas traduciendo el texto a varios idiomas, para que no se pierda nada en la traducción.
• Revisión y seguimiento: ¿Alguna vez has intentado recordar un punto crítico de una reunión para encontrarlo perdido en el éter? Las transcripciones sirven como botón para retroceder, ya que son perfectas para revisar las decisiones y las medidas a tomar y garantizar que seguimientos no solo se prometen, sino que se ejecutan.
• Responsabilidad: La claridad que proporcionan las transcripciones fomenta la rendición de cuentas, lo que garantiza que los compromisos asumidos durante las reuniones se traduzcan en acciones. Se trata de convertir «creo» en «sé».
• Revisiones de desempeño: Las transcripciones proporcionan una gran cantidad de datos que se pueden extraer para obtener información sobre la dinámica del equipo, las contribuciones individuales y las áreas de mejora, haciendo revisiones de desempeño más sobre el crecimiento y menos sobre las conjeturas.
• Creación de contenido: Es posible que su próxima publicación de blog, boletín o material de formación simplemente se esconda en las transcripciones de la reunión. Utilízalos para extraer ideas, ideas y conocimientos que puedan reutilizarse y convertirlos en contenido valioso para un público más amplio, a fin de maximizar el impacto de la inteligencia colectiva de tu equipo.
• Formación e incorporación: Poner al día a los nuevos miembros del equipo puede ser una tarea abrumadora, pero las transcripciones de las reuniones clave pueden servir como herramientas de aprendizaje esenciales. Ofrecen una visión real de las historias de los proyectos, los procesos de toma de decisiones y la dirección estratégica del equipo, y proporcionan un contexto que va más allá del paquete de incorporación estándar.

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Preguntas frecuentes sobre la transcripción de Microsoft Teams

1. ¿Se puede transcribir en equipos sin grabar?

Sí, siempre que tenga una suscripción válida a Microsoft 365, puede transcribir su reunión sin grabarla.

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2. ¿Por qué no puedo usar la transcripción en Teams?

Si las funciones de transcripción de MS Teams no funcionan, hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

• Permisos: Es posible que no tenga los permisos adecuados para grabar (y, por lo tanto, transcribir) la reunión. Los derechos de transcripción están vinculados a los derechos de grabación, así que ponte en contacto con tu administrador de Teams para asegurarte de que estás en la lista.
• Aplicación desactualizada: Es posible que una aplicación de Teams desactualizada no muestre todo lo que está disponible. Asegúrate de que tu aplicación de Teams esté actualizada para acceder a las funciones más recientes, incluida la transcripción.
• Regiones e idiomas compatibles: La transcripción tiene sus propias preferencias de idioma, y admite principalmente el inglés (con una compatibilidad cada vez mayor para idiomas adicionales). Además, algunas funciones pueden ser específicas de cada región, por lo que vale la pena comprobar si la transcripción es compatible en tu ubicación.

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3. ¿Dónde se almacenan las transcripciones de los equipos?

Las transcripciones de los equipos se almacenan cómodamente en la nube, junto con las grabaciones de las reuniones. En concreto, puedes encontrarlas en el chat de la reunión o en la pestaña «Detalles» de la reunión en Teams.

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Para aquellos a quienes les gusta mantener sus archivos cerca, las transcripciones también se pueden descargar como un archivo VTT, lo que les permite almacenarlas, compartirlas o revisarlas sin conexión cuando lo deseen.

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¡Comience a generar mejores transcripciones de MS Teams con MeetGeek!

Las transcripciones de MS Teams pueden ser catalizadores de la comunicación, la colaboración y la inclusión, y preservar la esencia de nuestras conversaciones digitales.

Sin embargo, la búsqueda de eficiencia y precisión en la transcripción no termina aquí.

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Para equipos que buscan llevar su juego de transcripción al siguiente nivel, integrando herramientas como MeetGeek puede agilizar aún más el proceso.

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¿Y quién sabe? Con la transcripción registrando cada detalle con esmero, es posible que tu próxima gran idea se revele entre líneas de diálogo, ¡esperando a que la descubras en la transcripción de tu última reunión!

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