15 types de réunions: Ce qui les différencie et conseils

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Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certaines réunions sont stimulantes et productives, alors que d’autres donnent l’impression de perdre son temps ? Tout le secret consiste à bien connaître les différents types de réunions et l’objectif propre à chacun. 

Que vous animiez une séance de brainstorming, une réunion de suivi de projet ou une activité de cohésion d’équipe, savoir à quoi vous attendre et comment vous préparer peut tout changer.

Dans cet article, nous allons passer en revue 15 types de réunions distincts, en expliquant ce qui distingue chacun d’eux et en partageant des conseils d’experts pour vous aider à tirer le meilleur parti de chaque rencontre. Entrons dans le vif du sujet et transformons votre approche des réunions !

Ce qu’il faut prendre en compte avant tout type de réunion

Il n’y a pas si longtemps, les réunions en présentiel étaient la norme, et les réunions à distance ou hybrides restaient bien plus rares. On y recourait surtout pour échanger des informations avec des équipes ou des clients d’autres bureaux, ou avec des prestataires externes.

Aujourd’hui, les réunions virtuelles font partie intégrante du quotidien. Même les entreprises qui ont repris le chemin du bureau organisent des réunions hybrides, auxquelles certains participants se connectent depuis leur domicile. 

D’ailleurs, s’appuyer uniquement sur les réunions en présentiel est désormais jugé très improductif. Comme vos collaborateurs participent à des types de réunions plus variés que jamais, il est essentiel que chacune soit aussi pertinente et productive que possible. 

Sinon, vous risquez de vous enfermer dans un cycle sans fin de réunions improductives.

Types de réunions d’équipe dont tout le monde a besoin

Voici les types de réunions d’équipe dont vous avez besoin :

• Réunions pour vérifier l’avancement d’un projet et s’assurer qu’il est en bonne voie d’atteindre ses objectifs
• Réunions pour discuter des changements de stratégie globale de l’entreprise et de leur impact sur chaque projet
• Réunions pour lancer la planification et l’organisation d’un nouveau projet, ou établir une estimation de projet
• Réunions pour donner et recevoir des retours sur un projet ou sur le travail d’une personne
• Réunions pour traiter et résoudre les conflits apparus au sein d’une équipe ou d’un projet
• Réunions pour régler rapidement les problèmes urgents qui exigent une attention immédiate

Types de réunions d’équipe dont vous n’avez pas besoin

Voici les types de réunions d’équipe dont vous n’avez pas besoin :

• Les réunions sans objectif clair sont souvent improductives
• Les réunions récurrentes sans ordre du jour ni objectif précis peuvent devenir une perte de temps
• Les réunions sans ordre du jour peuvent vite s’éparpiller et n’aboutir à aucun résultat concret
• Si les participants n’ont pas accès à l’avance aux documents nécessaires, mieux vaut sans doute reporter la réunion
• Une réunion dont la liste des participants n’est pas arrêtée peut semer la confusion et nuire à la productivité
• Si l’information peut être transmise efficacement par e-mail ou par message Slack, faites-le plutôt que de programmer une réunion

Voici trois conseils pour vous aider à préparer des réunions productives :

1. Prévoir un ordre du jour
2. Commencer à l’heure et faire simple
3. Réunir les bonnes personnes autour de la table

1. Prévoir un ordre du jour

Un ordre du jour est bien plus qu’un simple plan de discussion. Il peut faire toute la différence entre une réunion sans but et une réunion réellement stimulante et productive.

Un bon ordre du jour aide votre équipe à garder le cap sur les objectifs de la réunion et à obtenir des résultats plus vite que jamais. Vous pouvez renforcer la collaboration et la productivité à plus grande échelle en adoptant différents types d’ordres du jour qui cadrent les échanges en fonction des objectifs, de la liste des participants et du format de la réunion.

2. Commencer à l’heure et faire court

Les réunions seront plus productives si vous fixez à chacun un cadre horaire précis et si vous suivez une cadence de réunion optimale. En tant que responsable, vous devez être d’une ponctualité irréprochable si vous voulez inciter les autres à respecter le temps de chacun.

À ce propos, plus vos réunions sont courtes, plus les participants ont de chances d’y venir et d’y rester attentifs. Les réunions longues peuvent surcharger votre équipe, surtout lorsqu’elles sont fréquentes. Les participants risquent alors de s’épuiser et de décrocher au moment où des informations essentielles sont abordées. 

Prévoyez 40 minutes pour les réunions hebdomadaires et mensuelles, et 60 minutes pour les réunions bihebdomadaires et trimestrielles. Pour une assemblée générale annuelle, comptez plutôt 2 à 4 heures, selon la taille de votre organisation.

3. Réunir les bonnes personnes autour de la table

Pour éviter une réunion surchargée, déterminez quels collaborateurs doivent y assister. Une réunion de prise de décision, par exemple, ne devrait réunir que les principales parties prenantes. Une réunion d’innovation, en revanche, peut exiger la présence d’experts du sujet, de décideurs et d’équipes de support technique. Pour une réunion de comité, les participants doivent être désignés par la direction ou le conseil.

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Vous vous assurez ainsi que les personnes présentes peuvent apporter une vraie contribution et se faire entendre. Le plus simple est de dresser la liste de toutes les questions auxquelles la réunion doit répondre. Toute personne capable d’y répondre a sa place autour de la table.

Comment rendre chaque type de réunion efficace avec MeetGeek

Vous êtes-vous déjà demandé comment rendre chaque type de réunion plus efficace, avec des discussions productives, des décisions bien documentées et des actions de suivi clairement définies ? 

La réponse est simple : MeetGeek. Cette plateforme d’automatisation des réunions par IA est conçue pour rendre plus efficaces différents types de réunions grâce à des fonctionnalités solides qui simplifient la planification, le déroulement et le suivi. 

Qu’il s’agisse de points quotidiens, de revues hebdomadaires ou de réunions stratégiques de direction, MeetGeek vous aide à faire de chaque séance un moment productif et utile.

Voici les fonctionnalités que MeetGeek propose pour tout type de réunion :

• Enregistrement et transcription des réunions : Avec MeetGeek, chaque réunion est automatiquement enregistrée et transcrite, ce qui permet aux membres de l’équipe de revoir les échanges quand ils le souhaitent et de rester alignés sur les objectifs communs.
• Détection des points clés et des actions à mener : MeetGeek s’appuie sur une IA avancée pour repérer et mettre en avant les points clés et les actions à mener pendant les réunions, ce qui aide les équipes à se concentrer sur l’essentiel sans avoir à fouiller dans de longs enregistrements.
• Résumés de réunion faciles à partager : Après chaque réunion, MeetGeek génère des résumés concis, faciles à diffuser auprès des membres d’équipes réparties ou à distance, pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
• Intégrations avec les outils CRM et de collaboration : MeetGeek s’intègre en toute fluidité à de nombreux outils CRM et de collaboration, de sorte que les informations issues de vos réunions rejoignent rapidement vos flux de travail.
• Transcriptions avec recherche : Gagnez en productivité grâce à des transcriptions dans lesquelles vous pouvez lancer une recherche, et économisez un temps et une énergie que vous pourrez consacrer à autre chose.
• Notes et commentaires horodatés : Les notes et commentaires horodatés de MeetGeek permettent aux membres de l’équipe d’échanger de manière asynchrone et de donner leur avis sur des passages précis de la réunion.
• Suivi efficace : Configurez des flux de travail qui envoient par e-mail aux participants des résumés générés par l’IA, avec les actions à mener et les points clés, quelques minutes après la fin de la conversation, pour ne pas perdre l’élan.

Et les réunions en présentiel, alors ? L’application mobile de MeetGeek capture vos échanges en direct et envoie en quelques minutes des enregistrements et des transcriptions fidèles de vos réunions directement sur votre compte. 

Ainsi, quels que soient le format, le type et le contenu de vos réunions, vous et votre équipe ne passerez jamais à côté d’une information essentielle.

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15 types de réunions : ce qui les différencie et nos conseils

Lorsqu’ils ne sont pas utilisés à bon escient, les formats de réunion peuvent devenir des activités chronophages dans un emploi du temps déjà chargé. Pour des réunions efficaces et productives, vous aurez besoin d’une approche structurée.

 Voici 15 types de réunions et ce qui les distingue : 

1. Réunions quotidiennes
2. Réunions hebdomadaires
3. Réunions de lancement de projet
4. Réunions de planification
5. Entretiens individuels
6. Réunions de partage d’informations
7. Réunions de résolution de problèmes
8. Réunions de prise de décision
9. Réunions de suivi de projet
10. Réunions rétrospectives
11. Réunions du conseil d’administration
12. Réunions avec les clients
13. Réunions de cohésion d’équipe
14. Réunions de direction
15. Réunions d’intégration

1. Réunions quotidiennes

‍Les réunions quotidiennes sont en général de courts échanges entre les membres clés d’un projet, en début de journée de travail. 

Les points quotidiens sont généralement courts et vont droit au but. On les appelle aussi « daily standups » dans les équipes qui suivent la méthodologie Agile, laquelle met l’accent sur les personnes qui font le travail et sur leur manière de travailler ensemble. 

Les participants y reviennent sur la veille, sur les problèmes qu’ils ont pu rencontrer et sur les tâches prévues pour la journée. Dans les équipes entièrement à distance en particulier, ce type de réunion sert à prendre des nouvelles le matin et à donner le ton de la journée de travail. 

Voici les bonnes pratiques pour les points quotidiens :

1. Organisez vos points quotidiens à la même heure chaque jour (et au même endroit, pour les réunions en présentiel). 
2. Veillez à ce que vos points quotidiens restent brefs.
3. Annoncez clairement l’objectif du point quotidien.
4. Changez d’animateur à chaque point quotidien pour encourager une participation active.

‍2. Réunions hebdomadaires

Contrairement aux réunions quotidiennes, brèves et ciblées, les réunions d’équipe hebdomadaires offrent une vision plus large de la trajectoire du projet et permettent des discussions plus approfondies. Dans les équipes qui appliquent les pratiques Agile, ces réunions prennent souvent la forme de « rétrospectives hebdomadaires » ou de « revues hebdomadaires ». 

Les membres de l’équipe y reviennent sur les réussites de la semaine, repèrent les difficultés et préparent ensemble la semaine à venir. Ce type de réunion est essentiel pour conserver l’élan, coordonner les efforts de l’équipe et s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Voici les bonnes pratiques pour les réunions hebdomadaires :

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1. Programmez chaque réunion hebdomadaire le même jour et à la même heure.
2. Encouragez une communication ouverte et veillez à ce que tous les membres de l’équipe aient la possibilité de s’exprimer.
3. Passez en revue les réussites et les difficultés de la semaine écoulée, et fixez des objectifs clairs pour la semaine à venir.
4. Limitez la réunion à une durée raisonnable pour préserver l’attention et éviter la fatigue.

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3. Réunions de lancement de projet

‍Une réunion de lancement de projet réussie est essentielle au début de toute collaboration. Ce type de réunion sert à souder le groupe et à s’assurer que tous les participants ont une vue d’ensemble du projet. 

Avant de commencer à travailler, les personnes impliquées doivent connaître les rôles et les responsabilités de chacun, ainsi que le plan, les objectifs et les procédures du projet. 

Voici ce que vous devez faire lors des réunions de lancement de projet :

1. Préparez quelques activités brise-glace avant la réunion de lancement. Les participants pourront ainsi faire connaissance avant de travailler ensemble.
2. Laissez chacun poser ses questions et exprimer ses inquiétudes au sujet du projet.
3. Organisez vos réunions de lancement avant le début du travail. Ainsi, chacun sait exactement ce qu’il doit faire ensuite et comment bien se coordonner avec les autres.

4. Réunions de planification

Une réunion de planification de projet est généralement animée par un chef d’équipe ou un manager, et consiste à présenter le plan d’ensemble du projet aux membres de l’équipe, aux autres managers ou aux clients. 

On y aborde souvent le calendrier complet du projet, avec le détail des tâches, des étapes clés, des coûts et des autres ressources.

Même si elle prend généralement la forme d’une présentation, la réunion de planification permet aussi aux participants d’aider le chef de projet à procéder à des ajustements lorsque c’est nécessaire, en s’appuyant sur leur expertise. 

Voici quelques conseils pour les réunions de planification :

1. Vérifiez que chacun connaît ses responsabilités.
2. Tirez parti de la diversité des points de vue en retenant les idées les plus créatives proposées par les participants.
3. Faites un effort supplémentaire en préparant à l’avance un ordre du jour avec des sujets précis et des plans d’action.

5. Entretiens individuels

Les entretiens individuels sont des échanges en tête à tête entre un manager et un membre de l’équipe, destinés à favoriser la communication, à donner des retours et à accompagner le développement professionnel. 

Contrairement aux réunions de groupe, les entretiens individuels offrent un cadre confidentiel où les employés peuvent parler librement de leur expérience, de leurs difficultés et de leurs aspirations professionnelles. Les managers peuvent profiter de ce moment pour donner des retours personnalisés, parler des performances et fixer des objectifs individuels. 

Dans les équipes à distance ou hybrides, les entretiens individuels sont encore plus importants, car ils aident à combler le fossé créé par la distance physique et assurent une communication continue et ouverte.

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Voici les bonnes pratiques pour les entretiens individuels :

1. Préparez un modèle d’ordre du jour, mais restez flexible pour répondre aux préoccupations immédiates de l’employé.
2. Écoutez activement et avec empathie, pour que l’employé puisse s’exprimer librement.
3. Donnez des retours constructifs et saluez les réussites.
4. Fixez des objectifs clairs et atteignables, et revenez sur les échanges précédents pour suivre les progrès.

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6. Réunions de partage d’informations

Ces réunions servent à approfondir certains sujets : nouveautés, propositions innovantes, procédures, détails techniques, approches, etc.

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Comme le but de la réunion est de partager des connaissances, l’organisateur partage généralement son écran et parcourt les documents étape par étape. 

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Voici quelques conseils pour des réunions de partage d’informations productives :

1. Attendez que toutes les informations aient été présentées avant de répondre aux interrogations.
2. Utilisez des supports visuels, tels que des diapositives ou des graphiques, pour faciliter la compréhension et la mémorisation.
3. Prévoyez du temps pour les questions et les précisions afin que tout le monde ait bien compris.
4. Résumez les points clés à la fin de la réunion et fournissez des documents complémentaires si nécessaire.

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7.  Réunions de brainstorming / résolution de problèmes

Le brainstorming se définit comme une technique de résolution de problèmes en groupe. Pour toute équipe, les réunions de brainstorming sont un élément important du travail collaboratif.

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Grâce à une bonne phase d’idéation, les équipes peuvent trouver des solutions créatives aux différents problèmes qu’elles rencontrent dans leur activité quotidienne, ainsi que des propositions innovantes pour les développements futurs.

Quel que soit le format de la réunion, vous pouvez toujours faire preuve de créativité. Les applications de tableau blanc, les documents modifiables, les diapositives, les outils de conception, les notes adhésives et d’autres logiciels du même genre peuvent rendre une réunion de résolution de problèmes vraiment efficace. 

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Voici quelques conseils pour les réunions de brainstorming :

1. Écartez les idées irréalistes de la séance de brainstorming.
2. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe savent ce qu’il y a à faire. Indiquez-leur combien de pistes ils doivent explorer avant de passer au problème suivant.
3. Fixez une échéance pour parvenir à une solution et suivez un modèle de réunion de brainstorming. Vos collègues seront ainsi plus motivés pour se concentrer sur les résultats. 

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8. Réunions de prise de décision

Comme nous en avons tous fait l’expérience au moins quelques fois dans notre carrière, la planification n’est pas une science exacte. Même les solutions les plus simples peuvent être remises en cause par des blocages, des imprévus et l’apparition de nouvelles informations. 

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Dans ces cas-là, il faut décider, le plus souvent dans l’urgence. Les réunions de prise de décision visent à définir les tâches et à repartir avec des actions claires. À la fin de la réunion, chaque participant devrait savoir quelles sont concrètement les prochaines étapes. 

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Voici ce qu’il faut prendre en compte avant les réunions de prise de décision :

1. Choisissez avec soin la personne chargée de la réunion de prise de décision. Assurez-vous qu’elle est ouverte à tous les types de retours.
2. Gardez à l’esprit que tout le monde ne sera peut-être pas d’accord avec les décisions prises.
3. Prévoyez du temps pour discuter de la façon dont les membres de l’équipe mettront les décisions en œuvre.
4. Veillez à consigner en détail tous les aspects utiles du processus de prise de décision afin de pouvoir vous y référer plus tard.

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CONSEIL DE PRO : Comme nous savons qu’il n’est pas toujours facile de prendre des notes pendant vos réunions, MeetGeek vient à votre rescousse. Notre outil a été spécialement conçu pour vous permettre de vous impliquer pleinement dans vos réunions pendant qu’il se charge de la fastidieuse prise de notes. 

9. Réunions de suivi de projet

Les réunions de suivi de projet sont des points réguliers sur l’état d’avancement d’un projet. Comme il s’agit d’un type de réunion courant, elles sont généralement organisées par le chef de projet.

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Ces discussions servent à faire le point sur l’avancement du projet, à résoudre les problèmes, à adapter les plans si nécessaire et à discuter des prochaines étapes à suivre. Contrairement aux réunions quotidiennes, les réunions de suivi de projet couvrent des périodes plus longues ; elles sont donc plus complexes et demandent davantage de préparation. 

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Voici quelques conseils pour les réunions de suivi de projet :

1. Laissez deux ou trois des membres les plus performants partager leurs impressions sur ce qui fonctionne bien dans le projet.
2. Pensez à rappeler l’objectif commun et à réserver du temps pour les questions.
3. Encouragez les membres de l’équipe à faire un bref point sur leur travail, en signalant les problèmes qu’ils rencontrent.
4. Utilisez un outil de collaboration ou un tableau de bord pour visualiser l’avancement et faciliter la discussion.

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10. Réunions rétrospectives

Elles se tiennent à la fin d’un projet. L’objectif d’une réunion rétrospective est de donner son avis sur l’expérience dans son ensemble, de partager ce que l’on a appris et de faire des retours.

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Lorsqu’on travaille depuis son domicile ou au sein d’une équipe hybride, la transparence est moindre et l’on a moins conscience des activités des autres.

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Lors des réunions rétrospectives, les participants peuvent partager ce que les semaines ou les mois de travail écoulés leur ont appris. Cela aide à ne pas répéter les erreurs passées, à repérer des solutions possibles pour les besoins futurs et à prendre du recul pour progresser. 

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Pour les équipes Agile, les rétrospectives sont une pratique fondamentale, souvent organisée à la fin de chaque sprint, pour que l’équipe évolue et s’améliore en continu.

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Voici quelques conseils pour de meilleures réunions rétrospectives :

1. Programmez vos réunions rétrospectives à la fin de chaque cycle de projet ou de chaque sprint.
2. Créez un climat de confiance et d’ouverture dans lequel les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour donner un avis sincère.
3. Utilisez des formats structurés, comme « Start, Stop, Continue » ou « What Went Well, What Didn’t », pour guider la discussion.
4. Consignez les points clés et les actions à mener, et assurez-vous qu’ils sont suivis lors des cycles suivants.

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11. Réunions du conseil d’administration

Ce type de réunion formelle rassemble le conseil d’administration d’une organisation. Ces réunions se tiennent généralement à intervalles réguliers, ou selon les besoins, pour débattre des questions majeures, examiner les performances et traiter les affaires juridiques du conseil.

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Contrairement aux réunions informelles, le quorum, les procédures et les rôles d’une réunion du conseil d’administration sont définis dans les statuts de l’organisation. C’est généralement le président de l’organisation qui préside ces réunions. 

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Voici comment mener une réunion du conseil d’administration efficace :

1. Concentrez-vous sur la structure de la réunion. Une réunion du conseil est un élément important de la structure de toute entreprise, mais elle ne doit pas pour autant être une perte de temps.
2. Favorisez des décisions claires en résumant les points abordés et en appelant à des motions si nécessaire.
3. Veillez à ce que les échanges entre les membres du conseil restent centrés sur les enjeux stratégiques plutôt que sur les détails opérationnels.  
4. Trouvez un secrétaire expérimenté ou équipez-vous d’un outil comme MeetGeek pour vous aider à recueillir toutes les données nécessaires, y compris les KPI de réunion.

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12. Réunions avec les clients

Que vous travailliez en B2C ou en B2B, les échanges avec les clients et les parties prenantes sont utiles à presque tous les départements d’une entreprise. 

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Organiser des réunions et des entretiens avec les clients peut nous aider à mieux comprendre leurs besoins, et donc à être mieux armés pour traiter toutes les questions qui s’y rattachent. Les réunions d’affaires avec les clients sont moins fréquentes que les autres discussions, mais elles sont tout aussi importantes.

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Selon l’activité de l’équipe, vous pouvez organiser une telle réunion pour demander des retours, obtenir une validation, présenter des plans ou faire des propositions. 

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Pour une réunion productive avec le client, suivez ces conseils :

1. Renseignez-vous sur tous les participants avant la réunion pour trouver un terrain d’entente avec eux et éviter les grosses surprises.
2. Comprenez les objectifs et les difficultés du client pour lui apporter des solutions et des éclairages pertinents.
3. Préparez et envoyez à l’avance tous les documents, rapports ou présentations nécessaires.
4. Pour apaiser les inquiétudes de votre client et vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde, faites le point avec lui après la réunion et tout au long du projet.
5. Essayez de créer les meilleures conditions possibles pour que la réunion soit productive.

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13. Réunions de cohésion d’équipe

Contrairement aux réunions de suivi de projet ou aux rétrospectives, les réunions de cohésion d’équipe sont centrées sur des activités et des échanges qui renforcent les liens entre les personnes plutôt que sur les résultats du projet. 

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Elles comprennent souvent des exercices stimulants qui encouragent toute l’équipe à travailler ensemble de façon nouvelle et agréable. Si votre équipe travaille à distance ou en mode hybride, ce format de réunion peut favoriser un sentiment de proximité et faire en sorte que tous les membres de l’équipe se sentent inclus et valorisés. Que l’activité de cohésion ait lieu sur site ou dans un lieu extérieur, s’associer à un site de réservation de voyages simplifiera la logistique des déplacements de votre équipe.

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Voici les bonnes pratiques pour votre prochaine réunion de cohésion d’équipe : 

1. Prévoyez des activités variées, adaptées aux différents centres d’intérêt et points forts de l’équipe.
2. Encouragez la participation et assurez-vous que les activités sont inclusives et accessibles à tous les membres de l’équipe.
3. Misez sur des exercices interactifs pour développer la confiance, la communication et la collaboration.
4. Terminez par une brève discussion pour revenir sur les activités et recueillir des retours en vue des prochaines séances de cohésion d’équipe. 
5. Intégrez des activités de cohésion d’équipe à vos réunions habituelles.

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14. Réunions de direction

Les réunions de direction sont un excellent outil pour piloter les objectifs stratégiques, discuter des problèmes de haut niveau et prendre des décisions majeures qui ont un impact sur les équipes.

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Pour les managers, ces types de réunions formelles sont des espaces où ils peuvent partager les dernières nouvelles, discuter des difficultés et coordonner les efforts entre les différents départements.

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Voici quelques conseils pour une réunion de direction efficace :

1. Encouragez une communication ouverte et sincère entre tous les participants.
2. Prévoyez du temps pour que chaque manager fasse le point sur son département ou ses projets.
3. Concentrez-vous sur les enjeux stratégiques et les décisions qui exigent une vraie contribution de l’ensemble de l’équipe de direction, plutôt que sur les affaires courantes.
4. Consignez les décisions clés et les actions à mener, et assurez le suivi des actions convenues.

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15. Réunions d’intégration

Lorsque de nouvelles recrues rejoignent l’équipe, les réunions d’intégration sont la pratique habituelle pour les intégrer à l’organisation. Elles donnent aux employés les informations et les outils nécessaires, et les préparent à réussir dans leurs nouvelles fonctions. Pour gérer efficacement ces processus, de nombreuses organisations étudient diverses options de logiciels RH, y compris des alternatives aux solutions les plus répandues comme Zoho. Si vous envisagez de changer, voici quelques alternatives à Zoho qui pourraient mieux répondre à vos besoins.

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De plus, elles sont l’occasion idéale de recueillir l’avis des nouvelles recrues sur le processus de recrutement et d’intégration, afin de l’améliorer en continu et de le rendre plus efficace pour les futurs employés.

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Voici quelques conseils pour les réunions d’intégration :

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1. Programmez vos réunions d’intégration peu après l’arrivée de la nouvelle recrue.
2. Présentez la nouvelle recrue à son équipe et à ses interlocuteurs clés au sein de l’organisation.
3. Donnez un aperçu du rôle, des responsabilités et des premières tâches de la nouvelle recrue.
4. Faites ensuite des points réguliers pour accompagner l’intégration et le développement de la nouvelle recrue dans la durée.

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Foire aux questions

1. Quels sont les trois styles de réunion ?

Les trois principaux styles de réunion sont :

1. Réunions d’information : Ces réunions servent à partager des informations et des nouvelles. On y recourt souvent pour les annonces, les points d’avancement et les comptes rendus de progression. Elles peuvent prendre la forme d’une assemblée générale, d’un briefing ou d’un point sur un projet.
2. Réunions de discussion : Ces réunions sont consacrées à l’échange d’idées, à la recherche de solutions et à la résolution collective de problèmes. Citons par exemple les séances de brainstorming, les réunions stratégiques et les ateliers.
3. Réunions de prise de décision : Ces réunions visent à prendre des décisions sur des enjeux ou des stratégies précis. Elles sont structurées de façon à évaluer les options, à peser le pour et le contre et à parvenir à un consensus ou à une décision finale. Citons par exemple les réunions du conseil d’administration, les assemblées d’actionnaires, les réunions de comité et les séances de planification.

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2. Qu’est-ce qu’une structure de réunion ?

La structure d’une réunion désigne le modèle de réunion organisé, ou le cadre, selon lequel une réunion se déroule. Elle comprend l’ordre du jour, les rôles, le minutage et les processus qui guident la réunion.

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Voici les éléments clés de la structure d’une réunion :

• Ordre du jour : Une liste détaillée des sujets à traiter, avec le temps alloué à chacun
• Rôles : Des rôles clairement définis, comme l’animateur, le preneur de notes et le gardien du temps, pour que tout se déroule bien
• Objectifs : Les objectifs ou résultats précis que la réunion vise à atteindre
• Processus : Les procédures définies pour la discussion, la prise de décision et les actions de suivi.
• Gestion du temps : Les heures de début et de fin prévues, ainsi que le temps maximal accordé à chaque point de l’ordre du jour, pour que la réunion ne dérape pas.

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3. Quelle est la meilleure disposition de salle pour une réunion ?

La meilleure disposition dépend de l’objectif et du style de la réunion, mais voici quelques configurations efficaces :

• Style conférence : Les participants s’assoient autour d’une table rectangulaire ou ovale, ce qui facilite les échanges en face à face et encourage une communication directe
• Style en U : Les tables sont disposées en U, l’extrémité ouverte face à un écran ou à un présentateur, afin que les participants puissent se voir les uns les autres et voir le présentateur, ce qui favorise l’implication et les échanges.
• Style théâtre : Les chaises sont disposées en rangées face à l’avant de la salle, où se trouve l’orateur ou l’écran, pour accueillir un maximum de personnes et permettre à tous les participants de voir et d’entendre le présentateur. Pensez aux assemblées générales.
• Style salle de classe : Les tables et les chaises sont disposées en rangées face à l’avant de la salle, ce qui laisse de la place pour les documents et un espace de travail personnel, dans un cadre propice à l’apprentissage.

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Rendez tous les types de réunions plus efficaces avec un assistant de réunion

‍Pour que tous les types de réunions soient efficaces, il est essentiel que les informations pertinentes soient correctement conservées. Les actions décidées, les informations partagées, les tâches et les idées doivent être enregistrées pour pouvoir s’y référer plus tard. 

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Non seulement cela facilitera le suivi de la réunion, mais cela vous aidera aussi à partager les informations avec les personnes qui n’ont pas pu y assister.

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Une plateforme d’automatisation des réunions par IA comme MeetGeek peut vous y aider. L’assistant de réunion virtuel rejoint vos réunions pour enregistrer les conversations, prendre des notes, sauvegarder les moments clés et fournir une transcription de la conversation.

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