Qu'est-ce qu'une réunion Skip-Level ? Comment les dirigeants utilisent Skip-Levels pour améliorer la communication

Les réunions de niveau intermédiaire sont l'un des moyens les plus simples de réduire les obstacles à la communication dans les organisations en pleine croissance.

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Lorsque des couches se forment entre les cadres supérieurs et les contributeurs individuels, les dirigeants peuvent perdre de vue les opérations quotidiennes et les employés peuvent commencer à avoir l'impression que le point de vue de leurs employés ne parvient jamais à atteindre les personnes qui définissent les priorités. Un niveau de saut crée à nouveau une ligne directe, sans se transformer en une évaluation des performances ou en une session inconfortable « dites-moi tout sur votre supérieur direct ».

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Dans ce guide, vous découvrirez ce qu'est une réunion de niveau intermédiaire, pourquoi les sauts de niveau créent autant de valeur, comment mettre en œuvre des réunions de niveau intermédiaire sans nuire à la confiance et comment organiser des réunions de niveau intermédiaire productives qui mènent à un véritable suivi et à une amélioration continue.

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Qu'est-ce qu'une réunion skip level?

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Une réunion de niveau intermédiaire (parfois écrite sous la forme réunion de niveau dans la documentation interne) est un format de réunion individuelle dans lequel un leader rencontre une personne qui ne relève pas directement de lui.

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Plus précisément, il s'agit d'une conversation entre un employé et son directeur du gérant (leur patron du patron), sans les informations de l'employé directeur direct dans la chambre.

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Cette couche « ignorée » est la raison pour laquelle les gens les appellent sauter des niveaux ou réunions de niveau intermédiaire.

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Un exemple simple

• Vous gérez trois subordonnés directs
• Chacun de ces subordonnés directs gère 6 à 10 membres de l'équipe
• Vous planifiez un tête-à-tête de 30 minutes avec l'un de ces membres de l'équipe

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C'est un niveau de saut. Vous rencontrez quelqu'un à deux niveaux pour mieux comprendre, établir des relations et savoir ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas) directement à la source.

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Pourquoi les réunions skip level sont importantes

Les réunions de niveau intermédiaire sont importantes car elles permettent de répondre à un risque organisationnel réel : les dirigeants prennent des décisions dans un contexte secondaire et les employés se sentent invisibles.

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Deux points de données permettent de comprendre pourquoi c'est important :

• Gallup a indiqué qu'un faible engagement entraînait un coût économique énorme, mesuré en milliards de dollars à l'échelle mondiale.
• LinkedIn les rapports ont également mis en évidence à quel point les expériences des « mauvais gestionnaires » influencent le risque de rétention.

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Vous ne fixez pas l'engagement en multipliant les réunions. Mais tu peut améliorez la communication ouverte et l'engagement des employés lorsque les cadres supérieurs créent des opportunités sûres et cohérentes d'écouter attentivement, de recueillir des informations et de supprimer les frictions auxquelles les employés sont confrontés chaque semaine.

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Un bon niveau de saut fait quatre choses à la fois :

• Aide haute direction avoir un aperçu de la réalité, et pas seulement des mises à jour de statut
• Donne aux contributeurs individuels un canal pour partager leurs commentaires et leurs suggestions
• Renforce les relations entre les niveaux organisationnels grâce à une véritable connexion personnelle
• Crée de la valeur organisationnelle en transformant les commentaires en actions et en favorisant la croissance des employés

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L'objectif des réunions de skip level

Le but des réunions de niveau intermédiaire n'est pas de contourner les managers ou de passer outre à la prise de décision.

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Bien organisées, ces réunions ont un objectif clair :

• Instaurez la confiance et renforcez les relations entre les niveaux
• Améliorez la communication en détectant rapidement les lacunes
• Collectez des informations précieuses que les dirigeants ne peuvent pas obtenir à partir des tableaux de bord
• Soutenez le développement professionnel en comprenant ce dont les gens ont besoin pour s'épanouir
• Renforcer un environnement de travail positif où diverses perspectives sont les bienvenues

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Qu'est-ce que c'est pas:

• Un canal secret pour résoudre les problèmes liés à votre responsable direct
• Un audit surprise du manager d'une personne
• Un endroit pour prendre des décisions importantes sur place
• Une évaluation des performances par une porte dérobée

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Si les employés ont l'impression que la réunion a vraiment pour but de juger leur responsable, ils mettront fin à la réunion ou en feront des commérages. Ni l'un ni l'autre ne permet d'obtenir des informations clés sur lesquelles vous pouvez agir.

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MeetGeek peut vous aider à organiser des réunions de niveau intermédiaire qui mènent à des actions concrètes

Les réunions de niveau intermédiaire ne créent de la valeur que si vous capturez ce qui compte, si vous vous alignez sur les étapes suivantes et si vous bouclez la boucle.

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MeetGeek aide en transformant ces conversations en enregistrements utilisables, sans ajouter de tâches administratives supplémentaires :

• Enregistre et transcrit automatiquement les conversations de niveau intermédiaire (avec consentement) afin que les dirigeants ne manquent pas de nuances lorsqu'ils essaient de prendre des notes
• Produit des résumés structurés et des principaux points à retenir afin que les modèles soient faciles à repérer à travers les différents niveaux de saut
• Met en évidence les mesures à prendre et facilite le suivi, afin que « nous devrions examiner cela » ne disparaisse pas
• Permet de tout consulter ultérieurement, afin que les cadres supérieurs puissent revoir le contexte avant de planifier des modifications

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Cela est particulièrement utile lorsque vous organisez des réunions de haut niveau dans plusieurs départements : MeetGeek vous permet de comparer les thèmes, de garder les engagements visibles et de montrer aux employés que leur contribution avant les décisions de changement a réellement influencé le résultat.

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Avantages des réunions de niveau intermédiaire pour toutes les personnes impliquées

Les avantages des réunions de niveau intermédiaire dépendent de la façon dont vous les organisez, mais les avantages sont réels lorsque le processus est cohérent.

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Pour les hauts dirigeants et les cadres supérieurs

• Signaux plus rapides concernant les problèmes rencontrés dans les opérations quotidiennes
• Alerte précoce sur les problèmes de processus et les obstacles à la communication
• Une vision plus claire de ce qui favorise (ou bloque) la croissance du personnel
• Meilleure visibilité sur la façon dont les priorités sont définies à tous les niveaux de l'organisation
• Plus ancré direction, car vous obtenez régulièrement des informations au-delà des réunions de direction

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Pour les responsables (la couche « ignorée »)

• Un meilleur soutien lorsqu'il est traité avec respect et transparence
• Une chance de devenir un meilleur manager grâce à des thèmes de coaching (pas de blâme)
• Plus de contexte sur les besoins de leur équipe, lorsque les commentaires sont partagés de manière appropriée
• Moins de risques de surprises, car les problèmes apparaissent plus tôt

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Pour les employés et les contributeurs individuels

• Accès direct aux supérieurs pour de nouvelles idées et des commentaires honnêtes
• Une vision plus claire de ce qui intéresse la haute direction et des raisons pour lesquelles
• Une plus grande confiance dans le fait que les dirigeants écoutent (et pas seulement dans les sondages)
• De meilleures conversations sur le développement professionnel, en particulier en ce qui concerne les trajectoires de croissance

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Il y a aussi un facteur humain simple : lorsque les gens se sentent écoutés, ils ont tendance à consacrer plus d'énergie et d'attention à leur travail.

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Comment mettre en place des réunions skip level sans rompre la confiance

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Pour bien mettre en œuvre les réunions de saut, vous avez besoin de clarté et de répétition. Un niveau de saut effectué au hasard peut créer de l'anxiété. Un programme clair crée de la confiance.

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1. Informez-en d'abord les responsables et expliquez clairement vos intentions

Avant de contacter les employés, parlez-en au responsable direct. Expliquez :

• pourquoi vous faites cela (améliorez la communication, renforcez les relations, apprenez ce qui se passe)
• ce que vous ferez et ne ferez pas (pas une évaluation des performances, pas une prise de décision sur le moment)
• la façon dont les commentaires seront traités (thèmes, pas citations ; coaching, pas punition)

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Demandez votre avis avant le lancement : les responsables peuvent suggérer des sujets clés que vous devez comprendre ou des angles morts qu'ils aimeraient avoir de l'aide pour faire apparaître.

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2. Définissez les attentes des employés

Un message court peut donner le ton :

• Il s'agit d'une conversation d'écoute
• Il ne s'agit pas de surprendre qui que ce soit
• Vous voulez des commentaires honnêtes et constructifs
• Vous partagerez les prochaines étapes une fois que les modèles auront émergé

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C'est là que le ton de la rencontre est important. Si vous avez l'air d'un enquêteur, vous obtiendrez des réponses superficielles et sûres. Si vous avez l'air curieux et sérieux, vous obtiendrez des informations précieuses.

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3. Commencez par un pilote

Choisissez une fonction ou un groupe, organisez 6 à 10 réunions, puis passez en revue ce que vous avez appris :

• Avez-vous obtenu des informations clés ou simplement des mises à jour polies ?
• Les gens se sentaient-ils en sécurité ?
• Les managers se sont-ils sentis dévalorisés ?
• Avez-vous élaboré des actions de suivi ?

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Ensuite, ajustez et redimensionnez.

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À quelle fréquence devez-vous organiser des réunions de skip level ?

Il n'y a pas de règle universelle, mais cadence des réunions questions.

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Un point de référence pratique utilisé par de nombreuses organisations :

• Trimestriel pour les organisations établies
• Toutes les 6 à 8 semaines lors de changements rapides (réorganisations, nouveaux dirigeants, fusions, phase de création de nouveaux produits)

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En ce qui concerne la longueur :

• 25 à 30 minutes peuvent suffir si vos questions sont ciblées
• 45 minutes, c'est mieux quand vous voulez approfondir et établir des relations

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La clé, c'est la cohérence. Si vous planifiez des niveaux de saut et que vous les annulez à plusieurs reprises, les employés supposeront que le programme est performant.

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Création d'un ordre du jour de réunion rapide qui fonctionne

Un niveau de saut ordre du jour des réunions devrait sembler léger, mais intentionnel. Vous ne lisez pas un script, vous façonnez une conversation.

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Un flux fiable :

1. Donnez le ton (2 à 3 minutes)
2. Renseignez-vous sur le rôle et sur ce qui se passe bien (5 à 8 minutes)
3. Explorez les frictions et les obstacles (10 à 15 minutes)
4. Besoins de croissance et de soutien (5 à 10 minutes)
5. Envelopper avec les étapes suivantes (2 à 3 minutes)

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Sujets clés à inclure

• Qu'est-ce qui fonctionne bien et pourquoi
• Le plus grand défi du rôle à l'heure actuelle
• Où collaboration tombe en panne
• Qu'est-ce qui éliminerait rapidement un goulot d'étranglement
• Quel soutien favoriserait la croissance des employés
• Ce que la personne souhaite que les hauts dirigeants comprennent à propos de leur travail

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Essayez de garder vos instructions ouvertes. « Est-ce que tout va bien ? » vous donne « oui ». « Où perdez-vous le plus de temps chaque semaine ? » vous donne la réalité.

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Conseils pour organiser de bonnes réunions de niveau supérieur

Bien mener des réunions de niveau intermédiaire est principalement une question de comportement, pas de questions intelligentes.

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1. Commencez par le rapport, pas par la hiérarchie

Une ouverture humaine rapide apporte du confort :

• « Qu'est-ce qui t'occupe ces derniers temps ? »
• « Quelle est la chose dont tu es fière le mois dernier ? »

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Ce n'est pas une mince discussion en soi. Cela aide à établir des relations, ce qui permet une rétroaction honnête.

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2. Pratiquez l'écoute active

L'écoute active est votre outil le plus important :

• N'interrompez pas
• Réfléchissez à ce que vous avez entendu
• Posez une question de suivi qui va plus loin
• Confirmez le sens avant de réagir

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Une simple phrase comme « Permettez-moi de le répéter pour m'assurer que j'ai bien compris » témoigne du respect et réduit les malentendus.

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3. Éloignez-vous du piège de « l'évaluation des managers »

C'est bien de poser des questions sur l'assistance :

• « Que fait votre manager pour vous aider à donner le meilleur de vous-même ? »
• « Quel type de soutien vous faciliterait la tâche ? »

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Mais évitez d'en faire une évaluation du responsable direct. Si un problème grave survient, remerciez-le, restez neutre et traitez-le avec soin après la réunion.

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4. Faites de la place pour leurs propres questions

Les réunions de niveau intermédiaire ne le sont pas entrevues où seul le cadre supérieur prend la parole.

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Invitez les employés à répondre à vos propres questions :

• « Qu'aimeriez-vous comprendre à propos de nos priorités ? »
• « Qu'est-ce qui pourrait vous aider à avoir plus d'impact ici ? »

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Cet « échange » crée une véritable connexion personnelle, et non un téléchargement à sens unique.

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Exemples de questions que vous pouvez réutiliser lors de vos réunions de niveau intermédiaire

Ces exemples de questions couvrent la plupart des situations sans avoir l'air scénarisés :

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Des questions qui mettent en lumière ce qui fonctionne

• « Qu'est-ce qui se passe bien dans ton travail en ce moment ? »
• « Quel aspect de ton rôle te donne le plus d'énergie ? »

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Des questions révélatrices de frictions

• « Où perdez-vous le plus de temps ? »
• « Qu'est-ce qui ralentit votre travail et que les dirigeants ne voient peut-être pas ? »
• « Quel est le plus grand défi auquel votre groupe est confronté ce trimestre ? »

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Questions sur le soutien et la croissance

• « Qu'est-ce qui vous aiderait le plus dans votre développement professionnel cette année ? »
• « Quelle compétence essayez-vous de développer ensuite ? »
• « Quel type de feedback vous aide le plus ? »

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Questions qui mènent à des idées d'amélioration

• « Si vous pouviez modifier un processus, quel serait-il ? »
• « Qu'est-ce qui pourrait améliorer votre productivité et celle de votre groupe ? »
• « Y a-t-il de nouvelles idées que nous devrions tester ? »

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Questions qui protègent la relation managériale

• « L'avez-vous déjà partagé avec votre responsable ? »
• « Seriez-vous à l'aise si j'en faisais un thème, sans vous nommer ? »

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Comment fournir des commentaires et assurer le suivi après une réunion de niveau intermédiaire

Les niveaux de saut échouent lorsque les leaders les traitent comme s'ils écoutaient du théâtre.

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Voici un moyen simple de boucler la boucle :

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1. Envoyer un bref résumé

Dans un délai de 24 à 72 heures, envoyez :

• ce que vous avez entendu (thèmes, pas détails permettant de les identifier)
• ce que tu vas faire ensuite
• ce que vous ne pouvez pas changer pour le moment (et pourquoi)

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Cela montre à lui seul que leur temps comptait.

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2. Partagez vos commentaires avec les responsables de manière responsable

Si vous avez l'intention de faire part de vos commentaires à un responsable, soyez constructif :

• concentrez-vous sur les modèles
• gardez-le joignable
• évitez « X a dit... »

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Bien fait, cela aide quelqu'un à devenir un gestionnaire plus fort sans nuire à la confiance.

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3. Suivez les actions

Si vous faites des promesses, suivez-les. Si tu ne peux pas agir, explique.

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C'est ici MeetGeek (ou tout autre système discipliné) aide : les actions, les thèmes et les prochaines étapes restent visibles, ce qui favorise l'amélioration continue.

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Erreurs courantes qui suppriment la valeur du niveau de saut

Même les cadres supérieurs bien intentionnés peuvent passer à côté de la cible. Surveillez-les :

• Traiter cela comme une évaluation des performances
• Prendre des décisions instantanées sans contexte (et fragiliser le manager direct)
• Le laisser devenir une ventilation non structurée sans étapes suivantes
• Poser des questions suggestives qui mettent fin à la diversité des points de vue
• Ne pas faire de suivi, ce qui apprend aux gens à ne pas s'embêter la prochaine fois
• Utiliser la réunion pour résoudre les problèmes « au-dessus » du responsable direct au lieu de travailler en partenariat avec lui

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Les réunions de niveau intermédiaire devraient réduire la politique au lieu de la créer.

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Entretiens de niveau intermédiaire et réunions de niveau intermédiaire : y a-t-il une différence ?

Vous entendrez parfois des gens parler d'entretiens de niveau intermédiaire. Dans la pratique, la plupart des organisations veulent dire la même chose : un entretien individuel entre un employé et le patron du patron.

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Le mot « entretien » peut sembler plus formel ou évaluatif, c'est pourquoi de nombreux dirigeants préfèrent une « réunion de haut niveau ». Il favorise une ambiance de communication plus ouverte et réduit la pression. Si votre culture est sensible, choisissez la langue avec soin.

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Conclusion

Les réunions de niveau intermédiaire sont simples mais efficaces : il s'agit d'une conversation directe entre un employé et le responsable de son responsable qui aide les cadres supérieurs à mieux comprendre les opérations quotidiennes, à renforcer la confiance à tous les niveaux de l'organisation et à favoriser la croissance des employés.

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Les meilleurs niveaux de saut ont un ordre du jour clair, un ton respectueux, une écoute active et un véritable suivi. C'est ainsi que de telles réunions créent de la valeur organisationnelle, et pas seulement du bruit lié au calendrier.

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Si vous souhaitez que les conversations de niveau intermédiaire se transforment en points à retenir et à passer à l'action, MeetGeek peut vous aider à capturer la discussion, à extraire des informations clés et à faire en sorte que les prochaines étapes soient visibles.

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Questions fréquemment posées

Les réunions de saut de niveau sont-elles bonnes ou mauvaises ?

Ils sont généralement bons lorsque l'intention est claire et que le processus respecte la relation avec le manager. Des problèmes surviennent lorsque les niveaux de saut semblent être un canal caché autour du manager direct, ou lorsque les leaders n'agissent pas en conséquence.

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Dois-je dire ce que j'ai dit à mon responsable ?

Cela dépend de ce dont vous avez discuté et de votre sentiment de sécurité. Dans les cultures saines, il est normal de partager des thèmes. Si vous avez soulevé des préoccupations sensibles, vous pouvez demander au haut dirigeant comment il va d'abord gérer la confidentialité.

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Qu'est-ce que les dirigeants devraient éviter de demander ?

Évitez les questions qui mettent en cause le blâme, comme « Qu'est-ce que votre manager fait de mal ? » Renseignez-vous plutôt sur le soutien, les obstacles et les améliorations. Vous recevrez toujours des commentaires, mais de manière à préserver les relations.

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Et si un employé partage quelque chose de sérieux ?

Restez calme, écoutez-les attentivement, remerciez-les et prenez des notes. Ne promettez pas de résultats sur le champ. Expliquez ce que vous allez faire ensuite (par exemple, impliquer des professionnels des ressources humaines, le cas échéant), puis suivez le processus de votre organisation.

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Quelle est la meilleure façon de préparer les questions ?

Choisissez 6 à 8 suggestions liées à vos sujets clés : ce qui fonctionne, ce qui est difficile, ce qui pourrait aider et ce qui doit être amélioré. Laissez-les ouverts et laissez de la place pour leurs propres questions.

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