Um ein Microsoft Teams Meeting zu transkribieren, starten Sie das Meeting, öffnen Sie das Weitere Optionen (…) -Menü und wählen Sie Transkription starten. Teams wandelt Sprache in Echtzeit in Text um und speichert das Transkript unter Aufzeichnungen & Transkripte , wenn der Anruf beendet ist. Die integrierte Transkription erfordert eine Microsoft 365 Lizenz und Aufzeichnungsberechtigungen und funktioniert hauptsächlich auf Englisch.
Das ist die Kurzfassung. Aber die native Transkription hat Grenzen – sie hängt von den richtigen Berechtigungen ab, unterstützt nur eine begrenzte Anzahl von Sprachen und funktioniert nur innerhalb der Teams Desktop-App. Dieser Leitfaden behandelt drei Möglichkeiten, ein Teams-Transkript zu erhalten: die native Methode, wie man es mit jeder Besprechung automatisiert mit MeetGeek und wie man eine Aufzeichnung manuell transkribiert. Sie erfahren auch, wo Transkripte gespeichert werden und wie Sie die Transkription beheben können, wenn sie sich nicht aktivieren lässt.
Was Sie vor der Transkription eines Teams-Meetings benötigen
Bevor Teams ein Meeting transkribiert, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Hier ist die Checkliste:
- Aufzeichnungsberechtigungen. Transkriptionsrechte sind an Aufzeichnungsrechte gebunden. Sie müssen der Meeting-Organisator oder ein Mitglied mit Aufzeichnungsberechtigung sein. Überprüfen Sie Ihre Rolle im Microsoft Teams Admin Center, wenn Sie unsicher sind.
- Eine aktuelle Teams-App. Die Transkription läuft auf der neuesten Desktop-Version von Teams. Aktualisieren Sie die App, um sicherzustellen, dass die Funktion verfügbar ist.
- Eine unterstützte Sprache. Die native Teams-Transkription ist primär auf Englisch ausgelegt, weitere Sprachen werden schrittweise eingeführt. Für genaue Live-Untertitel bitten Sie die Teilnehmer, klar und in einem gleichmäßigen Tempo zu sprechen.
- Die Funktion aktiviert. Die Transkription ist aus Datenschutzgründen oft standardmäßig deaktiviert. Sie oder Ihr IT-Administrator müssen sie möglicherweise vor Beginn des Meetings in den Teams-Admin-Einstellungen aktivieren.
- Einhaltung Ihrer Richtlinien. Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnung und Transkription des Meetings den Datenrichtlinien Ihrer Organisation sowie allen lokalen Vorschriften entspricht, insbesondere bei sensiblen Gesprächen.
- Hinweis für Teilnehmer. Informieren Sie die Teilnehmer, dass das Meeting transkribiert wird. Ein kurzer Hinweis in der Teams-Besprechungseinladung deckt sowohl die Höflichkeit als auch die Einhaltung der Vorschriften ab.
- Gute Audioqualität. Klare Mikrofone und eine stabile Verbindung reduzieren Transkriptionsfehler. Die Audioqualität ist der größte Einzelfaktor für die Genauigkeit.
Wie aktiviere ich die Transkription in einem Teams-Meeting?
Sie aktivieren die Transkription in Teams, indem Sie während des Meetings das Menü „Weitere Optionen (…)“ öffnen und „Transkription starten“auswählen. Es ist keine spezielle Einrichtung bei der Planung erforderlich, und es funktioniert sowohl für geplante Meetings als auch für spontane „Jetzt besprechen“-Anrufe.
Hier ist der vollständige Ablauf:
1. Erstellen Sie Ihr Teams-Meeting wie gewohnt, oder starten Sie eine „Jetzt besprechen“-Sitzung.
2. Sobald das Meeting beginnt, klicken Sie auf die Weitere Optionen (…) Schaltfläche in der Meeting-Symbolleiste.
3. Wählen Sie Transkription startenaus. Teams beginnt, Sprache in Echtzeit in Text umzuwandeln, und die Teilnehmer sehen ein Live-Transkriptionsfenster.
4. Wenn das Meeting beendet ist, finden Sie das Transkript im Meeting-Chat oder unter der Aufzeichnungen & Transkripte Registerkarte. Von dort aus können Sie es herunterladen, teilen oder löschen.
Die offiziellen Anforderungen und die neuesten unterstützten Sprachen finden Sie unter Microsofts Dokumentation zur Live-Transkription in Teams.
A. So transkribieren Sie automatisch jedes Teams-Meeting
Wenn Sie Meeting an Meeting reihen, scheitert es daran, jedes Mal daran zu denken, auf „Transkription starten“ zu klicken. Die Lösung ist, es zu automatisieren.
Genau das macht MeetGeek. Es ist ein KI-Meeting-Assistent, der an Ihren Anrufen teilnimmt, diese im Hintergrund aufzeichnet und transkribiert und jede Unterhaltung in eine strukturierte Zusammenfassung mit Aktionspunkten verwandelt. Keine manuellen Schritte und keine speziellen Host-Berechtigungen erforderlich.
Der entscheidende Unterschied: Selbst wenn Sie Teilnehmer und nicht der Host sind, können Sie trotzdem eine genaue Transkription erhalten, ohne die IT um Berechtigungen bitten zu müssen.
Das leistet MeetGeek bei jedem Teams-Meeting:
- Zeichnet automatisch auf und transkribiert. MeetGeek nimmt als eigener Teilnehmer teil und zeichnet die Unterhaltung im Hintergrund auf.
- Verwandelt Transkriptionen in KI-Zusammenfassungen. Jeder Anruf wird in prägnante Meeting-Protokolle in über 100 Sprachen zusammengefasst und ist vor Ihrem nächsten Meeting fertig.
- Extrahiert Aktionspunkte und wichtige Highlights. Die KI identifiziert Entscheidungen und To-Dos, damit nichts untergeht.
- Sendet automatisierte Follow-up-E-Mails. Zusammenfassungen landen in Ihrem Posteingang – und dem Ihrer Kollegen –, ohne dass jemand sie verfassen muss.
- Führt ein durchsuchbares Besprechungsarchiv. Jede Aufzeichnung, jedes Transkript und jede Zusammenfassung befindet sich an einem Ort, den Sie durchsuchen und erneut ansehen können.
- Misst die Besprechungsqualität. MeetGeeks Analysen bewerten Anrufe anhand anpassbarer KPIs, damit Sie sehen können, was funktioniert.
MeetGeek für Teams einrichten
- Erstellen Sie ein kostenloses MeetGeek-Konto mit Ihren Microsoft-Anmeldeinformationen.
- Verbinden Sie Ihren Kalender, damit der Assistent automatisch an Besprechungen teilnimmt. Für spontane Anrufe fügen Sie den Link in das Live-Ad-hoc-Meeting Feld ein.
- When the meeting starts, MeetGeek joins as a participant, records the call, and generates a full transcript and AI summary.
Tip: Can't make a meeting? Send MeetGeek in your place and review the recording, transcript, and summary afterward.
B. How to Manually Transcribe a Teams Meeting From a Recording
If you'd rather transcribe a recording yourself, you can — it's more work, but it gives you full control over the final text. Here's how to do it in five steps.
Step 1 — Get the recording. Find the recording of your Teams meeting in the meeting chat or under the Recordings tab, then download it to your device.
Step 2 — Choose your method. You have two options. The manual route: play the recording in a text editor, pausing often to type (headphones and slower playback help). The semi-automated route: upload the audio file to a transcription tool like MeetGeek to get a draft transcript in minutes.
Step 3 — Edit and format. Clean up the draft — fix errors, remove filler words, and add speaker names and timestamps so the transcript is easy to scan and reference later.
Step 4 — Review with the team. Share the draft with the organizer or attendees to clarify anything unclear. A second set of eyes improves accuracy and keeps everyone aligned.
Step 5 — Put it to use. Share the final transcript, push action items into your project tools, and keep it on hand for future reference.
What Can You Do With a Teams Transcript?
A meeting transcript is useful for far more than record-keeping. Here are the most common ways teams put theirs to work:
- Accessibility. Live captions and written records let people who are deaf or hard of hearing participate fully.
- Translation. Remote teams can translate transcripts into other languages so nothing is lost across borders.
- Review and follow-up. Transcripts are your rewind button for decisions and commitments made in the room.
- Accountability. A written record turns vague intentions into clear, trackable commitments.
- Performance reviews. Transcript data offers insight into team dynamics and individual contributions.
- Content creation. Webinars, customer calls, and brainstorms are a source of blog posts, newsletters, and training material.
- Training and onboarding. Transcripts of key meetings give new hires real context on decisions and project history.
Microsoft Teams Transcription FAQ
Can you transcribe in Teams without recording?
Yes. As long as you have a valid Microsoft 365 subscription, you can start transcription without recording the meeting. The transcript is generated and saved on its own.
Why can't I use transcription in Teams?
If transcription won't turn on, check these three things first: your permissions (transcription rights are tied to recording rights — ask your Teams admin), your app version (update Teams to access the latest features), and your region and language (transcription is English-first, with some features limited by location).
Where are Teams transcripts stored?
Teams transcripts are stored in the cloud alongside your recordings. You'll find them in the meeting chat or under the meeting's Recordings & Transcripts tab. You can also download a transcript as a VTT file to store, share, or review offline.
The Bottom Line
Native Microsoft Teams transcription is a solid built-in option when you're the host, working in English, and on the latest desktop app. When you need transcripts across every meeting — regardless of who's hosting, what language is spoken, or which platform you're on — automating it removes the one step people forget.
MeetGeek records, transcribes, and summarizes your Teams meetings automatically, then turns each one into action items and follow-ups that flow into the tools you already use. Try it free and get your next meeting transcribed without lifting a finger.
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