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Comment générer une transcription Microsoft Teams en tant qu'utilisateur standard
Libérez la puissance de chaque parole prononcée dans vos réunions avec notre guide de transcription Microsoft Teams – une clarté parfaite dans chaque conversation!
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Source de l'image : gstudioimagen1 sur Freepik
Avez-vous déjà eu du mal à prendre des notes lors d'une réunion Microsoft Teams, puis dû parcourir d'innombrables pages pour trouver cette pépite d'or d'information?
Ce n'est plus une préoccupation. Dans ce guide, nous allons explorer comment générer des transcriptions Microsoft Teams pour que nulle idée brillante ou point d'action critique ne soit oublié.
Que vous soyez un vétéran chevronné de Teams ou nouveau sur la plateforme, maîtriser la transcription peut révolutionner votre façon de vous réunir, de vous saluer et de mener à bien vos tâches dans l'environnement numérique. Commençons?
Conditions préalables pour transcrire les réunions Microsoft Teams
Avant de vous lancer dans la transcription de vos réunions Microsoft Teams, vous devez d'abord préparer le terrain.
Voici les conditions préalables nécessaires pour transcrire les réunions Teams:
- Obtenez les bonnes autorisations: La transcription est un outil puissant, mais elle n'est pas disponible pour tout le monde par défaut. Vous devez être propriétaire ou membre de la réunion avec la capacité d'enregistrer. Vérifiez votre rôle utilisateur et vos autorisations dans le centre d'administration Microsoft Teams avant de poursuivre.
- Vérifiez votre version de Microsoft Teams: La fonction de transcription est prise en charge sur les dernières versions de Microsoft Teams. Assurez-vous que votre application est à jour pour ne pas manquer cette fonction et d'autres fonctionnalités de pointe.
- Attention à la langue: La transcription Microsoft Teams prend principalement en charge l'anglais pour les transcriptions et les sous-titres codés (support de langues supplémentaires est progressivement déployé). Pour des résultats optimaux, surtout en ce qui concerne les sous-titres en direct, demandez aux participants de parler clairement et à un rythme modéré.
- Activez la fonction: Avant de commencer l'événement de réunion, vous ou l'administrateur informatique de votre organisation devez activer le service de transcription pour les réunions Microsoft Teams. Cette fonction est souvent désactivée par défaut pour protéger la vie privée des utilisateurs, donc un ajustement rapide des paramètres pourrait être nécessaire.
- Assurez la conformité: Assurez-vous que votre utilisation de la fonction de transcription est conforme aux politiques de votre organisation et à toute réglementation juridique pertinente, en particulier concernant les informations sensibles.
- Préparation des participants: Utilisez l'invitation à la réunion Teams pour informer les participants que leurs paroles seront transcrites à des fins de tenue de registres et d'accessibilité. Cela sert non seulement de courtoisie, mais aide également à maintenir une discussion plus structurée et adaptée à la transcription.
- Maîtrisez la technologie: Le diable se cache dans les détails — dans ce cas, les microphones et la connexion Internet. Utilisez des microphones de haute qualité et assurez-vous d'une connexion Internet stable pour minimiser les erreurs de transcription causées par une mauvaise qualité audio.
- En savoir plus sur les processus post-réunion: Familiarisez-vous avec les étapes pour examiner et modifier la transcription pour une précision exacte, ainsi que les protocoles pour stocker ou supprimer ces fichiers conformément à la politique de conservation des données de votre organisation.
Comment transcrire les réunions Microsoft Teams
Faire transcrire vos réunions virtuelles garantit que chaque parole est capturée, rendant les réunions plus inclusives et économisant du temps précieux sur la prise de notes.
Parlons des principaux moyens de créer des transcriptions Microsoft Teams!
Voici une vidéo explicative rapide sur la façon de transcrire les réunions sur Microsoft Teams. Vous pouvez également lire les étapes détaillées ci-dessous.
A. Comment activer la transcription automatique dans Teams?
Lors de la planification d'une réunion, il n'y a rien de spécial que vous ayez besoin de faire ici — créez simplement votre réunion Teams comme vous le feriez normalement.
NOTE: N'oubliez pas que la transcription automatique fonctionne à la fois pour les réunions planifiées et les sessions spontanées « Réunion maintenant ».
Voici comment activer la transcription automatique dans les réunions Microsoft Teams:
- Au début de votre réunion, recherchez le bouton « ... » (plus d'options) sur la barre d'outils des contrôles de réunion.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez l'option « Démarrer la transcription ». Cela permet à Teams de commencer à transcrire les paroles en texte en temps réel.
- Une fois la réunion terminée, la transcription est facilement accessible dans le chat de la réunion ou sous l'onglet « Enregistrements et transcriptions » de la réunion dans Teams. Vous pouvez télécharger, partager ou même supprimer la transcription selon vos besoins.
B. Comment transcrire automatiquement vos réunions MS Teams
Soyons honnêtes: si vous avez des réunions fréquentes, oublier d'activer la transcription à chaque fois est une occurrence fréquente.
C'est pourquoi nous avons créé MeetGeek, une plateforme d'automatisation de réunions virtuelles qui enregistre, transcrit et résume automatiquement vos réunions:
| Fonction | Microsoft Teams | MeetGeek |
|---|---|---|
| Prix | Nécessite un abonnement Microsoft Office 365 | Plan gratuit qui peut être amélioré selon les besoins |
| Détection de langue/Précision | Limité à l'anglais Qualité correcte, mais peut varier selon la qualité audio et les accents |
Prend en charge plus de 50 langues Excellente, avec des fonctionnalités IA qui s'adaptent à divers accents et bruits de fond |
| Intégrations | Limité à la version de bureau de MS Teams | Prend en charge toutes les principales applications de conférence web S'intègre à 2 000+ applications tierces |
| Fonctionnalités supplémentaires | Fonctionnalités basiques comme la transcription en direct et la reconnaissance du locuteur | Transcription précise avec étiquettes d'identification du locuteur et horodatage Résumés IA Extraction de points d'action et de points clés Analyse de réunion avec KPIs E-mails de suivi automatisés |
Le meilleur? Même si vous êtes un simple participant à la réunion, et non un hôte, vous pouvez facilement obtenir des transcriptions de réunion précises, sans permissions spéciales requises.
Voici comment MeetGeek peut optimiser votre expérience de réunion Microsoft Teams:
- Enregistrement et transcription automatisés: MeetGeek rejoint vos réunions en tant que participant indépendant, enregistrant et transcrivant tranquillement en arrière-plan.
- Résumés IA: Avec MeetGeek, vos transcriptions sont condensées en procès-verbaux de réunion concis que vous pouvez consulter avant votre prochaine réunion. Les résumés de réunion sont disponibles en plus de 20 langues, que vous pouvez choisir en ajustant le paramètre de langue parlée pour vos réunions.
- Extraction de points d'action: Les algorithmes d'IA de la plateforme extraient les points d'action et les points clés pour vous aider à rester au sommet de votre charge de travail.
- E-mails de suivi automatisés: Faites générer et livrer automatiquement les e-mails de suivi de réunion à vos boîtes de réception — et à celles de vos collègues.
- Archive de réunion: MeetGeek fournit un référentiel de réunion centralisé que vous pouvez utiliser pour accéder, partager et revoir vos réunions selon vos besoins.
- Intelligence conversationnelle: L'analyse de MeetGeek vous aide à évaluer l'efficacité des réunions en fonction des KPIs personnalisables, offrant des perspectives sur la performance globale de l'équipe.
- Flux de travail automatisés: Avec plus de 2 000+ intégrations, MeetGeek garde vos espaces de travail continuellement à jour, aidant toute votre équipe à rester sur la même page.
Voici comment configurer votre compte MeetGeek:
- Créez un compte MeetGeek gratuit avec vos identifiants de compte Microsoft.
- Connectez votre calendrier Microsoft avec MeetGeek pour laisser l'assistant virtuel rejoindre automatiquement vos réunions. Pour les réunions instantanées, ajoutez le lien de la réunion au champ « réunion ad hoc en direct ».
- Au début de votre réunion, MeetGeek rejoint en tant que participant unique pour enregistrer la vidéo et l'audio, qu'il utilise pour créer des transcriptions complètes et des résumés IA.
CONSEIL PRO: Chaque fois que vous ne pouvez pas assister à une réunion Teams, laissez MeetGeek y assister pour vous et revisitez l'enregistrement et la transcription de l'appel selon vos besoins dans votre compte MeetGeek.
C. Comment transcrire manuellement vos réunions MS Teams
Transcrire manuellement vos réunions Teams est indubitablement un processus très exigeant, mais c'est aussi une exploration approfondie de la substance de vos conversations. Cela permet un examen réfléchi des discussions, garantissant qu'aucune idée n'est laissée de côté et que chaque voix est entendue.
Voici comment transcrire les réunions manuellement!
Étape 1: Préparez vos outils
Tout d'abord, vous aurez besoin de l'enregistrement de votre réunion Teams. Si vous avez enregistré vos sessions (avec les autorisations nécessaires, bien sûr), vous pouvez les trouver dans le « Chat de réunion » de Microsoft Teams ou sous l'onglet « Enregistrements » dans le canal Teams où la réunion a eu lieu. Téléchargez l'enregistrement sur votre appareil.
Ensuite, équipez-vous de vos outils de transcription. Bien que la méthode à l'ancienne de lire l'enregistrement et de taper dans un document fonctionne, plusieurs options logicielles peuvent faciliter et accélérer cette tâche.
Étape 2: Choisissez votre méthode de transcription
Décidez comment vous voulez procéder au processus de transcription:
- L'itinéraire manuel: Ouvrez un nouveau document dans votre éditeur de texte préféré et regardez l'enregistrement de la réunion. Faites régulièrement des pauses pour taper la conversation. Il est utile d'utiliser des écouteurs et de ralentir la vitesse de lecture pour attraper chaque mot.
- L'itinéraire semi-automatisé: Utilisez un service de transcription Microsoft Teams pour obtenir une transcription de réunion approximative. Par exemple, vous pouvez même charger le fichier audio préenregistré sur MeetGeek et laisser l'outil faire sa magie.
NOTE: La plupart des outils nécessiteront un peu de temps, selon la durée de l'enregistrement.
Étape 3: Modifiez et formatez votre transcription
Que vous ayez dactylographié manuellement la transcription ou utilisé un logiciel, l'édition est cruciale. Les transcriptions générées par logiciel peuvent nécessiter un œil attentif pour corriger les inexactitudes, supprimer les mots de remplissage et assurer que le texte s'écoule de manière cohérente.
CONSEIL PRO: Formater votre fichier de transcription avec les noms des locuteurs, les horodatages ou les sections peut également améliorer la lisibilité et faciliter la consultation ultérieure.
Étape 4: Examen et affinement
Si possible, partagez la transcription provisoire avec l'organisateur de la réunion et d'autres participants pour qu'ils la révisent. Ils peuvent vous aider à clarifier les sections peu claires et à vous assurer que tous les points cruciaux sont capturés avec précision.
Ce processus d'examen collaboratif non seulement améliore la qualité de la transcription, mais renforce également l'engagement de l'équipe avec le contenu.
Étape 5: Utilisez et partagez votre transcription
Maintenant que vous avez votre transcription raffinée, mettez-la à bon escient. Partagez-la avec votre équipe, intégrez les points d'action dans vos outils de gestion de projets, et référencez-la dans les discussions futures.
Une transcription de réunion bien faite peut être une ressource précieuse pour votre équipe, garantissant que tous sont alignés et peuvent revisiter les discussions avec clarté.
Meilleurs cas d'utilisation pour vos transcriptions Microsoft Teams
Les avantages d'avoir des transcriptions de réunion ne sont pas limités à la tenue de dossiers ou à la conformité aux politiques internes.
Voici les meilleurs cas d'utilisation pour vos transcriptions Microsoft Teams:
- Augmentation de l'accessibilité: Les transcriptions Microsoft Teams sont un pas important vers le rendre les réunions accessibles à tous. En fournissant des sous-titres en direct ou un enregistrement écrit des conversations, vous assurez que les personnes sourdes ou malentendantes peuvent pleinement participer au dialogue.
- Traduction de langue: Les équipes distantes s'étendent souvent sur plusieurs continents, cultures et langues. Avec les transcriptions, vous pouvez surmonter les barrières linguistiques en traduisant le texte dans plusieurs langues, afin que rien ne soit perdu en traduction.
- Examen et suivi: Vous avez déjà essayé de vous souvenir d'un point critique d'une réunion pour le découvrir perdu dans l'éther? Les transcriptions vous servent de bouton de rembobinage, parfait pour examiner les décisions et les points d'action, et assurer que les suites ne sont pas juste promises, mais exécutées.
- Responsabilité: La clarté fournie par les transcriptions crée une responsabilité, garantissant que les engagements pris pendant les réunions se traduisent en actions. C'est passer de « Je pense » à « Je sais ».
- Évaluations de performance: Les transcriptions fournissent une richesse de données qui peuvent être exploitées pour des perspectives sur la dynamique d'équipe, les contributions individuelles et les domaines à améliorer, rendant les évaluations de performance plus sur la croissance et moins sur les conjectures.
- Création de contenu: Votre prochain article de blog, infolettre ou matériel de formation pourrait se cacher dans vos transcriptions de réunion. Utilisez-les pour extraire des idées, des perspectives et des connaissances qui peuvent être réadaptées en contenu précieux pour votre public plus large, maximisant l'impact de l'intelligence collective de votre équipe.
- Formation et intégration: Mettre les nouveaux membres de l'équipe à niveau peut être une tâche intimidante, mais les transcriptions de réunions clés peuvent servir d'outils d'apprentissage essentiels. Ils offrent un aperçu du monde réel des historiques de projets, des processus de prise de décision et de la direction stratégique de l'équipe, fournissant un contexte qui va au-delà du forfait d'intégration standard.
FAQ sur la transcription Microsoft Teams
1. Pouvez-vous transcrire dans Teams sans enregistrement?
Oui, tant que vous avez un abonnement valide à Microsoft 365, vous pouvez transcrire votre réunion sans l'enregistrer.
2. Pourquoi ne puis-je pas utiliser la transcription dans Teams?
Si les fonctionnalités de transcription de MS Teams ne fonctionnent pas, voici quelques choses à considérer:
- Autorisations: Vous n'avez peut-être pas les bonnes autorisations pour enregistrer (et ainsi transcrire) la réunion. Les droits de transcription sont liés aux droits d'enregistrement, alors vérifiez auprès de votre administrateur Teams pour vous assurer que vous êtes sur la liste.
- Application obsolète: Une application Teams obsolète pourrait ne pas vous montrer tout ce qui est disponible. Assurez-vous que votre application Teams est à jour pour accéder aux dernières fonctionnalités, y compris la transcription.
- Régions et langues prises en charge: La transcription a ses propres préférences linguistiques, supportant principalement l'anglais (avec un support croissant pour les langues supplémentaires). En outre, certaines fonctionnalités peuvent être spécifiques à une région, il vaut donc la peine de vérifier si la transcription est prise en charge dans votre localité.
3. Où sont stockées les transcriptions Teams?
Les transcriptions Teams sont stockées commodement dans le nuage, aux côtés de vos enregistrements de réunion. Plus précisément, vous pouvez les trouver dans le chat de la réunion ou sous l'onglet « Détails » de la réunion dans Teams.
Pour ceux qui aiment garder leurs fichiers à proximité, les transcriptions peuvent également être téléchargées sous la forme d'un fichier VTT, vous permettant de les stocker, partager ou revoir hors ligne à votre convenance.
Commencez à générer de meilleures transcriptions MS Teams avec MeetGeek!
Les transcriptions MS Teams peuvent être des catalyseurs de communication, de collaboration et d'inclusion, et préserver l'essence de nos conversations numériques.
Pourtant, la quête d'efficacité et de précision dans la transcription ne s'arrête pas là.
Pour les équipes cherchant à améliorer leur jeu de transcription au niveau supérieur, intégrer des outils comme MeetGeek peut encore plus rationaliser le processus.
Et qui sait? Avec la transcription enregistrant diligemment chaque détail, votre prochaine grande idée pourrait se révéler entre les lignes du dialogue, attendant d'être découverte dans la transcription de votre dernière réunion!
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